Total Cost: Χαρτογράφηση Αξίας & Υπολογισμοί

Το ολικό κόστος ενός υλικού ή μιας υπηρεσίας δε μπορεί να εξεταστεί μεμονωμένα, αλλά σε συνάρτηση με την αξία για τον τελικό πελάτη ή και τον χρήστη.

Η επικοινωνία με τους πελάτες και τους χρήστες θα αναδείξει και θα καθορίσει τις συνιστώσες προστιθέμενης αξίας. Αφού καθοριστούν οι απαιτήσεις, θα πρέπει να χαρτογραφηθούν όλες οι απαραίτητες δραστηριότητες από τη στιγμή που υποβάλλεται ένα αίτημα αγοράς μέχρι την ολοκλήρωση της παραγγελίας. Ωστόσο, μια αλυσίδα αξίας δεν τελειώνει πάντα με την ολοκλήρωση μιας παραγγελίας. Σε πολλές περιπτώσεις, η προστιθέμενη αξία ενός αντικειμένου διαρκεί μέχρι το τέλος της ωφέλιμης ζωής του. Σε αυτήν θα πρέπει επίσης να συμπεριληφθούν και δραστηριότητες ανακύκλωσης ή ασφαλούς εναπόθεσης. Επομένως, η χαρτογράφηση της αξίας διαφέρει ανάλογα με τις απαιτήσεις του τελικού πελάτη ή του χρήστη.

 

Η χαρτογράφηση των «δραστηριοτήτων αξίας» επιτρέπει τον καθορισμό των παραγόντων που συνθέτουν το ολικό κόστος. Ειδικότερα, στόχος της χαρτογράφησης είναι η αποτύπωση τόσο της φυσικής ροής των προϊόντων στην αλυσίδα εφοδιασμού όσο και της επακόλουθης ροής των πληροφοριών. Για παράδειγμα, η πληροφορία «χώρα προέλευσης» μπορεί να καθορίσει παράγοντες κόστους που σχετίζονται με συναλλαγές με αυτή τη χώρα. Επίσης, μέσα από την προσεκτική χαρτογράφηση, εντοπίζονται και δραστηριότητες που δεν περιλαμβάνονται στις απαιτήσεις, και επομένως μπορεί να απαλειφθούν ή να μετασχηματιστούν σε απλούστερες χαμηλότερου κόστους.

  

shutterstock 40712548

 

Παράδειγμα χαρτογράφησης δραστηριοτήτων αξίας

 

Το σχήμα 19.2 περιγράφει τις δραστηριότητες και το κόστος προμήθειας γαρίδων για μια αλυσίδα καταστημάτων εστίασης. Η εξέταση των επιμέρους δραστηριοτήτων δείχνει ότι οι παράγοντες με το υψηλότερο κόστος είναι η τιμή αγοράς, το κόστος προετοιμασίας και το κόστος γενικών εξόδων (π.χ. κατανάλωση νερού). Ως εκ τούτου, για να μειωθεί το ολικό κόστος θα πρέπει να εφαρμοστούν στρατηγικές που μειώνουν το κόστος αγοράς, προετοιμασίας και καθαρισμού των γαρίδων.

 

Ειδικότερα, για τη μείωση των τιμών αγοράς μπορεί να εφαρμοστούν στρατηγικές όπως, για παράδειγμα, αγορά των γαρίδων την εποχή που παρατηρείται υπερπροσφορά, η έγκριση νέων πηγών προμήθειας ενδεχομένως από ιχθυοκαλλιέργειες, η σύνδεση της τιμής αγοράς με κίνητρα απόδοσης και η σύνδεσή της με σχετικούς κλαδικούς δείκτες. Η μείωση του κόστους προετοιμασίας μπορεί να συνδεθεί με αγορά επεξεργασμένης γαρίδας έτοιμης για μαγείρεμα ή με χρησιμοποίηση μηχανημάτων αποφλοίωσής της. Τέλος, η μείωση στην κατανάλωση νερού μπορεί να επιτευχθεί με ειδικές τεχνικές γρήγορης απόψυξης.

 

Υπολογισμοί ολικού κόστους

 

Τα δεδομένα που εξάγονται κατά τον υπολογισμό του ολικού κόστους είναι πιο αξιόπιστα όταν χρησιμοποιούνται για την αξιολόγηση και την επιλογή προμηθευτών, παρά για άλλους σκοπούς (π.χ. αξιολογήσεις αγοράς ή ιδιοκατασκευής). Η κύρια αιτία είναι ότι για αρκετούς παράγοντες κόστους, πέρα από εκτιμήσεις, δεν υπάρχουν ακριβή ιστορικά ή/και πραγματικά στοιχεία. Στην περίπτωση που η τεχνική του ολικού κόστους χρησιμοποιείται για να ληφθούν επενδυτικές αποφάσεις, είναι απαραίτητο οι υπολογισμοί να βασίζονται σε αξιόπιστα στοιχεία προκειμένου τα ποσά που προκύπτουν να είναι απολύτως ακριβή και αποδεκτά. Για αυτό το λόγο, είναι απαραίτητο να ελεγχθεί κατά πόσο η επιχείρηση αποδέχεται εκτός από τα «απόλυτα» και τα «σχετικά» κοστολογικά στοιχεία.

 

Για παράδειγμα, πρέπει να ελεγχθεί κατά πόσο γίνονται αποδεκτές εκτιμήσεις του κόστους καθυστερημένων παραδόσεων από έναν προμηθευτή, παρόλο που το ακριβές κόστος από μια αστοχία στο χρόνο παράδοσης δεν είναι σχεδόν ποτέ γνωστό. Αν η επιχείρηση διστάζει να αποδεχθεί τους παράγοντες κόστους που δεν έχουν άμεσο χρηματικό αντίκρισμα, τότε είναι σκόπιμο να υπολογιστούν χωριστά οι απόλυτοι και οι σχετικοί παράγοντες κόστους, προκειμένου η διοίκηση να κατανοήσει και να αξιολογήσει τις επιπτώσεις τους.

 

Οι παράγοντες κόστους που περιλαμβάνονται στο ολικό κόστος διακρίνονται σε τρεις κατηγορίες,  άμεσοι παράγοντες, παράγοντες απόδοσης και παράγοντες πολιτικής:

 

Άμεσοι παράγοντες

a13Οι άμεσες δαπάνες είναι γνωστές (ή μπορούν να εκτιμηθούν με μεγάλη ακρίβεια) και καταβάλλονται άμεσα και περιλαμβάνουν, μεταξύ άλλων, το κόστος μεταφοράς, τα ανταλλακτικά και τα αναλώσιμα, τις τιμές προσφορών, τις δαπάνες εκτελωνιστών και τους δασμούς. Οι συντελεστές κόστους άμεσης καταβολής υπολογίζονται σχετικά εύκολα, το ολικό κόστος διαιρείται με τον αριθμό των μονάδων στις οποίες αναφέρονται. Για παράδειγμα, εάν καταβάλλεται ναύλος μεταφοράς, αυτός πρέπει να αναχθεί σε επίπεδο μονάδας αντικειμένου και συνεπώς η συνολική δαπάνη πρέπει να διαιρεθεί με τον αριθμό των μονάδων που μεταφέρθηκαν (Κόστος μεταφοράς ανά μονάδα = Συνολικό κόστος μεταφοράς / Μονάδες μεταφοράς).

 

Παράγοντες απόδοσης

 Σε αυτήν την κατηγορία περιλαμβάνονται συντελεστές κόστους που σχετίζονται με την απόδοση παραδόσεων, την ποιότητα και τις απαιτήσεις για εξυπηρέτηση ή συντήρηση. Οι εν λόγω συντελεστές κόστους μπορούν να υπολογιστούν είτε επακριβώς είτε μέσω εκτιμήσεων. Οι υπολογισμοί μέσω εκτιμήσεων για τη συγκριτική αξιολόγηση προμηθευτών είναι σχετικά εύκολοι αλλά η ακρίβεια των υπολογισμών μπορεί να μην είναι απόλυτη. Ειδικότερα, η απόδοση πρέπει αρχικά να μετρηθεί, συνήθως σε ποσοστά, και κατόπιν η κακή απόδοση να προστεθεί στην τιμή. Για παράδειγμα, έστω ότι ένας προμηθευτής παραδίδει εμπρόθεσμα στο 93% των περιπτώσεων και δεν παραδίδει έγκαιρα το 7% των περιπτώσεων. Επομένως, η τιμή επιβαρύνεται με αύξηση της τάξεως του 7% (π.χ. αν το ποσοστό παραδόσεων εκτός προθεσμιας είναι 12% και η τιμή μονάδας 10€, τότε το κόστος παραδόσεων είναι 1,2€).

 

Με τον ίδιο τρόπο μπορεί να επιβαρυνθεί η τιμή προσφοράς για την περίπτωση των αστοχιών σε θέματα ποιότητας. Ο χρόνος παράδοσης περιορίζει την ευελιξία μιας επιχείρησης και επομένως μπορεί να οδηγήσει σε αυξημένα επίπεδα αποθεμάτων. Ως εκ τούτου, προμηθευτές με μεγάλους χρόνους παράδοσης θα πρέπει να «φορολογούνται» ανάλογα. Ένα λογικό μέγεθος είναι μια εκατοστιαία μονάδα επιβάρυνσης στην τιμή για κάθε εβδομάδα χρόνου παράδοσης. Όσο πιο σημαντικός είναι ο χρόνος παράδοσης για μια επιχείρηση, τόσο μεγαλύτερη μπορεί να είναι η επιβάρυνση στην τιμή του προμηθευτή. Για παράδειγμα, αν ο χρόνος παράδοσης είναι 10 εβδομάδες, η τιμή μονάδας 10€ και η εκατοστιαία επιβάρυνση στην τιμή μονάδας ανά εβδομάδα 1%, τότε η συνολική επιβάρυνση είναι 1€ (0,01 Χ 10 εβδομάδες Χ 10€).

 

Παράγοντες πολιτικής

Οι παράγοντες πολιτικής περιλαμβάνουν ζητήματα που αντανακλούν στην εικόνα της επιχείρησης και την εταιρική κοινωνική της ευθύνη (π.χ. χρήση ανακυκλώσιμων υλικών και αμοιβαιότητα στις συναλλαγές). Σε πολλές περιπτώσεις, οι προμηθευτές δεν ικανοποιούν κριτήρια σχετικά με την εφαρμοζόμενη πολιτική των επιχειρήσεων. Ως εκ τούτου, τίθεται το ερώτημα «τι επιπλέον ποσό δέχεται να πληρώσει η επιχείρηση σε ένα προμηθευτή προκειμένου να απολαύσει το προνόμιο εφαρμογής της πολιτικής της;». Προφανώς, σε αυτές τις περιπτώσεις, θα πρέπει να προσδιοριστεί ο αντίστοιχος συντελεστής κόστους πολιτικών επιπτώσεων και να συμπεριληφθεί στον υπολογισμό του ολικού κόστους.

 

shutterstock 98333363Οι συντελεστές κόστους πολιτικών επιπτώσεων συνυπολογίζονται συνήθως με τη βοήθεια σχετικής εισήγησης από τον υπερασπιστή του αντίστοιχου μέτρου. Ο «υπερασπιστής» θα κληθεί να προσδιορίσει το όριο μεταξύ αποδεκτού και υπερβολικού κόστους και να δώσει απάντηση στην ερώτηση «εάν δύο προμηθευτές είναι ισοδύναμοι ως προς όλα τα άλλα κριτήρια, τι επιπλέον ποσό είναι διατεθειμένη να καταβάλλει η επιχείρηση προκειμένου να περιληφθεί το αντίστοιχο μέτρο;». Φυσικά, αυτό δε σημαίνει ότι η επιχείρηση θα καταβάλλει αναγκαστικά κάποιο πραγματικό ποσό. Απλά, οι προμηθευτές που συμμορφώνονται με το μέτρο θα πιστωθούν κατά τη διαδικασία αξιολόγησης με το αντίστοιχο ποσό.

 

Για παράδειγμα, πολλές επιχειρήσεις προσδιορίζουν μια ποσοστιαία πίστωση στην τιμή (συνήθως κυμαίνεται από 5-10%) για τη χρήση ανακυκλωμένων υλικών από τους προμηθευτές. Με αυτόν τον τρόπο, αν η τιμή μονάδας ενός είδους είναι 10€, η έκπτωση στον προμηθευτή λόγω εφαρμογής πολιτικών προστασίας του περιβάλλοντος είναι 0,5€ (υποθέτοντας 5% πίστωση).

 

Σε πολλές περιπτώσεις, κάποιες επιχειρήσεις που επιθυμούν να ευνοήσουν άλλες για λόγους αμοιβαιότητας και κοινωνικής πολιτικής (π.χ. μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί που επιθυμούν να ευνοήσουν τους χορηγούς τους), μπορούν να ενσωματώσουν αυτόν τον παράγοντα στην επιλογή των προμηθευτών. Προς αυτήν την κατεύθυνση, η χρήση της τεχνικής του ολικού κόστους μπορεί να ενθαρρύνει την επιχείρηση να καθορίσει τα σχετικά θέματα και να αποφασίσει για τη βαρύτητα που θα λαμβάνει κάθε ζήτημα. Στην περίπτωση των μη κερδοσκοπικών οργανισμών, που επιβιώνουν αποκλειστικά από χορηγίες, η χρήση της τεχνικής του ολικού κόστους θα οδηγήσει τους υπεύθυνους για τη χάραξη πολιτικής να αποφασίσουν τι επιπλέον ποσό επιθυμούν να πληρώσουν για την επιλογή ενός χορηγού σε σχέση με έναν μη χορηγό.

 

Paradeigma 19.1 Ypologismos olikoy kostous 100 monades

 

Πηγή: Διοίκηση Εφοδιασμού, Λάμπρος Λάιος, Πειραιάς 2010

Περισσότερα σε αυτή την κατηγορία: