Προγραμματισμός, Προϋπολογισμοί και Στρατηγικές Εφοδιασμού (Θ' μέρος)

Ο εφοδιασμός παίζει ζωτικό ρόλο στην κατάρτιση επιχειρησιακών προγραμμάτων και προϋπολογισμών.

Στις περισσότερες επιχειρήσεις, οι αγοραζόμενες εισροές κυμαίνονται από 20% έως 70% των καθαρών εσόδων τους. Ως εκ τούτου, η βελτιστοποίηση της αξίας των αγοραζόμενων εισροών θα πρέπει να αποτελεί σταθερή επιδίωξη, διότι αποτελεί βασικό μοχλό ανάπτυξης της ποιότητας, της ανταγωνιστικότητας και των μεριδίων αγοράς. Η Βελτιστοποίηση της Αξίας των Αγορών επιτυγχάνεται με την εφαρμογή των κατάλληλων πολιτικών και στρατηγικών.

 

Τα στελέχη αγορών βρίσκονται σε συνεχή επαφή με την προμηθευτική βάση της επιχείρησης, έχουν πρόσβαση σε εξειδικευμένες πηγές πληροφόρησης και παρακολουθούν προμηθευτικούς δείκτες που καταγράφουν συστηματικά τις τάσεις, τόσο στις τοπικές όσο και στις διεθνείς αγορές. Προκειμένου να καταρτιστούν ρεαλιστικοί προϋπολογισμοί, είναι απαραίτητη η συμμετοχή τους στις εκτιμήσεις των δαπανών που αφορούν στις προμήθειες. Στην προγραμματισμένη προμήθεια, το τμήμα εφοδιασμού πρέπει να έρχεται σε επαφή με τους υπεύθυνους για την πρόβλεψη της ζήτησης, τον προγραμματισμό παραγωγής και τη διοίκηση των αποθεμάτων. Για να οδηγήσει αυτή η σχέση σε μείωση του κόστους, τα στελέχη εφοδιασμού πρέπει να έχουν βασικές γνώσεις σε θέματα προβλέψεων, προγραμματισμού παραγωγής και ελέγχου αποθεμάτων. Σε κάθε περίπτωση, όταν τα στελέχη αγορών κληθούν να υλοποιήσουν τον προϋπολογισμό, θα πρέπει τα προϋπολογισμένα ποσά να μην απέχουν κατά πολύ από αυτά που πρέπει να δαπανήσουν.

 

Σημασία του χρόνου στον προγραμματισμό του εφοδιασμού

 

Ο χρόνος είναι πολύτιμος πόρος για τον προγραμματισμό του εφοδιασμού. Γενικά, όσο περισσότερος χρόνος είναι διαθέσιμος, τόσο καλύτερη είναι η διαδικασία σχεδιασμού του προϊόντος (υποθέτοντας ότι ο πρόσθετος χρόνος χρησιμοποιείται για την ανάπτυξη βελτιωμένων προϊόντων). Ο επιπλέον χρόνος παρέχει τη δυνατότητα για την ανάπτυξη καλύτερων προδιαγραφών και ακριβέστερων εκτιμήσεων κόστους. Αντίστοιχα, ο διαθέσιμος χρόνος επηρεάζει την ποιότητα της έρευνας πηγών προμήθειας, τον αριθμό των δυνητικών προμηθευτών, την ποιότητα των διαπραγματεύσεων και την τιμή αγοράς. Για παράδειγμα, εάν δεν υπάρχει επαρκής χρόνος για δημιουργία ανταγωνισμού ανάμεσα στους προμηθευτές, τότε ίσως υποχρεωθούμε να χρησιμοποιήσουμε την πρώτη διαθέσιμη πηγή προμήθειας. Συνήθως, όταν δεν διασφαλίζονται συνθήκες καθαρού ανταγωνισμού, τότε μια προμήθεια μπορεί να κοστίσει έως και 12% ακριβότερα. Για την αποφυγή τέτοιων καταστάσεων, είναι απαραίτητο τα τμήματα μάρκετινγκ, μελετών, προγραμματισμού παραγωγής και ελέγχου αποθεμάτων να ενημερώνουν έγκαιρα το τμήμα εφοδιασμού σχετικά με τις αγοραστικές τους ανάγκες και να παρέχουν ρεαλιστικούς χρόνους ανοχής.

 

Επίδραση της αστάθειας στις ποσότητες και στους χρόνους

Οι ποσότητες και η χρονική στιγμή κάθε αγοράς επηρεάζονται από πολλούς παράγοντες, ο σημαντικότερος των οποίων είναι η σταθερότητα των αγορών. Οι ασταθείς αγορές εκδηλώνουν μεγάλες βραχυπρόθεσμες διακυμάνσεις ως προς την προσφορά και τις τιμές. Πολλές κατηγορίες πρωτογενών εμπορευμάτων (commodities) παρουσιάζουν τέτοια χαρακτηριστικά όπως, για παράδειγμα, ο χαλκός, το ακατέργαστο καουτσούκ, το σιτάρι, ο καφές, το μαλλί, ο ακατέργαστος σίδηρος, ο μόλυβδος, ο ψευδάργυρος και τα φυτικά έλαια. Η προσφορά των εν λόγω ειδών εξαρτάται από καιρικά φαινόμενα, πολιτικούς παράγοντες και βεβαίως από ενέργειες κερδοσκόπων. Ο αριθμός των παραμέτρων που επηρεάζουν την προσφορά και τις τιμές είναι μεγάλος, όπως επίσης μεγάλος είναι και ο αριθμός των αγοραστών. Κατά συνέπεια, οι ενέργειες μεμονωμένων αγοραστών δεν είναι δυνατόν να επιδράσουν εξισορροπητικά στις τιμές, οι οποίες συχνά μεταβάλλονται από εβδομάδα σε εβδομάδα λόγω των δυνάμεων προσφοράς και ζήτησης. Χαρακτηριστικά, παρόμοια των πρωτογενών εμπορευμάτων, παρουσιάζονται και σε άλλες αγοραζόμενες εισροές όπως, για παράδειγμα, η ενέργεια, οι μεταφορικοί ναύλοι, τα επιτόκια και τα swaps.

 

Από την άλλη πλευρά, υπάρχουν σταθερές αγορές όπου οι μεταβολές και οι διακυμάνσεις των τιμών είναι μικρές, τουλάχιστον για ένα ικανό χρονικό διάστημα. Στις αγορές αυτές, εντάσσονται τα πάσης φύσεως εμπορεύματα που κατασκευάζονται βάσει βιομηχανικών και κλαδικών προτύπων. Παραδείγματα τέτοιων υλικών είναι οι ηλεκτρικοί κινητήρες, οι αντλίες, τα ρουλεμάν, οι βαλβίδες, τα εργαλεία, τα χημικά προϊόντα κ.λ.π. Οι τιμές προσδιορίζονται από την προσφορά και τη ζήτηση, ωστόσο, λόγω των συνθηκών αυξημένου ανταγωνισμού που επικρατούν, οι τιμές παραμένουν σχετικά σταθερές για αρκετά μεγάλες χρονικές περιόδους. Ως εκ τούτου, οι αγοραστές μπορούν να επηρεάσουν τις τιμές αγοράζοντας μεγάλες ποσότητες, οι οποίες επιτρέπουν στον πωλητή να ελαττώσει, για παράδειγμα, το κόστος διανομής ή το κόστος παραγωγής.

 

Υπάρχει, επίσης, και η περίπτωση αγοραζομένων ειδών που παράγονται σύμφωνα με τις ειδικές προδιαγραφές του αγοραστή. Σε αυτή την περίπτωση, οι τιμές προσδιορίζονται από το κατασκευαστικό κόστος του προμηθευτή, το οποίο εξαρτάται από τις ειδικές απαιτήσεις. Παραδείγματα τέτοιων ειδών αποτελούν τα καλούπια, το ειδικό λογισμικό, τα ειδικά εργαλεία, οι συσκευές και ο εξοπλισμός, οι κατασκευές και άλλα. Συνήθως, στις αγορές ειδών με ειδικές προδιαγραφές, η ζήτηση μπορεί να ικανοποιηθεί από επιχειρήσεις μικρού και μεσαίου μεγέθους (π.χ. συνεργεία, χυτήρια, εταιρείες κατασκευής πρωτοτύπων και εξειδικευμένες εταιρείες πληροφορικής). Οι εν λόγω επιχειρήσεις είναι αρκετά ευέλικτες και προσαρμόζονται γρήγορα προκειμένου να καλύψουν περιοχές αυξημένης ζήτησης. Ως εκ τούτου, από την πλευρά των αγοραστών υπάρχει συνήθως επαρκής προσφορά και κατά συνέπεια σταθερότητα των τιμών.

 

Πέρα από τις συνθήκες που επικρατούν στις αγορές, θα πρέπει να καθοριστεί επίσης και η κατάλληλη χρονική στιγμή για κάθε αγορά. Συνήθως, υπερισχύει ο κανόνας του αδιάλειπτου εφοδιασμού της επιχείρησης, με τέτοιο τρόπο ώστε να μην επηρεάζεται το πρόγραμμα παραγωγής ή και η προσφορά των υπηρεσιών της επιχείρησης προς τους πελάτες της. Μετέπειτα, ακολουθεί η επίτευξη της βέλτιστης τιμής σε συνδυασμό με την κατάλληλη ποιότητα και εξυπηρέτηση. Όταν οι αγορές βρίσκονται σε κατάσταση ισορροπίας, μικρή επίπτωση μπορεί να έχει η χρονική στιγμή που πραγματοποιείται μια αγορά. Εξαίρεση στον κανόνα είναι οι περιπτώσεις που αναμένονται σημαντικές αυξήσεις τιμών λόγω αυξήσεων είτε στο κόστος παραγωγής των προμηθευτών είτε στη ζήτηση των πελατών.

 

pw156a

 

Στρατηγικές αγορών σε συνθήκες αστάθειας

 

Όταν ένα στέλεχος καλείται να εκτελέσει ένα πρόγραμμα αγορών για ένα συγκεκριμένο είδος σε ένα δεδομένο χρονικό ορίζοντα, έχει τη δυνατότητα είτε να αγοράσει ποσότητες που καλύπτουν ακριβώς τις τρέχουσες απαιτήσεις είτε να αγοράσει ποσότητες που υπερβαίνουν τις απαιτήσεις με το σκεπτικό ότι διασφαλίζεται ο ομαλός εφοδιασμός της επιχείρησης έναντι μελλοντικών αυξήσεων στη ζήτηση ή στις τιμές των πρώτων υλών. Προς αυτήν την κατεύθυνση, διακρίνονται οι παρακάτω στρατηγικές-πολιτικές αγορών:

 

  • Αγορές ποσοτήτων σύμφωνα με τις απαιτήσεις (buying to requirements)
  • Αγορές μεγάλων ποσοτήτων για προληπτικούς λόγους (forward buying)
  • Αγορές ποσοτήτων μικρότερων από τις απαιτήσεις (hand to mouth buying)
  • Αγορές μεγάλων ποσοτήτων για κερδοσκοπικούς λόγους (speculative buying)

 

Οι αγορές ποσοτήτων σύμφωνα με τις απαιτήσεις είναι μια στρατηγική που καλύπτει τις ανάγκες της επιχείρησης σε υλικά και οι οποίες αντιστοιχούν σε απαιτήσεις που είναι πλήρως καθορισμένες. Πολλές επιχειρήσεις, εφαρμόζουν ένα κυλιόμενο πρόγραμμα παραγωγής που περιέχει ένα τελικό σταθερό τμήμα διάρκειας 1-3 μηνών. Σε αυτή την περίπτωση, η εφαρμογή της στρατηγικής αγοράς ποσοτήτων σύμφωνα με τις απαιτήσεις διασφαλίζει τον εφοδιασμό του σταθερού τμήματος της παραγωγής σε σταθερές τιμές. Γενικά, μια τέτοια στρατηγική μπορεί να χαρακτηριστεί ως συντηρητική, ενώ από πολλές επιχειρήσεις θεωρείται ως η πιο ενδεδειγμένη κάτω από συνθήκες που εμπεριέχουν κινδύνους ανατιμήσεων. Ειδικότερα, διασφαλίζει την αδιάκοπη παραγωγή, όμως αγνοεί τις τάσεις των τιμών και τις συνθήκες που επικρατούν στην αγορά. Ως εκ τούτου, είναι δυνατόν να προκύψουν αγορές σε υψηλές τιμές και διατήρηση σχετικά υψηλών επιπέδων αποθεμάτων, ωστόσο υπάρχει η βεβαιότητα ότι τα αγοραζόμενα είδη θα χρησιμοποιηθούν οπωσδήποτε.

 

Με τις αγορές μεγάλων ποσοτήτων για προληπτικούς λόγους επιδιώκεται προγραμματισμός για το μέλλον. Το τμήμα εφοδιασμού έχει την ευθύνη να γνωρίζει κάθε στιγμή τις μακροχρόνιες τάσεις των αγορών ως προς τις τιμές και το περιβάλλον εφοδιασμού (π.χ. διαθεσιμότητα, δυναμικότητα προμηθευτών κ.α.). Συνεπώς, πρέπει να αναγνωρίζει τις τάσεις των δημοσιευμένων οικονομικών στοιχείων, τις καιρικές συνθήκες και την επίδραση των πολιτικών γεγονότων στα δίκτυα εφοδιασμού, ώστε να λαμβάνει αποφάσεις που συνεισφέρουν στην κερδοφορία της επιχείρησης. Οι αγορές μεγάλων ποσοτήτων για προληπτικούς λόγους δεν είναι «κερδοσκοπικές». Ειδικότερα, αποσκοπούν στην κάλυψη αναγκών σε υλικά που έχουν προκύψει από διαδικασίες μακροπρόθεσμου προγραμματισμού και επιχειρησιακές προβλέψεις, οι οποίες βεβαίως μπορεί και να μην επαληθευθούν.

 

Η στρατηγική αγορών για προληπτικούς λόγους μπορεί να εφαρμοστεί σε όλες τις κατηγορίες ειδών, ωστόσο αναφέρεται κυρίως σε αγορές «χρηματιστηριακών» ειδών (π.χ. πρώτες ύλες και κοινά υλικά). Προφανώς, στις προληπτικές αγορές μεγάλων ποσοτήτων εμπεριέχονται μεγαλύτεροι κίνδυνοι συγκριτικά με τις αγορές μικρών ποσοτήτων σε σταθερές τιμές που συνδέονται με προκαθορισμένες απαιτήσεις. Για αυτό το λόγο, απώτερος στόχος είναι να αναλαμβάνονται υπολογισμένοι κίνδυνοι, έτσι ώστε να εξισορροπούνται και να σταθμίζονται διάφοροι παράγοντες. Οι κυριότεροι παράγοντες που επηρεάζουν τις αποφάσεις αγορών για προληπτικούς λόγους είναι οι εξής:

 

  • Τιμές - Η εξέταση των ιστορικών τάσεων των τιμών μπορεί να δώσει στοιχεία για τη μελλοντική συμπεριφορά τους. Για αυτό το λόγο, είναι σημαντικό να μελετώνται οι αιτίες που προκάλεσαν τις τάσεις του παρελθόντος. Η ανάλυση αυτή δεν παρέχει πάντα απαντήσεις για το τι θα συμβεί στο μέλλον, αλλά μπορεί να βοηθήσει στον προσδιορισμό του μεγέθους και της γενικής κατεύθυνσης της μεταστροφής των τάσεων, δηλαδή στο κατά πόσο οι αλλαγές θα είναι ακανόνιστες, βίαιες, ομαλές, πληθωριστικές ή αποπληθωριστικές.
  • Προσφορά και Ζήτηση - Είναι απαραίτητη η πληροφόρηση τόσο για τη συνολική παραγωγική δυναμικότητα όσο και για την κατανάλωση. Εάν παρατηρείται επάρκεια φυσικών πόρων, τότε πρέπει να εξετάζονται άλλοι παράγοντες που επηρεάζουν την ροή των αγαθών στην αγορά. Εάν η προσφορά είναι περιορισμένη, τότε πρέπει να μελετώνται οι δυνατότητες χρήσης υποκατάστατων ή δημιουργίας πρόσθετων πηγών εφοδιασμού.
  • Αριθμός και Θέση Πηγών - Για αγοραζόμενα είδη με πολλούς και αξιόπιστους προμηθευτές που βρίσκονται πλησίον της επιχείρησης, δε χρειάζεται να υιοθετούνται στρατηγικές αγορών μεγάλων ποσοτήτων για προληπτικούς λόγους. Αντίθετα, θα πρέπει να εφαρμόζονται για αγοραζόμενα είδη με λίγους προμηθευτές, οι οποίοι γεωγραφικά απέχουν αρκετά από την επιχείρηση. Επίσης, έχει σημασία το μέγεθος και η οικονομική σταθερότητα των πηγών προμήθειας.
  • Μεταφορές - Λόγοι που σχετίζονται με τη μεταφορά μπορεί να επηρεάσουν τη δέσμευση για μεγάλες ποσότητες. Τόσο οι καιρικές συνθήκες όσο και η δυναμικότητα των μεταφορικών μέσων πρέπει να συνεκτιμώνται.
  • Κυκλικές Μεταβολές στην Οικονομία – Έχουν τόσο ψυχολογική, όσο και πραγματική επίδραση στη διαμόρφωση της πολιτικής αγορών. Σε περιόδους στις οποίες η οικονομική δραστηριότητα βρίσκεται στο απόγειό της, οι αγορές για προληπτικούς λόγους μεγιστοποιούνται με αποτέλεσμα οι κατάλογοι παραγγελιών των προμηθευτών να μεγαλώνουν. Τα στελέχη αγορών, επειδή προβλέπουν περαιτέρω ανάπτυξη, τείνουν να αυξάνουν τις ποσότητες παραγγελιών. Αντίθετα, σε περιόδους ύφεσης οι παραγγελίες προς τους προμηθευτές μειώνονται και τα στελέχη εφοδιασμού βρίσκονται σε πίεση να διατηρήσουν ελάχιστα αποθέματα. Επίσης, φόβοι για περαιτέρω επιδείνωση της οικονομίας τους αποτρέπουν από αγορές μεγάλων ποσοτήτων.

 

 shutterstock 69763780

 

Άλλοι παράγοντες που πιθανώς επηρεάζουν τις αποφάσεις αγορών για προληπτικούς λόγους σχετίζονται με τις διεθνείς και εσωτερικές πολιτικές συγκυρίες, το κόστος διατήρησης των αποθεμάτων και τις αλλαγές στη νομοθεσία.

 

Οι αγορές μεγάλων ποσοτήτων για προληπτικούς λόγους μπορεί να έχουν ιδιαίτερα υψηλό κόστος (π.χ. χρηματοοικονομικό κόστος, κόστος διατήρησης αποθεμάτων, μη αναμενόμενες πτώσεις τιμών κ.α.). Για αυτό το λόγο, η κατάλληλη προετοιμασία και ο σωστός προγραμματισμός είναι απαραίτητες προϋποθέσεις για την επιτυχή εφαρμογή τους. Όπως αναφέρθηκε παραπάνω, απαιτείται η διενέργεια προβλέψεων κυρίως σε θέματα τιμών και προσφοράς των υλικών. Επίσης, είναι σημαντική η καθιέρωση συγκεκριμένης διαδικασίας εγκρίσεων των δαπανών για προληπτικές αγορές μεγάλων ποσοτήτων, διότι επηρεάζουν πολλά τμήματα της επιχείρησης. Για παράδειγμα, τα τμήματα πωλήσεων και παραγωγής θα πρέπει να συναινέσουν, ώστε οι προβλέψεις των απαιτήσεων να σταθμιστούν με γνώμονα τη μεγιστοποίηση της απόδοσης της επένδυσης.

 

Οι αγορές ποσοτήτων μικρότερων των καθορισμένων απαιτήσεων εφαρμόζονται σε ασταθείς συνθήκες και όταν υπάρχει άμεσος κίνδυνος πτώσης των τιμών ή σε συνθήκες που η παραγωγή για συγκεκριμένα αντικείμενα μπορεί να μειωθεί απότομα και χωρίς προειδοποίηση. Σε αυτή την περίπτωση, οι αγοραζόμενες ποσότητες είναι μικρότερες από αυτές που θεωρούνται ως οικονομικά αποδεκτές. Η εν λόγω στρατηγική δε σχετίζεται με την λογική JustinTime, η οποία προϋποθέτει την εφαρμογή μακροχρόνιων συμβάσεων. Αντίθετα, κάθε αγορά θεωρείται μοναδική και ανατίθεται στην τιμή που επικρατεί τη δεδομένη χρονική στιγμή.

 

Οι αγορές για κερδοσκοπικούς λόγους δε σχετίζονται με επίσημες εταιρικές προβλέψεις, αλλά με προσδοκίες μελλοντικών μη προγραμματισμένων παραγγελιών. Οι αγορές από επενδυτές ή κερδοσκόπους στοχεύουν στην αποκόμιση κερδών μέσω της μεταπώλησης του υλικού και όχι στην υποστήριξη της παραγωγής. Οι αγορές αυτές δεν αποτελούν αρμοδιότητα των τμημάτων εφοδιασμού και μετατοπίζονται στη διοίκηση, η οποία έχει να επιλέξει μεταξύ διαφορετικών ευκαιριών επένδυσης. Η στρατηγική αυτή ασκείται σε ορισμένους κλάδους επιχειρήσεων και αφορά κυρίως χρηματιστηριακά είδη.

 

Στην περίπτωση που το στέλεχος αγορών προβλέπει ότι οι τιμές των υλικών θα ακολουθούν ανοδική ή καθοδική πορεία και εφόσον οι αγορές πρέπει να γίνονται μεμονωμένα, μπορεί να εφαρμόσει τις στρατηγικές που αναφέρθηκαν παραπάνω με τον ακόλουθο τρόπο. Σε περιόδους ανόδου τιμών, θα εφαρμόσει στρατηγική αγορών μεγάλων ποσοτήτων για προληπτικούς λόγους (βλέπε σχήμα 16.7). Η πραγματική μέση τιμή που θα καταβάλει για τις ποσότητες θα είναι αρκετά μικρότερη από τη μέση τιμή της αγοράς. Από την άλλη πλευρά, εάν επιθυμεί να ελαχιστοποιήσει τον κίνδυνο τιμών, μπορεί να ακολουθήσει στρατηγική αγορών σε ποσότητες μικρότερες των καθορισμένων απαιτήσεων, τόσο κατά την άνοδο όσο και κατά την πτώση των τιμών (βλέπε σχήμα 16.8). Σε αυτήν την περίπτωση, η πραγματική μέση τιμή είναι ίση με τη μέση τιμή αγοράς κατά τη διάρκεια του οικονομικού κύκλου. Το σχήμα 16.9 παρουσιάζει τον πιθανό χρόνο κάλυψης των απαιτήσεων ανάλογα με τις στρατηγικές αγοράς.

 

 Sxhma 16.7 Strathgikh agorwn megalwn posothtwn gia prolhptikoys logous

 

Σχήμα 16.7: Στρατηγική αγορών μεγάλων ποσοτήτων για προληπτικούς λόγους

 

 

Sxhma 16.8 Strathgikh agorwn posothtwn mikroterwn twn apaithsewn 

 

Σχήμα 16.8: Στρατηγική αγορών ποσοτήτων μικρότερων των απαιτήσεων

 

 

Sxhma 16.9 Xronos kalypshs twn apaithsewn analoga me tis strathgikes agoras 

 

Σχήμα 16.9: Χρόνος κάλυψης των απαιτήσεων ανάλογα με τις στρατηγικές αγοράς

 

 

Πηγή: Διοίκηση Εφοδιασμού, Λάμπρος Λάιος, Πειραιάς 2010

Περισσότερα σε αυτή την κατηγορία:

ΕΠΟΜΕΝΑ ΣΕΜΙΝΑΡΙΑ