Purchasing, Procurement & Supply και Τρόποι Μείωσης Κόστους

 Για να επιτευχθεί αύξηση κερδών μέσω της διοίκησης εφοδιασμού πρέπει να υιοθετηθεί η έννοια του ολικού κόστους.

Η έννοια του ολικού κόστους εφαρμόζεται τόσο στις βιομηχανίες όσο και στον τομέα των υπηρεσιών και το εμπόριο.

 

Πρέπει να γίνει κατανοητό ότι η τιμή αγοράς αποτελεί μια μόνο συνιστώσα του ολικού κόστους υλικών, προϊόντων ή υπηρεσιών και ότι υπερβολική εστίαση στο κόστος απόκτησης ή στη τιμή αγοράς συχνά έχει σαν αποτέλεσμα να αγνοούνται άλλες εξίσου ουσιώδεις παράμετροι του κόστους. Για παράδειγμα, αν επιδιωχθεί η μείωση των τιμών μέσω μαζικών αγορών, τούτο μπορεί να επιφέρει αύξηση στο κόστος διατήρησης των αποθεμάτων. Συνεπώς, κάθε προσπάθεια μείωσης κόστους πρέπει να μελετάται κατά τρόπο σφαιρικό, λαμβάνοντας υπόψη τις επιπτώσεις της και σε άλλους συντελεστές του ολικού κόστους.

 

Τιμές αγοράς και κόστος απόκτησης

 

Η τιμή αγοράς άμεσων και έμμεσων προϊόντων ή υπηρεσιών αποτελεί συχνά κύρια συνιστώσα του ολικού κόστους. Στη τιμή προστίθεται το κόστος απόκτησης που περιλαμβάνει το κόστος μεταφοράς και παράδοσης, την προετοιμασία του χώρου εγκατάστασης, την αρχική εκπαίδευση του προσωπικού και τις δοκιμές. Τα στελέχη της διοίκησης εφοδιασμού μπορούν να μειώσουν το κόστος απόκτησης μέσω αποτελεσματικών διαπραγματεύσεων, λήψης εκπτώσεων λόγω μεγάλων ποσοτήτων, τυποποίησης προδιαγραφών και αναλύσεων αξίας. Επιπρόσθετα μια στρατηγική ανάλυση του κόστους προσφέρει μεθόδους κατανόησης των συντελεστών κόστους του προμηθευτή, έτσι ώστε οι διαπραγματεύσεις να καθίστανται πιο ουσιαστικές και οι σχέσεις με τους προμηθευτές να βελτιώνονται. Τα στελέχη της διοίκησης εφοδιασμού δεν πρέπει να αγνοούν τα μακροπρόθεσμα κόστη ιδιοκτησίας, εστιάζοντας υπερβολικά στην τιμή αγοράς.

 

Κόστος προγραμματισμού του εφοδιασμού

 

Στο κόστος προγραμματισμού του εφοδιασμού περιλαμβάνεται σειρά παραμέτρων, όπως το κόστος ανάπτυξης απαιτήσεων και προδιαγραφών, η διενέργεια τιμολογιακών και κοστολογικών αναλύσεων, η έρευνα και η επιλογή προμηθευτών, η προετοιμασία μιας σύμβασης, η επεξεργασία της αρχικής παραγγελίας, ο προγραμματισμός του εφοδιασμού κ.α. Σύμφωνα με τις αρχές της σύγχρονης διοίκησης εφοδιασμού, η αύξηση της δαπάνης σε αυτές τις περιοχές είναι αποδεκτή (και εφικτή), διότι μπορεί να επέλθει μείωση του ολικού κόστους. Για παράδειγμα, κατά την φάση ανάπτυξης ενός νέου προϊόντος ο χρόνος που δαπανάται με στελέχη του τμήματος μελετών και με προμηθευτές μειώνει την αρχική τιμή αγοράς αλλά και τα μελλοντικά κόστη διατήρησης των αποθεμάτων. Επίσης, η χρήση και η ενσωμάτωση στα τελικά προϊόντα των κατάλληλων υλικών, μπορεί να αποφέρει σημαντική μείωση στο κόστος των υλικών και σε τελική ανάλυση στο συνολικό κόστος παραγωγής.

 

Για την κατανόηση των ανωτέρω, χαρακτηριστικά είναι τα παραδείγματα που ακολουθούν:

 

  1. Μια επιχείρηση κατέληξε ότι το κράμα ψευδαργύρου ήταν αποδεκτή εναλλακτική λύση σε σχέση με το χρησιμοποιούμενο κράμα χαλκού. Το κράμα ψευδαργύρου κόστιζε το μισό σε σχέση με το κράμα χαλκού.
  2. Μια επιχείρηση κατέληξε ότι το συνθετικό μονωτικό υλικό είναι καλύτερο και ασφαλέστερο σε σχέση με το αντίστοιχο μονωτικό από αμίαντο για την παραγωγή σωλήνων αντοχής σε υψηλές θερμοκρασίες. Το συνθετικό υλικό κόστιζε περίπου το ένα τρίτο της τιμής του αμιάντου.
  3. Κατασκευαστής μετρητικών οργάνων επέλεξε πλαστικούς διακόπτες σαν εναλλακτική λύση έναντι των μεταλλικών που χρησιμοποιούσε στο παρελθόν. Η εν λόγω λύση είχε σαν αποτέλεσμα τη μείωση του κόστους των υλικών κατά 85%.
  4. Κατασκευαστής ηλεκτρονικού εξοπλισμού μετέτρεψε τις εξειδικευμένες προδιαγραφές σε τυποποιημένες. Η επιλογή αυτή επέφερε μια μείωση κόστους της τάξης του 10%.

 

Η συμμετοχή σε προγράμματα ηλεκτρονικών προμηθειών και ηλεκτρονικών δικτύων εφοδιασμού οδηγεί κατά κανόνα στη μείωση του κόστους απόκτησης υλικών επειδή έτσι μειώνονται οι έμμεσες δαπάνες που οφείλονται σε έρευνα και συμπλήρωση εντύπων παραγγελίας. Το αρχικό κόστος εισαγωγής της νέας τεχνολογίας εξισορροπούν η βελτιωμένη επικοινωνία, η μείωση υπαλληλικού κόστους και η μείωση του κόστους των αγορών.

 

Κόστος ποιότητας

 

Αποτελεί πλέον κοινό τόπο ότι η ποιότητα έχει υποκαταστήσει σε μεγάλο βαθμό την τιμή ως παράγοντα για την αύξηση των μεριδίων αγοράς και των ποσοστών κέρδους. Η επιλογή και πιστοποίηση των προμηθευτών καθώς και η εφαρμογή διαδικασιών στατιστικού ελέγχου ποιότητας και σχεδιασμού δοκιμών διασφαλίζουν το επιδιωκόμενο αποτέλεσμα παρέχοντας το βέλτιστο δυνατό επίπεδο ποιότητας των αγοραζόμενων υλικών. Η εξοικονόμηση κόστους (π.χ. κόστος επισκευαστικών εργασιών και τεχνικής υποστήριξης) από την ενσωμάτωση στο τελικό προϊόν υλικών υψηλής ποιοτικής στάθμης συχνά αντισταθμίζει τυχόν αυξημένες δαπάνες αγοράς των υλικών.

 

Πολλά από τα προβλήματα ποιότητας που παρατηρούνται κατά την παραγωγική διαδικασία είναι αποτέλεσμα αγοράς ελαττωματικών υλικών με κύρια αιτία την ανεπαρκή λειτουργία του συστήματος προμηθειών (π.χ. τεχνικές προδιαγραφές που οδηγούν σε χαμηλό επίπεδο ποιότητας, επιλογή μη κατάλληλων πηγών προμήθειας, ανεπαρκείς διαδικασίες διασφάλισης ποιότητας και επιθεωρήσεων των εισερχόμενων υλικών). Εξάλλου, η ποιότητα των σχέσεων που διαμορφώνεται κατά τη διάρκεια αυτής της διαδικασίας μπορεί να έχει θετικά αποτελέσματα. Μακροπρόθεσμες στρατηγικές σχέσεις με προμηθευτές βελτιώνουν την επικοινωνία και διευκολύνουν την εισαγωγή καινοτομιών με απώτερο αποτέλεσμα τη μείωση του κόστους.

