Προγραμματισμός, Προϋπολογισμοί και Στρατηγικές Εφοδιασμού (Γ' μέρος)

Πέρα από τη δαπάνη αυτή καθεαυτή, για κάθε αγοραζόμενο είδος θα πρέπει να εξεταστεί η σημασία του είδους για την επιχείρηση.

Η διάσταση αυτή συνδέεται άρρηκτα με τη διαδικασία καθορισμού των στόχων εφοδιασμού και των προτεραιοτήτων του.

Κατά τη διαδικασία προσδιορισμού απαιτήσεων, το τμήμα εφοδιασμού πρέπει να συνεργάζεται στενά με τους χρήστες των αγοραζόμενων ειδών και υπηρεσιών για να κατανοήσουν τους εταιρικούς στόχους που πρέπει να υποστηριχθούν.

 

Οι εταιρικοί στόχοι μπορεί να περιλαμβάνουν:

 

  • Επιθυμητές ιδιότητες και χαρακτηριστικά της σειράς των προϊόντων που προσφέρει η επιχείρηση. Οι ιδιότητες και τα χαρακτηριστικά πρέπει να προσελκύουν τους πελάτες και να συνεισφέρουν στην επίτευξη των προγραμματισμένων πωλήσεων.
  • Στόχους για τα προγραμματισμένα έργα της επιχείρησης που αφορούν στη λειτουργικότητα, στα χαρακτηριστικά ειδικών έργων, στους χρόνους περάτωσης και στην απαραίτητη τεχνική υποστήριξη.
  • Στόχους που σχετίζονται με υπάρχουσες δραστηριότητες και λειτουργίες (π.χ. έρευνα και ανάπτυξη).

 

Προφανώς, οι εταιρικοί στόχοι αποτελούν τη βάση για τον καθορισμό των αντίστοιχων στόχων του εφοδιασμού, τόσο για τα αγοραζόμενα είδη και τις αγοραζόμενες υπηρεσίες, όσο και για την εξυπηρέτηση και υποστήριξη των παραγόμενων προϊόντων, των έργων, των δραστηριοτήτων και των λειτουργιών της επιχείρησης. Για παράδειγμα, ο εταιρικός στόχος για   μείωση του χρόνου παράδοσης μιας σειράς προϊόντων κατά 20 ημέρες, μπορεί να εκφραστεί σαν μεμονωμένος στόχος για το τμήμα εφοδιασμού ως εξής: «Μείωση του μέσου χρόνου παράδοσης των κρίσιμων υλικών (αυτά που επηρεάζουν το χρόνο παράδοσης των τελικών προϊόντων) τουλάχιστον κατά 10 ημέρες».

 

Όταν δεν επιτυγχάνονται οι εταιρικοί στόχοι, προκαλούνται αρνητικές επιδράσεις στα κέρδη. Για παράδειγμα, εάν ένα υλικό που περιέχεται σε ένα τελικό προϊόν παρουσιάσει ποσοστό αστοχιών πέραν του αναμενόμενου, οι προσδοκώμενες πωλήσεις μπορεί να επηρεαστούν αρνητικά. Η Δυνητική Επίδραση στα Κέρδη (ΔΕΚ) μπορεί να αξιολογηθεί ανάλογα με τη σημασία της και να κλιμακωθεί ως εξής:

 

  • Σ: Σημαντική δυνητική επίδραση στο κέρδος
  • Μ: Μεσαία δυνητική επίδραση στο κέρδος
  • Χ: Χαμηλή δυνητική επίδραση στο κέρδος
  • Α: Αμελητέα δυνητική επίδραση στο κέρδος

 

Προφανώς, κάθε στόχος του εφοδιασμού συνδέεται με έναν ή περισσότερους εταιρικούς στόχους. Αν ένας εταιρικός στόχος έχει σημαντική ΔΕΚ, τότε και ο αντίστοιχος στόχος του εφοδιασμού με τη σειρά του θα έχει σημαντική επίδραση στα κέρδη της επιχείρησης.

 

Sxhma 16.3 Sxesh anamesa stous etairikoys stoxous stous genikoys stoxous efodiasmoy kai stous memonwmenous stoxous efodiasmoy

Σχήμα 16.3: Σχέση ανάμεσα στους εταιρικούς στόχους, στους γενικούς στόχους εφοδιασμού και στους μεμονωμένους στόχους εφοδιασμού

 

Οι γενικοί στόχοι εφοδιασμού - π.χ. για μια σειρά προϊόντων ή για ένα έργο – μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την ανάπτυξη συγκεκριμένων στόχων εφοδιασμού σε απαιτούμενα υλικά. Επίσης, για συγκεκριμένα σημαντικά υλικά μπορεί να καθοριστούν επιμέρους μεμονωμένοι στόχοι εφοδιασμού (βλέπε σχήμα 16.3). Τα υλικά αυτά είναι καθοριστικά για τη λειτουργία της επιχείρησης και συνεπώς πρέπει να καταβάλλεται ιδιαίτερη προσπάθεια από το τμήμα εφοδιασμού. Τα μικρής σημασίας υλικά μπορούν να ομαδοποιηθούν και να «μοιραστούν» τους ίδιους «τυποποιημένους» στόχους εφοδιασμού (π.χ. μείωση του διαχειριστικού κόστους αγορών κατά 25% για τα υλικά δευτερεύουσας σημασίας). O πίνακας 16.2 περιγράφει γενικές περιπτώσεις κατά τις οποίες πρέπει να προσδιορίζονται μεμονωμένοι  και ομαδοποιημένοι στόχοι.

 

Πίνακας 16.2: Καθορισμός μεμονωμένων και ομαδοποιημένων στόχων εφοδιασμού

Γενικοί Στόχοι Εφοδιασμού

Σημαντικά υλικά

Καθορισμός μεμονωμένων

στόχων

Πότε εφαρμόζεται

Υλικά μικρής σημασίας

Ομαδοποίηση & καθορισμός τυποποιημένων στόχων

Πότε εφαρμόζεται

Διασφάλιση της ποιότητας των προϊόντων ή των υπηρεσιών

Οι πελάτες απαιτούν συχνές τροποποιήσεις.

Το υλικό προορίζεται για νέο προϊόν και έχει μεγάλη επίδραση

Το υλικό είναι σύνθετο ή/και νέου σχεδιασμού

Το υλικό είναι τυποποιημένο και σπάνια ή ποτέ δεν απαιτείται ανασχεδιασμός ή τροποποίηση

Μείωση του χρόνου & διασφάλιση έγκαιρης παράδοσης

Η παράδοση του υλικού επηρεάζει τις παραδόσεις των τελικών προϊόντων στους πελάτες

Καθυστέρηση στην παράδοση του υλικού δεν επηρεάζει τις παραδόσεις των τελικών προϊόντων στους πελάτες

Μακροχρόνια διασφάλιση εφοδιασμού

Το υλικό χρησιμοποιείται σε προϊόν με μεγάλη διάρκεια ζωής

Το υλικό είναι ανταλλακτικό κεφαλαιουχικού εξοπλισμού

Το υλικό διατίθεται ευρέως, είναι τυποποιημένο, έχει πολλές εφαρμογές, δεν υπόκειται σε τεχνολογικές αλλαγές και θα χρησιμοποιηθεί ως έχει

Διασφάλιση υποστήριξης από προμηθευτές

Το υλικό είναι σύνθετο ή άγνωστο

Το υλικό επηρεάζει το χρόνο παράδοσης του τελικού προϊόντος

Το υλικό είναι τυποποιημένο και πλήρως κατανοητό από την επιχείρηση

Ελαχιστοποίηση τιμής αγοράς

Η τιμή αγοράς είναι υψηλή και χρησιμοποιείται σε προϊόν, του οποίου η πώληση βασίζεται στη χαμηλή τιμή

Η τιμή αγοράς είναι χαμηλή

Ελαχιστοποίηση κόστους απόκτησης

Το υλικό είναι σύνθετο και περιγράφεται δύσκολα

Υψηλό κόστος απόκτησης σε σύγκριση με την τιμή αγοράς ή/και το κόστος λειτουργίας

Το κόστος απόκτησης είναι χαμηλό σε σύγκριση με την τιμή αγοράς ή/και το κόστος λειτουργίας

Ελαχιστοποίηση κόστους ιδιοκτησίας

Το κόστος λειτουργίας / αχρήστευσης είναι υψηλό και χρησιμοποιείται σε ένα προϊόν, του οποίου η πώληση βασίζεται στο χαμηλό κόστος ιδιοκτησίας

Το κόστος λειτουργίας / αχρήστευσης είναι χαμηλό σε σχέση με την τιμή αγοράς ή/και το κόστος απόκτησης

 

Καθορισμός στόχων εφοδιασμού, τιμών ΔΕΚ και προτεραιοτήτων

 

Έστω ότι η επιχείρηση Α επιθυμεί να θέσει στόχους εφοδιασμού για τρία αγοραζόμενα είδη: ηχεία, τρανζίστορ και συσκευές ρύθμισης ήχου, μιας συγκεκριμένης σειράς φορητών ηχητικών συστημάτων. Στον πίνακα 16.3, για κάθε ένα από τα τρία είδη, οι γενικοί στόχοι του έχουν μετατραπεί σε εξειδικευμένους, μεμονωμένους στόχους εφοδιασμού για κάθε είδος. Ανάλογα με την περίπτωση οι στόχοι ποικίλουν από είδος σε είδος.

 

Πίνακας 16.3: Καθορισμός μεμονωμένων στόχων εφοδιασμού για αγοραζόμενα υλικά

Εξαρτήματα / υλικά για το προϊόν / υπηρεσία: Φορητά ηχητικά συστήματα

Τιμή ΔΕΚ

Γενικοί Στόχοι Εφοδιασμού

Μεμονωμένοι Στόχοι Εφοδιασμού

Ηχεία

Τρανζίστορ

Συσκευές ρύθμισης

Χ

Προσδιορισμός ανταγωνιστικών προμηθευτών και αγορά ηχείων μεγαλύτερης ισχύος

Υπογραφή σύμβασης για ηχεία ειδικών προδιαγραφών μέχρι την 30 Νοεμβρίου

Χ

Δεν ισχύει

Α

Δεν ισχύει

Α

Μ

Βελτίωση της αξιοπιστίας της απόδοσης για όλα τα σημαντικά εξαρτήματα

Αναβάθμιση αξιοπιστίας από 98,3% σε 99,9%

Μ

Διατήρηση αξιοπιστίας

στο 99,9%

Χ

Διατήρηση αξιοπιστίας

στο 99,9%

Χ

Χ

Μείωση κατά ελάχιστο 10 ημέρες του μέσου χρόνου παράδοσης των ειδών ΚΔ

Μείωση χρόνου παράδοσης κατά 10 ημέρες

Χ

Μείωση χρόνου παράδοσης κατά 7 ημέρες

Α

Μείωση χρόνου παράδοσης κατά 10 ημέρες

Χ

Μ

Διασφάλιση διαθεσιμότητας 95% σε όλα τα κέντρα συντήρησης

Διατήρηση αποθέματος 2 εβδομάδων σε κάθε κέντρο

Μ

Διατήρηση αποθέματος 4 εβδομάδων σε κάθε κέντρο

Χ

Διατήρηση αποθέματος 2 εβδομάδων σε κάθε κέντρο

Μ

Σ

Μείωση κατά 12% του μέσου κόστους αγορών

Μείωση του παραδοτέου κόστους κατά 15%

Σ

Μείωση του παραδοτέου κόστους κατά 5%

Χ

Μείωση του παραδοτέου κόστους κατά 10%

Μ

Συνολική ΔΕΚ / είδος:

Σ

Χ

Μ

 

Στην αριστερή στήλη του πίνακα 16.3 φαίνεται η συνολική δυνητική επίδραση στα κέρδη για κάθε γενικό στόχο του εφοδιασμού. Κάθε γενικός στόχος μετατρέπεται σε μεμονωμένους στόχους για τα υπό εξέταση είδη. Οι επί μέρους στόχοι δεν έχουν την ίδια βαρύτητα στους αγοραστές, διότι αφενός είναι διαφορετική η συνεισφορά τους στον αντίστοιχο γενικό στόχο του εφοδιασμού και αφετέρου δεν είναι το ίδιο εύκολη η ικανοποίηση αυτών των στόχων. Επομένως, κάθε επιμέρους στόχος εφοδιασμού αξιολογείται μεμονωμένα. Στο παράδειγμα, ο τρίτος γενικός στόχος του εφοδιασμού είναι η μείωση, κατ’ ελάχιστο 10 ημέρες, του μέσου χρόνου παράδοσης των ειδών ΚΔ (Κρίσιμη Διαδρομή = Χρόνος παράδοσης που επηρεάζει το χρόνο παράδοσης του τελικού προϊόντος στους πελάτες). Τα ηχεία και οι συσκευές ρύθμισης ήχου έχουν χαρακτηριστεί ως είδη ΚΔ, άρα ο χρόνος παράδοσής τους πρέπει να μειωθεί κατά 10 ημέρες. Από την άλλη πλευρά, το είδος τρανζίστορ δεν χαρακτηρίζεται ως είδος ΚΔ και για αυτό κρίνεται αναγκαία η μείωση μόνο κατά 7 ημέρες στο χρόνο παράδοσής του. Αντίστοιχα, η τιμή Χ για το μέσο χρόνο παράδοσης των ειδών ΚΔ έχει δοθεί και στους αντίστοιχους στόχους για τα ηχεία και τις συσκευές ρύθμισης διότι αμφότερα είναι είδη κρίσιμης διαδρομής. Αντίθετα, το είδος τρανζίστορ δεν ανήκει στα είδη ΚΔ και έχει πάρει τιμή Α.

 

Κάθε είδος βαθμολογείται με διαφορετικές τιμές ΔΕΚ στους επιμέρους στόχους. Η ερώτηση που τίθεται είναι ποια είναι η τελική-συνολική τιμή ΔΕΚ για κάθε είδος. Η απάντηση είναι ότι ένα είδος θα πρέπει να χαρακτηριστεί με την υψηλότερη τιμή που έχει λάβει στους επιμέρους στόχους, με το σκεπτικό ότι αν ένας επιμέρους στόχος εφοδιασμού για ένα είδος έχει σημαντική επίπτωση στα κέρδη, τότε και το ίδιο το είδος έχει σημαντική δυνητική επίπτωση στα κέρδη. Για παράδειγμα, το είδος ηχεία έχει πάρει υψηλή ΔΕΚ, διότι σε έναν από τους επιμέρους στόχους βαθμολογήθηκε με Σ (βλέπε τελευταία γραμμή του πίνακα 16.3).

 

Με την ίδια λογική προκύπτει και η συσσωρευτική τιμή ΔΕΚ για κάθε στόχο εφοδιασμού σχετικά με τα υλικά που χρησιμοποιούνται σε πολλές σειρές προϊόντων. Ειδικότερα, αν ένα είδος χρησιμοποιείται σε πολλές σειρές προϊόντων, πρέπει να χαρακτηριστεί με ΔΕΚ που είναι αποτέλεσμα συνεκτίμησης όλων των επί μέρους ΔΕΚ. Για παράδειγμα, σε έναν επί μέρους στόχο εφοδιασμού ένα είδος παίρνει τιμή Μ όταν χρησιμοποιηθεί σε μια σειρά προϊόντων και τιμή Χ σε δύο άλλες σειρές προϊόντων. Μπορεί να αποδειχθεί ότι έχει συσσωρευτική τιμή Μ όταν συνεκτιμηθεί το ΔΕΚ και για τις τρεις σειρές προϊόντων.

 

 shutterstock 176392391

 

Αντίστοιχα, η τιμή ΔΕΚ που συνδέεται με κάθε στόχο εφοδιασμού διαμορφώνει τις προτεραιότητες κατά την περιγραφή των απαιτήσεων και των προδιαγραφών. Για παράδειγμα, ο επιμέρους στόχος εφοδιασμού για τα ηχεία είναι «η βελτίωση της αξιοπιστίας απόδοσης από 98,3% σε 99,9%». H επιχείρηση Α χαρακτήρισε αυτόν το στόχο εφοδιασμού με τιμή Μ. Συνεπώς, θα πρέπει να δώσει μέση σημασία κατά την προετοιμασία ή την ανασκόπηση των προδιαγραφών για το στόχο αυτό. Από την άλλη πλευρά, η ΔΕΚ για τη «μείωση του κόστους αγοράς κατά 15%» πήρε τιμή Σ. Ως εκ τούτου, θα πρέπει να δοθεί μεγάλη σημασία κατά την προετοιμασία ή την ανασκόπηση των προδιαγραφών.

 

Προκειμένου να καθοριστούν οι αγοραστικές προτεραιότητες και να προγραμματιστεί ο εφοδιασμός για κάθε αγοραζόμενο είδος (ή και υπηρεσία), θα πρέπει η δαπάνη και η τιμή ΔΕΚ να συνδυαστούν σε ένα πίνακα με δύο άξονες. Ο οριζόντιος άξονας χρησιμοποιείται για την κατηγοριοποίηση του επιπέδου δαπάνης των ειδών. Όλα τα είδη υψηλής δαπάνης (δηλαδή το 20% των υλικών που εκφράζουν το 80% της συνολικής αγοραστικής δαπάνης) κατατάσσονται στη δεξιά πλευρά του οριζόντιου άξονα. Αντίθετα, όλα τα είδη χαμηλής δαπάνης (δηλαδή το 80% των υλικών που εκφράζουν το 20% της συνολικής αγοραστικής δαπάνης) κατατάσσονται στην αριστερή πλευρά του οριζόντιου άξονα. Αντίστοιχα, η τιμή ΔΕΚ για καθένα αγοραζόμενο είδος παρίσταται στον κάθετο άξονα. Η βαθμολόμηση του άξονα των τιμών ΔΕΚ κυμαίνεται από Α (αμελητέα), στο κάτω μέρος του άξονα, μέχρι Σ (σημαντική) στην κορυφή του άξονα.

 

Εν συνεχεία, κάθε αγοραζόμενο είδος (βλέπε αγοραζόμενα είδη και αριθμό κατάταξης στον πίνακα 16.1) τοποθετείται στο δυσδιάστατο διάγραμμα που περιγράφηκε παραπάνω με βάση το συνολικό κόστος δαπάνης και την τιμή ΔΕΚ (βλέπε σχήμα 16.4). Όταν ολοκληρωθεί η κατηγοριοποίηση, είναι δυνατόν να προσδιοριστεί η σημασία κάθε είδους για το τμήμα εφοδιασμού και η ένταση της απαιτούμενης προσπάθειας.

 

Sxhma 16.4 Taksinomhsh agorastikwn apaithsewn me vash th dapanh kai th dynhtikh epidrash sta kerdh

Σχήμα 16.4: Ταξινόμηση αγοραστικών απαιτήσεων με βάση τη δαπάνη και τη δυνητική επίδραση στα κέρδη

 

Ειδικότερα, πρέπει να δίνεται υψηλή προτεραιότητα (Υ) στα είδη υψηλής δαπάνης και υψηλής επίδρασης στα αποτελέσματα της επιχείρησης, ήτοι ηχεία και ηλεκτροκινητήρες. Ένα μέτριο επίπεδο προτεραιότητας (Μ) μπορεί να δοθεί στις αγορές μικροβαλβίδων, συσκευών ρύθμισης, βαλβίδων και υλικών συγκόλλησης. Τα τρανζίστορ και τα περιβλήματα βρίσκονται χαμηλά από πλευράς προτεραιότητας (Χ), ενώ η ενοικίαση αίθουσας συσκέψεων, τα υλικά καθαριότητας και οι κοχλίες με τα περικόχλια είναι ήσσονος σημασίας (Α).

 

 shutterstock 10031848

 

Γενικά, στην περίπτωση υλικών υψηλής δαπάνης, απώτερος στόχος του εφοδιασμού πρέπει να είναι η μείωση κόστους και η βελτίωση της αγοραστικής επιρροής της επιχείρησης στους προμηθευτές. Αντίστοιχα, απώτερος στόχος για τα αγοραζόμενα είδη με σημαντική δυνητική επίδραση στα κέρδη πρέπει να είναι η ελαχιστοποίηση των αρνητικών επιπτώσεων μέσω της εφαρμογής κατάλληλων τεχνικών διοίκησης εφοδιασμού.

 

Πηγή: Διοίκηση Εφοδιασμού, Λάμπρος Λάιος, Πειραιάς 2010

Περισσότερα σε αυτή την κατηγορία:

ΕΠΟΜΕΝΑ ΣΕΜΙΝΑΡΙΑ