Περιγραφή Απαιτήσεων: Εισαγωγή στο Requisitioning

Κύρια αποστολή του τμήματος εφοδιασμού είναι η ικανοποίηση των απαιτήσεων των «εσωτερικών πελατών» του με αγορές που ανταποκρίνονται στις προσδοκίες τους.

Συγχρόνως πρέπει να συμβαδίζουν με τους γενικότερους στόχους της επιχείρησης.

 

Η περιγραφή των απαιτήσεων αποτελεί το πλέον σημαντικό βήμα μιας αγοράς, δεδομένου ότι σε μεγάλο βαθμό προσδιορίζει την τιμή και το ολικό κόστος ιδιοκτησίας των αγοραζόμενων πόρων.

 

Υπολογίζεται ότι το 75-85% των στοιχείων κόστους (βλέπε σχήμα 10.1) και το 50% των προβλημάτων ποιότητας μπορούν να ελεγχθούν και να αποφευχθούν έγκαιρα κατά την προετοιμασία της περιγραφής των απαιτήσεων, πράγμα που δεν είναι εύκολο να επιτευχθεί σε μεταγενέστερα στάδια.

 

Αγοραστικός Κύκλος

Sxhma 10.1 Dynatothta ephreasmoy ths aksias kata th diarkeia tou agorastikoy kyklou

 

Σχήμα 10.1: Δυνατότητα επηρεασμού της άξιας κατά τη διάρκεια του αγοραστικού κύκλου

 

Με την περιγραφή απαιτήσεων αντιμετωπίζονται ερωτήματα του τύπου:

 

Τι απαιτείται σε σχέση με την ποιότητα, την απόδοση και τη λειτουργικότητα;

  • Σε ποια ποσότητα;
  • Πότε απαιτείται η παράδοση;
  • Πού θα παραδοθεί;
  • Πώς θα μεταφερθεί;
  • Πώς θα ελεγχθεί η ποιότητά του;

 

Είναι ενδιαφέρον να παρατηρήσουμε ότι η προετοιμασία της περιγραφής των απαιτήσεων αποτελεί μια «γκρίζα» περιοχή για τα στελέχη εφοδιασμού, διότι η εμπλοκή τους δεν είναι πάντοτε επιθυμητή από τους χρήστες. Αποτέλεσμα της μη ανάμειξης των στελεχών εφοδιασμού είναι να καταρτίζονται μονομερείς προδιαγραφές που παρουσιάζουν ποικίλα προβλήματα, όπως:

 

  • Να μη διασφαλίζονται συνθήκες ανταγωνισμού μεταξύ αξιόπιστων προμηθευτών.
  • Να μην καλύπτονται οι τεχνικές απαιτήσεις και να παραλείπονται επιθυμητά χαρακτηριστικά.
  • Να οδηγούν σε υψηλού κόστους προμήθειες λόγω υπερβολικών απαιτήσεων σε θέματα ποιότητας.
  • Να είναι ασαφείς, επιτρέποντας «παρανοήσεις», ιδίως από αναξιόπιστους προμηθευτές.
  • Να μην καλύπτουν τις ανάγκες όλων των τμημάτων που επηρεάζονται από την προμήθεια (π.χ. τμήμα συντήρησης).
  • Να μην παρέχουν μια ενιαία βάση για εύκολη σύγκριση μεταξύ διαφορετικών προσφορών.

 

Εάν η περιγραφή μιας απαίτησης, ενός αγαθού ή μιας υπηρεσίας είναι σαφής και πλήρης σε όλα τα εμπλεκόμενα μέρη, διασφαλίζεται σε μεγάλο βαθμό η αποτελεσματικότητα της αγοράς. Δεν πρέπει να παραβλέπεται ότι η περιγραφή των απαιτήσεων αποτελεί το βασικό εργαλείο επικοινωνίας μεταξύ όλων των ενδιαφερόμενων φορέων. Για παράδειγμα:

 

  • Ο χρήστης είναι σε θέση να αποφανθεί κατά πόσον οι ανάγκες του πράγματι ικανοποιούνται.
  • Το στέλεχος εφοδιασμού μπορεί να κρίνει κατά πόσο μπορεί να διεκπεραιώσει αποτελεσματικά τις αγοραστικές δραστηριότητες.
  • Ο προμηθευτής αποφασίζει κατά πόσο μπορεί να ανταποκριθεί στις εκάστοτε απαιτήσεις και να προσδιορίσει το ανάλογο τίμημα.

 

Οι προμήθειες κατά κανόνα γίνονται από πηγές που βρίσκονται σε διαφορετική τοποθεσία από αυτή της αγοράστριας επιχείρησης. Συνεπώς, δεν είναι δυνατό να πραγματοποιούνται πάντοτε προσωπικές συναντήσεις μεταξύ του αγοραστή και του προμηθευτή. Το ίδιο εξάλλου μπορεί να συμβαίνει μεταξύ του χρήστη και του στελέχους εφοδιασμού, ιδίως σε επιχειρήσεις με πολλαπλές εγκαταστάσεις. Από τα παραπάνω προκύπτει ότι η περιγραφή των απαιτήσεων πρέπει να αναγράφεται στην εντολή αγοράς με όσο το δυνατόν σαφέστερο τρόπο, έτσι ώστε να γίνεται κατανοητό σε όλους τους προμηθευτές το ακριβές περιεχόμενο της εντολής.

 

Value Demand v small2

 

Εξίσου απαραίτητη κρίνεται και η περιγραφή των απαιτήσεων για το τμήμα εφοδιασμού, όσον αφορά στη διεκπεραίωση βασικών αγοραστικών ενεργειών και δραστηριοτήτων για τους ακόλουθους λόγους:

 

  • Αποτελεί το κύριο μέρος της απορρέουσας εντολής αγοράς.
  • Επιτρέπει τη διενέργεια ερευνών αγοράς.
  • Χρησιμεύει ως βάση για την κατάρτιση πινάκων αξιολόγησης προσφορών.
  • Εμπεριέχει οδηγίες για τις διαδικασίες μεταφορών, παραλαβών και επιθεωρήσεων, που έπονται της ανάθεσης παραγγελίας.
  • Αποτελεί την απαρχή της διαπραγμάτευσης με το χρήστη, έτσι ώστε από κοινού τα δύο στελέχη να καταλήξουν σε νέα βελτιωμένη μορφή της απαίτησης.
  • Διευκολύνει την αναζήτηση προμηθευτών και την αξιολόγηση των προσφορών, δεδομένου ότι από την περιγραφή των απαιτήσεων εξάγονται τα κριτήρια αξιολόγησης των προσφορών.

 

Επί της αρχής, οι περιγραφές των απαιτήσεων δεν πρέπει να είναι ούτε υπερβολικά λεπτομερείς ούτε και υπεργενικευμένες. Όταν οι περιγραφές είναι ιδιαίτερα αναλυτικές, τείνει να περιορίζεται ο αριθμός των προμηθευτών, που μπορούν να ανταποκριθούν στις προσδιοριζόμενες απαιτήσεις, με αποτέλεσμα το κόστος προμήθειας να αυξάνεται. Επιπλέον, σε πολλές περιπτώσεις τυποποιημένα είδη, τα οποία είναι ευρέως διαθέσιμα και διαδεδομένα, αποκλείονται, οδηγώντας τους προμηθευτές στην παραγωγή ειδικών σειρών με αυξημένο κατασκευαστικό κόστος. Από την άλλη πλευρά, όταν οι περιγραφές είναι πολύ γενικές, επιτρέπουν «παρανοήσεις» ιδίως από αναξιόπιστους προμηθευτές, ενώ συγχρόνως το στέλεχος εφοδιασμού αδυνατεί να κατανοήσει κατά πόσο το προσφερόμενο είδος πράγματι ικανοποιεί τις επιθυμητές απαιτήσεις και να συγκρίνει διαφορετικές προσφορές.

 

image16-300x187

 

Τέλος, οι περιγραφές των απαιτήσεων πρέπει να καταρτίζονται έχοντας κατά νου το ολικό κόστος ιδιοκτησίας ενός υλικού ή μιας υπηρεσίας και όχι απαραίτητα την αγοραία τιμή. Για παράδειγμα, οι προδιαγραφές φωτοτυπικών μηχανημάτων ή φορητών υπολογιστών πρέπει να περιλαμβάνουν θέματα εγγυήσεων και υποστήριξης.

 

Πηγή: Διοίκηση Εφοδιασμού, Λάμπρος Λάιος, Πειραιάς 2010

Περισσότερα σε αυτή την κατηγορία: