Διαχείριση Συμβάσεων: The Contract Management Plan

Με την ανάληψη της ευθύνης, ο διαχειριστής της σύμβασης μελετά τις υποχρεώσεις των συμβαλλόμενων μερών και καταρτίζει ένα πρόγραμμα διαχείρισής της.

Το εν λόγω πρόγραμμα πρέπει να είναι σχεδιασμένο με τέτοιο τρόπο που να διασφαλίζει την αποτελεσματική και την αποδοτική Διαχείριση της Σύμβασης. Ο διαχειριστής πρέπει να μελετήσει τη σύμβαση και να εξοικειωθεί με το αντικείμενο και τα βασικά άρθρα της. Επίσης, πρέπει να συνεργαστεί με τα άτομα που συμμετείχαν στην κατάρτιση της σύμβασης, καθώς και στις διαπραγματεύσεις με τον ανάδοχο. Κατ' αυτό τον τρόπο ο διαχειριστής θα κατανοήσει καλύτερα τις βασικές προϋποθέσεις για την επιτυχή εκτέλεση της σύμβασης.

 

Όλες οι συμβάσεις απαιτούν διαχείριση. Ωστόσο, τα σύνθετα έργα μεγάλης δαπάνης περιλαμβάνουν δραστηριότητες επίλυσης προβλημάτων πέραν των συνηθισμένων ελέγχων στις εργασίες, συμμόρφωσης με όρους, οικονομικών ελέγχων, παρακολούθησης και εγκρίσεων. Σε αυτές τις περιπτώσεις, οι απαιτήσεις διαχείρισης αυξάνονται σημαντικά. Χαρακτηριστικά παραδείγματα αποτελούν οι μεγάλες κτιριακές κατασκευές, τα πληροφοριακά συστήματα μεγάλης κλίμακας και η ανάπτυξη νέων προηγμένων τεχνολογικά προϊόντων.

 

Οι απαιτήσεις διαχείρισης είναι μεγαλύτερες όταν το αντικείμενο της σύμβασης είναι κρίσιμο για την επιβίωση μιας επιχείρησης (π.χ. μεγάλα έργα και εγκαταστάσεις, νέα προϊόντα και επενδύσεις με επιπτώσεις στη βιωσιμότητα της επιχείρησης, επείγουσες συμβάσεις που ανατέθηκαν σε συνθήκες πίεσης). Αντίθετα, για συμβάσεις συντήρησης εξοπλισμού και εγκαταστάσεων, ανεφοδιασμού ειδών που διατηρούνται σε απόθεμα ή ειδών που ικανοποιούν αιτήματα μεμονωμένων χρηστών, οι απαιτήσεις διαχείρισης είναι περιορισμένες σε μεγάλο βαθμό.

 

Η προσπάθεια που απαιτείται για τη διαχείριση μιας σύμβασης καθορίζεται από διάφορους παράγοντες όπως:

 

  • Απαιτήσεις για υποβολή εκθέσεων προόδου που ορίζονται από τη σύμβαση
  • Χρονοδιαγράμματα εκτέλεσης των εργασιών
  • Ιστορικό απόδοσης του αναδόχου
  • Εμπειρία του αναδόχου σε παρεμφερείς συμβάσεις
  • Οικονομική ευρωστία του αναδόχου
  • Ειδικές συνθήκες που καθορίζονται από το φορέα ανάθεσης του έργου

 

shutterstock 212470570

 

 

Οι συνιστώσες του προγράμματος διαχείρισης μιας σύμβασης

Δημιουργία αρχείου

Η δημιουργία και η τήρηση του αρχείου της σύμβασης αποτελεί μια σημαντική αρμοδιότητα του διαχειριστή. Ο τόπος και ο τρόπος αρχειοθέτησης των πρωτότυπων συμβάσεων πρέπει να αποτελούν μέρος της πολιτικής και των διαδικασιών κάθε επιχείρησης. Όλες οι συμβάσεις, οι τροποποιήσεις και οι διορθώσεις των συμβάσεων, οι επιστολές πρόθεσης συνεργασίας και οι συμφωνίες εχεμύθειας, πρέπει να φυλάσσονται σε ασφαλή χώρο με περιορισμένη πρόσβαση και επαρκή πυροπροστασία. Ως εκ τούτου, θα πρέπει να είναι διαθέσιμες μόνο στους ελεγκτικούς φορείς. Τα αρχεία αυτά πρέπει να διατηρούνται για τη χρονική περίοδο που προβλέπεται από την ελληνική νομοθεσία και την πολιτική της επιχείρησης. Στην περίπτωση που τα πρωτότυπα έγγραφα φυλάσσονται στους χώρους εργασίας των διαχειριστών, ιδιαίτερα μετά το πέρας της σύμβασης, είναι πιθανόν να απολεσθούν ή να τοποθετηθούν σε λανθασμένες θέσεις. Είναι υποχρέωση του διαχειριστή τα πρωτότυπα έγγραφα να αρχειοθετούνται σε ασφαλή θέση.

 

Ο διαχειριστής οφείλει να διατηρεί ένα πλήρες αρχείο της σύμβασης, το οποίο συνήθως αποτελείται από τα ακόλουθα έγγραφα:

 

  • Αντίγραφο της διακήρυξης / αίτησης προσφορών
  • Αντίγραφο της σύμβασης, των προδιαγραφών, των τροποποιήσεων, των παραρτημάτων και των συνοδευτικών εγγράφων
  • Αλληλογραφία με τους προμηθευτές και τα τμήματα της επιχείρησης που επηρεάζουν το αποτέλεσμα της σύμβασης
  • Τα πρακτικά των σημαντικών συσκέψεων και τις σημειώσεις από σημαντικές τηλεφωνικές συνομιλίες
  • Τις εντολές πληρωμής
  • Τις εκθέσεις προόδου

 

Η διατήρηση ενός σωστού αρχείου μπορεί να αποβεί ιδιαίτερα χρήσιμη σε περιπτώσεις διενέξεων με τον ανάδοχο. Για παράδειγμα, τα πρακτικά των συναντήσεων με τον προμηθευτή μπορεί να περιέχουν σημαντικά στοιχεία πέραν των όσων αναφέρονται στη σύμβαση.

 

Δημιουργία εντύπου επικοινωνίας

Για τη διευκόλυνση της επικοινωνίας μεταξύ των εμπλεκομένων σε μια σύμβαση πρέπει να ετοιμαστεί ένα έντυπο που περιέχει τα στοιχεία ταυτοποίησης της σύμβασης (π.χ. κωδικός της σύμβασης, ανάδοχος, ημερομηνία ανάθεσης, ημερομηνία έναρξης και λήξης της σύμβασης), καθώς και τα στοιχεία και τις αρμοδιότητες των μελών της ομάδας διαχείρισης (π.χ. στοιχεία επικοινωνίας και θέση στο έργο). Σε πιο πολύπλοκες συμβάσεις μπορεί επίσης να καταρτιστεί ένα οργανόγραμμα διαχείρισης, το οποίο θα αποτυπώνει τις αρμοδιότητες και τα όρια ευθύνης των μελών.

 

Καθορισμός των παραδοτέων 

Η απόδοση του προμηθευτή θα πρέπει να παρακολουθείται και να ελέγχεται σε όλη τη διάρκεια της σύμβασης. Η εκπλήρωση των υποχρεώσεων του αναδόχου μπορεί να διαπιστωθεί ευκολότερα όταν αυτές διατυπώνονται με τη μορφή παραδοτέων. Η παρουσία παραδοτέων σε μια σύμβαση επιτρέπει την παρακολούθηση της πορείας εκτέλεσής της και ελαχιστοποιεί τους κινδύνους διακοπής του εφοδιασμού. Για παράδειγμα, το παραδοτέο μπορεί να είναι η διάθεση τριών εξειδικευμένων συμβούλων, οι οποίοι θα αναλάβουν την εγκατάσταση ενός νέου πληροφοριακού συστήματος. Σε μια άλλη περίπτωση, το παραδοτέο μπορεί να είναι η παράδοση 5.000 χαρτοκιβωτίων κάθε Τρίτη μέχρι τις 9.00πμ. Προφανώς, η εκπλήρωση των υποχρεώσεων σε αυτές τις περιπτώσεις μπορεί να διαπιστωθεί εύκολα. Εάν ο προμηθευτής διαθέσει δύο συμβούλους αντί τριών δεν έχει εκπληρώσει τις υποχρεώσεις του.

 

Από την άλλη πλευρά, η διαχείριση των συμβάσεων χωρίς τον καθορισμό συγκεκριμένων παραδοτέων είναι δύσκολη, διότι δεν μπορεί να μετρηθεί άμεσα η απόδοση του προμηθευτή. Τέτοια φαινόμενα παρουσιάζονται σε συμβάσεις παροχής υπηρεσιών. Ενίοτε, τα παραδοτέα εξαρτώνται από την εκπλήρωση των υποχρεώσεων της ίδιας της επιχείρησης που ανέθεσε το έργο ή την εκπλήρωση των υποχρεώσεων ενός τρίτου φορέα. Σε αυτήν την περίπτωση, πρέπει να καθορίζονται επακριβώς οι υποχρεώσεις της επιχείρησης ή των τρίτων, έτσι ώστε ο διαχειριστής να διασφαλίσει ότι εκπληρώνονται οι υποχρεώσεις που απορρέουν από τη σύμβαση εντός του προκαθορισμένου χρονικού πλαισίου. Για παράδειγμα, ένας προμηθευτής πληροφοριακών συστημάτων μπορεί να απαιτήσει συγκεκριμένες προθεσμίες για τον καθορισμό των απαιτήσεων των χρηστών από την αγοράστρια επιχείρηση, προκειμένου να εκπληρώσει την υποχρέωση εγκατάστασης των πληροφοριακών συστημάτων στην επιχείρηση στη συγκεκριμένη προθεσμία.

 

Συνήθως, τα παραδοτέα παραλαμβάνονται βάσει ενός χρονοδιαγράμματος (π.χ. ημερήσιες παραδόσεις αγαθών, εβδομαδιαίες συναντήσεις ή μηνιαίες πληρωμές). Για την περίπτωση αγοραζομένων υλικών, οι υποχρεώσεις των συμβαλλομένων μερών μπορεί να περιλαμβάνουν επί μέρους στάδια, όπως για παράδειγμα εμπρόθεσμη παράδοση υλικών, διασφάλιση ποιότητας και έγκαιρη πληρωμή. Η τελευταία αποτελεί «παραδοτέο» του αγοραστή. Για την αξιολόγηση και την παραλαβή των παραδοτέων ο διαχειριστής πρέπει να καθορίσει:

 

  • Πρότυπα απόδοσης και αποδεκτές αποκλίσεις
  • Τεχνικές απαιτήσεις και προδιαγραφές
  • Ημερομηνίες υποβολής εκθέσεων προόδου
  • Ημερομηνίες παραδοτέων (ημερομηνία απαίτησης και ημερομηνία παράδοσης)
  • Κατάλογο εκπλήρωσης συμβατικών υποχρεώσεων απόδοσης του αναδόχου (ημερομηνία, ενέργεια, αποτέλεσμα)
  • Προϋποθέσεις για επιβολή ποινών / αποζημιώσεων από τη μη εκπλήρωση συμβατικών υποχρεώσεων (π.χ. εκπρόθεσμα παραδοτέα)
  • Χρονοδιαγράμματα πληρωμών

 

Ο κατάλογος εκπλήρωσης της συμβατικής απόδοσης του αναδόχου δεν αναφέρεται σε παραδοτέα, αλλά δημιουργείται έπειτα από μελέτη των άρθρων της σύμβασης και καλύπτει τόσο το επίπεδο εκτέλεσης μιας σύμβασης σε σχέση με τις προδιαγραφές, όσο και τη συμμόρφωσή του σε άλλα θέματα (π.χ. εχεμύθεια, αποζημιώσεις και εγγυήσεις). Τέλος, στην περίπτωση συμβάσεων παροχής υπηρεσιών ο διαχειριστής θα πρέπει να προσδιορίζει:

 

  • Τις υποχρεώσεις των συμβαλλόμενων μερών
  • Τους υπεύθυνους για την εκπλήρωσή τους
  • Τις ημερομηνίες εκπλήρωσης
  • Τα κριτήρια αποδοχής των εργασιών

  

Παρακολούθηση και έλεγχος 

Χωρίς αμφιβολία, ο ανάδοχος έχει την υποχρέωση να εκτελεί κατά γράμμα τη σύμβαση που έχει προσυπογράψει. Ωστόσο, η αγοράστρια επιχείρηση έχει από την πλευρά της την υποχρέωση να διαπιστώνει τη συμμόρφωση του αναδόχου με τους όρους της σύμβασης. Προκειμένου να αποφευχθούν καθυστερήσεις ή χαμηλή απόδοση του αναδόχου, είναι απαραίτητη η θέσπιση μηχανισμών για την παρακολούθηση της ομαλής εκτέλεσης της σύμβασης. Η πρόοδος εκτέλεσης της σύμβασης μπορεί να διαπιστώνεται μέσα από συσκέψεις, μηνιαίες εκθέσεις προόδου και τακτικές ή έκτακτες επιθεωρήσεις.

 

Ανάλογα με το είδος της σύμβασης (αγορά υλικών, υλοποίηση έργου, παροχή υπηρεσίας), χρησιμοποιούνται διαφορετικές τεχνικές παρακολούθησης. Στην αγορά διατίθενται διάφορα λογισμικά (π.χ. Microsoft Project Management και SAP Project Management) διαχείρισης και παρακολούθησης έργων και συμβάσεων. Επικουρικά μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν διαγράμματα Gantt και PERT (βλέπε Παράρτημα) για την αποτύπωση και την παρακολούθηση των εργασιών, των επιμέρους δραστηριοτήτων, των χρόνων εκτέλεσης, των προθεσμιών, των απαιτούμενων πόρων, των επιμέρους αναθέσεων κλπ.

 

Ανάλογα με την πολυπλοκότητα, τους χρόνους παράδοσης και τη χρονική πίεση της σύμβασης, το σύστημα παρακολούθησης και εκθέσεων προόδου που υποβάλλει ο ανάδοχος μπορεί να περιλαμβάνει τα εξής:

 

  • Χρονοδιαγράμματα περάτωσης σταδίων - ορόσημων του έργου (milestones)
  • Προγράμματα απορρόφησης κονδυλίων (συμβάσεις με βάση το κόστος του προμηθευτή και κίνητρα)
  • Πραγματικές ώρες απασχόλησης σε σχέση με τις προγραμματισμένες
  • Εκθέσεις των εργασιών που περατώθηκαν σε μια καθορισμένη περίοδο
  • Κατάλογο ενεργειών εντός προσδιορισμένης περιόδου εκτέλεσης του έργου
  • Ανακεφαλαίωση όλων των σημαντικών αλλαγών που εφάρμοσε ο ανάδοχος και έχουν επίδραση στην απόδοσή του
  • Αποκλίσεις σε σημαντικά στάδια
  • Σχέδια διαχείρισης κινδύνων και επανάκαμψης

 

Πηγή: Διοίκηση Εφοδιασμού, Λάμπρος Λάιος, Πειραιάς 2010

Περισσότερα σε αυτή την κατηγορία: