Μέτρησης Απόδοσης Eφοδιασμού: Σχεδιασμός και Εφαρμογή Συστήματος

Η εισαγωγή ενός συστήματος μέτρησης της απόδοσης του εφοδιασμού προϋποθέτει δέσμευση και ενεργή υποστήριξη από την ανώτατη διοίκηση.

Εκτός από την έγκριση για την αναγκαία οικονομική υποστήριξη, η διοίκηση πρέπει να απαιτήσει από όλα τα τμήματα εφοδιασμού να υιοθετήσουν την ίδια δομή ως προς το σχεδιασμό του συστήματος, να παρακολουθούν και να βελτιώνουν την απόδοσή τους. Για το σχεδιασμό και την εφαρμογή ενός συστήματος μέτρησης της απόδοσης του εφοδιασμού ακολουθούνται μια σειρά από δραστηριότητες:

 

Καθορισμός των προς μέτρηση κατηγοριών απόδοσης

 

Σε προηγούμενες ενότητες έχουν περιγραφεί αρκετές κατηγορίες μέτρησης της απόδοσης του εφοδιασμού. Αρχικά, πρέπει να επιλεγούν οι γενικές κατηγορίες μέτρησης απόδοσης οι οποίες συγκεντρώνουν το ενδιαφέρον της ανώτατης διοίκησης, της διοίκησης εφοδιασμού και των πελατών της λειτουργίας. Οι κατηγορίες μέτρησης της απόδοσης του εφοδιασμού πρέπει να σχετίζονται με τους οργανωτικούς και επιχειρησιακούς στόχους και τα επιδιωκόμενα αποτελέσματα του εφοδιασμού.

 

Σχεδιασμός των ειδικών δεικτών απόδοσης

 

Μετά την επιλογή των κατηγοριών απόδοσης από τη διοίκηση ακολουθεί ο σχεδιασμός των ειδικών δεικτών. Τα βασικά επιθυμητά χαρακτηριστικά των δεικτών είναι:

 

Αντικειμενικότητα

Κάθε δείκτης πρέπει να βασίζεται σε ποσοτικά στοιχεία και όχι σε υποκειμενικές εκτιμήσεις, διότι οι δεύτερες μπορεί να δημιουργούν διαφωνίες και αμφισβητήσεις μεταξύ του εκτιμητή και των ομάδων ή των ατόμων που «παράγουν» το αποτέλεσμα.

 

Σαφήνεια

Το προσωπικό πρέπει να γνωρίζει τις υποχρεώσεις που απορρέουν από τη μέτρηση της απόδοσης για να μην δημιουργούνται παρανοήσεις και αντιδράσεις. Πρέπει να κατανοήσει τη σημασία του κάθε δείκτη, να συμφωνήσει με την επιδιωκόμενη στόχευση και να μπορεί να εφαρμόσει τις δράσεις που θα οδηγήσουν στην επίτευξη των στόχων.

 

Χρήση των διαθέσιμων στοιχείων και αξιοπιστία

Εάν τα στοιχεία που απαιτούνται για την παραγωγή ενός δείκτη μέτρησης είναι αναξιόπιστα ή συλλέγονται με μεγάλη δυσκολία, είναι απίθανο ο δείκτης να χρησιμοποιείται σε συνεχή βάση. Το κόστος παραγωγής ενός δείκτη δεν πρέπει να είναι μεγαλύτερο από τα δυνητικά οφέλη που θα προκύψουν από την εφαρμογή του.

 

Συσχέτιση των δεικτών με τους στόχους του εφοδιασμού

Έχει αναφερθεί ότι οι στόχοι του εφοδιασμού πρέπει να συσχετίζονται κατά άμεσο τρόπο με τους επιχειρησιακούς στόχους. Οι στόχοι του εφοδιασμού μπορεί να επηρεάζονται και από άλλες λειτουργίες. Για παράδειγμα, οι στόχοι της κατασκευαστικής λειτουργίας μιας επιχείρησης που υποστηρίζεται από τον εφοδιασμό μπορεί να επηρεάσουν τους στόχους που τίθενται από τον εφοδιασμό. Προκειμένου να επιτευχθούν οι στόχοι, καταρτίζονται στρατηγικές και εφαρμόζονται προγράμματα δράσης. Η πρόοδος αυτών των προγραμμάτων παρακολουθείται με τη βοήθεια των δεικτών μέτρησης της απόδοσης.

 

Θωράκιση από παρεμβάσεις

Για λόγους ακεραιότητας και λογοδοσίας, το άτομο ή η ομάδα που παράγουν τα αποτελέσματα δεν πρέπει να ταυτίζονται με τα άτομα που παρέχουν τα στοιχεία στο σύστημα αναφοράς. Το αποτέλεσμα μιας μέτρησης πρέπει να αποτυπώνει την πραγματική δραστηριότητα. Γενικά, τα συστήματα στα οποία συλλέγονται τα στοιχεία μέτρησης με αυτόματο τρόπο μέσω μηχανογραφικών συστημάτων δεν επιδέχονται εύκολα παρεμβάσεις και παραμορφώσεις.

 

Καθορισμός των επιδιωκόμενων τιμών για κάθε δείκτη μέτρησης

 

Όπως ήδη αναφέρθηκε, οι δείκτες μέτρησης πρέπει να συνδέονται με τους στόχους του εφοδιασμού. Κάθε στόχος εφοδιασμού πρέπει να καταλήγει σε ένα αποτέλεσμα. Κάθε στόχος πρέπει να συνδέεται με μια επιδιωκόμενη τιμή του αντίστοιχου δείκτη μέτρησης της απόδοσης. Όταν αυτή η τιμή επιτευχθεί, αποδεικνύεται η ευόδωση των δραστηριοτήτων των ατόμων ή των ομάδων τα οποία αφορά ο δείκτης μέτρησης.

 

Table 22.10

 

Στο παράδειγμα του ανωτέρω πίνακα, η κατηγορία μέτρησης είναι ο χρόνος παράδοσης των υλικών που χρησιμοποιούνται για την ανάπτυξη και την παραγωγή της σειράς νέων προϊόντων μιας επιχείρησης. Ο εφοδιασμός πρέπει να συμβάλει στη μείωση του χρόνου εισαγωγής των προϊόντων στην αγορά προκειμένου να εξασφαλιστούν μεγάλοι όγκοι πωλήσεων. Ο δείκτης μέτρησης που επιλέγεται είναι ο χρόνος παράδοσης των υλικών που βρίσκονται στην «κρίσιμη διαδρομή» και επηρεάζουν την ανάπτυξη και την παραγωγή των τελικών προϊόντων. Ο χρόνος παράδοσης ξεκινά με συγγραφή της αίτησης αγοράς από το χρήστη και περατώνεται με την παράδοση του προϊόντος, αρχικά στο τμήμα παραγωγής πρωτοτύπων και αργότερα στο τμήμα παραγωγής. Η επιδιωκόμενη τιμή του δείκτη που εξασφαλίζει τη ρεαλιστική μείωση του χρόνου παράδοσης των υλικών που βρίσκονται πάνω στην κρίσιμη διαδρομή είναι τρεις εβδομάδες (μείωση των χρόνων παράδοσης κατά 30%).

 

Οι επιδιωκόμενες τιμές (goal/targets) των δεικτών μέτρησης πρέπει να μπορούν να επιτευχθούν έστω και με μεγάλη προσπάθεια. Οι τιμές των επιδιωκόμενων δεικτών δεν πρέπει να είναι χαμηλές ώστε να επιτυγχάνονται εύκολα από τους εμπλεκομένους, ούτε τόσο υψηλές ώστε να τους απογοητεύουν και να τους αποθαρρύνουν.

 

Οι επιδιωκόμενες τιμές των δεικτών μέτρησης καθορίζονται με τρεις τρόπους:

 

Ιστορικά στοιχεία

Η προηγούμενη εμπειρία μπορεί να βοηθήσει στον καθορισμό των επιδιωκόμενων τιμών των δεικτών μέτρησης της απόδοσης. Για παράδειγμα, ενδεχομένως να είναι γνωστό ότι στο παρελθόν υποβάλλονταν κατά μέσο όρο 15 παράπονα το μήνα.pie-chart-2-300x225 Η επιδιωκόμενη τιμή του δείκτη μέτρησης είναι η μείωση του μέσου όρου σε 10 παράπονα το μήνα. Η επιδιωκόμενη τιμή ενός δείκτη καθορίζεται με τη βοήθεια ενός σημείου αναφοράς, δηλαδή μιας προηγούμενης τιμής του δείκτη που έχει επιτευχθεί στο παρελθόν. Από προηγούμενη γνώση, πρέπει να είναι γνωστός ο βαθμός προσπάθειας που θα απαιτηθεί για την επίτευξη της επιδιωκόμενης τιμής.

 

Ο καθορισμός επιδιωκόμενων τιμών δεικτών απόδοσης με βάση την προηγούμενη εμπειρία έχει μειονεκτήματα. Το μεγαλύτερο έγκειται στο ότι μια η επιχείρηση μπορεί να καταλήξει στον καθορισμό επιδιωκόμενων τιμών που είναι ανώτερες αυτών που επιτεύχθηκαν στο παρελθόν αλλά χαμηλότερες αυτών που επιτυγχάνονται από τους ανταγωνιστές της επιχείρησης.

 

Εσωτερικές συγκρίσεις

Μια επιχείρηση μπορεί να καθορίσει επιδιωκόμενες τιμές δεικτών μέτρησης βασιζόμενη σε συγκρίσεις μεταξύ των διαφόρων τμημάτων ή μεταξύ των επιχειρησιακών μονάδων. Η καλύτερη τιμή που έχει επιτευχθεί αποτελεί τη βάση για τον καθορισμό της επιδιωκόμενης τιμής για όλες τις μονάδες εφοδιασμού. Είναι σύνηθες για επιχειρήσεις με πολλές μονάδες να βαθμολογούνται με επιδόσεις σε διαφορετικές κατηγορίες απόδοσης. Με τη μέθοδο καθορισμού επιδιωκόμενων τιμών δεικτών μέτρησης που βασίζεται σε εσωτερικές συγκρίσεις, δημιουργείται πνεύμα εσωτερικού ανταγωνισμού μεταξύ των μονάδων εφοδιασμού, αλλά υπάρχει ο κίνδυνος να χαθεί η επαφή με τον εξωτερικό ανταγωνισμό. Επίσης, μπορεί να δημιουργηθεί καχυποψία μεταξύ των τμημάτων της επιχείρησης.

 

Εξωτερικές συγκρίσεις

Η κάθε επιχείρηση πρέπει να ανταγωνίζεται όλες τις άλλες εταιρίες, τόσο τις εγχώριες όσο και τις διεθνείς. Η άγνοια της πραγματικότητας της αγοράς μπορεί να οδηγήσει σε πτώχευση. Επομένως, για τον καθορισμό των επιδιωκόμενων τιμών των δεικτών πρέπει να μελετώνται οι πρακτικές και οι επιδόσεις των επιχειρήσεων που ηγούνται της αγοράς. Η προσέγγιση αυτή απαιτεί την εφαρμογή της μεθοδολογίας benchmarking.

 

Προσδιορισμός παραμέτρων μέτρησης

 

Ένα σύστημα μέτρησης της απόδοσης πρέπει να παρέχει αποτελέσματα σε κανονικά χρονικά διαστήματα. Η διοίκηση του εφοδιασμού πρέπει να καθορίσει τη συχνότητα παραγωγής αναφορών των διαφορετικών δεικτών μέτρησης της απόδοσης με τρόπο που να επιτρέπει τη μέγιστη αξιοποίηση των αποτελεσμάτων. Για παράδειγμα, ένα σύστημα που παρακολουθεί την κατάσταση των εισερχόμενων αποστολών πρέπει να παρέχει αποτελέσματα σε καθημερινή βάση. Από την άλλη μεριά, η συνοπτική εικόνα της απόδοσης των προμηθευτών μπορεί να παράγεται από το σύστημα μέτρησης σε μηνιαία βάση.

 

Το προσωπικό της επιχείρησης και οι προμηθευτές πρέπει να εκπαιδευτούν στη χρήση του συστήματος μέτρησης της απόδοσης. Οι εμπλεκόμενοι πρέπει να δεχθούν ότι πρέπει να λογοδοτούν για την απόδοσή τους και να χρησιμοποιούν το σύστημα για να βελτιώνουν τις επιδόσεις τους.

 

Τέλος, τα διευθυντικά στελέχη πρέπει να χρησιμοποιούν το σύστημα για την παρακολούθηση της απόδοσης των στελεχών εφοδιασμού και των προμηθευτών. Το σύστημα μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την παρακολούθηση της απόδοσης των μεμονωμένων αγοραστών και τον εντοπισμό προμηθευτών με υψηλές επιδόσεις ώστε να διατηρηθούν για περαιτέρω συνεργασία.

 

Εφαρμογή και αναθεώρηση του συστήματος και των δεικτών μέτρησης της απόδοσης

 

Η φάση εφαρμογής περιλαμβάνει δοκιμαστική λειτουργία και αξιολόγηση προκειμένου να εξασφαλιστεί ότι το σύστημα παρέχει τα αποτελέσματα που έχουν προδιαγραφεί κατά το σχεδιασμό του. Επίσης, σε τακτά χρονικά διαστήματα, το σύστημα αλλά και οι επί μέρους δείκτες πρέπει να ελέγχονται τόσο ως προς την αξιοπιστία τους όσο και ως προς την επάρκεια των στοιχείων που παρέχονται. Ένα σύστημα που παρέχει ακατάλληλες ή άχρηστες μετρήσεις μπορεί να προκαλέσει ανεπιθύμητα αποτελέσματα.

 

Πηγή: Διοίκηση Εφοδιασμού, Λάμπρος Λάιος, Πειραιάς 2010

Περισσότερα σε αυτή την κατηγορία: