Είναι οι συμβάσεις που καταρτίζετε χρυσωρυχεία ή ναρκοπέδια;

Η δημιουργία και η διαχείριση συμβάσεων απαιτούν συγκεκριμένη δομή που περιλαμβάνει πληροφορίες σχετικές με την κοστολόγηση, την αξιοπιστία, τις εγγυήσεις, τους όρους συμφωνίας και τις ρήτρες που προστατεύουν τον αγοραστή χωρίς να αδικούν τον προμηθευτή.

Δημιουργία συμβάσεων

Μια σύμβαση είναι το αποτέλεσμα σημαντικού όγκου εργασίας του αγοραστή και του προμηθευτή και πρέπει να εξυπηρετεί ισορροπημένα τις επιθυμίες και των δύο. Μια καλά διατυπωμένη σύμβαση προστατεύει τα συμφέροντα και των δύο μερών , ενώ διασφαλίζει την απόδοση του προμηθευτή. Η έλλειψη ισορροπίας δεν εξυπηρετεί καμία από τις δυο πλευρές σε βάθος χρόνου. Σε μία μη ισορροπημένη σύμβαση, η μια ομάδα μπορεί να αισθάνεται ότι "κέρδισε" τις διαπραγματεύσεις , μετατοπίζοντας το μεγαλύτερο μέρος του κινδύνου και της ευθύνης στην άλλη. Η δεύτερη συνήθως βρίσκει τρόπους να μην στοχοποιηθεί κατά την διαδικασία, με αποτέλεσμα την αντιστροφή της ισορροπίας, που συχνά οδηγεί σε δυσάρεστα αποτελέσματα (καθυστερήσεις παραγγελιών, χαμηλή απόδοση, υποβάθμιση της ποιότητας- όλα αναμενόμενα αποτελέσματα της μη ισορροπημένης σύμβασης). Σε ακραίες περιπτώσεις, εμπλέκονται τα δικαστήρια για την αποκατάσταση της δικαιοσύνης. Η δημιουργία ισορροπημένης σύμβασης, σαφώς ευοδώνει τη συνεργασία, ενώ ταυτόχρονα δεν αποκλείει την υπεύθυνη στάση του προμηθευτή.

 

Μερικά από τα σημαντικά προς επεξεργασία σημεία, κατά την δημιουργία σύμβασης είναι:

 

Το μοντέλο του συμβολαίου

Ιδανικά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια τυποποιημένη σύμβαση της εταιρίας σας, που απλοποιεί σε μεγάλο βαθμό τους όρους της διαπραγμάτευσης. Σε αντίθετη περίπτωση, πιθανόν να απαιτηθεί σύγκριση των όρων και των προϋποθέσεων της δικής σας σύμβασης και αυτών της σύμβασης του προμηθευτή.

 

Ενδεχομένως, η σύγκριση να σας βοηθήσει να εντοπίσετε , σημαντικούς όρους που δεν έχουν συμπεριληφθεί. Αν δεν διαθέτει τυποποιημένες συμβάσεις η επιχείρησή σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε κάποιο πρότυπο. Σε πρώτο στάδιο μπορείτε να αναζητήσετε τυπικά παραδείγματα συμβολαίων στο διαδίκτυο. Ο νομικός σύμβουλος της εταιρείας σας μελετώντας την σύμβαση θα εντοπίσει τους όρους που πρέπει να ενσωματωθούν. Μερικοί από τους σημαντικότερους όρους που συνήθως εμπεριέχονται σε συμβάσεις αφορούν σε:

 

  • Αποζημιώσεις
  • Εγγυήσεις
  • Ασφάλιση
  • Πνευματική Ιδιοκτησία
  • Εχεμύθεια
  • Λήξη
  • Συμφωνημένη αποζημίωση
  • Νομική εφαρμογή/Δικαιοδοσία

 

Δεν επαρκεί η απλή αναφορά των προαναφερθέντων όρων. Οι όροι πρέπει να είναι διαμορφωμένοι κατάλληλα ώστε να σας προστατεύουν ικανοποιητικά, ιδιαίτερα απο καταστάσεις εκτός του δικού σας ελέγχου, όπως οι απαιτήσεις τρίτων.

 

Προδιαγραφές

Υπάρχει μεγάλη πιθανότητα οι προδιαγραφές (ή η περιγραφή του έργου) που περιλαμβάνονται στην αίτηση υποβολής προσφοράς (RFP) να μην ισχύουν ή να πρέπει να εμπλουτιστούν.

 

Η ανάλυση των προσφορών των προμηθευτών μπορεί να επιβάλλει αναγκαίες αλλαγές στις προδιαγραφές- φροντίστε ώστε οι αλλαγές αυτές να περιληφθούν στην σύμβαση.

 

Τρόπος Τιμολόγησης

Ο τρόπος τιμολόγησης που προσδιορίστηκε στην RFP πρέπει να χρησιμοποιηθεί και στην σύμβαση. Σε κάθε περίπτωση επιλέγετε με προσοχή τον τρόπο τιμολόγησης ανάλογα με το είδος της σύμβασης. Ως εμπειρικό κανόνα, εφόσον οι προδιαγραφές σας είναι πλήρως καθορισμένες ,επιλέγετε ένα σταθερό τίμημα. Εναλλακτικά, προτιμήστε κάποιον τύπο τιμολόγησης με βάση μια τιμή ανά ώρα εργασίας. Ως αγοραστές επιδιώκουμε να μετατοπίσουμε τους κινδύνους της τιμολόγησης στους προμηθευτές, για να το επιτύχουμε πρέπει να επιλέξουμε εκ των προτέρων, τον πλέον κατάλληλο τύπο τιμολόγησης.

 

Συμφωνίες επιπέδου εξυπηρέτησης (SLAs) και σχετικές ποινές

Οι συμφωνίες επιπέδου εξυπηρέτησης (SLAs) αποτελούν σημαντικό τμήμα κάθε σύμβασης, ασχέτως με το αντικείμενο αγοράς. Ορίζουν τα αποδεκτά επίπεδα της απόδοσης υποδεικνύοντας στον προμηθευτή το βαθμό συμμόρφωσής του με προκαθορισμένους δείκτες απόδοσης.

 

Οι SLAs ,τα παραδοτέα και τα κομβικά σημεία (milestones) μαζί με τις σχετικές ρήτρες/ποινές είναι τα «δόντια» των συμβάσεων. Η απουσία τους καθιστά πρακτικά αδύνατη την επιβολή των συμφωνημένων και την επίλυση των προβλημάτων από την αγοράστρια επιχείρηση.

  

aboutus

 

Ενσωμάτωση προτάσεων προμηθευτών

Οι περισσότεροι προμηθευτές προτιμούν οι προτάσεις τους να μην συμπεριλαμβάνονται στην σύμβαση. Ωστόσο η απουσία των βασικών στοιχείων των προτάσεων/προθέσεων των προμηθευτών είναι επιζήμια για όλους και ιδιαίτερα για τον αγοραστή. Οι προτάσεις του προμηθευτή αποτελούν βασικό στοιχείο των υποσχέσεων που ανταλλάχθηκαν κατά την διάρκεια των διαπραγματεύσεων και κατά την σύνταξη των συμβάσεων. Η παράλειψή τους μπορεί να οδηγήσει μελλοντικά σε προβλήματα.

 

Οι δικαστικές αρχές προκειμένου να προσδιορίσουν τις προθέσεις των συμβαλλομένων βασίζονται σχεδόν αποκλειστικά σε όσα αναφέρονται στο κείμενο των συμβάσεων. Οποιοδήποτε έγγραφο εκτός συμβολαίου πιθανώς να μην ληφθεί υπόψη σε περίπτωση διαφωνιών.

 

Η σύμβαση έχει ζωτική σημασία για την επίτευξη των επιθυμητών αποτελεσμάτων από ένα προμηθευτή. Μία ξεκάθαρη και καλοδιατυπωμένη σύμβαση διασφαλίζει την ανταπόκριση του προμηθευτή στις υποχρεώσεις του.

 

Ο αγοραστής κατά την κατάρτιση πρέπει να είναι βέβαιος ως προς το οτι η σύμβαση καλύπτει τις απαιτήσεις του. Ταυτόχρονα παρέχει την απαραίτητη νομική κάλυψη χωρίς όμως να είναι ετεροβαρής έναντι του προμηθευτή.

 

Διαχείριση συμβάσεων

Οι προδιαγραφές μπορεί να είναι άριστες, η προμηθευτική διαδικασία να είναι άψογη και η σύμβαση να είναι καλοδιατυπωμένη. Αν όμως δεν συμπεριλαμβάνονται οι απαραίτητοι μηχανισμοί ελέγχου που διασφαλίζουν την τήρηση των συμφωνηθέντων, τα οφέλη εξανεμίζονται και ο κίνδυνος αποτυχίας αυξάνεται με εκθετικούς ρυθμούς.

 

Η διαχείριση της σύμβασης πρέπει να είναι ηθελημένη και σκόπιμη.

 

Η αποτελεσματική διαχείριση προβλέπει, αποτυπώνει , παρακολουθεί τις απαιτήσεις απόδοσης των προμηθευτών και οπωσδήποτε συμπεριλαμβάνει τα εξής:

 

  • Παρακολούθηση του προγράμματος του έργου
  • Συνολική Πρόοδο
  • Εκτίμηση προόδου στα κομβικά σημεία (milestones) του έργου
  • Μέτρηση Δεικτών που περιέχονται στα SLAs
  • Ενεργοποίηση ρητρών
  • Επιθεώρηση Παραδοτέων
  • Διαχείριση Μεταβολών
  • Υποβολή πληρωμών και παρακολούθηση αυτών.

 

Η υιοθέτηση μιας προσέγγισης πρόληψης στην διαχείριση των συμβάσεων πέρα από το να εμποδίζει την δημιουργία προβλημάτων συμβάλλει στη βελτιστοποίηση των αποτελεσμάτων της.

 

Επιπρόσθετα δημιουργεί θετική ατμόσφαιρα συνεργασίας αξιοποιώντας την εμπορική εμπειρία του αγοραστή και την τεχνική εμπειρία των χρηστών.

Περισσότερα σε αυτή την κατηγορία:

ΕΠΟΜΕΝΑ ΣΕΜΙΝΑΡΙΑ

There are no up-coming events