Σχέσεις του Purchasing, Procurement & Supply με άλλα Τμήματα / Λειτουργίες

Άς δούμε πως συνεργάζεται το Supply με τη Ποιότητα, το Μάρκετιγκ, τις Οικονομικές υπηρεσίες, τα Logistics και τις Νομικές Υπηρεσίες.

Ποιότητα

 

Όπως διαφαίνεται από τα παραπάνω, η σχέση του εφοδιασμού με την ποιότητα ξεκινά από την ανάπτυξη νέων προϊόντων. Η λειτουργία της ποιότητας εμπλέκεται στην αξιολόγηση των νέων υλικών που ενδεχομένως να περιληφθούν στο υπό ανάπτυξη προϊόν, στη δημιουργία του χάρτη ποιότητας και στην αξιολόγηση / έγκριση των δυνητικών προμηθευτών. Επίσης, η ποιότητα συμμετέχει σε δραστηριότητες αναβάθμισης των ικανοτήτων των προμηθευτών, με στόχο τη μείωση των προβλημάτων ποιότητας που προέρχονται από την αλυσίδα εφοδιασμού.

 

Μάρκετινγκ

 

Όλοι αναγνωρίζουν την άμεση σχέση που υπάρχει μεταξύ της λειτουργίας του μάρκετινγκ και του κέρδους. Εν τούτοις, πολλές επιχειρήσεις στην προσπάθειά τους να αυξήσουν τις πωλήσεις, παραβλέπουν τις μειώσεις εσόδων που οφείλονται σε πλημμελή συνεργασία των πωλήσεων με τις λειτουργίες της παραγωγής και του εφοδιασμού. Ο κύκλος «εφοδιασμός – παραγωγή – πωλήσεις» βασίζεται πάνω σε μια πρόβλεψη των πωλήσεων, η οποία περιλαμβάνει συνήθως δύο μέρη:

 

  • Εκτίμηση των πωλήσεων, η οποία βασίζεται στο τι συνέβη στο παρελθόν στα προϊόντα και στις αγορές της επιχείρησης
  • Προσαρμογή αυτής της εκτίμησης, ώστε να περιλαμβάνει τυχόν αλλαγές, που η επιχείρηση αναμένει σύμφωνα με το μελλοντικό προγραμματισμό του μάρκετινγκ και τις μελλοντικές συνθήκες της αγοράς.


Οι προβλέψεις των πωλήσεων αποτελούν μέρος του προγράμματος παραγωγής, το οποίο με τη σειρά του καθορίζει τον προγραμματισμό του εφοδιασμού. Οι προβλέψεις των πωλήσεων επηρεάζουν επίσης τον προϋπολογισμό των επενδύσεων της επιχείρησης, καθώς και τις διαφημιστικές εκστρατείες ή άλλες δραστηριότητες των πωλήσεων. Γρήγορη και έγκαιρη ενημέρωση των τμημάτων μάρκετινγκ και εφοδιασμού σχετικά με αλλαγές στις προβλέψεις των πωλήσεων επιτρέπει να μεταβάλουν τα προγράμματά τους όσο το δυνατόν πιο ανώδυνα και οικονομικά. Το τμήμα εφοδιασμού πρέπει, επίσης, να παρέχει στο τμήμα πωλήσεων κάθε πληροφορία σχετικά με αυξήσεις τιμών στα αγοραζόμενα υλικά. Αυτή η ενέργεια επιτρέπει στο τμήμα πωλήσεων να αξιολογεί την επίδραση του κόστους των αγοραζόμενων υλικών για την τιμολόγηση των τελικών προϊόντων.

 

Ο ευρύτερος συντονισμός του εφοδιασμού και του μάρκετινγκ μπορεί να είναι επωφελής για διάφορους λόγους. Τα αρχεία των ειδών και των προμηθευτών συχνά διαθέτουν άφθονες πληροφορίες για πολιτικές πωλήσεων διαφόρων βιομηχανικών και εμπορικών επιχειρήσεων. Ως εκ τούτου, οι προμηθευτές μιας επιχείρησης μπορούν να είναι εξαιρετικές πηγές πληροφοριών με σκοπό την ανάπτυξη και τη βελτίωση των πολιτικών μάρκετινγκ της επιχείρησης.

 

Οικονομικές υπηρεσίες

 

Μια μηχανή αποτελείται από πολλά μέρη, αλλά για να κινηθεί χρειάζεται καύσιμα. Αντίστοιχα οι επιχειρήσεις δεν κινούνται χωρίς χρήματα. Οι διοικήσεις, επειδή κατανοούν την αξία των χρημάτων, συνεργάζονται στενά με την οικονομική διεύθυνση. Όμως, στο λεξιλόγιό τους σπάνια περιλαμβάνεται ο όρος προμήθειες ή εφοδιασμός. Η οικονομική σημασία του εφοδιασμού διαφαίνεται από τα λεγόμενα ενός ανώτερου στελέχους: «Το 70% των κεφαλαίων της επιχείρησής μου είναι δεσμευμένο στην εσωτερική αλυσίδα εφοδιασμού. Οι αγοραζόμενες εισροές απορροφούν το 80% των εσόδων μας (55% υλικά, 7% υλικά συντήρησης, 18% υπηρεσίες)». Οι οικονομικές επιπτώσεις από τις αστοχίες του εφοδιασμού μπορεί να έχουν μεγάλες επιπτώσεις στις τιμές των μετοχών των επιχειρήσεων. Αυτές οι αστοχίες, ανεξάρτητα αν προκαλούνται από φυσικές καταστροφές, απεργίες ή καθυστερήσεις στις παραδόσεις, μπορεί να επιφέρουν σημαντική μείωση στις τιμές της μετοχής, πολύ περισσότερο από άλλα επιχειρησιακά συμβάντα.

 

Συνήθως, ο κακός οικονομικός σχεδιασμός οδηγεί τις επιχειρήσεις στη χρεοκοπία. Τόσο οι προβλέψεις των πωλήσεων όσο και τα προγράμματα εφοδιασμού συνιστούν βασικούς συντελεστές για την εξασφάλιση των κεφαλαίων κίνησης και τον προγραμματισμό των ταμειακών ροών. Για το λόγο αυτό, ο εφοδιασμός πρέπει να ενημερώνει άμεσα τις οικονομικές υπηρεσίες για τυχόν αλλαγές στο πρόγραμμα αγορών και στις τιμές των υλικών.

 

Η συνεργασία μεταξύ των δύο τμημάτων μπορεί να συντελέσει στην αναβάθμιση της λειτουργίας του εφοδιασμού με τους εξής τρόπους:

 

  • Οι οικονομικές υπηρεσίες είναι σε θέση να παράσχουν ακριβή στοιχεία για την κοστολόγηση των διαχειριστικών δραστηριοτήτων και για τις μειώσεις κόστους που προκύπτουν από έγκαιρες παραδόσεις, καλύτερη ποιότητα, εξάλειψη νεκρών χρόνων κ.α.. Με τον τρόπο αυτό, οι προτάσεις του εφοδιασμού καθίστανται περισσότερο αξιόπιστες. Οι οικονομικές υπηρεσίες μπορούν, επίσης, να πιστοποιήσουν και να προσυπογράψουν τις εξοικονομήσεις, έτσι ώστε η παρουσίασή τους να είναι αποδεκτή από τη διοίκηση.
  • Η γενικότερη στρατηγική της επιχείρησης που καταλήγει σε προγραμματισμό των κεφαλαίων είναι γνωστή στις οικονομικές υπηρεσίες. Επομένως, η συνεργασία του εφοδιασμού με τις οικονομικές υπηρεσίες για τον καλύτερο δυνατό προγραμματισμό της ταμειακής ρευστότητας μπορεί να οδηγήσει σε αποδοτικότερες και αποτελεσματικότερες αγοραστικές επιλογές.
  • Οι επιχειρήσεις συνάπτουν συνεργασίες με κρίσιμους στρατηγικούς προμηθευτές. Τόσο η επιλογή των προμηθευτών όσο και η παρακολούθηση της συνεργασίας προϋποθέτει ανάλυση της χρηματοοικονομικής κατάστασής τους για την αποφυγή κινδύνων διακοπής του εφοδιασμού. Η συνεργασία με τις οικονομικές υπηρεσίες εξασφαλίζει τη ρευστότητα των προμηθευτών και την απρόσκοπτη ροή υλικών με ταυτόχρονη μείωση των αποθεμάτων στην αλυσίδα εφοδιασμού.
  • Σε περίπτωση απρογραμμάτιστων αγορών, λόγω μελλοντικών αυξήσεων τιμών ή πιθανών διακοπών στον εφοδιασμό, η συνεργασία των δύο τμημάτων διασφαλίζει τη σωστή χρηματοδότηση χωρίς επιπτώσεις στην ταμειακή ρευστότητα. Από την άλλη πλευρά, όταν ο εφοδιασμός επιτυγχάνει μειώσεις τιμών, οι οικονομικές υπηρεσίες μπορούν να χρησιμοποιήσουν τα χρήματα για την ικανοποίηση άλλων αναγκών της επιχείρησης.

 

Ενίοτε, οι συνθήκες της αγοράς διαμορφώνουν εξαιρετικά ευνοϊκές αγοραστικές ευκαιρίες.

 

Για παράδειγμα, ένας προμηθευτής μπορεί να διαθέτει υπερβολικό απόθεμα λόγω ακύρωσης μιας μεγάλης παραγγελίας και είναι διατεθειμένος να το προσφέρει σε τιμή που καλύπτει μόνο το μεταβλητό κόστος παραγωγής του. Το όφελος από μια τέτοια συναλλαγή πρέπει να συγκρίνεται με το δυνητικό όφελος που θα προέλθει από εναλλακτικές χρήσεις του κεφαλαίου κίνησης της επιχείρησης, όπως για παράδειγμα απόκτηση νέου εξοπλισμού ή αύξηση των κονδυλίων προβολής και διαφήμισης. Ο κατάλληλος χρόνος προμήθειας δεν προσδιορίζεται μόνο από τις τιμές των ειδών αλλά και την ταμειακή ρευστότητα. Εάν ο εφοδιασμός προβεί σε αγορά ενός είδους επειδή η τιμή του ήταν ασυνήθιστα χαμηλή χωρίς να συμβουλευθεί τις οικονομικές υπηρεσίες, ίσως απαιτηθούν για την πληρωμή ποσά που προορίζονταν για άλλες δραστηριότητες. Από την άλλη πλευρά, οι οικονομικές υπηρεσίες πρέπει να είναι σε θέση να διασφαλίζουν κεφάλαια για την εκμετάλλευση αγοραστικών ευκαιριών σε περιόδους χαμηλών τιμών.

 

Παρατηρείται επίσης διάσταση απόψεων μεταξύ των στελεχών εφοδιασμού και των οικονομικών υπηρεσιών. Για παράδειγμα:

 

  • Ο εφοδιασμός χρησιμοποιεί όρους όπως 2%10/Net30 για τη δημιουργία καλής σχέσης με τους προμηθευτές. Δηλαδή προσφέρεται έκπτωση ύψους 2% εάν ένα τιμολόγιο εξοφληθεί 20 ημέρες πριν ή εντός 10 ημερών από την ημερομηνία πληρωμής του τιμολογίου ή άλλης ημερομηνίας που έχει ορίσει ο προμηθευτής. Δυστυχώς, αν και τα τμήματα οικονομικών υπηρεσιών αποδέχονται τον όρο της έκπτωσης, παραβιάζουν τις ημερομηνίες, γεγονός που έχει αρνητικές επιπτώσεις στις σχέσεις με τους προμηθευτές.
  • Οι οικονομικές υπηρεσίες αποφασίζουν να παρατείνουν την εξόφληση ενός τιμολογίου ακόμη και μετά τη συμφωνηθείσα προθεσμια χωρίς σχετική ενημέρωση. Το πρόβλημα αποκαλύπτεται όταν ο προμηθευτής έχει ήδη ακυρώσει την αποστολή των αγαθών και το στέλεχος εφοδιασμού έρχεται σε επικοινωνία με τον προμηθευτή για να διερευνήσει το ζήτημα. Οι οικονομικές υπηρεσίες έχουν χρησιμοποιήσει τα κεφάλαια για την κάλυψη άλλων αναγκών. Αποτέλεσμα είναι η διάβρωση της σχέσης με τον προμηθευτή, η καθυστέρηση των παραδόσεων και η πιθανή απώλεια του προμηθευτή.
  • Οι οικονομικές υπηρεσίες ενίοτε χρησιμοποιούν μεθόδους ακατάλληλες για την κοστολόγηση άμεσων υλικών. Η χρήση μεθόδων πρότυπου κόστους δεν αντανακλά τις πραγματικές συνθήκες της αγοράς. Επίσης, πολλές φορές οι οικονομικές υπηρεσίες ενημερώνουν τη διοίκηση χωρίς να προσφέρουν την απαραίτητη πληροφόρηση στα στελέχη εφοδιασμού για τη λήψη τεκμηριωμένων αγοραστικών αποφάσεων. Οι οικονομικές υπηρεσίες υπολογίζουν το έμμεσο κόστος με βάση στοιχεία που δεν απεικονίζουν την πραγματική κατανομή των εξόδων στους διαφορετικούς τύπους προϊόντων. Αντίθετα, τα στελέχη εφοδιασμού προτιμούν μεθόδους υπολογισμού του έμμεσου κόστους που βασίζονται στην τεχνική κοστολόγησης βασισμένης στις δραστηριότητες (activity based costing).
  • Οι οικονομικές υπηρεσίες, προκειμένου να μειώσουν τα κεφάλαια κίνησης, επιδιώκουν την ελαχιστοποίηση των αποθεμάτων. Από την άλλη πλευρά, τα στελέχη εφοδιασμού βλέπουν τα αποθέματα ως εργαλεία για την εξυπηρέτηση των πελατών και την αντιμετώπιση των κινδύνων διακοπής εφοδιασμού.
  • Η εισαγωγή ολοκληρωμένων πληροφοριακών συστημάτων στα δίκτυα εφοδιασμού καταργεί τη χρήση έντυπων παραστατικών. Οι οικονομικές υπηρεσίες προτιμούν την έντυπη τεκμηρίωση. Αν και σε κάποιες περιπτώσεις η τήρηση έντυπων παραστατικών μπορεί να απαιτείται από τις ελεγκτικές αρχές και τη νομοθεσία, η προτίμηση αυτή μπορεί να περιορίζει τη δυνατότητα άντλησης οικονομικών στοιχείων που απαιτούνται για τη τεκμηρίωση ορισμένων αγοραστικών επιλογών.

 

Χωρίς αμφιβολία, η στενή συνεργασία του εφοδιασμού με τις οικονομικές υπηρεσίες είναι απαραίτητη, διότι βοηθά τις διοικήσεις να κατανοήσουν τη σημασία του εφοδιασμού. Μέσα από τη στενή συνεργασία με την οικονομική διεύθυνση, τεκμηριώνονται και αναδεικνύονται οι δυνατότητες και η λειτουργία του εφοδιασμού, και ο ρόλος του τμήματος αναβαθμίζεται. Όταν δε αυτές οι εξοικονομήσεις μπορούν να συνδεθούν με το συντελεστή απόδοσης των επενδύσεων αναδεικνύεται η στρατηγική σημασία του εφοδιασμού.

 

Supply Chain Management

 

Lοgistics

 

Η λειτουργία των Lοgistics έχει ως κύρια αρμοδιότητα τη φυσική διακίνηση των υλικών και των προϊόντων. Ειδικότερα, τα στελέχη των Lοgistics σχεδιάζουν και διαχειρίζονται το σύστημα διανομής των προϊόντων, το οποίο αποτελείται από αποθήκες και μεταφορικά μέσα. Πολλές φορές διαχειρίζονται τις ροές τόσο των εισερχόμενων όσο και των εξερχόμενων αγαθών. Αν και μερικές δραστηριότητες μπορεί να διεκδικούνται και από τις δύο λειτουργίες, το κρίσιμο ζήτημα είναι να διεκπεραιώνονται με επαγγελματικό τρόπο. Για παράδειγμα, η σωστή επιλογή μεταφορικών υπηρεσιών ίσως να απαιτεί αγοραστικές ικανότητες, οι οποίες δεν υπάρχουν στη λειτουργία των Lοgistics. Σε άλλες περιπτώσεις, τα Lοgistics μπορεί να λειτουργούν χωρίς να απαιτείται η συνεισφορά του εφοδιασμού. Στις περισσότερες επιχειρήσεις, τα Lοgistics πρέπει να συνεργάζονται με τον εφοδιασμό για τη διαχείριση των αποθεμάτων. Ο εφοδιασμός έχει την αρμοδιότητα ανεύρεσης πηγών προμήθειας και σύναψης συμβάσεων, προετοιμάζει τις παραγγελίες και προσδιορίζει τα χρονοδιαγράμματα παραδόσεων σε συνεργασία με τα Lοgistics. Επίσης, επιλύει προβλήματα που παρουσιάζονται στις παραλαβές (π.χ. λανθασμένοι κωδικοί, λανθασμένες ποσότητες και πρόωρες ή καθυστερημένες αποστολές) και διασφαλίζει την αξιόπιστη πληροφόρηση από την πλευρά των προμηθευτών, ώστε το τμήμα εξυπηρέτησης να μπορεί να ανταποκρίνεται σε σχετικά ερωτήματα των πελατών.

 

Νομικές υπηρεσίες

 

Το σύνολο, σχεδόν, των καθημερινών δραστηριοτήτων του εφοδιασμού διέπεται από την εθνική, την κοινοτική νομοθεσία ή/και από το ευρύτερο διεθνές δίκαιο. Νομικοί κανόνες καθορίζουν τη δυνατότητα των στελεχών να συνάπτουν συμβάσεις, να επιβάλλουν την εφαρμογή τους και να καταφεύγουν στις δικαστικές αρχές σε περιπτώσεις που αθετούνται οι συμφωνίες και οι συμβάσεις με τους προμηθευτές. Τα στελέχη εφοδιασμού οφείλουν να έχουν τις βασικές νομικές γνώσεις για την υποστήριξη των καθημερινών τους δραστηριοτήτων. Κάθε κατηγορία είδους απαιτεί διαφορετικό τύπο σύμβασης. Στην περίπτωση κοινών ειδών ή άλλων αγαθών μικρής αξίας, η συμμετοχή των νομικών συμβούλων περιορίζεται σε περιοδικές επιθεωρήσεις των σχετικών εντύπων. Στην περίπτωση σύνθετων συναλλαγών μεγάλης αξίας, οι νομικοί σύμβουλοι είναι υποχρεωμένοι να εξετάζουν προσεκτικά και να προσυπογράφουν τις συμβάσεις που καταστρώθηκαν από τα στελέχη εφοδιασμού.

 

Επίσης, μπορεί να τους ζητηθεί να συμμετέχουν στις σχετικές διαπραγματεύσεις. Οι νομικοί σύμβουλοι, λόγω της εκπαίδευσής τους, είναι απόλυτα εξοικειωμένοι με τύπους συμβάσεων οι οποίες διέπονται από τη λογική του ανταγωνισμού μεταξύ αγοραστών και προμηθευτών. Στις συμβάσεις αυτές, το ένα από δύο μέρη, το ισχυρότερο, μπορεί να επιβάλλει στη συμφωνία τη μεταφορά των κινδύνων και του κόστους των συναλλαγών στο άλλο μέρος. Ωστόσο, σε πολλές περιπτώσεις, οι νομικοί σύμβουλοι δεν κατανοούν τη διαφορά μεταξύ των κοινών συμβάσεων πώλησης αγαθών και των συμβάσεων που υποστηρίζουν τις συναλλαγές μεταξύ των μερών που συνιστούν μια αλυσίδα εφοδιασμού με αποτέλεσμα να πιστεύουν ότι δεν ανακύπτουν νέα νομικά ζητήματα. Υπάρχουν περιπτώσεις αλυσίδων εφοδιασμού που χαρακτηρίζονται από μακροχρόνιες σχέσεις συνεργασίας μεταξύ των μερών που τις συνιστούν. Τα προϊόντα που παράγονται είναι συνήθως επώνυμα, υψηλής ποιότητας και εξελιγμένα από τεχνολογικής πλευράς. Για τους νομικούς συμβούλους είναι δύσκολο να υποστηρίξουν με αποτελεσματικό τρόπο εταιρικές συνεργασίες που στοχεύουν σε αμοιβαιότητα και δίκαιο καταμερισμό των εσόδων μεταξύ όλων των μερών της αλυσίδας εφοδιασμού. Τα στελέχη εφοδιασμού οφείλουν να περιγράψουν στους νομικούς συμβούλους αφενός τους στόχους και τα χαρακτηριστικά του φάσματος των επιδιωκόμενων σχέσεων με τους προμηθευτές και αφετέρου να τους βοηθήσουν στην επιλογή των κατάλληλων κατά περίπτωση συμβατικών όρων και ρητρών.

 

Μεταξύ των θεμάτων που πρέπει να καλυφθούν περιλαμβάνονται η δίκαιη κατανομή των κινδύνων, η ανταλλαγή πληροφοριών ζήτησης, οι δείκτες μέτρησης της απόδοσης, τα πνευματικά δικαιώματα και οι συνθήκες τερματισμού της σχέσης.

 

Πηγή: Διοίκηση Εφοδιασμού, Λάμπρος Λάιος, Πειραιάς 2010

Περισσότερα σε αυτή την κατηγορία:

ΕΠΟΜΕΝΑ ΣΕΜΙΝΑΡΙΑ

There are no up-coming events