Διαχείριση Συμβάσεων: Quality & the Contract Risk Register

Ανάλογα με τον τύπο και το αντικείμενο της σύμβασης ο διαχειριστής αναλαμβάνει και κάποιες αρμοδιότητες Διοίκησης Ποιότητας.

Προφανώς, οι εν λόγω αρμοδιότητες είναι αυξημένες στις περιπτώσεις εταιρικών συνεργασιών και στρατηγικών συμμαχιών και σε προγράμματα πιστοποίησης του προμηθευτή. Ενίοτε, ο διαχειριστής της σύμβασης βασίζεται σε άλλα τμήματα της επιχείρησης για τη συλλογή στοιχείων σχετικά με την απόδοση του προμηθευτή.

 

Όπως έχει ήδη αναφερθεί, οι δείκτες απόδοσης πρέπει να αποτελούν μέρος μιας σύμβασης. Σε διαφορετική περίπτωση, ο διαχειριστής σε συνεργασία με υπόλοιπα μέλη της ομάδας διαχείρισης πρέπει να τους δημιουργήσει. Εκτός από τους κατάλληλους δείκτες, πρέπει να περιγράφεται ο τρόπος μέτρησης, ποιοι θα ενημερώνονται, ποιες είναι οι αποδεκτές τιμές των δεικτών και ποιες είναι οι συνέπειες μη συμμόρφωσης προς τις αποδεκτές τιμές. Ο στόχος των μετρήσεων απόδοσης είναι η διασφάλιση της αποτελεσματικής εκτέλεσης μιας σύμβασης. Σε περίπτωση που παρατηρούνται αστοχίες κατά την εκτέλεση, τα εμπλεκόμενα μέρη συνεργάζονται προκειμένου να επαναφέρουν την απόδοση στις αποδεκτές τιμές. Η απόδοση μιας σύμβασης πρέπει να ελέγχεται συνεχώς μέσω των δεικτών, προκειμένου να διαπιστώνεται κατά πόσο οι διορθωτικές ενέργειες είχαν το επιθυμητό αποτέλεσμα. Με αυτόν τον τρόπο, οι δείκτες μέτρησης αποτελούν «πυξίδα» που καθοδηγεί την εκτέλεση και όχι  μέσο «τιμωρίας» του προμηθευτή σε περίπτωση μη ικανοποιητικής απόδοσης.

 

 shutterstock 219066187

 

Σε γενικές γραμμές, οι μετρήσεις απόδοσης στις συμβάσεις σχετίζονται με την ποιότητα εκτέλεσης του έργου από τον ανάδοχο. Μερικοί από τους πλέον χρησιμοποιούμενους δείκτες για προϊόντα, υπηρεσίες και συνδυασμό προϊόντων και υπηρεσιών είναι οι ακόλουθοι:

 

Προϊόντα

  • Ποσοστό (%) των παραγγελιών που παραδίδονται εμπρόθεσμα
  • Αριθμός ή ποσοστό (%) ελαττωματικών προϊόντων
  • Ποσοστό (%) των παραγγελιών που παραδίδονται πλήρεις
  • Νεκροί χρόνοι εξοπλισμού
  • Μέσο διάστημα μεταξύ διαδοχικών βλαβών

 

Υπηρεσίες

  • Πραγματικό κόστος σε σύγκριση με το προϋπολογισμένο
  • Πραγματική πρόοδος με βάση το χρονοδιάγραμμα
  • Συμμόρφωση προς τις προδιαγραφές

 

Προϊόντα και υπηρεσίες

  • Ποσοστό (%) λαθών στα τιμολόγια
  • Βαθμολογίες ικανοποίησης του πελάτη
  • Έκταση επανορθωτικών εργασιών

 

Το χρονικό πλαίσιο για επιθεωρήσεις μπορεί να ποικίλει ανάλογα με το τύπο μιας σύμβασης. Εάν μια σύμβαση αφορά ανάπτυξη ενός νέου προϊόντος, τότε απαιτείται η κατάρτιση προγράμματος επιθεωρήσεων στα ορόσημα του έργου. Εάν μια σύμβαση αφορά αγορά υλικών από μη πιστοποιημένο προμηθευτή, τότε η επιθεώρηση πρέπει να γίνει με την παράδοση του εμπορεύματος. Για την αποδοχή εξοπλισμού ή λογισμικού, πρέπει να καθοριστεί μια περίοδος δοκιμαστικής λειτουργίας (π.χ. το σύστημα να λειτουργεί χωρίς αστοχίες επί 90 συνεχείς ημέρες). Ωστόσο, υπάρχουν περιπτώσεις στις οποίες κάποιο βασικό εξάρτημα δεν μπορεί να εγκατασταθεί άμεσα και δεν υπάρχει η δυνατότητα να ελεγχθεί κατά την παράδοσή του.

 

Σε περιπτώσεις που δεν έχει καθοριστεί ο τρόπος παραλαβής, είναι καθήκον του διαχειριστή να συνάψει έγκαιρα μια συμφωνία ποιοτικής και ποσοτικής παραλαβής. Στις συμβάσεις παροχής υπηρεσιών, η διασφάλιση της ποιότητας βασίζεται κυρίως σε υποκειμενικές μετρήσεις. Η συμμόρφωση του προμηθευτή με τους όρους της σύμβασης διασφαλίζεται με τυχαίους ελέγχους, η μορφή των οποίων μπορεί να προσδιορίζεται από τη σύμβαση ή να καθορίζεται από το διαχειριστή σε συνεργασία με τον προμηθευτή.

 

Είναι φανερό ότι οι δείκτες μέτρησης της απόδοσης πρέπει να είναι προσαρμοσμένοι στον εκάστοτε τύπο σύμβασης. Ένα βασικό κριτήριο για την καταλληλότητα των δεικτών απόδοσης είναι η ευκολία εφαρμογής τους. Για το λόγο αυτό, είναι πολύ σημαντικό κατά την επιλογή των δεικτών απόδοσης να συνεκτιμώνται ο χρόνος και η προσπάθεια που απαιτούνται για την συλλογή και την ανάλυση των στοιχείων, σε σχέση με τα δυνητικά οφέλη που μπορεί να προκύψουν από τις πληροφορίες που θα παραχθούν.

 

shutterstock 136697651 

  

 

Ο συνεχής εντοπισμός και η αξιολόγηση των Πιθανών Κινδύνων, κατά τη διάρκεια εκτέλεσης μιας σύμβασης, αποτελούν προϋπόθεση για αποφυγή καθυστερήσεων στο χρονοδιάγραμμα εκτέλεσης, επιβαρύνσεων στο κόστος των εργασιών, υποαξιοποίησης των διαθέσιμων πόρων, και αρνητικών επιπτώσεων στην ποιότητα των αποτελεσμάτων. Κατά τη φάση της έναρξης πρέπει να δημιουργηθεί μητρώο για τη συνεχή καταγραφή των πιθανών κινδύνων (risk log / register). Το μητρώο είναι εργαλείο ελέγχου που παρέχει τη δυνατότητα άμεσης επισκόπησης των κυριότερων κινδύνων και παρακολούθησης των σχετιζόμενων δραστηριοτήτων. Παράλληλα,  πρέπει να γίνεται συνεχής αξιολόγηση των κινδύνων με την χρήση μήτρας αξιολόγησης πιθανότητας / επίπτωσης κινδύνων (risk profile), έτσι ώστε να λαμβάνονται τα απαραίτητα μέτρα.

 

Εντοπισμός Κινδύνων

 

Είναι αυτονόητο ότι βασική επιδίωξη κατά την κατάρτιση μιας σύμβασης είναι η αποτροπή γεγονότων που μπορούν να θέσουν σε κίνδυνο την επίτευξη των βασικών στόχων της σύμβασης. Για το λόγο αυτό επιδιώκεται το αντικείμενο, οι προδιαγραφές και τα παραδοτέα της σύμβασης να είναι σαφή και ξεκάθαρα. Αυτό δεν σημαίνει απαραίτητα ότι σε μια σύμβαση μπορούν να προβλεφθούν όλα τα γεγονότα που τυχόν έχουν δυσμενή επίδραση στην εκτέλεσή της. Αρκετοί κίνδυνοι αποφεύγονται ή ελαχιστοποιούνται με την εφαρμογή αποτελεσματικών πρακτικών εφοδιασμού (π.χ. σχεδιασμός απαιτήσεων και επιλογή αξιόπιστων προμηθευτών) και με τους κατάλληλους συμβατικούς όρους (π.χ. εγγυήσεις, αποζημιώσεις, ασφάλιση και εμπιστευτικότητα). Από την άλλη πλευρά, είναι αδύνατο μια σύμβαση να εξασφαλίσει την επιχείρηση από κάθε πιθανό κίνδυνο. Επίσης, υπάρχουν περιπτώσεις, όπου μια επιχείρηση επιλέγει να προχωρεί ηθελημένα σε ενέργειες που εμπεριέχουν υψηλό κίνδυνο (π.χ. επιλογή προμηθευτή υψηλού κινδύνου λόγω εξαιρετικά χαμηλής τιμής). Καθίσταται λοιπόν σαφές ότι η διαχείριση των κινδύνων αποτελεί μια ιδιαίτερα σημαντική δραστηριότητα της διαχείρισης των συμβάσεων.

 

Οι κίνδυνοι κατά τη διάρκεια εκτέλεσης μιας σύμβασης μπορούν να κατηγοριοποιηθούν ως εξής:

 

  • Κίνδυνοι καθυστερήσεων στα χρονοδιαγράμματα

H έρευνα για τον εντοπισμό πιθανών καθυστερήσεων πρέπει να εστιάζεται στην «κρίσιμη διαδρομή» του χρονοδιαγράμματος, διότι οι αποκλίσεις στην κρίσιμη διαδρομή έχουν άμεση επίδραση στο συνολικό χρονοδιάγραμμα. Επίσης, μεγάλη σημασία έχουν οι «κρίσιμες δραστηριότητες» από τις οποίες εξαρτώνται πολλές άλλες. Οι διάφοροι παράγοντες που δύναται να προκαλέσουν καθυστερήσεις στα χρονοδιαγράμματα μια σύμβασης αφορούν κυρίως στα ακόλουθα:

-         Ατελείς προδιαγραφές (π.χ. μετά την ανάθεση μιας σύμβασης μπορεί να διαπιστωθεί ότι οι προδιαγραφές πρέπει να υποστούν αλλαγές) σε συνδυασμό με αυξημένη πολυπλοκότητα.

-         Καθυστερήσεις στις άδειες και στις εγκρίσεις που απαιτούνται από κρατικούς φορείς.

-         Καθυστερήσεις στην ανταλλαγή πληροφοριών μεταξύ των εμπλεκομένων μερών (π.χ. η επιχείρηση καθυστερεί να ανταποκριθεί σε ερωτήματα του προμηθευτή).

-         Ο προμηθευτής δε διαθέτει το απαραίτητο στελεχιακό δυναμικό και τα παραγωγικά μέσα για την εκτέλεση της σύμβασης.

-         Λανθασμένες ενέργειες (π.χ. παραλείψεις, αστοχίες του προμηθευτή).

-         Προβλήματα ποιότητας (π.χ. χρήση ακατάλληλων υλικών).

-         Καθυστερήσεις κατά τη μεταφορά των υλικών.

 

  • Κίνδυνοι επιβαρύνσεων του τιμήματος μιας σύμβασης

Όταν το τίμημα μιας σύμβασης είναι πολύ υψηλό ή όταν καθορίζεται με βάση το κόστος του προμηθευτή συν μια αμοιβή (costplus), η επιχείρηση εκτίθεται σε κινδύνους λόγω δυσμενών οικονομικών επιπτώσεων στα αποτελέσματά της. Οι επιβαρύνσεις μπορεί να οφείλονται σε:

-         Ατελείς ή ανακριβείς προδιαγραφές, οι οποίες πρέπει να υποστούν αλλαγές κατά τη διάρκεια της εκτέλεσης μιας σύμβασης. Ορισμένοι προμηθευτές επωφελούνται από τις αοριστίες των προδιαγραφών και αυξάνουν υπερβολικά τις τιμές.

-         Αύξηση του κόστους λόγω απρόβλεπτων γεγονότων, λανθασμένης τιμολόγησης των προσφορών και πρόσθετων αιτημάτων της επιχείρησης εκτός του συμβατικού αντικειμένου.

-         Αλλαγές στις συναλλαγματικές ισοτιμίες, όταν οι πληρωμές καταβάλλονται σε ξένο νόμισμα.

-         Αύξηση των τελωνειακών δασμών, όταν η πληρωμή τους γίνεται από την αγοράστρια επιχείρηση.

 

  • Κίνδυνοι ποιότητας

Οι κίνδυνοι που σχετίζονται με την ποιότητα είναι ιδιαίτερα σημαντικοί, τόσο σε περιπτώσεις που χρησιμοποιούνται νέοι προμηθευτές, ιδιαίτερα για υλικά και υπηρεσίες κρίσιμες για την επιχείρηση, όσο και σε περιπτώσεις που χρησιμοποιούνται νέες μη δοκιμασμένες τεχνολογίες παραγωγής ή τεχνολογίες που βρίσκονται στα όρια της απόδοσής τους. Οι κίνδυνοι ποιότητας συνήθως προκαλούνται από:

-         Ανακριβείς ή ελλιπείς προδιαγραφές υλικών με αποτέλεσμα το τελικό προϊόν να μην επιτυγχάνει την επιδιωκόμενη απόδοση (π.χ. λανθασμένες διαστάσεις, μειωμένη λειτουργικότητα, μειωμένη απόδοση και συχνές βλάβες).

-         Ανεπαρκείς έλεγχοι και δοκιμές με αποτέλεσμα ο πελάτης να υφίσταται τις επιπτώσεις των αστοχιών.

-         Φθορές κατά τη μεταφορά, ιδίως όταν χρησιμοποιούνται ακατάλληλη συσκευασία και σήμανση.

 

  • Εμπορικοί κίνδυνοι και ανωτέρα βία

Πέραν των κινδύνων που αναφέρθηκαν, υπάρχουν και άλλοι που μπορεί να επηρεάζουν έμμεσα τα χρονοδιαγράμματα, το κόστος και την ποιότητα. Αναφέρονται μερικά παραδείγματα:

-         Ανεπαρκής γνώση σε εμπορικά θέματα

-         Οικονομική κατάσταση του προμηθευτή (π.χ. ο προμηθευτής βιώνει προβλήματα ταμειακής ροής και αδυνατεί να ανταποκριθεί στις απαιτήσεις του έργου)

-         Οικονομική κατάσταση του αγοραστή (π.χ. ο αγοραστής αδυνατεί να εξοφλήσει τις οφειλές του και ο προμηθευτής με τη σειρά του αρνείται να συνεχίσει τις εργασίες)

-         Αλλαγές στην ιδιοκτησία του προμηθευτή μπορεί να επηρεάσουν αρνητικά τις σχέσεις συνεργασίας και το κλίμα εμπιστοσύνης

-         Συμβάντα ανωτέρας βίας (π.χ. ακραία καιρικά φαινόμενα, σεισμοί, πυρκαγιές, ναυάγια, πόλεμοι, επαναστάσεις, ασθένειες, απεργίες, ανταρσίες, πειρατείες και οικονομικές κρίσεις)

 

Μητρώο Κινδύνων

 

Όπως προαναφέρθηκε, οι κίνδυνοι που μπορεί να επηρεάσουν την εκτέλεση μιας σύμβασης πρέπει να καταγράφονται σε ένα μητρώο, το οποίο θα ενημερώνεται σε τακτά διαστήματα προκειμένου να αποτυπώνονται και να αντιμετωπίζονται οι αλλαγές στο προφίλ των κινδύνων. Ένα μητρώο κινδύνων πρέπει να περιέχει τις ακόλουθες πληροφορίες:

  • Περιγραφή του κινδύνου
  • Παράγοντες που θα μπορούσαν να στοιχειοθετήσουν αιτία κινδύνου
  • Το στάδιο της σύμβασης κατά το οποίο μπορούν να εμφανιστούν οι κίνδυνοι
  • Εκτίμηση της πιθανότητας πραγματοποίησης του κινδύνου
  • Εκτίμηση της επίπτωσης του κινδύνου  στην εκτέλεση της σύμβασης, ως προς τη χρονική καθυστέρηση, το κόστος και την ποιότητα

 

Η στρατηγική της διαχείρισης του κινδύνου περιλαμβάνει αφενός τρόπους αποτροπής και ελαχιστοποίησης των επιδράσεων (π.χ. πρόσθετη ασφάλεια και έλεγχοι) και αφετέρου λεπτομερή σχέδια εναλλακτικών δράσεων (contingencyplans) για την αντιμετώπιση απρόβλεπτων γεγονότων και σοβαρών κινδύνων (π.χ. εναλλακτικός προμηθευτής σε περίπτωση ανικανότητας / αδυναμίας του ανάδοχου).

 

Χωρίς την κατάλληλη προετοιμασία από την πλευρά της επιχείρησης, οι Αλλαγές σε μια σύμβαση μπορεί να αποβούν ιδιαίτερα δαπανηρές. Προφανώς, σε μια σύμβαση η υλοποίηση της οποίας έχει ξεκινήσει, η αλλαγή του ανάδοχου-προμηθευτή είναι δύσκολη και δαπανηρή. Επίσης, είναι λογικό για κάθε προμηθευτή να επιθυμεί να πετύχει αυξημένα περιθώρια κέρδους από αλλαγές στο αντικείμενο μιας σύμβασης, εφόσον αισθάνεται ότι βρίσκεται σε ευνοϊκή διαπραγματευτική θέση. Συνεπώς, ο διαχειριστής και τα στελέχη εφοδιασμού πρέπει να προγραμματίσουν τις ενέργειές τους προκειμένου να εξισορροπήσουν την κατάσταση.

 

 shutterstock 69653437

 

Ο διαχειριστής πρέπει να καθορίσει τη μέθοδο διαχείρισης και ελέγχου των αλλαγών (π.χ. διεύρυνση ή περιορισμός του αντικειμένου) κατά τη διάρκεια εκτέλεσης, σύμφωνα με τα όσα αναφέρονται και προβλέπονται στα σχετικά άρθρα της σύμβασης. Η αγοράστρια επιχείρηση πρέπει να διατηρήσει το δικαίωμα εισαγωγής αλλαγών τόσο για την αντιμετώπιση απρόβλεπτων περιστάσεων όσο και για τον καθορισμό του τρόπου υπολογισμού του κόστους των αλλαγών. Επίσης, στη σύμβαση πρέπει να αναφέρονται ρητά προβλέψιμες αλλαγές όπως, για παράδειγμα, η αλλαγή των σημείων παράδοσης (εντός λογικών ορίων) χωρίς πρόσθετη επιβάρυνση.

 

Οι αλλαγές των προδιαγραφών αποτελούν συνηθισμένη αιτία αναθεωρήσεων στις συμβάσεις. Πρέπει να διατηρείται το δικαίωμα λογικών αλλαγών στις προδιαγραφές από την επιχείρηση χωρίς επιβολή πρόσθετων επιβαρύνσεων. Σε περίπτωση ανάγκης ουσιωδών αλλαγών, πρέπει να προβλέπονται προσαρμογές στις αμοιβές του προμηθευτή, οι οποίες θα αντιπροσωπεύουν την αύξηση που προκλήθηκε στο πραγματικό κόστους του προμηθευτή. Κατά τη διαπραγμάτευση των αλλαγών πρέπει να μελετώνται οι αλληλεξαρτήσεις μεταξύ των συστατικών μιας σύμβασης.

 

Για παράδειγμα, ενδέχεται μια αλλαγή στις προδιαγραφές να προκαλέσει αλλαγή στους χρόνους παράδοσης. Για αυτό το λόγο, η διαπραγμάτευση με τον προμηθευτή θα πρέπει να περιορίζεται στις αναγκαίες αλλαγές και να του δίνεται η δυνατότητα να εισάγει ζητήματα που δεν σχετίζονται άμεσα με τις επιδιωκόμενες αλλαγές. Επίσης, πρέπει να γίνεται διάκριση μεταξύ των απλών διαχειριστικών αλλαγών, για τις οποίες δεν απαιτείται αναθεώρηση της σύμβασης και των ουσιαστικών αλλαγών, για τις οποίες απαιτείται επίσημη αναθεώρηση της σύμβασης. Για παράδειγμα, σε περιπτώσεις που εφαρμόζονται επουσιώδεις αλλαγές στις διαδικασίες μιας επιχείρησης (π.χ. αλλαγή εντύπων), ο προμηθευτής πρέπει να συμμορφώνεται χωρίς να υφίσταται ανάγκη αναθεώρησης της σύμβασης.

 

Μια αποτελεσματική διαδικασία ελέγχου των αλλαγών περιλαμβάνει συσκέψεις μεταξύ του διαχειριστή και των εμπλεκομένων μερών, στις οποίες θα εξετάζεται το μέγεθος των επιπτώσεων για κάθε προτεινόμενη αλλαγή. Σε αυτές μπορούν επίσης να συμμετέχουν και διάφορα στελέχη υποστήριξης (π.χ. νομικοί και φοροτεχνικοί). Οι ουσιώδεις αλλαγές θα πρέπει να ενσωματώνονται στη σύμβαση με τη μορφή επίσημης τροποποίησης. Προφανώς, οι τροποποιήσεις θα πρέπει να διατυπώνονται με τέτοιο τρόπο ώστε να είναι σε συμφωνία με την ισχύουσα σύμβαση. Αυτό σημαίνει ότι θα πρέπει να αναφέρονται ρητά τα άρθρα της σύμβασης που αλλάζουν αλλά και ποιες είναι οι αλλαγές.

 

Πηγή: Διοίκηση Εφοδιασμού, Λάμπρος Λάιος, Πειραιάς 2010

Περισσότερα σε αυτή την κατηγορία:

ΕΠΟΜΕΝΑ ΣΕΜΙΝΑΡΙΑ

There are no up-coming events