Περιγραφή Υπηρεσιών: Πως να Αγοράζετε Ταξιδιωτικές Υπηρεσίες

Η συγκέντρωση των ταξιδιωτικών λειτουργιών σε μια επιχείρηση εξασφαλίζει έναν πιο αποτελεσματικό διαχειριστικό έλεγχο των σχετικών εξόδων.

Επίσης διασφαλίζει και ένα σταθερό επίπεδο ποιότητας στις προσφερόμενες υπηρεσίες.

 

Κρίσιμα βήματα για τη μείωση του κόστους ταξιδιωτικών υπηρεσιών είναι τα εξής:

 

  • Καθιέρωση συλλογικής πολιτικής ταξιδιών
  • Αγορά μέσω ενός ταξιδιωτικού πρακτορείου
  • Χρήση τυποποιημένης αίτησης προσφοράς (RFP)

 

Συλλογική Πολιτική Ταξιδιών

 

Εκτιμάται γενικά ότι μια επιχείρηση με μεγάλο προϋπολογισμό για ταξίδια, η οποία δεν εφαρμόζει συγκεκριμένη πολιτική ταξιδιών, ξοδεύει περίπου 25% περισσότερα από ό,τι θα ξόδευε, εάν διέθετε μια τέτοια πολιτική. Έτσι, επιχειρήσεις που υιοθετούν πολιτικές ταξιδιών αποκτούν ένα ανταγωνιστικό πλεονέκτημα έναντι εκείνων που δεν τις εφαρμόζουν, μέσω της εξοικονόμησης που επιτυγχάνουν στις σχετικές δαπάνες.

 

Fotolia 41898018 M1Η διαμόρφωση της κατάλληλης πολιτικής ταξιδίων προϋποθέτει την πλήρη κατανόηση τόσο της εταιρικής κουλτούρας και των στόχων της επιχείρησης, όσο και των κύριων προτεραιοτήτων της διεύθυνσης στον τομέα των ταξιδιών. Οι κατευθυντήριες γραμμές που θα προκύψουν από τα παραπάνω στοιχεία δεν πρέπει να είναι ούτε ιδιαίτερα αυστηρές ούτε πολύπλοκες, αλλά να αποτυπώνονται κατά τρόπο που να βοηθούν τους υπαλλήλους να λαμβάνουν λογικές και αποδεκτού κόστους αποφάσεις σχετικά με τα ταξίδια. Μια έγκυρη πηγή πληροφόρησης για την ανάπτυξη μιας συλλογικής πολιτικής ταξιδιών είναι το «Travel Policy Handbook», όπου προτείνονται τέσσερις διαδοχικές φάσεις υλοποίησης μιας τέτοιας πολιτικής, που συμπυκνώνονται στα εξής τέσσερα αντίστοιχα ρήματα: «αναπτύσσω», «μεταδίδω», «παρακολουθώ» και «επιβάλλω».

 

Προκειμένου να αναπτυχθεί η πολιτική μιας επιχείρησης, χρειάζεται, εκτός από τα προαναφερόμενα στοιχεία, να μελετηθεί επιπλέον και μια σειρά άλλων πρακτικών θεμάτων. Για παράδειγμα, παρότι τα αεροπορικά εισιτήρια αντιπροσωπεύουν συνήθως τη μεγαλύτερη δαπάνη των ταξιδιών μιας επιχείρησης, είναι δυνατόν μέσω του ελέγχου των ξενοδοχειακών κρατήσεων και των ενοικιάσεων αυτοκινήτων να υπάρξει σημαντική μείωση των σχετικών εξόδων. Άλλες περιοχές στις οποίες θα μπορούσε να επικεντρωθεί κανείς αφορούν στα ομαδικά ταξίδια, γεύματα, αποδιδόμενα (και μη αποδιδόμενα) έξοδα, ημερήσιες αποζημιώσεις, εγκρινόμενες διαδικασίες και μέθοδοι πληρωμής.

 

Αφού καταρτιστεί η πολιτική ταξιδιών, επόμενο βήμα είναι η συνεχής παρακολούθηση των ταξιδιών που πραγματοποιούνται εντός της επιχείρησης. Μέσω της παρακολούθησης επιτυγχάνεται η ενημέρωση σχετικά με τις πραγματικές ανάγκες, την τακτικότητα των μετακινήσεων σε συγκεκριμένους προορισμούς και τις προτιμήσεις των ταξιδιωτών, γνώση η οποία συμβάλλει ουσιαστικά σε μια πιο ισχυρή διαπραγματευτική θέση της επιχείρησης για το μέλλον. Συγχρόνως, συχνοί έλεγχοι των εξόδων μπορούν να «ξεσκεπάσουν» σπατάλες, καταχρήσεις, λάθη και σε ακραίες περιπτώσεις απάτη.

 

Αγορά Μέσω Ταξιδιωτικού Πρακτορείου

 

Η συνεργασία με πρακτορεία ταξιδιών συνεπάγεται κατά κανόνα σημαντικά οφέλη για την επιχείρηση, διότι εκμεταλλευόμενη τις εξειδικευμένες γνώσεις των τελευταίων στη βιομηχανία ταξιδιών μπορεί πιο εύκολα να επιτύχει την επιθυμητή εξοικονόμηση σε χρόνο, ανθρώπινο δυναμικό και χρήμα. Από την έρευνα Runzheimer με θέμα «Εταιρίες που χρησιμοποιούν ένα πρακτορείο έχουν καλύτερη διαχείριση πληροφοριών, σταθερά επίπεδα υπηρεσιών και καλύτερη πολιτική επικοινωνίας», προέκυψε ότι, επειδή τα ταξιδιωτικά πρακτορεία αντιπροσωπεύουν σχεδόν όλους τους προμηθευτές ταξιδιών, η επιχείρηση αποφορτίζεται από πλήθος διεκπεραιωτικών εργασιών, όπως το να έρθει σε επαφή για αναζήτηση προσφορών με κάθε αεροπορική επιχείρηση ξεχωριστά ή αλυσίδα ξενοδοχείων ή επιχείρηση ενοικιάσεως αυτοκινήτων, προτού προχωρήσει σε διαπραγματεύσεις για τη σύναψη των σχετικών συμφωνιών. Σύμφωνα επίσης με την εν λόγω έρευνα, η πιο σημαντική συνδρομή που παρέχεται από τα πρακτορεία θεωρείται η διαμεσολάβησή τους κατά τις διαπραγματεύσεις με τους προμηθευτές. Οι ταξιδιωτικοί πράκτορες είναι επαγγελματίες της βιομηχανίας, γνωρίζουν επί της ουσίας τις υπάρχουσες συνθήκες και ιδιομορφίες της οικείας αγοράς και σε τελική ανάλυση «μιλάνε την ίδια γλώσσα» με τους προμηθευτές. Εξάλλου, στην πράξη, πολλοί προμηθευτές δείχνουν προτίμηση σε εταιρίες που συνεργάζονται με πρακτορεία.

 

Ωστόσο, για την ανεύρεση του «σωστού» ταξιδιωτικού πρακτορείου, πρώτο βήμα είναι η αναζήτηση «συστάσεων» από άλλες επιχειρήσεις των οποίων οι ταξιδιωτικές ανάγκες είναι όμοιες με αυτές της επιχείρησης. Κρίσιμο επίσης στοιχείο για την επιλογή των επικρατέστερων θεωρείται το πρακτορείο να είναι μέλος κάποιου διεθνούς ταξιδιωτικού οργανισμού και να εμφανίζει υγιή οικονομική κατάσταση. Αφού συλλεχθούν οι παραπάνω πληροφορίες, ακολουθεί η κατάρτιση ενός RFP προκειμένου να αποφανθεί σε τελικό στάδιο η επιχείρηση ποιο πρακτορείο καλύπτει επαρκέστερα τις ανάγκες της.

 

Αιτήσεις για Προσφορές (RFP)

 

Αφότου η επιχείρηση καταλήξει σε έναν περιορισμένο αριθμό υποψήφιων πρακτορείων, υποβάλλει σε καθένα από αυτά αντίγραφο της πολιτικής ταξιδιών που ακολουθεί και ένα RFP. Κατά την κατάρτιση του RFP, οφείλει η επιχείρηση, για τη διασφάλισή της, να είναι συγκεκριμένη και ακριβής. Ειδικότερα, το RFP πρέπει να περιλαμβάνει τα ακόλουθα στοιχεία:

 

Γενικές πληροφορίες:

  • 01Περιγραφή των υπηρεσιών που έχει ανάγκη η επιχείρηση (π.χ. μεταφορά, διαμονή, παράδοση εισιτηρίων, βοήθεια για τη visa και το διαβατήριο, υποστήριξη συσκέψεων και meeting).
  • Γενική περιγραφή της εταιρικής δραστηριότητας εξόδων ανά κατηγορία και το ποσοστό ταξιδιών ανά τμήμα.
  • Τυχόν διαθέσιμα στατιστικά στοιχεία της επιχείρησης για τα ταξίδια (π.χ. πιο συχνοί προορισμοί, προτιμήσεις σε ξενοδοχεία και ενοικιάσεις αυτοκινήτων).
  • Ειδική περιγραφή ταξιδιωτικής δραστηριότητας ανά επιχειρησιακή μονάδα.

 

Προφίλ πρακτορείου:

  • Γενικές πληροφορίες για το πρακτορείο, συμπεριλαμβανομένης και της οικονομικής του κατάστασης και τυχόν διαθέσιμες συστάσεις.
  • Εγκατάσταση πρακτορείου.
  • Ώρες και μέρες λειτουργίας.

 

Προφίλ πράκτορα:

  • Ποιος είναι ο πράκτορας που θα αναλάβει την επιχείρηση, ποια τα χρόνια εμπειρίας του στο χώρο και πόσα χρόνια λειτουργεί;
  • Ποιες άλλες επιχειρήσεις (και τα μεγέθη αυτών) εξυπηρετεί ο πράκτορας;

 

Αεροπορικά ταξίδια:

  • Κατά πόσον το πρακτορείο θα εξασφαλίζει τα χαμηλότερα δυνατά αεροπορικά ναύλα;
  • Κατά πόσον δύναται να εγγυάται φθηνότερο ναύλο και βάσει αυτού, εάν θα επιστρέφει τα χρήματα από τυχόν διαφορά;
  • Με ποιες αεροπορικές εταιρίες συνεργάζεται;
  • Ποιες είναι οι διαδικασίες ελέγχου ποιότητας του πρακτορείου; Εξασφαλίζει για παράδειγμα boarding passes;
  • Προσφέρει διαπραγματεύσιμα αεροπορικά εισιτήρια;
  • Διαθέτει αριθμό επικοινωνίας μέσω του οποίου εξυπηρετούνται οι διεθνείς ταξιδιώτες;

 

Ξενοδοχεία και ενοικιάσεις αυτοκινήτων:

  • Εφαρμόζει το πρακτορείο κάποιο εταιρικό πρόγραμμα για ξενοδοχεία; Χρήσιμο είναι να ζητηθεί η σχετική περιγραφή του.
  • Κατά πόσον θα βοηθά την επιχείρηση κατά τη διαπραγμάτευση των τιμών ξενοδοχείων τόσο στο εσωτερικό όσο και διεθνώς;
  • Πόσα δωμάτια μπορεί να εγγυηθεί;
  • Πώς θα εξασφαλίσει υποστήριξη του εταιρικού προγράμματος της επιχείρησης για ενοικίαση αυτοκινήτων και κατά πόσον μπορεί να διαπραγματευτεί τιμές με άλλους προμηθευτές;

 

Διοικητικές Αναφορές:

  • Ποια είναι η συχνότητα των αναφορών της διεύθυνσης του πρακτορείου και ποιο το περιεχόμενό τους;
  • Σε τι μορφή προσφέρονται οι αναφορές; Μπορεί για παράδειγμα η επιχείρηση να έχει πρόσβαση σε αυτές on line;
  • Θα βοηθήσει το πρακτορείο να αναπτυχθούν εξειδικευμένες αναφορές;

 

Παραδόσεις Εγγράφων:shutterstock 131910623

  • Πώς το πρακτορείο μεταφέρει τα ταξιδιωτικά έγγραφα;
  • Είναι η μεταφορά δωρεάν;

 

Ειδικές υπηρεσίες:

  • Προσφέρει προσωπικές ταξιδιωτικές υπηρεσίες και ειδικές εκπτώσεις για τους υπαλλήλους της επιχείρησης; Διαθέτει μηχανισμούς ώστε να διαχωρίζει ένα επαγγελματικό ταξίδι από ένα ταξίδι αναψυχής;
  • Τι ειδικά προγράμματα ή υπηρεσίες παρέχει επιπλέον το πρακτορείο;
  • Ομαδικές δραστηριότητες και συσκέψεις:
  • Τι δυνατότητες έχει το πρακτορείο για διοργάνωση συνεδρίων και συσκέψεων;
  • Διαπραγματεύεται αντί του πελάτη για εκδηλώσεις αυτού του τύπου;
  • Με ποιο τρόπο μπορεί το προσωπικό του πρακτορείου να βοηθήσει τις υπηρεσίες συνεδρίων της επιχείρησης και πόσο τιμολογεί μια τέτοια υπηρεσία;

 

Διεθνείς τοποθεσίες:

  • Πώς μπορεί το πρακτορείο να βοηθήσει υπαλλήλους που βρίσκονται στο εξωτερικό σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης;

 

Εφαρμογή:

  • Πώς θα εφαρμόσει το πρακτορείο τη συμφωνία με την επιχείρηση, συμπεριλαμβάνοντας και εκπαιδευτικά προγράμματα για τους υπαλλήλους της;
  • Προσφέρει σχετικά εκπαιδευτικά σεμινάρια προς το υπαλληλικό προσωπικό της επιχείρησης που εμπλέκεται στη διοργάνωση ταξιδιών και προς τους ταξιδιώτες;
  • Πώς σκοπεύει το πρακτορείο να προσαρμοστεί στο προφίλ της επιχείρησης, αλλά και στις ανάγκες των ταξιδιών και τις προσωπικές προτιμήσεις των ταξιδιωτών-υπαλλήλων της;
  • Ποιες εγγυήσεις εμπιστευτικότητας παρέχει;
  • Πώς οι σχετικές πληροφορίες θα διαβιβάζονται στους ταξιδιώτες;

 

Οικονομικά ζητήματα:

  • Υποβολή σχεδίου της (οικονομικής) συμφωνίας που πρόκειται να υπογραφεί λαμβάνοντας υπόψη το σύνολο των πληροφοριών που έχει παράσχει η επιχείρηση.
  • Διευκρίνιση μεθόδων τιμολόγησης και πληρωμών;
  • Υπάρχουν άλλες δυνατότητες μείωσης του κόστους;
  • Υπάρχουν άλλα κίνητρα (π.χ. έσοδο-μέρισμα);

 

Πηγή: Διοίκηση Εφοδιασμού, Λάμπρος Λάιος, Πειραιάς 2010

Περισσότερα σε αυτή την κατηγορία: