Προγραμματισμός, Προϋπολογισμοί και Στρατηγικές Εφοδιασμού (Ζ' μέρος)

Η διοίκηση του τμήματος εφοδιασμού πρέπει να επιδιώκει σταθερά την ανάθεση αρμοδιότητας κατάρτισης προϋπολογισμού στο χαμηλότερο δυνατό επίπεδο διοίκησης.

Για παράδειγμα, εάν το τμήμα χωρίζεται σε επί μέρους μονάδες που διοικούνται από επόπτες, η κάθε μονάδα πρέπει να καταρτίζει τον αντίστοιχο προϋπολογισμό. Εν συνεχεία, ο διευθυντής εφοδιασμού θα συνθέσει τους προϋπολογισμούς των μονάδων και θα ετοιμάσει τον προϋπολογισμό του τμήματος.

 

Προγραμματισμός ανθρώπινου δυναμικού

 

Συνήθως, οι μισθοί συνιστούν τη μεγαλύτερη δαπάνη στους λειτουργικούς προϋπολογισμούς του τμήματος εφοδιασμού. Για αυτό το λόγο, είναι απαραίτητος ο προσεκτικός προγραμματισμός του ανθρώπινου δυναμικού. Τα επίπεδα ανθρώπινου δυναμικού πρέπει να προβλέπονται και να προγραμματίζονται σε συνάρτηση με τις υπόλοιπες συνιστώσες του προϋπολογισμού. Ειδικότερα, οι ανάγκες θα πρέπει να αναλύονται τόσο σε βραχυπρόθεσμο (εντός των επόμενων 12 μηνών), όσο και σε μακροπρόθεσμο (εντός των επόμενων 5 με 10 ετών) ορίζοντα. Θα πρέπει επίσης να λαμβάνονται υπόψη τόσο οι τρέχουσες, όσο και οι τυχόν πρόσθετες δραστηριότητες που θα κληθεί να αναλάβει το τμήμα. Αν οι νέες δραστηριότητες προϋποθέτουν ικανότητες που δεν υπάρχουν στο τμήμα, πρέπει να ληφθούν μέτρα για την εκπαίδευση και ανάπτυξη του υπάρχοντος προσωπικού. Η εκπαίδευση των στελεχών με σκοπό την προοπτική προαγωγής τους, καθώς δημιουργούνται νέες θέσεις, θα συμβάλλει ουσιαστικά στην ενθάρρυνση των υπαλλήλων και στη μείωση του ρυθμού αποχώρησης των στελεχών. Με αυτόν τον τρόπο, θα βελτιωθεί και η αποτελεσματικότητα του τμήματος. Η εκπαίδευση και η ενσωμάτωση ενός ικανού ατόμου στο τμήμα διοίκησης εφοδιασμού διαρκεί από 12 έως 18 μήνες. Για αυτό το λόγο, η εκπαίδευση θα πρέπει να προγραμματίζεται και να προϋπολογίζεται.

 

Αντίστοιχα, θα πρέπει να υπολογίζονται οι αντικαταστάσεις προσωπικού λόγω  συνταξιοδοτήσεων και άλλων απωλειών για τα επόμενα 5 έτη. Ο προγραμματισμός μπορεί να περιλαμβάνει και αμοιβαίες ανταλλαγές θέσεων των στελεχών του τμήματος εφοδιασμού με άλλα στελέχη από συγγενή τμήματα (π.χ. τμήμα έρευνας και ανάπτυξης). Η ανταλλαγή θέσεων (job rotation) βοηθά τα στελέχη να κατανοήσουν σε βάθος το ρόλο του εφοδιασμού και τη συνολική οργάνωση της επιχείρησης. Η εναλλαγή θέσεων εργασίας σε τμήματα που έχουν αλληλεξαρτήσεις είναι απαραίτητη για τη δημιουργία μελλοντικών εποπτών και διευθυντών. Ο προγραμματισμός αυτού του τύπου μπορεί να είναι ιδιαίτερα επωφελής στην περίπτωση απροσδόκητων αντικαταστάσεων στελεχών. Ως εκ τούτου, ο προϋπολογισμός πρέπει να περιλαμβάνει ποσά για τη διεξαγωγή αυτών των προγραμμάτων.

 

 shutterstock 100493506

 

Παρακολούθηση του προϋπολογισμού

 

Κάθε μονάδα του τμήματος εφοδιασμού, με βάση την εντολή εργασίας και τον αντίστοιχο κωδικό λογιστικής χρέωσης, μπορεί να παρακολουθεί τις δαπάνες του. Αυτές μπορεί να περιλαμβάνουν χρεώσεις για την τακτική μισθοδοσία των υπαλλήλων και διάφορες επιμέρους δαπάνες, όπως έξοδα ταξιδιών, γεύματα, χρήση αυτοκινήτων, αναλώσιμα, υπηρεσίες μεταφοράς κ.α.. Εφόσον οι χρεώσεις αυτές καταγράφονται στο λογιστικό σύστημα, είναι δυνατόν να συγκρίνονται με τον προϋπολογισμό της μονάδας. Με αυτόν τον τρόπο, οι επόπτες μπορούν να παρακολουθούν τις πραγματικές τους δαπάνες σε σχέση με τον προϋπολογισμό τους και να πραγματοποιούν τις αλλαγές που κρίνουν αναγκαίες.

 

Καλή πρακτική είναι στο τέλος κάθε τριμήνου να υποβάλλεται αναφορά των αποκλίσεων από την κάθε ομάδα. Αυτό επιτρέπει μια προσαρμογή του προϋπολογισμού για το υπόλοιπο του έτους, μαζί με τις επεξηγήσεις των αποκλίσεων, έτσι ώστε η διοίκηση να ενημερωθεί και να αποκαταστήσει τις αιτίες των μεταβολών. Συνήθως, τέτοιες αναφορές γίνονται όταν οι αποκλίσεις σε κάποια κατηγορία υπερβαίνουν το 5% ή κάποιο προκαθορισμένο όριο δαπάνης (π.χ. 1500 ευρώ).

 

Παρουσίαση προϋπολογισμού τμήματος εφοδιασμού στην εταιρία Α&Ζ

Η Α&Ζ είναι μια μικρή κατασκευαστική επιχείρηση που απασχολεί περίπου 1000 άτομα. Το τμήμα εφοδιασμού αποτελείται από το διευθυντή, τρεις αγοραστές, δύο βοηθούς αγοραστές και μια γραμματέα. Οι βοηθοί αγοραστές ασχολούνται κυρίως με την παρακολούθηση και τη διεκπεραίωση των εντολών αγοράς. Οι βασικές συνιστώσες του λειτουργικού προϋπολογισμού του τμήματος εφοδιασμού στην Α&Ζ είναι οι εξής:

 

  • Μισθοδοσία
  • Αγορές Αναλώσιμων και Παγίων
  • Λειτουργικές Δαπάνες

 

Ο πίνακας 16.7 παρουσιάζει τον προϋπολογισμό του τμήματος εφοδιασμού που καταρτίστηκε από το διευθυντή του τμήματος.

 

Στην κατηγορία «μισθοδοσία» περιλαμβάνονται οι αμοιβές του προσωπικού από την 1/1 του έτους στο οποίο αναφέρεται ο προϋπολογισμός (υποθέτουμε ότι το έτος προϋπολογισμού συμπίπτει με το ημερολογιακό έτος) και οι αντίστοιχες αυξήσεις στις αμοιβές κατά τη διάρκεια του έτους λόγω επιδόσεων, αυξήσεις στο κόστος ζωής και χρονοεπιδόματα. Δεδομένου ότι οι αυξήσεις μπορεί να καταβληθούν σε ημερομηνία διαφορετική από την πρώτη του μηνός, πρέπει να εμφανίζονται στο μήνα που τέθηκαν σε ισχύ. Επίσης, πρέπει να συνυπολογίζονται και οι εισφορές στα ασφαλιστικά ταμεία. Ο διευθυντής μπορεί να προϋπολογίσει με αρκετή ακρίβεια το κόστος μισθοδοσίας.

 

Η επόμενη κατηγορία αφορά στις «αγορές» διαφόρων υλικών και παγίων που απαιτούνται για τη λειτουργία του τμήματος. Ειδικότερα, οι αγορές περιλαμβάνουν είδη όπως γραφική ύλη, έντυπα, αναλώσιμα υπολογιστών, υπολογιστές, ηλεκτρονικές συσκευές, έπιπλα και γενικά οποιαδήποτε δαπάνη αφορά στη λειτουργία του τμήματος. Για κάθε δαπάνη θα πρέπει να εκτιμηθεί ο χρόνος που θα πραγματοποιηθεί η εκάστοτε αγορά και ο χρόνος εκταμίευσης των αντίστοιχων ποσών. Για μικρές και μη σημαντικές δαπάνες (π.χ. αναλώσιμα) συνήθως αρκεί ένας απλός επιμερισμός της συνολικής δαπάνης σε όλους τους μήνες (π.χ. ισόποση κατανομή της δαπάνης για κάθε μήνα). Ωστόσο, σε κάποιες περιπτώσεις μπορεί επίσης είτε να λαμβάνεται υπόψη ότι κάποιες συγκεκριμένες χρονικές περίοδοι απαιτούν την εκταμίευση περισσότερων ή λιγότερων χρημάτων (π.χ. μικρές δαπάνες σε αναλώσιμα κατά τους καλοκαιρινούς μήνες), είτε να συνυπολογίζονται συγκεκριμένες κυκλικές τάσεις ή εποχιακές μεταβολές. Επίσης, μπορεί να υπάρχουν γεγονότα με ειδικές επιδράσεις. Για παράδειγμα, σε περιόδους αδειών πολλές μικρές επιχειρήσεις κλείνουν τις παραγωγικές τους μονάδες. Από την άλλη πλευρά, όσον αφορά στις αγορές παγίων και κεφαλαιουχικού εξοπλισμού υψηλής δαπάνης, θα πρέπει να καθορίζεται με ακρίβεια στον προϋπολογισμό ο χρόνος αγοράς και εκταμίευσης των ποσών.

 

Η τελευταία κατηγορία του προϋπολογισμού αφορά στις «λειτουργικές δαπάνες» του τμήματος εφοδιασμού. Οι λειτουργικές δαπάνες, όπως και στην περίπτωση των αναλώσιμων, μπορούν να κατανεμηθούν ομοιόμορφα ανά μήνα ή να κατανεμηθούν σύμφωνα με τις προσδοκώμενες μηνιαίες αποκλίσεις. Για παράδειγμα, σε κάποιες επιχειρήσεις ο μήνας Δεκέμβριος μπορεί να έχει μεγάλο φόρτο εργασίας διότι το τμήμα εφοδιασμού αναθέτει ετήσιες συμβάσεις για το επόμενο έτος. Ενδεχομένως, σε κάποιες περιόδους μπορεί να χρειάζεται πρόσθετη στελέχωση με εποχιακό προσωπικό (π.χ. δαπάνες υπηρεσιών). Αντίστοιχα, οι συνδρομές σε περιοδικά και σε βάσεις δεδομένων μπορεί να εξοφλούνται σε συγκεκριμένο μήνα του έτους ή η εκπαίδευση των στελεχών να έχει προγραμματιστεί σε συγκεκριμένες ημερομηνίες.

Πίνακας 16.7: Λειτουργικός προϋπολογισμός τμήματος εφοδιασμού

Pinakas 16.7 Leitourgikos proypologismos tmhmatos efodiasmoy

 

Η καλύτερη πηγή πληροφοριών για την κατάρτιση των λειτουργικών προϋπολογισμών είναι η προηγούμενη εμπειρία μέσω της μελέτης ιστορικών στοιχείων. Επίσης, το λογιστήριο της επιχείρησης αποτελεί αξιόπιστη πηγή πληροφοριών. Γενικά, καλή πρακτική είναι η διατήρηση ενός λεπτομερούς απολογιστικού αρχείου δαπανών, το οποίο να αποτελεί τη βάση για την κατάρτιση των μεταγενέστερων προϋπολογισμών.

 

shutterstock 75243961

 

Αναθεώρηση του προϋπολογισμού

 

Διάφοροι παράγοντες, είτε στο εξωτερικό είτε στο εσωτερικό περιβάλλον της επιχείρησης, μπορεί να επηρεάσουν τους λειτουργικούς προϋπολογισμούς των τμημάτων. Για αυτό το λόγο, οι διευθυντές οφείλουν να ελέγχουν τακτικά τις πωλήσεις και την παραγωγή, ώστε να προσδιορίσουν έγκαιρα τυχόν αλλαγές που επηρεάζουν τις λειτουργίες και τις δραστηριότητες των τμημάτων τους. Για παράδειγμα, στην περίπτωση που η εταιρεία Α&Ζ επεκτείνει τις δραστηριότητές της σε τέτοιο βαθμό που τα υπάρχοντα στελέχη του τμήματος εφοδιασμού δεν είναι ικανά να διαχειριστούν την αγοραστική λειτουργία της εταιρίας, μπορεί να κριθεί αναγκαία η πρόσληψη και άλλων υπαλλήλων, ενδεχομένως και στο μέσον του έτους. Σε αυτή την περίπτωση, πρέπει να αυξήσει τον προϋπολογισμό του τμήματος για το υπόλοιπο του έτους. Αυτό μπορεί να γίνει με δύο τρόπους:

 

  • Να προετοιμάσει μια αναθεωρημένη αίτηση για προϋπολογισμό για τους 6 μήνες από τον Ιούλιο έως τις 31 Δεκεμβρίου, αυξάνοντας ανάλογα κάθε μια από τις κατηγορίες που συνιστούν τον προϋπολογισμό.
  • Να υποβάλλει έναν ξεχωριστό προϋπολογισμό για τα άτομα που προστίθενται, στον οποίο θα περιληφθούν τα αυξημένα κόστη μισθοδοσίας και τα πρόσθετα έξοδα που θα προκύψουν.

 

Πηγή: Διοίκηση Εφοδιασμού, Λάμπρος Λάιος, Πειραιάς 2010

Περισσότερα σε αυτή την κατηγορία:

CSM-300x250-v2

Γράφουν οι

Newsletter Signup

Εγγραφείτε στο newsletter μας για να λαμβάνετε τα νέα και τις ενημερώσεις μας.