 

Φόροι

 

Για επιχειρήσεις που χρησιμοποιούν πηγές προμήθειας από το εξωτερικό τόσο η άμεση φορολογία (π.χ. δασμοί και δαπάνες διεκπεραίωσης) όσο και η έμμεση (π.χ. φόροι καυσίμων, διόδια και κόστος εγκαταστάσεων) επηρεάζουν το κόστος των αγοραζόμενων υλικών. Δεδομένου ότι το καθεστώς φορολογίας που επικρατεί σε μακρινές χώρες είναι αρκετά πολύπλοκο, τα στελέχη εφοδιασμού θα πρέπει να συνεργάζονται με ειδικούς σε θέματα φορολογίας προκειμένου να ελαχιστοποιούν την επίδρασή της σε όλο το μήκος της αλυσίδας εφοδιασμού.

 


Παράδειγμα 1.2: Επίδραση της ποιότητας των υλικών στην κερδοφορία και την παραγωγικότητα

 

Έστω μία επιχείρηση με την παρακάτω διάρθρωση κόστους και κερδών:

Paradeigma 1.2

 

Paradeigma 1.2.2


 

Χρηματοοικονομικό κόστος

 

Για την αγορά υλικών ή την επένδυση σε εξοπλισμό το τμήμα εφοδιασμού σε συνεργασία με ανώτερα διοικητικά στελέχη πρέπει να εξετάζει τόσο τις ποσοτικές όσο και τις ποιοτικές πλευρές των εναλλακτικών τρόπων χρηματοδότησης. Μια επιχείρηση μπορεί να χρηματοδοτήσει τον εφοδιασμό με ποικίλους τρόπους (π.χ. ίδια κεφάλαια, δανεισμός και leasing). Κάθε τύπος χρηματοδότησης έχει πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα. Η πιστοληπτική ικανότητα μιας επιχείρησης που επηρεάζεται από ταμειακές ροές, κερδοφορία, μελλοντικές πωλήσεις, δανειακή κατάσταση και αναμενόμενα αποτελέσματα, συνιστά κρίσιμο παράγοντα για τον καθορισμό του τύπου χρηματοδότησης σε συνάρτηση με το κόστος του χρήματος.

 

Κόστος ιδιοκτησίας

 

Η κατοχή και χρήση υλικών ή εξοπλισμού συνεπάγεται κόστος που σχετίζεται με διαφορετικούς παράγοντες, όπως για παράδειγμα η κατανάλωση ενέργειας, η συχνότητα και η διάρκεια βλαβών, η συχνότητα και το εύρος προγραμματισμένων συντηρήσεων, η ευκολία χρήσης και η εργονομία. Έτσι, το συνολικό κόστος που προκύπτει συχνά υπερβαίνει την αρχική τιμή αγοράς επιδρώντας καταλυτικά στις ταμειακές ροές και στην κερδοφορία.

 

Κόστος βλαβών

 

Μια απόφαση αγοράς με αποκλειστικό γνώμονα τη τιμή μπορεί να έχει μακροχρόνιες συνέπειες. Ένας πωλητής μπορεί να προσφέρει ένα αντικείμενο σε χαμηλή τιμή προκειμένου να αυξήσει τις πωλήσεις του και να μειώσει τα αποθέματά του. Μπορεί επίσης να θέλει να απαλλαγεί από ένα ανεπιθύμητο προϊόν. Ακόμη, μία νέα επιχείρηση μπορεί να προσφέρει μειωμένη τιμή σε ένα προϊόν που δεν έχει δοκιμαστεί σε συνθήκες αγοράς, ώστε να αυξήσει το μερίδιο αγοράς. Έτσι, συχνά η τιμή πώλησης μπορεί να μην είναι αντιπροσωπευτική της ποιότητας ή άλλων σημαντικών χαρακτηριστικών ενός υλικού. Προς αυτή την κατεύθυνση, η αγορά υλικών κακής ποιότητας και λανθασμένων προδιαγραφών ή η αγορά αναξιόπιστου και μη ευέλικτου εξοπλισμού δημιουργεί κόστος χαμένων πωλήσεων λόγω μειωμένου όγκου παραγωγής και οδηγεί στην αύξηση των νεκρών χρόνων, που δεν προσθέτουν αξία. Κόστος που συνδέεται με νεκρούς χρόνους συμπεριλαμβάνει μειωμένους όγκους παραγωγής και υπό-αξιοποίηση των πόρων.

 

Κόστος κινδύνων

 

Η εξισορρόπηση του κινδύνου εξάντλησης του αποθέματος με το κόστος διατήρησης υπερβολικού αποθέματος είναι ιδιαίτερα σημαντική. Η διατήρηση υπερβολικού αποθέματος για την αντιμετώπιση κάθε δυνατής ζήτησης ισοδυναμεί στην πράξη με αυξημένο κόστος. Η σύγχρονη αντίληψη θεωρεί ότι το απόθεμα είναι μια μορφή σπατάλης που πρέπει με κάθε τρόπο να ελαχιστοποιείται. Το κόστος υπερβολικού αποθέματος συνδέεται με την χρηματοδότηση, την ρευστότητα, την απαξίωση, την κλοπή και την κατάληψη χώρου στην αποθήκη. Η προσεκτική επιλογή πηγών προμήθειας κατά τον προγραμματισμό μιας απαίτησης μειώνει τον κίνδυνο που είναι συνυφασμένος με κάθε τι άγνωστο και μη δοκιμασμένο. Σε αρκετές περιπτώσεις ενδείκνυται η εκπόνηση μελετών για την εκτίμηση των κινδύνων.

 

Κόστος χρονικών κύκλων 

 

Η κερδοφορία και η απόδοση επενδύσεων μπορούν να επηρεαστούν από τη μείωση του χρόνου εισαγωγής ενός νέου προϊόντος στην αγορά. Πρακτικές που μειώνουν το κόστος που συνδέεται με χρονικούς κύκλους είναι η διαχείριση υλικών Just-In-Time, η σύναψη στρατηγικών συμμαχιών με κρίσιμους προμηθευτές και η καθιέρωση διατμηματικής συνεργασίας μέσα σε μια επιχείρηση. Ωστόσο πέρα από τη μείωση των δαπανών, απορρέουν οφέλη και από τη δημιουργία σχέσεων συνεργασίας μέσα στην επιχείρηση.

 

Κόστος Μετατροπής 

 

Η αγορά ακατάλληλων υλικών λόγω ποιότητας, μορφής ή σχεδιασμού είναι δυνατόν να επηρεάσει το κόστος μετατροπής. Υλικά μη κατάλληλα για την παραγωγική διαδικασία αυξάνουν το κόστος εργασίας και το έμμεσο κόστος, λόγω της μείωσης των ρυθμών παραγωγικότητας, που προκαλούν. Επίσης, αυξάνονται ο αριθμός των εργασιών επιδιόρθωσης, οι χρόνοι των μηχανών και οι αντίστοιχες εργατοώρες με αποτέλεσμα τον πολλαπλασιασμό του μοναδιαίου κόστους. Άλλες παράμετροι που επηρεάζουν το κόστος μετατροπής είναι η εκπαίδευση προσωπικού και οι μέθοδοι κοστολόγησης που επιλέγονται.

 


 Παράδειγμα 1.3: Επίδραση διαφορετικών υλικών στην κερδοφορία και την παραγωγικότητα

 

Έστω μία επιχείρηση με την παρακάτω διάρθρωση κόστους και κερδών:

Paradeigma 1.3

 

Paradeigma 1.3.2

 

Το παράδειγμα 1.3 δείχνει με ποιό τρόπο η επιλογή ενός διαφορετικού υλικού μπορεί να επιδράσει στο εργατικό κόστος μιας μηχανουργικής κατεργασίας. Άλλες παράμετροι που επηρεάζουν το κόστος μετατροπής είναι η εκπαίδευση προσωπικού και οι μέθοδοι κοστολόγησης που επιλέγονται. 


 

Κόστος μη προστιθέμενης αξίας

 

Εκτιμάται ότι το 40% περίπου των κατηγοριών κόστους σε μια επιχείρηση δεν προσθέτει αξία στα τελικά προϊόντα. Χαρακτηριστικά παραδείγματα είναι η άσκοπη διακίνηση και αποθήκευση έμμεσων και ημικατεργασμένων υλικών που οφείλονται σε ακατάλληλη χωροταξία και κακό προγραμματισμό της παραγωγής.

 

Επιπλέον, το διαχειριστικό κόστος τείνει να διογκώνεται από την εφαρμογή πολύπλοκων επιχειρησιακών διαδικασιών χαμηλής προστιθέμενης αξίας. Ο προγραμματισμός, η ολική διοίκηση ποιότητας και η κοστολόγηση που βασίζεται σε δραστηριότητες (activity based costing) βοηθούν στην κατάργηση μη αναγκαίων διαδικασιών. Τα στελέχη της διοίκησης εφοδιασμού πρέπει να διαθέτουν ικανότητες και γνώσεις ώστε να μπορούν να κάνουν προτάσεις στους προμηθευτές τους με στόχο τη μείωση του κόστους μη προστιθέμενης αξίας. Προς αυτή την κατεύθυνση, μια επιτυχημένη στρατηγική είναι η επίσκεψη στις εγκαταστάσεις του προμηθευτή και η παρακολούθηση των διαδικασιών παραγωγής. Μια τέτοια ανάλυση μπορεί να αναδείξει κατηγορίες κόστους μη προστιθέμενης αξίας που ο προμηθευτής μπορεί να μειώσει ή να καταργήσει, ενισχύοντας έτσι τη διαπραγματευτική θέση της επιχείρησης προκειμένου να πετύχει πραγματική μείωση της τιμής των αγοραζόμενων υλικών.

 

Κόστος αλυσίδας εφοδιασμού 

 

Οι ειδικοί σε θέματα εφοδιασμού θεωρούν ότι μακροπρόθεσμα οι επιχειρήσεις θα αναθέτουν σε τρίτους διάφορες δραστηριότητες, όπως για παράδειγμα μεταφορές, παραγωγή, αποθήκευση, εκπλήρωση παραγγελιών και εξυπηρέτηση πελατών. Προϋπόθεση για την επιτυχία τέτοιων αναθέσεων, γνωστών και ως outsourcing, είναι οι επιχειρήσεις να επιτυγχάνουν υψηλά επίπεδα ολοκλήρωσης τόσο με τους προμηθευτές όσο και με τους πελάτες τους.

 

Κόστος μετά την πώληση

 

Κατά τη συνήθη πρακτική των επιχειρήσεων, η τιμή μεταπώλησης μεταχειρισμένου εξοπλισμού ή αδιάθετων υλικών ή το κόστος απομάκρυνσής τους (disposal cost) αποτελούσαν τις κύριες συνιστώσες στον προσδιορισμό του κόστους μετά την πώληση. Τα κόστη αυτά μπορούσαν να προσδιοριστούν ως εισροές (π.χ. πώληση μεταχειρισμένου εξοπλισμού ή κτιρίων) ή ως εκροές (π.χ. κατεδάφιση παλαιάς εγκατάστασης). Ωστόσο, έχει πλέον αποδεδειγμένα διαπιστωθεί ότι υπάρχουν πρόσθετοι παράγοντες που πρέπει να λαμβάνονται υπόψη για τον προσδιορισμό των μακροχρόνιων επιπτώσεων στην εκτίμηση του ολικού κόστους των υλικών, όπως οι μακροχρόνιες επιπτώσεις στο περιβάλλον, το κόστος των εγγυήσεων και η καταβολή αποζημιώσεων λόγω βλαβών από ελαττωματικά προϊόντα.

 

Κόστος εγγυήσεων

 

Ένα προϊόν μπορεί να επιβαρύνεται με απρόβλεπτο κόστος μετά την πώληση που συνδέεται με εγγυήσεις (π.χ. επιστροφές, επισκευές και αντικατάσταση προϊόντων). Το έτος 2000 η General Electric, σε συνεργασία με την Επιτροπή Προστασίας Καταναλωτών, ανακάλεσε χιλιάδες πλυντήρια πιάτων που κατασκευάστηκαν από το 1993 έως το 1999 προκειμένου να αντικατασταθούν τα καλώδια ενός ελαττωματικού διακόπτη. Επίσης, σε αρκετές περιπτώσεις η κακή εξυπηρέτηση των πελατών δημιουργεί κόστος εγγυήσεων. Για παράδειγμα, επιχείρηση καθαρισμού χαλιών χρησιμοποιεί προϊόν καθαρισμού, το οποίο καταστρέφει τις ίνες των χαλιών ή εμπορική επιχείρηση που αγνοεί επαρκώς τις δυνατότητες ενός προϊόντος, δίνει στους πελάτες της λανθασμένες οδηγίες. Το σύγχρονο στέλεχος διοίκησης εφοδιασμού με την ενεργό συμμετοχή του σε διατμηματικές ομάδες σχεδιασμού προϊόντων ή υπηρεσιών ανιχνεύει περιοχές δημιουργίας κόστους εγγυήσεων.

 

Κόστος αστικής ευθύνης από τη πώληση προϊόντων & υπηρεσιών

 

Πολλές επιχειρήσεις διαφόρων κλάδων αντιμετωπίζουν αιφνίδιο και συχνά υπέρογκο κόστος λόγω ευθύνης που μπορεί να προκύψει από ζημίες σε τρίτους κατά την παραγωγή ή και διάθεση ελαττωματικών προϊόντων ή την παροχή πλημμελών υπηρεσιών (π.χ. δεξαμενές καυσίμων που εκρήγνηνται κατά την πρόσκρουση, τροχοί που διαλύονται λόγω κακού σχεδιασμού, ελαττωματικοί διακόπτες που σταματούν τη λειτουργία μιας μηχανής σε ακατάλληλες στιγμές, κρέας με μικρόβια λόγω ακατάλληλης επεξεργασίας, λογιστές και δικηγόροι που δεν ακολουθούν επαγγελματικά πρότυπα κ.α.). Ο κατάλογος είναι μεγάλος και η αποζημίωση σε πολλές περιπτώσεις δεν καλύπτεται από ασφαλιστικές εταιρίες ή εγγυήσεις.

 

Κόστος δυσαρέσκειας πελατών

 

Το 75% των αστοχιών στα καταναλωτικά προϊόντα οφείλεται στα αγοραζόμενα υλικά. Οι αστοχίες προκαλούν δυσαρέσκεια στους πελάτες. Δυσαρέσκεια επίσης μπορεί να προκληθεί και από καθυστερήσεις στις παραδόσεις, από κακή εξυπηρέτηση κ.α. Όταν ένας πελάτης δυσαρεστηθεί, μεταδίδει τη δυσαρέσκειά του σε άλλους δυνητικούς πελάτες.

 

Πηγή: Διοίκηση Εφοδιασμού, Λάμπρος Λάιος, Πειραιάς 2010

Περισσότερα σε αυτή την κατηγορία: