Περιγραφή Απαιτήσεων - Τύποι Προδιαγραφών

Οι Προδιαγραφές καθορίζουν τα ποιοτικά χαρακτηριστικά των προς αγορά ειδών. Σε γενικές γραμμές, διακρίνονται σε απλές και σύνθετες.

Οι απλές προδιαγραφές δεν αναφέρονται απαραίτητα σε απλά υλικά ή υπηρεσίες άλλα χαρακτηριστικό τους είναι ότι η προετοιμασία τους είναι σχετικά απλή και δεν απαιτεί μεγάλη προσπάθεια και δαπάνη. Οι απλοί Τύποι Προδιαγραφών δε συνεπάγονται ούτε εκτεταμένες έρευνες πηγών προμήθειας ούτε και υπερβολική προσπάθεια των στελεχών προμηθειών.

 

Για παράδειγμα, «η χρονομίσθωση 12 αυτοκινήτων VW 1400 2Θ με πακέτο συντήρησης και επισκευών, χωρίς δικαίωμα εξαγοράς» αποτελεί μια απλή, αλλά και πλήρη, προδιαγραφή. Αντίθετα, οι σύνθετες προδιαγραφές περιγράφουν με κάθε δυνατή λεπτομέρεια τις απαιτήσεις της αγοράστριας επιχείρησης. Για παράδειγμα, στην περίπτωση ανάθεσης υποκατασκευής ενός φαρμακευτικού σκευάσματος, θα πρέπει να περιγράφονται αναλυτικά η συνταγή, ο τρόπος κατασκευής, η συσκευασία, η συντήρηση, οι έλεγχοι, οι απαιτούμενες πιστοποιήσεις κ.α.

 

Για την αγορά ενός πόρου, εφόσον κρίνεται απαραίτητο, μπορεί να χρησιμοποιηθούν περισσότεροι του ενός τύποι προδιαγραφών, οι οποίοι παρουσιάζονται εκτενώς παρακάτω.

 

Επωνυμία ή Ισοδύναμο

Η χρήση «εμπορικού ονόματος» (brand / trade mark) είναι ο απλούστερος τρόπος προκειμένου να περιγράψουμε εν συντομία την αγοραστική απαίτηση. Η επιλογή αυτού του τύπου περιγραφής υποδηλώνει ότι ο αγοραστής αποδέχεται την υπόληψη-φήμη του κατασκευαστή ως εχέγγυο ποιότητας. Ένα επώνυμο είδος τείνει να διατηρεί μέσα στο χρόνο σταθερή ποιότητα και κατά συνέπεια οι επαναλαμβανόμενες αγορές του εμπεριέχουν μικρό κίνδυνο αποτυχίας. Είδη με συγκεκριμένη επωνυμία προδιαγράφονται, αγοράζονται και παραλαμβάνονται πιο εύκολα συγκριτικά με άλλα είδη. Χαρακτηριστικό είναι ότι ο μόνος έλεγχος, στον οποίο θα προβεί η αγοράστρια επιχείρηση, αφορά στην απλή διαβεβαίωση ότι το είδος ταυτίζεται με τη μάρκα που παραγγέλθηκε.

 

brand-1027862 1280-300x207H χρήση επωνύμων ειδών επιβάλλεται όταν απαιτείται υψηλή ποιότητα τελικού προϊόντος (Burt 2003). Στις περιπτώσεις αυτές, το στέλεχος εφοδιασμού οφείλει να γνωρίζει τις διαδικασίες παραγωγής και ελέγχου του κατασκευαστή του επώνυμου προϊόντος. Για παράδειγμα, εάν ο κατασκευαστής χρησιμοποιεί πολλούς διαφορετικούς προμηθευτές, η ποιότητα του προϊόντος ενδέχεται να παρουσιάσει ανεπιθύμητες διακυμάνσεις.

 

Η επιχειρηματολογία για την αποφυγή της χρήσης «εμπορικού ονόματος» βασίζεται κυρίως σε κοστολογικούς παράγοντες. Κατ' αρχάς, είναι δεδομένο ότι με τη χρήση εμπορικού ονόματος περιορίζεται ο αριθμός των προμηθευτών μη επωνύμων ειδών, οι οποίοι θα μπορούσαν να υποβάλουν πιο συμφέρουσες προσφορές λόγω αυξημένου ανταγωνισμού. Επίσης, πολλές φορές τα «επώνυμα» προϊόντα δεν επιβάλλονται λόγω διαφοροποιημένων χαρακτηριστικών, αλλά επειδή η φήμη τους έχει εδραιωθεί με τη βοήθεια οργανωμένων διαφημιστικών εκστρατειών. Σε αυτή την περίπτωση, δεν υφίσταται σοβαρός λόγος ο αγοραστής να καταβάλει το αυξημένο τίμημα. Για παράδειγμα, στην αγορά ενός υγρού καθαρισμού, θα μπορούσε να χρησιμοποιηθεί απευθείας ο όρος «φωσφορικό νάτριο» αντί ενός συγκριμένου εμπορικού ονόματος που θα κόστιζε ίσως πολύ περισσότερο. Το ίδιο παρατηρείται σε πολλά άλλα προϊόντα (π.χ. φάρμακα).

 

Υγιείς συνθήκες ανταγωνισμού εξασφαλίζονται σε μια αγορά, εάν η έκφραση «ή ισοδύναμο» ακολουθήσει την αναγραφή του επώνυμου προϊόντος. Συχνά, είναι επιθυμητό να αναλύονται τα φυσικά ή λειτουργικά χαρακτηριστικά ενός επωνύμου προϊόντος που το καθιστούν απαραίτητο για το χρήστη. Ωστόσο, η έκφραση «ισοδύναμος» μπορεί να καταστήσει την περιγραφή αόριστη, ιδίως όταν είναι δυσχερές να περιγραφούν οι συνιστώσες ποιότητας ενός είδους. Στο πλαίσιο αυτό, τα στελέχη εφοδιασμού με τη σύγχρονη συναίνεση των χρηστών μπορούν να εξασφαλίσουν συνθήκες ανταγωνισμού επιλέγοντας περισσότερα του ενός επώνυμα είδη.

 

Πλεονεκτήματα χρήσης εμπορικού σήματος

  • Αποτελεί μια σχετικά απλή μέθοδο περιγραφής του επιθυμητού υλικού. Το ίδιο ισχύει και για τη διαδικασία αγοράς και επιθεώρησης.
  • Συμβάλλει κατά κανόνα στην επίτευξη του επιθυμητού επιπέδου ποιότητας, ιδίως όταν η ποιότητα κατασκευής ή εργασίας δεν είναι εύκολα μετρήσιμη.
  • Δεδομένου ότι ένα υλικό με "επώνυμο σήμα" υφίσταται συνήθως ευρεία διαφημιστική προβολή, βοηθά παρεπόμενα και στην προώθηση του προϊόντος, στο οποίο πρόκειται να ενσωματωθεί.
  • Απαλλάσσει τον αγοραστή από διαδικασίες δοκιμών και επιθεωρήσεων, διότι βασίζεται στις ποιοτικές προδιαγραφές του επώνυμου προϊόντος.
  • Διασφαλίζει ότι ο κατασκευαστής υποστηρίζει το επώνυμο προϊόν του με ένα οργανωμένο δίκτυο εξυπηρέτησης μετά την πώληση, εγγυήσεις, κ.α.
  • Ενδείκνυται σε εξειδικευμένες περιπτώσεις, όπως α) όταν η διαδικασία κατασκευής είναι μυστική ή καλύπτεται από ευρεσιτεχνίες και επομένως δεν είναι δυνατόν να αποτυπωθούν με λεπτομέρεια οι προδιαγραφές του προϊόντος και β) όταν η δαπάνη αγοράς είναι μικρή, ώστε η συγγραφή προδιαγραφών να καταλήγει να είναι οικονομικά δυσανάλογη σε σχέση με τη δαπάνη αγοράς.

 

Μειονεκτήματα χρήσης εμπορικού σήματος

  • Συνεπάγεται συνήθως υψηλότερες τιμές.
  • Έχει σαν πιθανό αρνητικό αποτέλεσμα για τον αγοραστή να μην επωφελείται από βελτιωμένες εκδοχές του επώνυμου προϊόντος που τυχόν προωθούν οι ανταγωνιστές του κατασκευαστή του "επώνυμου σήματος".
  • Η χρήση της λέξης "ισοδύναμος" ενδεχομένως να σημαίνει ότι θα γίνουν αγορές από περισσότερους κατασκευαστές, με περαιτέρω συνέπεια ανεπιθύμητες διακυμάνσεις στην ποιότητα του προϊόντος, οι οποίες δεν απαντώνται συνήθως σε αγορές που γίνονται από έναν μόνο κατασκευαστή ή σε αγορές που γίνονται με βάση λεπτομερείς τεχνικές προδιαγραφές.
  • Σε περίπτωση που ο κατασκευαστής προβεί σε αλλαγές στο προϊόν του, υπάρχει κίνδυνος να επηρεάσουν αρνητικά την αγοράστρια επιχείρηση, εξαναγκάζοντάς την σε ανάλογες τροποποιήσεις.

 

Δείγματα

Ενίοτε η προετοιμασία προδιαγραφών αποφεύγεται μέσω της χρήσης δειγμάτων. Με τον τρόπο αυτό, οξύνεται ο ανταγωνισμός μεταξύ των υποψήφιων προμηθευτών καθώς ενθαρρύνονται να αντιγράψουν το δείγμα που υποδεικνύει ο εκάστοτε αγοραστής. Μια τέτοια προσέγγιση αποδεικνύεται χρήσιμη, ιδίως στις περιπτώσεις σποραδικών αγορών υλικών χαμηλής αξίας, των οποίων η ποιότητα δεν αποτελεί ρυθμιστικό παράγοντα. Επιπλέον, χρησιμοποιείται και όταν δεν είναι δυνατή η περιγραφή του προς αγορά υλικού με κάποιον άλλο πρόσφορο τρόπο. Για παράδειγμα, κατά την ανάθεση εργασιών εκτύπωσης είναι αρκετά συνήθης η χρήση δειγμάτων και δοκιμίων τυπωμένου υλικού, όπως και στις περιπτώσεις ειδών που απαιτούν οπτική "επιθεώρηση" (π.χ. είδος ξύλου, χρωματισμοί). Ωστόσο, τα υλικά που αγοράζονται μέσω δειγμάτων είναι στην πράξη δύσκολο να ελεγχθούν ως προς την ποιότητά τους και συχνά απαιτείται μια πιο δαπανηρή διαδικασία ελέγχου (επιθεώρησης) της καταλληλότητάς τους.

 

Πλεονέκτημα χρήσης δειγμάτων 

  • Συνιστά μια απλή μέθοδο περιγραφής και κατανόησης του αιτούμενου υλικού.

 

Μειονεκτήματα χρήσης δειγμάτων 

  • Μπορεί να προκύψει ανάγκη για τη διενέργεια λεπτομερών και συχνά δαπανηρών δοκιμών και επιθεωρήσεων προκειμένου να βεβαιωθεί σε ποιο βαθμό το αγοραζόμενο υλικό συμπίπτει με το δείγμα.
  • Δεν αναπτύσσονται καθορισμένες, τυποποιημένες προδιαγραφές που να καταγράφονται σε αρχεία, ώστε να χρησιμοποιηθούν σαν βάση για μελλοντικές προμήθειες.
  • Με την πάροδο του χρόνου τα δείγματα υφίστανται παλαίωση και φθορά.

 

Τυποποιημένες Προδιαγραφές

Παράγοντες, όπως οι συχνά επαναλαμβανόμενες αγορές και η ανάγκη για διατήρηση ενός σταθερού επιπέδου ποιότητας ωθούν βιομηχανίες και κυβερνήσεις να αναπτύξουν τυποποιημένες προδιαγραφές για ορισμένα είδη υλικών. Οι τυποποιημένες προδιαγραφές προκύπτουν είτε από εμπορικά πρότυπα, είτε από προδιαγραφές που συντάσσουν κρατικοί και επιστημονικοί φορείς σε εθνικό, ευρωπαϊκό ή διεθνές επίπεδο (π.χ. Ελληνικός Οργανισμός Τυποποίησης (ΕΛ.Ο.Τ), τεχνικές οδηγίες της ΕΕ) και περιλαμβάνουν λεπτομερειακές τεχνικές περιγραφές της ποιότητας των υλικών και της εργασίας για την κατασκευή τους. Άλλα παραδείγματα εθνικών φορέων που έχουν εισαγάγει τυποποιημένες προδιαγραφές για διάφορα προϊόντα είναι οι εξής: BSI στην Αγγλία, DIΝ στη Γερμανία, AFNΟR στη Γαλλία και JISC στην Ιαπωνία. Επίσης, όπως ειπώθηκε, υπάρχουν διάφορα διεθνή πρότυπα, όπως ISΟ και CEN.

 

Sxhma  10.2 Xarakthristika ravdwn xalyva me  tetragwnh diatomh

 

 Σχήμα 10.2: Χαρακτηριστικά ράβδων χάλυβα με τετράγωνη διατομή

 

Πλεονεκτήματα χρήσης τυποποιημένων προδιαγραφών

  • Εξυπηρετούν σημαντικά την επικοινωνία των εμπλεκόμενων μερών, καθώς χρήστης, αγοραστής και προμηθευτής γνωρίζουν εκ των προτέρων τι απαιτείται.
  • Αποφεύγεται το κόστος προετοιμασίας τεχνικών προδιαγραφών.
  • Εντείνουν τον ανταγωνισμό εκ μέρους των προμηθευτών διασφαλίζοντας χαμηλότερες τιμές, καθώς τα τυποποιημένα υλικά συνήθως διατίθενται εύκολα από την αγορά.
  • Διευκολύνουν το πρόγραμμα τυποποίησης της εκάστοτε επιχείρησης, επιτυγχάνοντας μειώσεις κόστους στις τιμές αγοράς, καθώς και στα κόστη επιθεώρησης, χειρισμού των υλικών και διατήρησης αποθεμάτων.

 

Μειονεκτήματα χρήσης τυποποιημένων προδιαγραφών

  • Οι τυποποιημένες προδιαγραφές ίσως να είναι απαρχαιωμένες, οπότε η αγοράστρια επιχείρηση να μην χρησιμοποιεί υλικά τελευταίας τεχνολογίας.
  • Ενδέχεται να απαιτούνται εισροές ή διαδικασίες, οι οποίες να είναι δύσκολο ή δαπανηρό να αποκτηθούν.
  • Το κόστος επιθεωρήσεων τείνει να είναι υψηλότερο από ό,τι στα προϊόντα με εμπορικό σήμα.
  • Την ευθύνη για την καταλληλότητα του αγοραζόμενου υλικού φέρει ο αγοραστής.
  • Δεν επιτρέπουν την ενσωμάτωση διαφοροποιημένων υλικών στα προϊόντα της επιχείρησης, τα οποία πιθανόν να της προσέδιδαν κάποιο ανταγωνιστικό πλεονέκτημα.

 

Τεχνικές προδιαγραφές

Τεχνικές προδιαγραφές εφαρμόζονται, όταν απαιτείται να περιγραφούν και να εξηγηθούν με λεπτομέρεια τα συστατικά μέρη, το σχήμα, τα ακριβή φυσικά και χημικά χαρακτηριστικά και ο τρόπος κατασκευής ενός είδους. Προσδιορίζουν δε επιπρόσθετα τη διαδικασία ελέγχου για την επαλήθευση της ικανοποίησης όλων των απαιτήσεων απόδοσης και ποιότητας του αγοραζόμενου πόρου, ως και τις απαιτήσεις όλων των εμπλεκόμενων τμημάτων της επιχείρησης, ήτοι του τμήματος μελετών σχετικά με την τεχνική του επάρκεια, του μάρκετινγκ σχετικά με την αποδοχή του εκ μέρους του πελάτη, της παραγωγής σχετικά με τη δυνατότητα βιομηχανοποίησής του και του εφοδιασμού σχετικά με τη διαθεσιμότητα και το κόστος απόκτησής του.

 

Περαιτέρω, οι τεχνικές προδιαγραφές δύναται να προσδιορίζουν τη μέθοδο κατασκευής και τη διαδικασία δοκιμών. Για το λόγο αυτό, θα πρέπει να αποτυπώνουν με σαφήνεια τι απαιτείται, αποφεύγοντας αόριστες εκφράσεις. Ανάλογα με τον τρόπο επίτευξης του επιθυμητού αποτελέσματος, διακρίνονται δύο διαφορετικές εκδοχές τεχνικών προδιαγραφών: α) να προσδιορίζουν το ακριβές αποτέλεσμα αφήνοντας τη μέθοδο επίτευξής του στη διακριτική ευχέρεια του προμηθευτή, β) να προσδιορίζουν τη μέθοδο επίτευξης στον προμηθευτή με ταυτόχρονη ανάληψη από τον αγοραστή της ευθύνης για το τελικό αποτέλεσμα.

 


Παράδειγμα 10.1: Τεχνικές προδιαγραφές είδους

Είδος: Μαύρο πιπέρι ολικής αλέσεως

Αποτελεί ένα προϊόν που πρόκειται να παρασκευάσει η επιχείρηση Α, η οποία θα υπόκειται σε επιθεώρηση και έγκριση των σχετικών δειγμάτων πριν από την παράδοση.

 

Τεχνικές προδιαγραφές είδους: 

  • Να έχει το χαρακτηριστικό χρώμα και την εμφάνιση μαύρου πιπεριού καλής ποιότητας.
  • Να έχει την πλήρη χαρακτηριστική οσμή και τη γεύση μαύρου πιπεριού, χωρίς πρόσθετες οσμές ή γεύση.
  • Να μην περιέχει καθόλου βλαβερές ξένες ουσίες, όπως για παράδειγμα πέτρες, λιγότερο από 2% ξένους σπόρους και από 0,1% αναλογία κατά βάρος ακίνδυνων ξένων ουσιών.
  • Να είναι ελεύθερο από ρύπανση που προέρχεται από ποντίκια ή έντομα.
  • Να μην περιέχει περισσότερο από 1,5% στάχτη αδιάλυτης σε υδροχλωρικό οξύ.
  • Να μην περιέχει περισσότερο από 5 ppm αρσενικό και 110 ppm μόλυβδο.
  • Να είναι πλήρως ευθυγραμμισμένο τόσο με τις οριζόμενες στον Νόμο περί Τροφίμων και Φαρμάκων του 1955 απαιτήσεις, ως ισχύει τροποποιημένος, όσο και με το BS4595:1970.

 

Επειδή οι τεχνικές προδιαγραφές είναι η βάση της διαδικασίας των μειοδοτικών διαγωνισμών, είναι απαραίτητο να περιγράφουν ό,τι απαιτείται με κάθε δυνατή λεπτομέρεια, έτσι ώστε όλες οι κρίσιμες διαστάσεις να επεξηγούνται πλήρως και να αποφεύγονται παρανοήσεις και αοριστίες. Κρίσιμο επίσης είναι οι προδιαγραφές να μην επιβάλλουν υπερβολικούς περιορισμούς, οι οποίοι θα απέτρεπαν την υποβολή ανταγωνιστικών προσφορών από περισσότερους προμηθευτές.

 


Παράδειγμα 10.2: Τεχνικές προδιαγραφές συσκευασίας για υπερπόντια μεταφορά

Είδος: Συσκευασία για νωπή πιπερόριζα

 

ex10.2

 

*Η ένδειξη ισχύει για κάθε στρώση εσωτερικής επικάλυψης κάθε πρόσοψης από υλικό που παράγεται από κωνοφόρα δέντρα, μη επεξεργασμένο με χημικά καθαριστικά.

Οι υψηλότερες ενδείξεις αναφέρονται σε μοριοσανίδες 112 g/m2, και οι χαμηλότερες σε μοριοσανίδες 150 - 180 g/m2. 


 

Πλεονεκτήματα χρήσης τεχνικών προδιαγραφών 

  • Αποφεύγεται η προμήθεια από μία και μοναδική πηγή.
  • Επιτρέπουν στην επιχείρηση να προστατεύσει την τεχνογνωσία της.
  • Διευκολύνουν το πρόγραμμα τυποποίησης της εταιρείας.

 

Μειονεκτήματα χρήσης τεχνικών προδιαγραφών 

  • Η ανάπτυξη τεχνικών προδιαγραφών απαιτεί χρόνο και συνεπάγεται δαπάνες.
  • Εναπόκειται στην αποκλειστική ευθύνη της αγοράστριας επιχείρησης να εξασφαλίσει την αναγκαία σαφήνεια κατά τον καθορισμό των προδιαγραφών (οι κίνδυνοι βαρύνουν τον αγοραστή).
  • Στερούν από τον αγοραστή τα πλεονεκτήματα που προκύπτουν από την πρόοδο της τεχνολογίας.
  • Έχουν σαν αποτέλεσμα υψηλότερες τιμές ανά μονάδα, στην περίπτωση που το αγοραζόμενο είδος καλύπτεται ήδη από τυποποιημένες προδιαγραφές.
  • Είδη για τα οποία χρησιμοποιήθηκαν τεχνικές προδιαγραφές είναι συνήθως λιγότερο διαθέσιμα στην οικεία αγορά.
  • Παρατηρούνται καθυστερήσεις στις παραδόσεις σε σχέση με τα τυποποιημένα προϊόντα, διότι οι προμήθειες με χρήση τεχνικών προδιαγραφών τείνουν να περιπλέκουν τη διεκπεραίωση μιας εντολής αγοράς.
  • Επιβαρύνεται η αγοράστρια επιχείρηση με το κόστος διατήρησης αποθεμάτων για υλικά, αφού είδη που περιγράφονται με τεχνικές προδιαγραφές δεν διατίθενται συνήθως εύκολα στην αγορά.

 

sxhma10.3 

 

Σχήμα 10.3: Παράδειγμα περιγραφής γυάλινης συσκευασίας

 

Προδιαγραφές Απόδοσης

Σε αντίθεση με τις τεχνικές προδιαγραφές, οι προδιαγραφές απόδοσης περιγράφουν ένα προϊόν βάσει λειτουργικών απαιτήσεων και όχι βάσει των φυσικών, χημικών και ποιοτικών χαρακτηριστικών του. Στην περίπτωση αυτή, ο προμηθευτής απλώς χρειάζεται να αποδείξει τη λειτουργικότητα του προϊόντος του, ώστε να γίνει αυτό αποδεκτό από την αγοράστρια επιχείρηση. Προδιαγραφές απόδοσης χρησιμοποιούνται συνήθως για να περιγράψουν μηχανολογικά εξαρτήματα.

 


Παράδειγμα 10.3: Προδιαγραφές Απόδοσης

Είδος: Αντλία

 

Προδιαγραφές απόδοσης:

  • Να παρέχει ροή 40 lt/min καθαρού νερού σε θερμοκρασία περιβάλλοντος από μια λίμνη σε ανοικτή δεξαμενή ύψους 20m πάνω από την επιφάνεια της λίμνης.
  • Να είναι κατάλληλη για συνθήκες εξωτερικού περιβάλλοντος.
  • Να τροφοδοτείται με παροχή ηλεκτρικού ρεύματος 220V.
  • Να λειτουργεί αδιάκοπα για 6 μήνες κατ' ελάχιστον χωρίς να χρειάζεται συντήρηση.

 

Στόχος των προδιαγραφών απόδοσης είναι να περιγράψουν την προτιθέμενη χρήση του αγοραζόμενου πόρου. Για το λόγο αυτό, περιλαμβάνουν κατάλογο των ποιοτικών χαρακτηριστικών που πρέπει να πληρούνται ή έστω ορισμένα, εκ των προτέρων καθορισμένα, ελάχιστα ουσιώδη χαρακτηριστικά και πρότυπα, τα οποία πρέπει τηρούνται για να γίνει αποδεκτό. Αν και η ανάπτυξη προδιαγραφών απόδοσης είναι λιγότερο χρονοβόρα και πολύπλοκη σε σύγκριση με την ανάπτυξη τεχνικών προδιαγραφών, απαιτούν ιδιαίτερη προσοχή κατά την ανάπτυξή τους. Παρακάτω παρατίθενται ορισμένες γενικές αρχές που διέπουν την ανάπτυξη των προδιαγραφών απόδοσης και έχουν ως εξής :

 

  • Να μην είναι πολύ στενά καθορισμένες, με αποτέλεσμα να περιορίζεται η δημιουργικότητα του σχεδιαστή, ούτε και πολύ γενικές.
  • Να εξειδικεύονται ώστε να υποδεικνύουν επιθυμητά χαρακτηριστικά και στόχους.
  • Οι προδιαγραφές απόδοσης αποτελούν τον πυρήνα της εντολής αγοράς ή της σύμβασης. Η απορρέουσα αποτελεσματικότητα της διαδικασίας σχετίζεται με την ποιότητα, τη σαφήνεια και την πληρότητα της προδιαγραφής.
  • Επειδή ο προμηθευτής δεν έχει στα χέρια του λεπτομερείς προδιαγραφές, επηρεάζεται ο τρόπος τιμολόγησης των προσφορών.

 

Πλεονεκτήματα χρήσης προδιαγραφών απόδοσης 

  • Είναι σχετικά εύκολη η προετοιμασία τους.
  • Ενθαρρύνουν την αξιοποίηση των τελευταίων εξελίξεων της τεχνολογίας.
  • Διασφαλίζουν ότι ο αγοραστής απολαμβάνει το επιθυμητό επίπεδο ποιότητας.
  • Αυξάνουν τον ανταγωνισμό και μειώνουν το συνεπαγόμενο κόστος, δεδομένου ότι διαφορετικά υλικά μπορούν να ικανοποιήσουν τις προδιαγραφές απόδοσης.
  • Επιτρέπουν μεγαλύτερο βαθμό πρωτοβουλίας στους προμηθευτές, στο μέτρο που αυτοί αναλαμβάνουν την ευθύνη παραγωγής ενός προϊόντος που θα ικανοποιεί τις απαιτήσεις του αγοραστή (οι κίνδυνοι σχεδιασμού και παραγωγής βαρύνουν τον προμηθευτή).

 

Μειονεκτήματα χρήσης προδιαγραφών απόδοσης 

  • Απαιτούν πρόσθετη προσπάθεια ώστε να εξασφαλισθεί η υποβολή προσφορών από αξιόπιστους μόνο προμηθευτές.
  • Περιορίζουν τη δυνατότητα του Τμήματος Προμηθειών να επιλέγει ικανούς και φερέγγυους προμηθευτές.
  • Περιορίζουν τον ανταγωνισμό όταν η χρήση των προδιαγραφών απόδοσης απαιτεί από τους δυνητικούς προμηθευτές να υποβάλουν λεπτομερή σχέδια και μελέτες κατά την υποβολή των προσφορών τους.

 

Επιλογή τύπου περιγραφής των απαιτήσεων

Η επιλογή τύπου περιγραφής φαίνεται εκ πρώτης όψεως απλή, ωστόσο υπάρχει πλήθος παραγόντων που την περιπλέκουν. Για μη κρίσιμες αγορές, τα εμπορικά σήματα ή τα δείγματα περιγράφουν συνήθως αρκετά καλά τις απαιτήσεις. Όταν τα εμπορικά σήματα ή τα δείγματα θεωρηθούν ακατάλληλα, τότε κάποιο άλλο είδος προδιαγραφών πρέπει εναλλακτικά να χρησιμοποιηθεί.

Σε γενικές γραμμές, οι παράγοντες που διαμορφώνουν εν πολλοίς την επιλογή του τύπου των προδιαγραφών για την περιγραφή των απαιτήσεων είναι οι ακόλουθοι:

 

Επωνυμία ή εμπορικό όνομα

  • Για κοινά αγαθά (π.χ. φορητούς ηλεκτρονικούς υπολογιστές και αυτοκίνητα)
  • Όταν η σχέση με το σήμα διαφοροποιεί το προϊόν
  • Όταν η ποιότητα είναι σημαντικότερη από το κόστος

 

Τυποποιημένες προδιαγραφές

  • Για ευρέως διαδεδομένα απλά βιομηχανικά ή εμπορικά είδη
  • Για τη διευκόλυνση των αγορών από συγκεκριμένο προμηθευτή

 

Δείγματα

  • Όταν είναι δύσκολη η περιγραφή της ποιότητας προ της αγοράς
  • Όταν είναι ευκολότερη η περιγραφή μέσω επίδειξης παρά μέσω γραπτής περιγραφής

 

Τεχνικές προδιαγραφές

  • Όταν οι προμηθευτές δεν διαθέτουν την απαιτούμενη μελετητική ικανότητα
  • Όταν η επιχείρηση επιθυμεί να διατηρήσει εσωτερικά την τεχνογνωσία της
  • Όταν απαιτούνται πολύπλοκες διασυνδέσεις με υπάρχοντα εξοπλισμό
  • Όταν ο αγοραστής αποδέχεται τον κίνδυνο αποτυχίας της περιγραφής

 

Προδιαγραφές απόδοσης

  • Όταν οι προμηθευτές έχουν μεγαλύτερη εμπειρία από τον αγοραστή
  • Όταν έχει αξία η καινοτομία
  • Όταν η τεχνολογία αλλάζει ταχέως στις πηγές προμήθειας

 

Κατά την ανάπτυξη των προδιαγραφών, ιδιαίτερη έμφαση θα πρέπει να δίδεται στη διασφάλιση του ανταγωνισμού μεταξύ των προμηθευτών αλλά και στην αποφυγή περιοριστικών κριτηρίων. Αφού έχει εντοπιστεί η ανάγκη για μια αγορά και έχει εγκριθεί η σχετική δαπάνη, ακολουθεί η διεξαγωγή έρευνας και ανάλυσης των απαιτούμενων προμηθειών προκειμένου να εξακριβωθεί η ύπαρξη ή μη εμπορικών προϊόντων που να την ικανοποιούν.

 

Η έρευνα και η ανάλυση περιλαμβάνει τη συλλογή των παρακάτω στοιχείων:

 Cooperation 2

  • Διαθεσιμότητα κατάλληλων τυποποιημένων προϊόντων
  • Όροι, προϋποθέσεις και τιμές πωλήσεως των προϊόντων
  • Πιθανοί εμπορικοί περιορισμοί και νομικά κωλύματα
  • Ποιοτικά χαρακτηριστικά των προϊόντων, συμπεριλαμβανομένων και των διαδικασιών ελέγχου αποθεμάτων που χρησιμοποιούν οι κατασκευαστές
  • Πληροφορίες σχετικά με το βαθμό ικανοποίησης των χρηστών
  • Πληροφορίες σχετικά με το κόστος και τα γενικότερα προβλήματα από το συνδυασμό του νέου προϊόντος με τα ήδη υπάρχοντα
  • Μέθοδοι βιομηχανικής παραγωγής (π.χ. εάν πρόκειται για παραγωγή σε συνεχή βάση, κατά φάση ή κατά παρτίδες)
  • Υπηρεσίες διανομής και υποστήριξης των προϊόντων μετά την πώληση που παρέχονται από τους υποψήφιους προμηθευτές.

 

Εάν από την πιο πάνω έρευνα διαπιστωθεί ότι ένα κατάλληλο εμπορικό προϊόν δεν είναι διαθέσιμο στην επιθυμητή τιμή, τότε θα πρέπει να διερευνηθεί κατά πόσον μπορεί να γίνει σε επόμενο στάδιο χρήση τεχνικών προδιαγραφών ή προδιαγραφών απόδοσης.

 

Περιγραφή επιθεωρήσεων και δοκιμών

 

Η ενσωμάτωση στις περιγραφές των απαιτήσεων διαδικασιών επιθεώρησης και ελέγχου ενδείκνυται ιδίως σε περιπτώσεις όπου οι αστοχίες ενός υλικού έχουν σοβαρές επιπτώσεις για την αγοράστρια επιχείρηση ή οι ικανότητες του προμηθευτή σε σχέση με την παραγωγή προϊόντων υψηλών ποιοτικών επιδόσεων δεν είναι γνωστές. Ανάλογα με τις εκάστοτε περιστάσεις οι διαδικασίες αυτές μπορεί να διενεργούνται στα εξής διαφορετικά επίπεδα:Κατά τη φάση σχεδιασμού ενός προϊόντος όπου εγκρίνονται τα σχέδια, συμπεριλαμβανομένων και των εγγράφων διακρίβωσης ποιότητας.

 

  1. Κατά τη φάση κατασκευής ενός προϊόντος.
  2. Κατά τη φάση της αποπεράτωσης και πριν από την αποστολή στον αγοραστή.
  3. Κατά τη φάση της παράδοσης, εγκατάστασης ή και κατά την έναρξη χρησιμοποίησης του αγοραζόμενου προϊόντος.

 

Για τους σκοπούς της επιθεώρησης, ο προμηθευτής πρέπει να ενημερώνεται για τις ακολουθούμενες διαδικασίες ελέγχου και επιθεωρήσεων, συμπεριλαμβανομένων και των:

 

  1. Τρόπων επιλογής και προετοιμασίας των δειγμάτων
  2. Μεθόδων δοκιμών
  3. Εργαλείων και εξοπλισμού επιθεώρησης
  4. Κριτηρίων αποδοχής
  5. Τρόπων προετοιμασίας των σχετικών αναφορών.

 

Περιγραφή παράδοσης

 

Στην περιγραφή παράδοσης εμπεριέχονται πληροφορίες σχετικά με τους χρόνους και τα χρονοδιαγράμματα παράδοσης, τα σημεία παράδοσης, μεταφοράς και συσκευασίας.

 

Επιπρόσθετα στοιχεία του περιεχομένου της περιγραφής θα πρέπει να είναι τα εξής:

 

  • shutterstock 69653437Ο επιτρεπόμενος χρόνος εκτέλεσης της παραγγελίας (lead-time) του προμηθευτή.
  • Η επιβολή προθεσμιών μέσω δεσμευτικών όρων της συναφθείσας σύμβασης, καθώς και συγκεκριμένων διαδικασιών διακανονισμού.
  • Τόποι παράδοσης και ακριβής διεύθυνση αυτών.
  • Πλήρη στοιχεία του Υπευθύνου Επικοινωνίας που έχει ορισθεί από τον προμηθευτή.
  • Περιορισμοί σχετικά με την παράδοση (χρόνοι, βάρος και μέγεθος οχημάτων παράδοσης και συσκευασιών).
  • Εξασφάλιση πρόσβασης του μεταφορέα στις εγκαταστάσεις του αγοραστή.
  • Περιγραφή της συσκευασίας( βλέπε σχήμα 10.2).
  • Ειδικοί διακανονισμοί μεταφοράς.

 

Περιγραφή εξυπηρέτησης και ανταπόκρισης

 

Με την περιγραφή εξυπηρέτησης και ανταπόκρισης προσδιορίζεται όλο το φάσμα των υπηρεσιών που οφείλει να παρέχει ένας προμηθευτής και ιδίως εκείνων που σχετίζονται με την ταχύτητα και την αποτελεσματικότητα της ανταπόκρισής του σε αιτήματα του αγοραστή, την αξιοπιστία των παραδόσεων και τις υποδομές που πρέπει να διαθέτει, με στόχο τη διασφάλιση του επιθυμητού επιπέδου υπηρεσιών τεχνικής υποστήριξης και συντήρησης. Σε αυτήν μπορεί επίσης να περιλαμβάνονται:

 

  • Επίπεδα Εξυπηρέτησης (π.χ. σε σχέση με το βαθμό ανταπόκρισης υπηρεσίας υποστήριξης χρηστών ή με την ταχύτητα αποστολής τεχνικών εγχειριδίων).
  • Τεχνική επίβλεψη κατά την εγκατάσταση και πρόγραμμα εκπαίδευσης χρηστών.
  • Χρονική ανταπόκριση κατά την επιδιόρθωση βλαβών και την παράδοση της απαραίτητης σειράς ανταλλακτικών.

 

Πηγή: Διοίκηση Εφοδιασμού, Λάμπρος Λάιος, Πειραιάς 2010

Περισσότερα σε αυτή την κατηγορία: