ERP και Supply: Δραστηριότητες και Χαρακτηριστικά

Τα πληροφοριακά συστήματα ΕRP (Enterprise Resource Planning) έκαναν την εμφάνισή τους στην Ελλάδα κατά τα τέλη της δεκαετίας του 1990.

Και φυσικά άλλαξαν ριζικά το ρόλο των τμημάτων αγορών και εφοδιασμού. Τα συστήματα ERP (Συστήματα Διαχείρισης Επιχειρησιακών Πόρων) χαρακτηρίστηκαν εκείνη την εποχή ως τα «ρομπότ» των γραφείων και απελευθέρωσαν τα στελέχη από καθήκοντα ρουτίνας, δίνοντας τους τη δυνατότητα να στραφούν σε δραστηριότητες υψηλής προστιθέμενης αξίας για την επιχείρηση.

 

Τα πληροφοριακά συστήματα ERP γνώρισαν πραγματική άνθηση διότι η ενοποίηση των λειτουργιών του δικτύου εφοδιασμού εντός της επιχείρησης μέσω ενός ενοποιημένου-ολοκληρωμένου πληροφοριακού συστήματος, αποτελούσε για δεκαετίες εταιρικό στόχο κάθε διοίκησης.

 

Η ταχεία και απρόσκοπτη ροή των πληροφοριών από τις πωλήσεις στην παραγωγή και τις οικονομικές υπηρεσίες και η παροχή τεχνικών και εργαλείων για τη λήψη αποφάσεων και τη δημιουργία προγραμμάτων παραγωγής, προμηθειών και διανομών προσέφεραν μεγάλες προσδοκίες για μειώσεις κόστους. Ωστόσο, η απόδοση των επενδύσεων που αποφέρει η εισαγωγή ενός νέου συστήματος ERP είναι μακροπρόθεσμη. Μετά από την αρχική περίοδο εξοικείωσης, προκύπτουν κυρίως ποιοτικές βελτιώσεις, δηλαδή ικανοποίηση πελατών, επικοινωνία και αποτελεσματικότητα παραδόσεων. Οι βελτιώσεις στις καθαρά οικονομικές παραμέτρους (π.χ. μείωση δαπανών, αύξηση κερδών και μείωση αποθεμάτων) εμφανίζονται αργότερα με την καλύτερη αξιοποίησή τους και την αύξηση της λειτουργικότητάς τους.

 

Τα συστήματα ΕRP αποτελούν μια σημαντική εξέλιξη που σημαδεύει τις επιχειρήσεις. Τα εν λόγω συστήματα είναι μια μετεξέλιξη των παλαιότερων συστημάτων M.R.P. και ΜRP II (Manufacturing Resource Planning) και αποτελούν ουσιαστικά ένα de facto πρότυπο στη σημερινή βιομηχανία. Επιτρέπουν τη διαχείριση των συναλλαγών που ενοποιούν πολλές διαδικασίες επεξεργασίας πληροφοριών και τοποθετούν τα στοιχεία σε μια βάση πληροφοριών. Πριν από την εμφάνιση των συστημάτων ΕRP, οι επιχειρήσεις διέθεταν μεμονωμένα συστήματα και βάσεις πληροφοριών για τις προμήθειες, το λογιστήριο, την παραγγελιοληψία και τους ανθρώπινους πόρους, με αποτέλεσμα η ροή των πληροφοριών μεταξύ των τμημάτων να καθυστερεί και να παραμορφώνεται. Η κατάτμηση των πληροφοριακών συστημάτων κατά μήκος των δικτύων εφοδιασμού δημιουργεί το γνωστό φαινόμενο Bullwhip. Ένα σύστημα ERP καταργεί τα επί μέρους συστήματα, αυξάνει τη διαφάνεια, μειώνει τις καθυστερήσεις και τις παραμορφώσεις και επιτρέπει την απρόσκοπτη ροή πληροφοριών στο δίκτυο εφοδιασμού.

 

Τα συστήματα ERP συνεισφέρουν στην ορθολογική διαχείριση των ανθρώπινων, υλικών και οικονομικών πόρων μιας επιχείρησης μέσω:

 

  • Πρότυπων συστημάτων δημιουργίας, επεξεργασίας και διεκπεραίωσης συναλλαγών που επιτρέπουν την ενοποιημένη διαχείριση των πληροφοριών μέσα στην επιχείρηση.
  • Λειτουργικών περιοχών διαχείρισης της ροής των εργασιών που επιτρέπουν τον άμεσο έλεγχο των διαφόρων επαναλαμβανόμενων διαδικασιών σε μια επιχείρηση (π.χ. έκδοση εντολής αγοράς, εντολές παραγγελίας και αιτήσεις αγορών).
  • Εργαλείων λήψης αποφάσεων που υποβοηθούν στην κατάρτιση προγραμμάτων (π.χ. πρόγραμμα παραγωγής και παραγγελιών) ή αποδοχή μιας παραγγελίας με προσδιορισμό ακριβούς ημερομηνίας παράδοσής της.

 

Τα συστήματα ERP αντικατέστησαν δεκάδες παλαιότερα, ενίοτε ανεπίσημα και μεμονωμένα συστήματα, με σύγχρονο, ολοκληρωμένο και επικαιροποιημένο λογισμικό. Βοήθησαν στη μετατροπή των επιχειρήσεων που είχαν κάθετες λειτουργικές δομές σε οργανισμούς που λειτουργούν με λογική οριζόντιων διαδικασιών, οι οποίες διαπερνούν και ενοποιούν επί μέρους επιχειρησιακές λειτουργίες. Επίσης, τα συστήματα ERP συνεισφέρουν ουσιαστικά στην τυποποίηση των πληροφοριών και των διαδικασιών εντός της επιχείρησης. Για παράδειγμα, όλες οι μονάδες μιας πολυεθνικής επιχείρησης υιοθετούν κοινή κωδικοποίηση υλικών, τον ίδιο αριθμό επιπέδων έγκρισης και τα ίδια ύψη δαπανών αγορών. Τα σύγχρονα συστήματα επιτρέπουν πρόσβαση από κάθε σημείο της υδρογείου και καθώς αυξάνει η ικανότητα συνεργασίας με το διαδίκτυο (Web enabled), οι τεχνικοί περιορισμοί ολοένα μειώνονται.

 

Τα Συστήματα ERP στην Υπηρεσία του Τμήματος Εφοδιασμού

 

Το πληροφοριακό σύστημα SAP αποτελεί τη «ναυαρχίδα» των πληροφοριακών συστημάτων ERP, με πληθώρα εγκατεστημένων εφαρμογών σε διάφορους κλάδους, τομείς και είδη επιχειρήσεων. Αυτοματοποιεί, σε μεγάλο βαθμό, τις επαναλαμβανόμενες διαδικασίες των προμηθειών. Τα στοιχεία καταχωρούνται μια φορά και αντιγράφονται αυτόματα από τη μια φάση στην επόμενη. Η αίτηση αγοράς (Purchase Requisition - PR) μπορεί να δημιουργηθεί ηλεκτρονικά στο τμήμα προμηθειών, στη συνέχεια να σταλεί από το τμήμα προμηθειών στον προμηθευτή, να ζητηθεί προσφορά (Request for Proposal - RFP), να παραληφθεί η προσφορά πάλι ηλεκτρονικά, να αξιολογηθεί και τέλος να σταλεί η εντολή αγοράς (Purchase Order - PΟ) στον προμηθευτή πάλι με ηλεκτρονικό τρόπο.

 

Οι ανωτέρω δραστηριότητες οδηγούν στη μείωση των χρόνων που απαιτούνται για τις διάφορες διεργασίες, με παράλληλη άμεση ενημέρωση σε πραγματικό χρόνο. Η μείωση του χρόνου των διαδικασιών αντισταθμίζεται έως κάποιο σημείο από την αύξηση του χρόνου καταχώρισης της πληροφορίας. Οι δραστηριότητες του τμήματος εφοδιασμού που υποστηρίζονται στις περισσότερες επιχειρήσεις είναι:assets LARGE t 942 44050597 type12128

 

  1. Δημιουργία της αίτησης προμήθειας
  2. Ζήτηση προσφορών
  3. Καταχώριση προσφορών
  4. Συγκριτικός πίνακας τιμών
  5. Δημιουργία της εντολής αγοράς
  6. Διαδικασία παραλαβής των αγοραζόμενων υλικών
  7. Αναλώσεις υλικών
  8. Εισαγωγές και εξαγωγές υλικών από την αποθήκη

 

Ανάλογα με τις απαιτήσεις, η κάθε επιχείρηση χρησιμοποιεί κάποιες επιπλέον δυνατότητες ή/και λειτουργικές περιοχές του SAP. Το εύρος των εφαρμογών εξαρτάται από τα στελέχη που εμπλέκονται στην εφαρμογή, από το είδος και τις δραστηριότητες της επιχείρησης και από την προηγούμενη κατάσταση και από τις εμπειρίες που έχει κάθε επιχείρηση. Από μια ημερίδα που διοργανώθηκε πρόσφατα από το Ελληνικό Ινστιτούτο Προμηθειών και το Πανεπιστήμιο Πειραιά, διαπιστώθηκε ότι από τις επιχειρήσεις που χρησιμοποιούν SAP, μερικές αρκούνται στις βασικές δραστηριότητες, ενώ άλλες ζήτησαν επιπλέον την αίτηση για προσφορά (RFQ), το συγκριτικό πίνακα, την αξιολόγηση των προμηθευτών και την αυτοματοποίηση των διαδικασιών των προμηθειών.

 

Η μέτρηση της αποτελεσματικότητας του τμήματος εφοδιασμού που βασίζεται σε ποσοτικά στοιχεία δύναται να γίνει μέσα από αναφορές κυρίως σε μηνιαίο επίπεδο. Οι εν λόγω αναφορές, περιέχουν στοιχεία σχετικά με χρόνους παράδοσης υλικών από προμηθευτές, αξίες αγορών από κάθε προμηθευτή, μηνιαίο κόστος προμηθειών, δραστηριότητα των εργαζομένων του τμήματος προμηθειών και αιτήματα σε εκκρεμότητα.

 

Αξίζει να σημειωθεί ότι με εγκατάσταση και χρήση ενός συστήματος ERP δεν αλλάζει η βασική δομή του τμήματος εφοδιασμού. Ωστόσο, εισάγονται κάποιες μικρές οργανωτικές αλλαγές που δεν απαιτούν απαραίτητα την αύξηση του ανθρώπινου δυναμικού. Για παράδειγμα:

 

  • Ο χειριστής του τμήματος εφοδιασμού γίνεται υπεύθυνος για όλα τα στάδια από την παραλαβή μιας αίτησης μέχρι την παραλαβή των υλικών.
  • Η καταχώρηση τιμολογίων που έχουν σχέση με εντολές αγοράς δεν πραγματοποιείται από το λογιστήριο αλλά από το τμήμα προμηθειών, διότι το συγκεκριμένο τμήμα σε σύγκριση με το λογιστήριο μπορεί ευκολότερα να συγκρίνει τα στοιχεία ενός τιμολογίου με τα αντίστοιχα της εντολής αγοράς.
  • Αποκεντρώνονται οι διαδικασίες των επιμέρους τοπικών τμημάτων εφοδιασμού, χωρίς ωστόσο να επέρχεται απώλεια κεντρικού ελέγχου. Επιπλέον, ο έλεγχος της εφαρμογής των διαδικασιών και των αγορών με τη χαμηλότερη τιμή γίνεται άμεσα και με μεγάλη ευκολία.
  • Προστίθενται κάποιες υπηρεσίες, όπως, για παράδειγμα, έλεγχος αποθέματος και αποθεματοποιήσεων, έλεγχος προϋπολογισμού κλπ.

 

Χαρακτηριστικά των Συστημάτων ERP

 

H επένδυση για την εισαγωγή, εγκατάσταση και χρήση ενός πληροφοριακού συστήματος ERP είναι μεγάλη. Συνήθως, η εγκατάσταση-υλοποίηση του συστήματος στην επιχείρηση είναι χρονοβόρα, απαιτείται μεγάλη δαπάνη προσαρμογής και δεσμεύει πόρους. Ειδικότερα, οι δαπάνες προσαρμογής και παραμετροποίησης του συστήματος μπορεί να ανέλθουν στο διπλάσιο της αρχικής τιμής αγοράς του λογισμικού.

 

Γενικά, η τεκμηρίωση των εξοικονομήσεων από την εισαγωγή και χρησιμοποίηση συστημάτων ERP είναι δύσκολη. Αν και σε αρκετές επιχειρήσεις παρατηρείται μείωση του αριθμού των εργαζομένων, τα οφέλη ενδεχομένως να εξαφανίζονται λόγω πρόσληψης εξειδικευμένων συνεργατών με υψηλές αποδοχές. Επίσης, σε πολλές περιπτώσεις, το κόστος αναβαθμίσεων του συστήματος είναι ιδιαίτερα υψηλό. Σε πολλές περιπτώσεις, είναι πιθανό ότι οι επιχειρήσεις πρέπει να περιμένουν περισσότερο από τρία χρόνια για να μετρήσουν άμεσα οικονομικά οφέλη. Συνήθως, στα αρχικά στάδια αναμένεται επιδείνωση της απόδοσης, λόγω της πολυπλοκότητας των συστημάτων, ενώ αργότερα, με την εξοικείωση των χρηστών και την ευθυγράμμιση των επιχειρησιακών διαδικασιών, η απόδοση βελτιώνεται.

 

s19Η πλειοψηφία των πληροφοριακών συστημάτων ERP είναι γενικής φύσης και καλύπτουν ένα μεγάλο εύρος εφαρμογών και λειτουργικών περιοχών. Ωστόσο, σε μεγάλο βαθμό οι επιχειρησιακές διαδικασίες που προτείνουν βασίζονται σε εμπειρίες και τεχνογνωσία που έχει αποκτηθεί από επιχειρήσεις στις οποίες έχει ήδη εγκατασταθεί το εκάστοτε σύστημα. Ενίοτε, οι πωλητές πληροφοριακών συστημάτων ERP, μέσω των υποδειγματικών πρακτικών που είναι ενσωματωμένες στα συστήματά τους (best practice templates), επιβάλλουν διαδικασίες σε πελάτες και προμηθευτές σε πανευρωπαϊκή και παγκόσμια κλίμακα (π.χ. εναρμονισμένες διαδικασίες, ενοποιημένες βάσεις πληροφοριών κ.α.). Επίσης, οι πωλητές καθορίζουν και κλαδικά πρότυπα (π.χ. Baan στην αεροπορική βιομηχανία και SAP στη βιομηχανία πετρελαίου και αερίου). Συνήθως, η εφαρμογή των συστημάτων ERP είναι αποτέλεσμα συμβιβασμού μεταξύ του τρόπου που η επιχείρηση επιθυμεί να λειτουργήσει και του τρόπου που το σύστημα της επιτρέπει να λειτουργήσει. Η υλοποίηση των συστημάτων επιβάλλει αλλαγές σε όλη την επιχείρηση και απαιτεί μεγάλες επενδύσεις σε λογισμικό, εξοπλισμό, κόστος άμεσης υλοποίησης και εκπαίδευσης χρηστών.

 

Η εισαγωγή ενός συστήματος ERP αποτελεί μιας πρώτης τάξης ευκαιρία για ριζικό ανασχεδιασμό των υφιστάμενων αναποτελεσματικών ή μη διαδικασιών (Business Process Reengineering - BPR). Αλλαγές μετά την εφαρμογή του συστήματος δεν είναι συνήθως επιθυμητές. Η υλοποίηση των συστημάτων ΕRΡ απαιτεί τη συμμετοχή ειδικών σε θέματα πληροφοριακών συστημάτων, τεχνολογίας και διοίκησης. Το κόστος του ανασχεδιασμού είναι συνήθως πολύ υψηλό και για το λόγο αυτό οι διοικήσεις το αποφεύγουν.

 

Τέλος, τα πληροφοριακά συστήματα ERP πρέπει να βασίζονται σε απολύτως ακριβή στοιχεία και δεδομένα. Λόγω της ενοποιημένης λογικής τους, εάν κάποιος εισάγει λανθασμένα στοιχεία, αυτά μεταδίδονται σε όλη την επιχείρηση. Προς τούτο, αποτελεί ύψιστη προτεραιότητα η εκπαίδευση των χρηστών ώστε να εξασφαλιστεί η ακεραιότητα και η ακρίβεια των εισαγόμενων πληροφοριών. Σε μεγάλο βαθμό, το περιβάλλον εργασίας των σύγχρονων συστημάτων ERP βασίζεται στο γνωστό περιβάλλον των «windows» και δεν παρουσιάζει ιδιαίτερη δυσκολία για τους χρήστες που είναι εξοικειωμένοι σε παρόμοιες εφαρμογές.

 

Πηγή: Διοίκηση Εφοδιασμού, Λάμπρος Λάιος, Πειραιάς 2010

Περισσότερα σε αυτή την κατηγορία:

ΕΠΟΜΕΝΑ ΣΕΜΙΝΑΡΙΑ

There are no up-coming events