Διαχείριση Συμβάσεων: Επισκόπηση, Δραστηριότητες και Ρόλοι

Δεν υπάρχει αμφιβολία ότι η ανάθεση έργων ή άλλων δραστηριοτήτων σε τρίτους εκτός της επιχείρησης αποτελεί εγχείρημα με πολλούς κινδύνους.

Προφανώς, η επιτυχία των αναθέσεων σε τρίτους εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από τις ικανότητες και την υποκίνησή τους. Η κατάρτιση αποτελεσματικών συμβάσεων, οι οποίες καθορίζουν με πληρότητα και σαφήνεια τη σχέση και τις υποχρεώσεις των συμβαλλομένων μερών, είναι ένα σημαντικό πρώτο βήμα για τη μείωση των πιθανών κινδύνων.

 

Ωστόσο, η αποτελεσματική κατάρτιση μιας σύμβασης δεν αρκεί για τη θωράκιση των επιχειρήσεων από τους κινδύνους που ανακύπτουν κατά τη διάρκεια υλοποίησης της σύμβασης. Λάθη, καθυστερήσεις, αντικρουόμενες ερμηνείες των άρθρων της σύμβασης και άλλες απρόβλεπτες καταστάσεις αποτελούν πολλές φορές καθημερινότητα. Για αυτό το λόγο απαιτείται αποτελεσματική διαχείριση των συμβάσεων, η οποία θα πρέπει να αποτελεί αναπόσπαστο μέρος της συνολικής επιχειρησιακής λειτουργίας.

 

Τόσο η διαχείριση των συμβάσεων όσο και η διαχείριση των επιχειρησιακών λειτουργιών και διαδικασιών μιας επιχείρησης απαιτούν τη μέγιστη δυνατή εκμετάλλευση των κεφαλαίων που έχουν διατεθεί, με τη διαφορά ότι στην πρώτη περίπτωση οι πόροι έχουν «αγοραστεί» για πεπερασμένη περίοδο μέσω μιας σύμβασης.

 

Η διαχείριση μιας σύμβασης ξεκινά ουσιαστικά από το αρχικό στάδιο της κατάρτισής της. Ωστόσο, στο παρόν κεφάλαιο έμφαση θα δοθεί στις δραστηριότητες που έπονται της ανάθεσης ενός συμβατικού έργου σε έναν προμηθευτή και σχετίζονται με την εκτέλεση, υλοποίηση και περάτωση των δραστηριοτήτων που προβλέπονται σε μια σύμβαση.

 

Απώτερος στόχος της διαχείρισης των συμβάσεων είναι να διασφαλίσει ότι όλες οι δραστηριότητες των συμβαλλομένων μερών εκτελούνται και ολοκληρώνονται με επιτυχία χωρίς εκκρεμότητες, σύμφωνα με τις υποχρεώσεις που απορρέουν από τη σύναψη της σύμβασης.

 

Γενικά, η διαχείριση μιας σύμβασης περιλαμβάνει τις εξής δραστηριότητες:

 

  • Κοινοποίηση των παραδοτέων, των ορόσημων (milestones) και των βασικών όρων σε όλους τους εμπλεκόμενους.
  • Διαχείριση των εντολών εργασίας και των παραγγελιών υλικών.
  • Παρακολούθηση της προόδου των εργασιών και επίσπευση της διεκπεραίωσης των εκκρεμοτήτων.
  • Επιτήρηση των δραστηριοτήτων του προμηθευτή για τη διασφάλιση της απόδοσής του σύμφωνα με τους όρους της σύμβασης.
  • Μέτρηση και αξιολόγηση της αποτελεσματικότητας.
  • Διαχείριση της διαδικασίας παραλαβής του έργου.
  • Παρακολούθηση των χρεώσεων προκειμένου να διασφαλίζεται συμμόρφωση με τις ρυθμίσεις τιμολόγησης της σύμβασης.
  • Έλεγχος πληρωμών και έγκριση τμηματικών καταβολών.
  • Διασφάλιση της εκπλήρωσης των υποχρεώσεων του αγοραστή.
  • Διαπίστωση της αναγκαιότητας αλλαγών στη σύμβαση, διαπραγμάτευση δίκαιων προσαρμογών και καθορισμός των συνθηκών στις οποίες ο προμηθευτής πρέπει να επιφορτιστεί αυξήσεις κόστους.
  • Επίλυση διαφορών που μπορεί να προκύψουν κατά τη διάρκεια της ζωής ενός έργου (με γνώμονα τα συμφέροντα του αναδόχου).
  • Διατήρηση του αρχείου της σύμβασης.
  • Περάτωση και κλείσιμο της σύμβασης.

 

Δεν υπάρχει αμφιβολία ότι η διαχείριση μιας σύμβασης επικεντρώνεται κυρίως στην εκπλήρωση των ανειλημμένων υποχρεώσεων του αντισυμβαλλόμενου (προμηθευτή ή υπεργολάβου). Για να καταστεί αυτό δυνατό θα πρέπει και η πλευρά του αγοραστή να εκπληρώνει τις δικές της υποχρεώσεις. Για παράδειγμα, έστω μια σύμβαση που προβλέπει ότι ο προμηθευτής θα πρέπει να υποβάλει προς έγκριση μια μελέτη στον αγοραστή. Ο προμηθευτής δεν μπορεί να εκτελέσει το κατασκευαστικό μέρος της σύμβασης χωρίς την ανωτέρω έγκριση. Επομένως, η έγκριση αυτή αποτελεί προϋπόθεση για την εκπλήρωση της συμβατικής υποχρέωσης του προμηθευτή, η οποία εξαρτάται από την εκπλήρωση μιας αντίστοιχης υποχρέωσης του αγοραστή. Επιπρόσθετα, η διαχείριση πρέπει να διασφαλίζει ότι τα συμβαλλόμενα μέρη δεν προβαίνουν σε ενέργειες που παραβιάζουν όρους της σύμβασης (π.χ. θέματα εχεμύθειας και ευρεσιτεχνιών). Ως εκ τούτου, η διαχείριση της σύμβασης είναι κυρίως μια διαδικασία συνεχούς παρακολούθησης της απόδοσης τόσο του προμηθευτή όσο και του αναδόχου.

 

Σκοπός του άρθρου είναι η κατανόηση των μεθόδων που χρησιμοποιούνται στη διαχείριση των συμβάσεων, οι οποίες επιδιώκουν μια αποδοτική σχέση με τον προμηθευτή, διαπιστώνουν έγκαιρα πιθανά προβλήματα και επιλύουν τις διαφορές σύμφωνα με τα άρθρα και τους όρους που περιέχονται στη σύμβαση.

 

shutterstock 173409278

 

Συμμετέχοντες στην Διαχείριση των Συμβάσεων 

 

Η διαχείριση των συμβάσεων είναι αρμοδιότητα των στελεχών εφοδιασμού. Ωστόσο, συχνά ασκείται από στελέχη άλλων τμημάτων. Στις συμβάσεις μεγάλων έργων ορίζεται συνήθως ένας διευθυντής έργου, ο οποίος μπορεί να είναι ταυτόχρονα και διαχειριστής της σύμβασης. Ωστόσο, το ρόλο του διαχειριστή της σύμβασης μπορεί να αναλάβει ένα στέλεχος από οποιοδήποτε τμήμα της επιχείρησης (π.χ. στέλεχος από το τμήμα μάρκετινγκ σε περιπτώσεις ανάπτυξης νέων προϊόντων), ο οποίος θα αναφέρεται στο διευθυντή του έργου είτε άμεσα είτε μέσω μιας οργανωτικής δομής τύπου μήτρας.

 

Σε κάθε περίπτωση, τα στελέχη εφοδιασμού εμπλέκονται πολλαπλά στην εκτέλεση μιας σύμβασης. Για αυτό το λόγο θα πρέπει να συμμετέχουν στη διαχείριση της σύμβασης σε όλα τα στάδια, έτσι ώστε να διασφαλίζεται ότι η συνολική διαχείριση της σύμβασης ασκείται με αποτελεσματικό τρόπο. Οι διαφορετικές δραστηριότητες και οι παράμετροι πρέπει να περιγραφούν ξεκάθαρα κατά τον ορισμό των καθηκόντων του διαχειριστή, όπως για παράδειγμα η φύση της εμπλοκής των στελεχών εφοδιασμού στη διαδικασία. Σε μεγάλο βαθμό, η αποτελεσματικότητα του διαχειριστή καθορίζεται από την ίδια τη σύμβαση. Μια σύμβαση που δεν περιέχει ασαφείς και διφορούμενους όρους διευκολύνει σημαντικά το έργο του διαχειριστή. Ιδιαίτερα σημαντικοί είναι οι όροι που προσδιορίζουν τις υποχρεώσεις του προμηθευτή σε θέματα απόδοσης κατά την εκτέλεση της σύμβασης. Είναι αδύνατο να υπάρξει αποτελεσματική διαχείριση όταν οι απαιτήσεις απόδοσης δεν είναι σαφώς καθορισμένες και μετρήσιμες.

 

Διαχειριστής της Σύμβασης

Ορίζεται συνήθως ένα στέλεχος που γνωρίζει σε κάποιο βαθμό το αντικείμενο του έργου και θα αναλάβει την καθημερινή διαχείριση της σύμβασης. Σε μερικές περιπτώσεις και ανάλογα με την πολιτική της επιχείρησης, ένα στέλεχος από το τμήμα εφοδιασμού μπορεί να αναλάβει καθήκοντα διαχειριστή. Ο διαχειριστής παίζει κεντρικό ρόλο στη διαχείριση της σύμβασης διασφαλίζοντας την επίτευξη των στόχων, την υποβολή των αναφορών προόδου και την καταβολή των πληρωμών. Συνεργάζεται με τον προμηθευτή για την επίλυση των προβλημάτων και με το τμήμα εφοδιασμού για τη διευθέτηση όλων των θεμάτων που ανακύπτουν σε σχέση με τη σύμβαση και ενημερώνει τη διοίκηση για την πρόοδο των εργασιών.

 

Το δικαίωμα μιας επιχείρησης να ορίζει κάποιον διαχειριστή με στόχο να παρακολουθεί και να καταγράφει την απόδοση μιας σύμβασης πρέπει να προβλέπεται και μέσα στη σύμβαση. Είναι επίσης χρήσιμο να περιλαμβάνονται στη σύμβαση τα ονόματα και οι θέσεις των ατόμων, στους οποίους ανατίθενται οι αρμοδιότητες της διαχείρισης. Οι κύριες αρμοδιότητες του διαχειριστή της σύμβασης είναι οι ακόλουθες:

  • Παρέχει διευκρινήσεις για το αντικείμενο και τις προδιαγραφές των εργασιών που θα εκτελεστούν.
  • Παρακολουθεί την απόδοση των εργασιών προκειμένου να διασφαλίσει τη συμμόρφωση με τα προβλεπόμενα χρονοδιαγράμματα.
  • Εξετάζει την απόδοση σε σχέση με το αντικείμενο και τις προδιαγραφές και προετοιμάζει αναφορές συμμόρφωσης ή/και αστοχιών.
  • Παραλαμβάνει και αναλύει τις αναφορές προόδου.
  • Κινεί εντολές «παύσης εργασιών» όπως προβλέπεται από τα σχετικά άρθρα της σύμβασης.

Αξίζει να σημειωθεί ότι ο διαχειριστής της σύμβασης δεν έχει το δικαίωμα να ενεργοποιήσει αλλαγές ή μετατροπές στη σύμβαση.

 

Ανάδοχος

Ορίζεται ο προμηθευτής που έχει την ευθύνη εκτέλεσης του έργου ανεξάρτητα αν στη σύμβαση προβλέπονται υπεργολαβίες. Σε μια τέτοια περίπτωση, ο εν λόγω προμηθευτής αναφέρεται συνήθως ως κύριος προμηθευτής ή κύριος υπεργολάβος. Συνήθως ο κύριος προμηθευτής ορίζει ένα άτομο που αναλαμβάνει ως ο ομόλογος του διαχειριστή της σύμβασης. Θα πρέπει να σημειωθεί ότι μόνο ο κύριος προμηθευτής συνεργάζεται άμεσα με την επιχείρηση και έχει την ευθύνη της διοίκησης των υπεργολάβων, διότι δεν υφίσταται συμβατική σχέση μεταξύ των υπεργολάβων και της επιχείρησης. Για αυτό το λόγο οι οδηγίες από την πλευρά της αγοράστριας επιχείρησης θα πρέπει να δίδονται στον κύριο προμηθευτή και όχι στους υπεργολάβους.

 

Υπεργολάβοι

Οι υπεργολάβοι συνήθως αξιολογούνται και εγκρίνονται από την αγοράστρια επιχείρηση είτε κατά τη διάρκεια των διαπραγματεύσεων είτε μετά την ανάθεση της σύμβασης στον ανάδοχο. Εάν δημιουργηθεί ανάγκη αντικατάστασης ενός υπεργολάβου, η αγοράστρια επιχείρηση θα πρέπει να διατηρεί το δικαίωμα έγκρισης ενός νέου υπεργολάβου μέσω της σύμβασης.

 

shutterstock 108315149

 

Εφοδιασμός

Ο εφοδιασμός έχει την ευθύνη συνολικά για όλη τη διαδικασία που προηγείται της ανάθεσης, παρέχει τεχνογνωσία κατά την εκτέλεση της σύμβασης, συνεργάζεται με το διαχειριστή για τη διευθέτηση θεμάτων σχετικών με τη σύμβαση και συμμετέχει στις τυχόν διαπραγματεύσεις για αλλαγές στους συμβατικούς όρους της σύμβασης. Τέλος, προετοιμάζει και διανέμει όλες τις αναθεωρημένες εκδόσεις της σύμβασης.

 

Νομικός Σύμβουλος

Ο νομικός σύμβουλος συνήθως συμμετέχει στις διαπραγματεύσεις κατά τη διάρκεια σύναψης της σύμβασης. Επίσης, παρέχει υποστήριξη για την αντιμετώπιση νομικών θεμάτων που ανακύπτουν κατά την εκτέλεση της σύμβασης. Όταν προκύπτουν προβλήματα, ο διαχειριστής της σύμβασης πρέπει να εκθέτει με σαφήνεια όλα τα σχετικά γεγονότα, ώστε ο νομικός σύμβουλος να προτείνει εναλλακτικά σχέδια ενεργειών και πιθανές λύσεις.

 

Οικονομικές Υπηρεσίες

Παρέχουν στοιχεία στο διαχειριστή και στον εφοδιασμό για όλα τα θέματα που αφορούν στην οικονομική πλευρά της σύμβασης, συμπεριλαμβανομένων τιμολογίων, προγραμμάτων πληρωμών και προϋπολογισμών.

 

Εσωτερικοί Πελάτες και Χρήστες

Αυτή η κατηγορία των εμπλεκομένων μπορεί να ενδιαφέρεται περισσότερο για την παραλαβή των προϊόντων ή των υπηρεσιών που περιγράφονται σε μια σύμβαση παρά για τους όρους και τις προϋποθέσεις αυτής. Ο διαχειριστής και τα στελέχη εφοδιασμού πρέπει να τους βοηθούν, ώστε να αποκτούν μια ισορροπημένη αντίληψη μεταξύ του γράμματος και του πνεύματος μιας σύμβασης. Δεν απαιτείται από τους εσωτερικούς πελάτες και τους χρήστες να γνωρίζουν τη σύμβαση με κάθε λεπτομέρεια, πρέπει όμως να είναι σε θέση να συνεργάζονται με εποικοδομητικό τρόπο κατά την εκτέλεσή της. Συχνά, έρχονται σε επαφή με τους προμηθευτές και γνωρίζουν τους χρόνους παράδοσης. Εάν δεν είναι εξοικειωμένοι με τα κύρια μέρη της σύμβασης, τότε δεν θα αναφέρουν πιθανές αστοχίες του προμηθευτή. Συνεπώς, οι εσωτερικοί πελάτες και οι χρήστες πρέπει να γνωρίζουν και να κατανοούν ζητήματα εγγυήσεων, αποζημιώσεων, συντήρησης και υποστήριξης, υπαιτιότητας, κριτήρια παραλαβών και τερματισμού των συμβάσεων. Προς τούτο, ο διαχειριστής θα πρέπει να αποστέλλει μια περίληψη της σύμβασης που περιέχει τις βασικές παραμέτρους, ώστε να ενημερώνονται για τις δυνατότητες που προσφέρονται.

 

Διοίκηση

Έχει την τελική αρμοδιότητα και εξουσία για κάθε θέμα που αφορά σε μια σύμβαση. Συνεπώς, πρέπει να ενημερώνεται για κάθε σοβαρό ζήτημα που ανακύπτει κατά την εκτέλεσή της.

 

Πηγή: Διοίκηση Εφοδιασμού, Λάμπρος Λάιος, Πειραιάς 2010

Περισσότερα σε αυτή την κατηγορία:

ΕΠΟΜΕΝΑ ΣΕΜΙΝΑΡΙΑ

There are no up-coming events