Προγραμματισμός, Προϋπολογισμοί και Στρατηγικές Εφοδιασμού (Β' μέρος)

Η σωστή και έγκαιρη πληροφόρηση είναι απαραίτητη προκειμένου το τμήμα εφοδιασμού να σχεδιάσει και να προγραμματίσει τις δραστηριότητές του.

Πιο συγκεκριμένα, τα στελέχη εφοδιασμού πρέπει να γνωρίζουν τα απαιτούμενα υλικά και τις υπηρεσίες που θα αγοραστούν, τη μορφή της ζήτησής τους και την αντίστοιχη δαπάνη αγοράς τους (προϋπολογισμένο κόστος). Επίσης, σε περιπτώσεις αγοράς κεφαλαιουχικού εξοπλισμού ή/και υλοποίησης έργων, πρέπει να έχουν όλη την απαραίτητη τεκμηρίωση και τα εγκεκριμένα σχέδια υλοποίησης για την κατάστρωση του προγράμματος εφοδιασμού.

 

Οι προϋπολογισμοί, το κύριο πρόγραμμα παραγωγής και τα προγράμματα υλοποίησης  έργων (ή/και αγοράς παγίων) αποτελούν τις κύριες πηγές πληροφόρησης. Ειδικότερα, τα προγράμματα υλοποίησης των έργων παρέχουν πληροφορίες για το σύνολο των δραστηριοτήτων και των εργασιών που θα λάβουν χώρα. Παρέχουν, επίσης, πληροφορίες σχετικά με τη σειρά και τους χρόνους έναρξης και περάτωσης κάθε εργασίας (π.χ. χρησιμοποιώντας διαγράμματα Gantt ή/και PERT). Σε πολλές δε περιπτώσεις, τα προγράμματα υλοποίησης συνοδεύονται από διάφορα επιμέρους χρήσιμα έγγραφα, όπως για παράδειγμα καταλόγους υλικών, υποσυστημάτων και ανταλλακτικών. Πρόσθετα στοιχεία υπάρχουν επίσης διαθέσιμα στο εκάστοτε πληροφοριακό σύστημα διαχείρισης επιχειρησιακών πόρων, που χρησιμοποιεί η επιχείρηση. Ωστόσο, αξίζει να σημειωθεί ότι η προσωπική επαφή του εφοδιασμού με τα στελέχη των τμημάτων που έχουν την ευθύνη εκτέλεσης των ετήσιων προγραμμάτων ή και έργων διασφαλίζει ότι οι προγραμματισμένες αγοραστικές απαιτήσεις γίνονται πλήρως κατανοητές.

 

Σε γενικές γραμμές, οι πληροφορίες που πρέπει να συλλέξει το τμήμα εφοδιασμού για την κατάστρωση του προγράμματος εφοδιασμού και αγορών αφορούν κυρίως στα κάτωθι:

 

  • Λειτουργία: Λειτουργία ή μονάδα ή τμήμα με το οποίο σχετίζεται η αγορά.
  • Τύπος: Κεφαλαιουχική ή λειτουργική αγορά.
  • Σκοπός: Σκοπιμότητα της αγοράς (π.χ. αν αφορά μια σειρά προϊόντων ή συγκεκριμένο έργο ή τη λειτουργία συγκεκριμένης εταιρικής διαδικασίας).
  • Προϊόν ή υπηρεσία: Μια σύντομη περιγραφή του τι αγοράζεται.
  • Κωδικός προϊόντος: Χρήσιμος για την ομαδοποίηση ειδών.
  • Προϋπολογιζόμενο ποσό: Το εγκεκριμένο ποσό που προϋπολογίζεται για εκταμίευση.

 

Εν συνεχεία, οι παραπάνω πληροφορίες πρέπει να καταχωρηθούν σε ένα υπολογιστικό φύλλο εργασίας ή σε μια βάση δεδομένων, έτσι ώστε να μπορούν να χρησιμοποιηθούν με διάφορους τρόπους. Για παράδειγμα:

 

  • Να απεικονιστεί η συνολική προϋπολογισμένη δαπάνη αγορών ανά έργο ή ανά σειρά προϊόντων ή ανά διαφορετικό τύπο αγορών.
  • Να απεικονιστούν όλες οι αγορές που συνδέονται με μια συγκεκριμένη επιχειρησιακή διαδικασία ή και άλλη λειτουργία της επιχείρησης.
  • Να παρουσιάζεται ο κατάλογος όλων των αγορών ανά κατηγορία αγοραζόμενων ειδών (π.χ. με βάση τον κωδικό προϊόντος).
  • Να ταξινομηθούν οι αγορές με βάση το ύψος δαπάνης.
  • Να ταξινομηθούν οι αγορές με βάση το απαιτούμενο χρονοδιάγραμμα παράδοσης.

 

Τα παραπάνω εμπλουτίζονται κατάλληλα με πρόσθετα στοιχεία σχετικά με τις αναλώσεις του παρελθόντος και τις τάσεις τους, καθώς και με σχόλια σε σχέση με την αξιοπιστία των πληροφοριών. Σε κάθε περίπτωση, το πρόγραμμα εφοδιασμού και αγορών πρέπει να επικαιροποιείται σε τακτά διαστήματα μέσω ελέγχων της πορείας υλοποίησης των προϋπολογισμών των τμημάτων και των προϋπολογισμών των παγίων.

 

Οι προϋπολογισμοί και τα ετήσια προγράμματα αποτελούν εργαλεία ελέγχου. Έχοντας προετοιμάσει τις πληροφορίες για τις απαιτήσεις της αγοράς, το τμήμα εφοδιασμού πρέπει να χρησιμοποιήσει τον προϋπολογισμό για τη συνεχή παρακολούθηση και τον έλεγχο των δραστηριοτήτων του. Οι αγοραστές του τμήματος εφοδιασμού πρέπει να διατηρούν συνεχή επαφή με τους εσωτερικούς πελάτες, ώστε να προσδιορίζουν κατά πόσο είναι επίκαιρες οι πληροφορίες που διαθέτουν. Όσο πιο νωρίς γίνει γνωστή μια αλλαγή, τόσο περισσότερες είναι οι δυνατότητες αφομοίωσης της αλλαγής χωρίς αρνητικές επιπτώσεις.

 

Γίνεται εύκολα αντιληπτό ότι δεν είναι εφικτό για το τμήμα εφοδιασμού να καταβάλει την ίδια προσπάθεια σχετικά με τη δημιουργία και την ανασκόπηση των απαιτήσεων για όλα τα αγοραζόμενα είδη και υπηρεσίες της επιχείρησης. Ως εκ τούτου, πρέπει να τεθούν κριτήρια, έτσι ώστε το τμήμα εφοδιασμού κατά τα επιμέρους στάδια του προμηθευτικού κύκλου να εστιάζεται και να δίνει μεγαλύτερη προσοχή σε είδη υψηλής προτεραιότητας. Μεταξύ άλλων, τα κριτήρια για τον καθορισμό προτεραιοτήτων περιλαμβάνουν:

 

  • Νέα προϊόντα ή και υπηρεσίες: Αν κάποιο προϊόν ή υπηρεσία αγοράζεται για πρώτη φορά και η τεχνογνωσία της επιχείρησης είναι περιορισμένη, είναι προφανές ότι θα απαιτηθεί πρόσθετος χρόνος και προσπάθεια για έρευνες αγοράς και για τον καθορισμό τον προδιαγραφών συγκριτικά με άλλα αγοραζόμενα προϊόντα ή υπηρεσίες.
  • Ηλικία των προδιαγραφών: Πρέπει να εξεταστεί το πότε προσδιορίστηκε ή επανεξετάστηκε για τελευταία φορά η προδιαγραφή. Αν η προδιαγραφή είναι σχετικά νέα, τότε το χρονικό διάστημα επανεξέτασης (ή αναβάθμισης) θα είναι μικρό.
  • Ταχύτητα τεχνολογικών αλλαγών: Αν η τεχνολογία για ένα είδος εξελίσσεται με γοργούς ρυθμούς (π.χ. ο εξοπλισμός IT) πρέπει να γίνεται διαρκής ανασκόπηση των προδιαγραφών.
  • Επίπεδο δαπάνης: Τα αγοραζόμενα είδη ή υπηρεσίες υψηλής δαπάνης εκ των πραγμάτων έχουν υψηλή προτεραιότητα.
  • Βαθμός επιρροής στα αποτελέσματα: Κάποια αγοραζόμενα είδη, ακόμη κι αν είναι χαμηλής δαπάνης, έχουν μεγαλύτερη σημασία, δεδομένου ότι επιδρούν στην επίτευξη των στόχων του εφοδιασμού, αλλά και ευρύτερα στην ανταγωνιστικότητα της επιχείρησης (π.χ. επίφοβα είδη).

 

Τα δύο τελευταία κριτήρια (επίπεδο δαπάνης και βαθμός επιρροής) είναι τα σημαντικότερα. Πιο συγκεκριμένα, τα δύο αυτά κριτήρια μπορούν να συνδυαστούν και να χρησιμοποιηθούν σαν μια ολοκληρωμένη μέθοδος για το σχεδιασμό και τη δημιουργία χαρτοφυλακίων εφοδιασμού, η οποία μπορεί να εφαρμοστεί σαν εννοιολογικό πλαίσιο σε όλο το φάσμα της διαδικασίας αγορών και εφοδιασμού.

 

shutterstock 44458930

 

Σημαντικός παράγοντας για τον καθορισμό προτεραιοτήτων ανάμεσα στα αγοραζόμενα είδη είναι η συνολική δαπάνη για κάθε είδος. Όσο μεγαλύτερη είναι η δαπάνη για ένα είδος, τόσο μεγαλύτερη προσοχή και προτεραιότητα πρέπει να δίνεται. Μια βάση κατάταξης είναι το ποσό που θα δαπανηθεί στο τρέχον έτος προγραμματισμού. Αν η επιχείρηση εφαρμόζει ολοκληρωμένη διαδικασία προγραμματισμού και προϋπολογισμού των αγορών της, ο καθορισμός προτεραιοτήτων με βάση τις δαπάνες είναι σχετικά εύκολος. Εάν αυτό δεν ισχύει, αλλά το αγοραστικό περιβάλλον είναι σχετικά σταθερό (π.χ. οι τιμές δεν μεταβάλλονται αισθητά), τότε μπορούν εναλλακτικά να χρησιμοποιηθούν ιστορικά στοιχεία προηγούμενων περιόδων. Ωστόσο, το αποτέλεσμα δεν θα είναι αξιόπιστο διότι δεν λαμβάνονται υπόψη αλλαγές στις αγοραζόμενες ποσότητες του επόμενου έτους και αγνοούνται νέες αγορές.

 

Κατά την προετοιμασία των δεδομένων για την ανάλυση των δαπανών πρέπει:

 

  • Να συμπεριλαμβάνονται όλες οι δαπάνες για κάθε είδος, ανεξάρτητα αν ο έλεγχος και η παρακολούθηση των δαπανών για κάποια συγκεκριμένα είδη γίνεται σε άλλα τμήματα της επιχείρησης.
  • Να αθροίζονται όλες οι δαπάνες για ένα συγκεκριμένο είδος, ακόμη κι αν οι αγορές πρόκειται να κατανεμηθούν μεταξύ διαφορετικών προμηθευτών.
  • Να ομαδοποιούνται εκείνα τα είδη – αν δεν είναι πανομοιότυπα - που πιθανόν να αγοραστούν από έναν και μόνο προμηθευτή (π.χ. δημιουργία ομάδων για προμήθειες γραφικής ύλης και αναλώσιμων για ηλεκτρονικούς υπολογιστές).
  • Να συμπεριλαμβάνονται οι διάφορες δαπάνες των στελεχών (π.χ. έξοδα ταξιδιών).

Όταν οι δαπάνες προσδιοριστούν και ομαδοποιηθούν κατάλληλα, πρέπει να ταξινομηθούν με βάση το ύψος από την υψηλότερη προς την χαμηλότερη. Το επιδιωκόμενο αποτέλεσμα θα πρέπει να έχει τη μορφή του πίνακα 16.1.

 

Πίνακας 16.1: Παράδειγμα ανάλυσης δαπανών για το προσεχές έτος 

 Pinakas 16.1 Paradeigma analyshs dapanwn gia to prosexes etos

 

Πιθανόν να προκύψει – όπως φαίνεται από τον πίνακα 16.1 - ότι το 20% των ειδών της κατάταξης αντιπροσωπεύει περίπου το 80% της συνολικής δαπάνης. Το υπόλοιπο 80% των ειδών αντιπροσωπεύει το 20% της συνολικής δαπάνης. Η σχέση 80/20 ονομάζεται κανόνας Pareto. Τα παραπάνω στοιχεία απεικονίζονται στο σχήμα 16.2, το οποίο δείχνει τον τρόπο που συσσωρεύεται η δαπάνη των ειδών καθώς προστίθενται όλο και περισσότερα είδη. Αν η προσπάθεια των στελεχών επικεντρωθεί σε προμήθειες μεγάλου οικονομικού ενδιαφέροντος (δηλ. στο 20% των ειδών με την υψηλότερη δαπάνη αγοράς), τότε μεγιστοποιείται το συνολικό αποτέλεσμα.

 

Sxhma 16.2 Sysswreftikh dapanh twn agorazomenwn eidwn

Σχήμα 16.2: Συσσωρευτική δαπάνη των αγοραζόμενων ειδών

 

Πηγή: Διοίκηση Εφοδιασμού, Λάμπρος Λάιος, Πειραιάς 2010 

Περισσότερα σε αυτή την κατηγορία:

ΕΠΟΜΕΝΑ ΣΕΜΙΝΑΡΙΑ