Προγραμματισμός, Προϋπολογισμοί και Στρατηγικές Εφοδιασμού (Ε' μέρος)

Ο Προϋπολογισμός Υλικών αποτελεί μέρος του προϋπολογισμού δαπανών της παραγωγής.

Σε αυτόν εμφανίζονται οι ανάγκες για άμεσα και βοηθητικά υλικά, η προβλεπόμενη τιμή αγοράς αυτών, οι δαπάνες αγορών, ο προβλεπόμενος χρόνος εισαγωγής του υλικού στις αποθήκες της επιχείρησης (αρχή αναγνώρισης εσόδου-εξόδου) και η προβλεπόμενη αποπληρωμή των προμηθευτών. Πιο συγκεκριμένα, στον προϋπολογισμό υλικών συνήθως περιλαμβάνονται τα προγράμματα και οι προϋπολογισμοί ανάλωσης των υλικών (ποσοτική αποτύπωση), τα προγράμματα και ο προϋπολογισμός των αγορών (οικονομική αποτύπωση), τα προγράμματα πληρωμής των προμηθευτών (προϋπολογισμός εκροών) και ο προϋπολογισμός φόρων και λοιπών εξόδων των αγορών.

 

Προϋπολογισμός Ανάλωσης Υλικών (σε €) = Απαιτούμενη Ποσότητα Υλικών (σε Μονάδες) Χ Κόστος Υλικών ανά Μονάδα

 

Προϋπολογισμός Αγοράς Υλικών (σε Μονάδες) = [Προϋπολογισμός Παραγωγής (σε Μονάδες) Χ Απαιτούμενα Υλικά ανά Μονάδα Προϊόντος] + Επιθυμητό Τελικό Απόθεμα - Αρχικό Απόθεμα

 

Προϋπολογισμός Αγοράς Υλικών (σε €) = Απαιτούμενες Αγορές Υλικών (σε Μονάδες) Χ Κόστος Αγοράς ανά Μονάδα

 

Προϋπολογισμός άμεσων υλικών

 

Ο προϋπολογισμός των άμεσων υλικών αποτελεί μια εκτίμηση της δαπάνης σχετικά με τα υλικά που ενσωματώνονται στα τελικά προϊόντα που παράγει μια επιχείρηση, είτε ως συστατικά μέρη είτε ως υλικά συσκευασίας, για την επόμενη οικονομική περίοδο. Οι απαιτήσεις για άμεσα υλικά είναι επαναλαμβανόμενες και σε μεγάλο βαθμό προβλέψιμες. Συνήθως, η δαπάνη ανά μονάδα ενός άμεσου υλικού είναι μικρή, ωστόσο η συνολική ετήσια δαπάνη μπορεί να είναι εξαιρετικά υψηλή και οι απορρέουσες ανάγκες χρηματοδότησης να είναι ιδιαίτερα μεγάλες.

 

Ο προϋπολογισμός των άμεσων υλικών είναι αποτέλεσμα της σχέσεως μεταξύ του προγράμματος της παραγωγής και των πωλήσεων. Ειδικότερα, οι ληφθείσες παραγγελίες, η πρόβλεψη των πωλήσεων για τη τρέχουσα περίοδο προγραμματισμού, η ποσότητα του τελικού προϊόντος σε απόθεμα και η πολιτική διαχείρισης των αποθεμάτων αποτελούν τις βασικές εισροές για το χρονικό και ποσοτικό προγραμματισμό των απαιτήσεων σε άμεσα υλικά. Με αυτά τα δεδομένα καταρτίζεται ο προϋπολογισμός των άμεσων υλικών και προγραμματίζονται οι πληρωμές της επόμενης οικονομικής χρήσης. Προς αυτήν την κατεύθυνση, αξίζει να σημειωθεί ότι συχνά παρατηρούνται αποκλίσεις στο πρόγραμμα παραγωγής (π.χ. αναξιόπιστες προβλέψεις πωλήσεων) με αποτέλεσμα ο προϋπολογισμός των άμεσων υλικών να μην είναι ακριβής. Για αυτό το λόγο, οι περισσότερες επιχειρήσεις χρησιμοποιούν κάποιο τύπο ευέλικτου προϋπολογισμού.

 

Για την προετοιμασία του προϋπολογισμού των άμεσων υλικών ακολουθούνται αρχικά τα εξής στάδια (βλέπε επίσης πίνακα 16.4):

 

  • Καταγράφονται οι συνολικές ποσότητες των τελικών προϊόντων από τον προϋπολογισμό της παραγωγής.
  • Υπολογίζεται η ποσότητα των άμεσων υλικών ανά μονάδα προϊόντος.
  • Υπολογίζεται η ποσότητα αποθέματος. η οποία πρέπει να εναπομείνει στο τέλος της περιόδου.
  • Τα ανωτέρω ποσά προστίθενται για να υπολογιστεί η ολική ποσότητα των άμεσων υλικών που απαιτούνται.
  • Αφαιρείται το διαθέσιμο απόθεμα αρχής της περιόδου.
  • Υπολογίζεται η ποσότητα που πρέπει να αγοραστεί.

 

Πίνακας 16.4: Παράδειγμα απλοποιημένου ποσοτικού προϋπολογισμού άμεσων υλικών 

 Pinakas 16.4 Paradeigma aplopoihmenou posotikoy proypologismoy ameswn ylikwn

 

Στον πίνακα 16.4 η ποσότητα των αποθεμάτων στο τέλος της περιόδου (+) είναι το απόθεμα ασφαλείας και υπολογίζεται ως ποσοστό της πρόβλεψης της ποσότητας Α για την επόμενη περίοδο. Επίσης, στον προϋπολογισμό άμεσων υλικών θα μπορούσαν να περιληφθούν η κυκλοφοριακή ταχύτητα, καθώς και η μέγιστη και η ελάχιστη αποδεκτή ποσότητα αποθέματος του άμεσου υλικού.

 

Ο προϋπολογισμός των άμεσων υλικών του πίνακα 16.4 εκφράστηκε σε ποσότητες αγοράς. Για να μετατραπεί σε ταμειακές ροές, χρησιμοποιούνται είτε τα πρότυπα κόστη των άμεσων υλικών (π.χ. τιμές που καθορίζονται μέσα από συμβάσεις της επιχείρησης με τους προμηθευτές) είτε εκτιμήσεις των αντίστοιχων δαπανών από ιστορικά ή άλλα δεδομένα (π.χ. τιμές τιμοκαταλόγου για υλικά χαμηλής αξίας, τιμές που έχουν καθορισθεί σε συνεργασία με τους προμηθευτές). Σε κάθε περίπτωση, το τμήμα εφοδιασμού, είτε μέσα από τη γνώση των συνθηκών και των τάσεων της αγοράς, είτε μέσα από τις επαφές με τους προμηθευτές, μπορεί να συνεισφέρει σημαντικά στην κατάρτιση του προγράμματος των ταμειακών ροών. Παράλληλα με τον καθορισμό και την επικαιροποίηση των τιμών, το τμήμα εφοδιασμού πρέπει να καταρτίσει αφενός το ακριβές χρονοδιάγραμμα ποσοτήτων και χρόνων αγοράς και αφετέρου τους τρόπους πληρωμής. Ο προϋπολογισμός αγορών μπορεί να κινείται παράλληλα με τον προϋπολογισμό υλικών, αλλά να προηγείται ως προς την εκτέλεσή του, κατά τη χρονική περίοδο που απαιτείται για τη διενέργεια της προμήθειας. Εάν οι απαιτήσεις υλικών είναι εποχιακές, τότε ο προϋπολογισμός αγορών θα μπορούσε να κινείται παραλλήλως προς τον προϋπολογισμό υλικών. Εναλλακτικά, οι αγορές θα μπορούσαν να κινηθούν με σταθερό ρυθμό και οι εξάρσεις της ζήτησης να αντιμετωπίζονται μέσω αποθεματοποίησης. Με βάση αυτά τα στοιχεία, το τμήμα οικονομικών υπηρεσιών θα μπορέσει να καταρτίσει το πρόγραμμα ταμειακών ροών.

 

Στο απλοποιημένο παράδειγμα προγραμματισμού των ταμειακών ροών του πίνακα 16.5, υποθέτουμε ότι το πρόγραμμα αγορών είναι ταυτόσημο προς το πρόγραμμα των άμεσων υλικών και ότι οι πληρωμές γίνονται κατά το ήμισυ το ίδιο τρίμηνο και κατά το άλλο ήμισυ το επόμενο. Επίσης, υποθέτουμε ότι εκκρεμεί μια οφειλή που πρέπει να εξοφληθεί εντός του 1ου τριμήνου.

 

 

Πίνακας 16.5: Παράδειγμα απλοποιημένου προγράμματος ταμειακών ροών 

Pinakas 16.5 Paradeigma aplopoihmenou programmatos tameiakwn rown

 

 

Το τμήμα εφοδιασμού μπορεί να βοηθήσει στον προγραμματισμό των ταμειακών ροών παρέχοντας αξιόπιστη πληροφόρηση σχετικά με τους καταλληλότερους όρους πληρωμής για τις διαφορετικές κατηγορίες υλικών. Υπάρχουν περιπτώσεις στις οποίες οι όροι πληρωμής μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την ανάπτυξη των σχέσεων με τους προμηθευτές. Επίσης, το τμήμα εφοδιασμού μπορεί να γνωρίζει ότι επέρχονται αυξήσεις σε τιμές ή ναύλους ή ελλείψεις σε υλικά, οπότε δημιουργείται ανάγκη συσσώρευσης αποθέματος και αύξησης της ρευστότητας.

 

 shutterstock 220780624

 

Προϋπολογισμός βοηθητικών υλικών

 

Τα βοηθητικά υλικά καλύπτουν ανάγκες που σχετίζονται τόσο με τη συντήρηση και την επιδιόρθωση των μηχανημάτων και των εγκαταστάσεων, όσο και με λειτουργικές ανάγκες των διοικητικών τμημάτων. Στην κατηγορία των βοηθητικών υλικών εμπίπτουν υλικά κρίσιμα για την εκπλήρωση της αποστολής μιας επιχείρησης, όπως τα υλικά συντήρησης του παραγωγικού εξοπλισμού (π.χ. ανταλλακτικά) και τα υλικά που απαιτούνται για την καθημερινή λειτουργία των υπηρεσιών (π.χ. αναλώσιμα γραφείου). Η αξία των βοηθητικών υλικών ποικίλει. Για παράδειγμα, η αξία ανταλλακτικών ειδικών προδιαγραφών μπορεί να είναι υψηλή, ενώ για τα περισσότερα είδη γραφείου μπορεί να είναι χαμηλή. Οι προβλέψεις και ο προγραμματισμός για αυτήν την πολυποίκιλη κατηγορία υλικών εξαρτώνται σε μεγάλο βαθμό από το επίπεδο των εκροών της επιχείρησης.

 

Η πρόβλεψη για τα βοηθητικά υλικά που διατηρούνται σε απόθεμα βασίζεται σε στοιχεία και δείκτες των προηγουμένων ετών, σε επιθυμητά επίπεδα ασφαλείας, αλλά και σε εκτιμήσεις μελλοντικών απαιτήσεων. Για παράδειγμα, εάν είναι γνωστός ο χρόνος αποσυναρμολόγησης ενός βασικού μηχανήματος για λόγους συντήρησης, το τμήμα εφοδιασμού θα πρέπει να παράσχει πληροφορίες για το χρόνο ανοχής που απαιτείται για την παραγγελία των ανταλλακτικών που θα απαιτηθούν. Επίσης, πρέπει να προγραμματίσει την παραγγελία και να προβλέψει την αντίστοιχη εκταμίευση. Αν και ο προϋπολογισμός αυτού του τύπου δεν εμπίπτει στις άμεσες αρμοδιότητες του εφοδιασμού, η συνεισφορά του είναι καθοριστική εφόσον βρίσκεται στη μοναδική θέση να μπορεί να αναλύσει και να εκτιμήσει τις συνθήκες που επικρατούν στην αγορά και να προτείνει χρόνους ανοχής και επίπεδα αποθεμάτων.

 

Τα επίπεδα των αποθεμάτων και η συχνότητα αποστολής αιτήσεων αγοράς από τους χρήστες έχουν μεγάλη επιρροή στον προϋπολογισμό των βοηθητικών υλικών. Το τμήμα εφοδιασμού μπορεί να συνεισφέρει καθοριστικά στον προσδιορισμό αυτών των παραμέτρων. Για παράδειγμα, ενδείκνυται το τμήμα εφοδιασμού να ετοιμάζει μια κατάσταση με τους χρόνους ανοχής για τις διάφορες κατηγορίες βοηθητικών υλικών. Ο χρόνος αυτός περιλαμβάνει όλα τα στάδια από την κατάθεση του αιτήματος αγοράς από το χρήστη μέχρι την παράδοση του υλικού στην επιχείρηση. Σε επιχειρήσεις με πολλές μονάδες που έχουν υιοθετήσει κεντρικές προμήθειες, καλό είναι να προστεθεί στο χρόνο ανοχής και ο εσωτερικός χρόνος διακίνησης και παράδοσης των υλικών στους τελικούς χρήστες. Στον πίνακα 16.6 φαίνονται ενδεικτικές κατηγορίες υλικών και εκτιμώμενοι χρόνοι ανοχής από το τμήμα εφοδιασμού.

 

Πίνακας 16.6: Παράδειγμα προτεινόμενων χρόνων ανοχής από το τμήμα εφοδιασμού (ομαδοποίηση κατά κατηγορία υλικού και διάρκεια) 

Pinakas 16.6 Paradeigma proteinomenwn xronwn anoxhs apo to tmhma efodiasmoy omadopoihsh kata kathgoria ylikoy kai diarkeia

 

Οι καταστάσεις με τους χρόνους ανοχής πρέπει να αποστέλλονται στα αρμόδια τμήματα κατά την περίοδο κατάρτισης του προϋπολογισμού και να σημειώνουν τα είδη με μεγάλους χρόνους ανοχής. Όλες οι επιχειρήσεις διατηρούν αποθέματα ασφαλείας προκειμένου να εξασφαλίσουν την ομαλή λειτουργία της παραγωγικής διαδικασίας και να προσφέρουν υψηλά επίπεδα εξυπηρέτησης στους πελάτες τους. Όπως και στην περίπτωση των άμεσων υλικών, το ύψος των αποθεμάτων ασφαλείας για κάποιο βοηθητικό υλικό εξαρτάται από τη διαθεσιμότητα εναλλακτικών πηγών εφοδιασμού, τις συνέπειες από την έλλειψή του, τον αριθμό των χρηστών, την πιθανότητα αστοχίας κ.α. Τα αποθέματα ασφαλείας, εκτός του αρχικού κόστους αγοράς που επηρεάζει (άμεσα) την κατάρτιση του προϋπολογισμού, προκαλούν και μια (έμμεση) ετήσια δαπάνη λόγω του χρηματοοικονομικού κόστους, του κόστους αποθήκευσης, των ασφαλίστρων κ.α. Προφανώς τα αποθέματα ασφαλείας εξαρτώνται από τους χρόνους ανοχής. Ως εκ τούτου, η σύντμηση των χρόνων ανοχής επιδρά άμεσα στο ύψος των αποθεμάτων ασφαλείας και στην απόδοση των επενδυμένων κεφαλαίων.

 

Πηγή: Διοίκηση Εφοδιασμού, Λάμπρος Λάιος, Πειραιάς 2010

Περισσότερα σε αυτή την κατηγορία: