Προγραμματισμός, Προϋπολογισμοί και Στρατηγικές Εφοδιασμού (Δ' μέρος)

Tα ετήσια προγράμματα και οι Προϋπολογισμοί αποτελούν μια ποσοτική έκφραση των εταιρικών στόχων.

Εταιρικοί στόχοι όπως π.χ. αύξηση του μεριδίου αγοράς, αύξηση της αποδοτικότητας ιδίων κεφαλαίων και μείωση του κόστους πωληθέντων προς πωλήσεις και μπορούν να χρησιμοποιηθούν τόσο ως εργαλεία διοίκησης, συντονισμού και ελέγχου των δραστηριοτήτων μιας επιχείρησης, όσο και ως μέσον παρακολούθησης της προόδου πραγματοποίησης αυτών

 

Στους προϋπολογισμούς καταγράφεται αφενός η οικονομική κατάσταση υπό τη μορφή εισροών και εκροών και αφετέρου τα δικαιώματα και οι υποχρεώσεις των επιμέρους τμημάτων της επιχείρησης για ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα. Ως εκ τούτου, παρέχουν ένα σχέδιο δράσης και αποτελούν τη βάση για τη μέτρηση και την αξιολόγηση της απόδοσης.

 

Γενικά, οι προϋπολογισμοί διακρίνονται ανάλογα με το χρονικό διάστημα που καλύπτουν, τη διαδικασία που ακολουθείται για την κατάρτισή τους και τη φιλοσοφία προσδιορισμού των προϋπολογιστικών ποσών. Ειδικότερα, ανάλογα με το χρονικό διάστημα που καλύπτουν, χωρίζονται σε λειτουργικούς προϋπολογισμούς (π.χ. ετήσιοι προϋπολογισμοί, κυλιόμενοι προϋπολογισμοί και επικαιροποιημένες εκτιμήσεις) και σε μακροπρόθεσμους προϋπολογισμούς (π.χ. επιχειρησιακά σχέδια – business plans). Προφανώς, η επίτευξη ενός μακροπρόθεσμου προϋπολογισμού βασίζεται στους επιμέρους λειτουργικούς προϋπολογισμούς.

 

Όσον αφορά στη διαδικασία κατάρτισης ενός προϋπολογισμού μπορεί να ακολουθηθεί είτε μια προσέγγιση τύπου «bottom-up» είτε μια προσέγγιση τύπου «top-down». Η προσέγγιση «bottom-up» ανυψώνει το ηθικό των στελεχών, δεσμεύει τα στελέχη να πετύχουν τους στόχους του προϋπολογισμού και παρέχει συνήθως μεγαλύτερη ακρίβεια.

 

Από την άλλη πλευρά, όταν οι προϋπολογισμοί καταρτίζονται με μια «top-down» προσέγγιση, οι στόχοι του προϋπολογισμού ευθυγραμμίζονται με τους αντίστοιχους εταιρικούς στόχους και ενσωματώνονται πληροφορίες και προβλέψεις που σχετίζονται με τις συνθήκες που επικρατούν στο ευρύτερο περιβάλλον της επιχείρησης.

 

shutterstock 110857001

 

Γενικά, σταθερή επιδίωξη πρέπει να είναι η ανάθεση αρμοδιότητας κατάρτισης προϋπολογισμού στο χαμηλότερο δυνατό επίπεδο διοίκησης. Για παράδειγμα, εάν το τμήμα χωρίζεται σε επί μέρους μονάδες που διοικούνται από επόπτες, τότε η κάθε μονάδα πρέπει να καταρτίζει τον επιμέρους προϋπολογισμό της μονάδας. Μετέπειτα, οι εν λόγω προϋπολογισμοί υποβάλλονται στο διευθυντή, ο οποίος θα συνθέσει τους προϋπολογισμούς των μονάδων και θα ετοιμάσει τον προϋπολογισμό του τμήματος. Η ανάθεση αρμοδιότητας προϋπολογισμού στο χαμηλότερο δυνατό επίπεδο διοίκησης προσφέρει υποκίνηση στο προσωπικό να επιδιώξει να ικανοποιήσει τους στόχους που τίθενται μέσω του προϋπολογισμού σε κλίμα οικονομικής υπευθυνότητας.

 

Σχετικά με τη φιλοσοφία των προϋπολογισμένων ποσών σε έναν προϋπολογισμό, απαντώνται στην πράξη τρεις διαφορετικές κατηγορίες: προϋπολογισμοί μηδενικής βάσης, προϋπολογισμοί βάσης και επαυξητικοί προϋπολογισμοί.

 

Στους προϋπολογισμούς μηδενικής βάσης για κάθε στοιχείο του προϋπολογισμού εξετάζεται και ελέγχεται η σκοπιμότητά του. Ωστόσο, δεν χρησιμοποιούνται συχνά λόγω κόστους. Γι’ αυτό ενδείκνυνται κυρίως σε επιχειρήσεις που έχουν κάνει σημαντικές οργανωτικές ανακατατάξεις, σε επιχειρήσεις που ξεκινούν τη δραστηριοποίησή τους και σε επιχειρήσεις του δημόσιου τομέα.

 

Από την άλλη πλευρά, στους προϋπολογισμούς βάσης συντάσσεται ένας αρχικός προϋπολογισμός με βάση τους ελάχιστους απαιτούμενους λειτουργικούς πόρους και σε αυτόν γίνονται στη συνέχεια προσθήκες και προσαυξήσεις. Ωστόσο, οποιαδήποτε αύξηση πρέπει να αιτιολογείται με όρους κόστους και οφέλους. Μια τέτοια προσέγγιση επιτρέπει στη διοίκηση να εξετάσει τη χρησιμότητα διαφόρων λειτουργιών.

 

Τέλος, ο επαυξητικός προϋπολογισμός συντάσσεται λαμβάνοντας υπόψη τα ποσά της προηγούμενης χρήσης και αλλαγές λόγω αύξησης των τιμών (π.χ. πληθωρισμός και αυξήσεις αμοιβών προσωπικού), λόγω μεταβολής του επιπέδου δραστηριοποίησης της επιχείρησης (π.χ. πρόσληψη νέου προσωπικού) και λόγω αλλαγών στην τεχνολογία και στον κεφαλαιουχικό εξοπλισμό.

 

Τα σχήματα 16.5 και 16.6 παρουσιάζουν τις κύριες συνιστώσες του συνολικού προϋπολογισμού και τη σειρά κατάρτισης των επιμέρους προϋπολογισμών σε βιομηχανικές και εμπορικές επιχειρήσεις αντίστοιχα. Η κύρια διαφοροποίηση στις εμπορικές επιχειρήσεις είναι ότι αντί του προϋπολογισμού παραγωγής καταρτίζονται προϋπολογισμοί αγαθών προς μεταπώληση. Ειδικότερα, το κόστος των πωληθέντων (αποτέλεσμα πρόσθεσης της άμεσης εργασίας, των άμεσων υλικών και των γενικών βιομηχανικών εξόδων) αντικαθίσταται από το κόστος των αγοραζόμενων ειδών που αποθεματοποιείται και προορίζεται για μεταπώληση.

 

Sxhma 16.5 Proypologismoi mias viomhxanikhs epixeirhshs

Σχήμα 16.5: Προϋπολογισμοί μιας βιομηχανικής επιχείρησης

 

 

Sxhma 16.6 Proypologismoi mias emporikhs epixeirhshs

Σχήμα 16.6: Προϋπολογισμοί μιας εμπορικής επιχείρησης

 

Προϋπολογισμός πωλήσεων

 

Ο τακτικός οικονομικός προγραμματισμός μιας επιχείρησης ξεκινά με τον προϋπολογισμό πωλήσεων, ο οποίος βασίζεται κυρίως σε προβλέψεις πωλήσεων λαμβάνοντας υπόψη  διάφορους παράγοντες, εκτιμήσεις και κινδύνους. Απώτερος στόχος της κατάρτισης του προϋπολογισμού πωλήσεων είναι να μειωθεί η αβεβαιότητα σχετικά με τα μελλοντικά έσοδα της επιχείρησης, να ενσωματωθούν κρίσεις και αποφάσεις της διοίκησης, να δοθούν πληροφορίες και κατευθύνσεις για την ανάπτυξη των υπολοίπων προϋπολογισμών και να διευκολυνθεί ο έλεγχος της διοίκησης στον τομέα των πωλήσεων.

 

Ο αξιακός (σε €) προϋπολογισμός πωλήσεων περιλαμβάνει τις ποσοτικές προβλέψεις των πωλήσεων (ζήτηση των πελατών ανά τελικό προϊόν ή και άλλες διαστάσεις), το πρόγραμμα τιμολογιακής πολιτικής (ανά τελικό προϊόν και γεωγραφική περιοχή) και τον προϋπολογισμό εξόδων πωλήσεων (ή εξόδων διάθεσης). Σε πολλές περιπτώσεις, σημαντική παράμετρος του προϋπολογισμού πωλήσεων είναι ο προϋπολογισμός των εξόδων διάθεσης (Συνολικά σταθερά έξοδα + Μεταβλητά έξοδα + Προβλέψεις για επισφάλειες).

 

Στους προϋπολογισμούς εξόδων διάθεσης περιλαμβάνονται τόσο σταθερά όσο και μεταβλητά έξοδα που έχουν στόχο να προωθήσουν τα προϊόντα της επιχείρησης (π.χ. διαφημίσεις, προωθητικές ενέργειες, έξοδα μεταφοράς κ.α.). Ακολουθώντας κανόνες χρηματοοικονομικής ταξινόμησης και παρουσίασης, ο προϋπολογισμός πωλήσεων αποτελεί λογαριασμό της λογιστικής και κλείνει ως έσοδο, ενώ ο προϋπολογισμός των εξόδων διάθεσης παρουσιάζεται ξεχωριστά στις οικονομικές καταστάσεις της επιχείρησης.

 

Προϋπολογισμός Πωλήσεων (σε €) = Προβλέψεις Πωλήσεων Χ Τιμή Πώλησης ανά Μονάδα

 

 

Προϋπολογισμός παραγωγής

 

Ο προϋπολογισμός παραγωγής βασίζεται αφενός στον προϋπολογισμό πωλήσεων και αφετέρου στο κύριο χρονοπρόγραμμα της παραγωγής (MPS), στη διαθέσιμη δυναμικότητα της παραγωγής, στο αρχικό απόθεμα και στο ελάχιστο επιθυμητό τελικό απόθεμα για κάθε τελικό προϊόν. Το κύριο χρονοπρόγραμμα της παραγωγής αναφέρεται στις παραγόμενες ποσότητες των τελικών προϊόντων και στους χρόνους έναρξης και τερματισμού των αντίστοιχων εντολών παραγωγής/αναπλήρωσης. Το χρονοπρόγραμμα της παραγωγής δεν αποτελεί άμεσα κομμάτι του οικονομικού προγραμματισμού, ωστόσο έμμεσα πάνω σε αυτό βασίζονται ο προγραμματισμός διαφόρων λειτουργιών και δραστηριοτήτων της επιχείρησης.

 

Προϋπολογισμός Παραγωγής (σε Μονάδες) = Προϋπολογισμός Πωλήσεων (σε Μονάδες) + Επιθυμητό Τελικό Απόθεμα - Αρχικό Απόθεμα

 

Ο προϋπολογισμός παραγωγής, εκτός από το ποσοτικό χρονοπρόγραμμα της παραγωγής, ενσωματώνει τους προϋπολογισμούς άμεσων εργατικών, υλικών και γενικών βιομηχανικών εξόδων παραγωγής.

 

Πηγή: Διοίκηση Εφοδιασμού, Λάμπρος Λάιος, Πειραιάς 2010

Περισσότερα σε αυτή την κατηγορία:

ΕΠΟΜΕΝΑ ΣΕΜΙΝΑΡΙΑ