Aγορά Παγίων: Διαδικασία της Αγοράς Παγίων (CAPEX)

Το σχήμα 21.2 παρουσιάζει τα βασικά βήματα της διαδικασίας απόκτησης νέων παγίων (ή αντίστοιχα τη βελτίωση/ανακατασκευή ενός υπάρχοντος παγίου).

Ακολουθεί συνοπτική παρουσίαση της διαδικασίας αγοράς των παγίων.

 

Ανίχνευση Ανάγκης

 

Η διαδικασία αγοράς παγίων ξεκινά από μια πρόταση-αίτημα που υποβάλλεται από ένα τμήμα της επιχείρησης. Κατά κανόνα, τα αιτήματα αγοράς δημιουργούνται από το χρήστη του παγίου και μπορούν να αφορούν για παράδειγμα ένα νέο κτίριο, μηχάνημα ή πληροφοριακό σύστημα. Εκτιμάται ότι το 75% των αιτημάτων προέρχονται από χρήστες με τη μορφή πρότασης για αντικατάσταση παλαιού εξοπλισμού, με στόχο την αύξηση της παραγωγικότητας ή τη μείωση του κόστους λειτουργίας. Για παράδειγμα, ένα παλαιό μηχάνημα λόγω συχνών βλαβών μπορεί να έχει υψηλό κόστος συντήρησης, να προκαλεί απώλειες στην παραγωγική διαδικασία και να αυξάνει το εργατικό κόστος λόγω υπερωριακής εργασίας. Σε άλλες περιπτώσεις, η ανάγκη για αγορά μπορεί να προκύψει και από έρευνες αγοράς του τμήματος εφοδιασμού, στις οποίες ανιχνεύονται νέες απαιτήσεις ή τεχνολογικές ευκαιρίες ή ακόμη και ανάγκες αντιμετώπισης κινδύνων εφοδιασμού.

 

Μελέτη Σκοπιμότητας & Έγκριση Αγοράς

 

Μετά την ανίχνευση της ανάγκης, απαιτείται η διεξαγωγή μελέτης σκοπιμότητας. Στόχος είναι να τεκμηριωθεί αν και κατά πόσον το κόστος της αγοράς του παγίου αιτιολογείται μέσω των αυξημένων εισροών και την επιδιωκόμενη βελτίωση της παραγωγικότητας και της ανταγωνιστικότητας της επιχείρησης. Η μελέτη σκοπιμότητας υποβάλλεται για έγκριση στη διοίκηση και εφόσον εγκριθεί (υπό την προϋπόθεση ότι οι οικονομικές συνθήκες της επιχείρησης το επιτρέπουν) ενσωματώνεται στον προϋπολογισμό επενδύσεων. Κατά τη διαδικασία της έγκρισης, η μελέτη σκοπιμότητας δύναται να μεταβληθεί και να ζητηθούν επιπρόσθετες πληροφορίες σχετικά με τη σκοπιμότητα της επένδυσης. Σε πολλές περιπτώσεις η μελέτη σκοπιμότητας υποβάλλεται είτε σε δημόσιους φορείς, οι οποίοι πρόκειται να επιδοτήσουν μέρος ή το σύνολο της επένδυσης, είτε σε χρηματοπιστωτικά ιδρύματα προς έγκριση σχετικών δανείων.

 

Σύνταξη Τεχνικών Προδιαγραφών & Μελετών Εγκατάστασης

 

Όταν η σκοπιμότητα αγοράς έχει εγκριθεί, δημιουργείται η ομάδα που θα συντάξει τις τεχνικές προδιαγραφές (π.χ. στελέχη τεχνικών υπηρεσιών, στελέχη εφοδιασμού και χρήστες). Οι προδιαγραφές πρέπει να είναι κατά το δυνατόν ουδέτερες (π.χ. να μην περιγράφουν προϊόν συγκεκριμένου προμηθευτή σε βαθμό που κάποιος άλλος προμηθευτής να μην μπορεί να υποβάλει προσφορά) και πλήρεις (π.χ. να περιγράφουν το σκοπό, τις παραγωγικές απαιτήσεις, τη δυναμικότητα, τις δυνατότητες επέκτασης και τα επιθυμητά χαρακτηριστικά).

 

specsΚρίσιμη είναι η επιλογή του κατάλληλου τύπου προδιαγραφών-περιγραφής των απαιτήσεων. Αν πρόκειται για είδος που παράγεται για πρώτη φορά και εμπεριέχει υψηλή τεχνολογία, οι προδιαγραφές απόδοσης είναι προτιμητέες, διαφορετικά αναπτύσσονται λεπτομερώς οι σχετικές τεχνικές προδιαγραφές. Ενίοτε είναι χρήσιμο η ομάδα να έλθει σε επαφή με προμηθευτές ή και να επισκεφθεί εγκατεστημένα μηχανήματα προκειμένου να αποκτήσει μια ακριβέστερη εικόνα για τις δυνατότητες, τα χαρακτηριστικά και τις απαιτήσεις των μηχανημάτων. Απώτερος στόχος είναι η συγκριτική μελέτη των απαιτήσεων και των προδιαγραφών, έτσι ώστε αφενός να έχει ένα μέτρο σύγκρισης , αφετέρου να προσαρμόσει τις ουδέτερες προδιαγραφές που έχει ήδη συντάξει σε αντιστοιχία με εκείνες των προμηθευτών.

 

Εκτός από τις λειτουργικές απαιτήσεις εξετάζονται θέματα συμβατότητας του εξοπλισμού τόσο με τον ήδη χρησιμοποιούμενο εξοπλισμό όσο και με τις υφιστάμενες διεργασίες και τη χωροθέτηση της εγκατάστασης. Για παράδειγμα, θα πρέπει να εξετάζεται η συμβατότητα και η συνδεσιμότητα ενός νέου πληροφοριακού συστήματος με τα ήδη υπάρχοντα και να εξετάζεται το κατά πόσον είναι εφικτή η μεταφορά αρχείων από το παλαιό πληροφοριακό σύστημα που πρόκειται να αντικατασταθεί στο νέο. Επίσης, πρέπει να εξετάζεται η συμμόρφωση του νέου εξοπλισμού με την ισχύουσα εθνική και κοινοτική νομοθεσία (π.χ. προστασία του περιβάλλοντος, υγιεινή και ασφάλεια των χρηστών).

 

Το κόστος του παγίου μπορεί επίσης να εκτιμηθεί με τη βοήθεια μη δεσμευτικών προσφορών (quotations) που υποβάλλονται από επιλεγμένους προμηθευτές, ούτως ώστε να αναλυθεί το κόστος των επιμέρους λειτουργικών απαιτήσεων που έχουν περιληφθεί στις ουδέτερες προδιαγραφές, αλλά και κάποιες ανοχές της τάξης του 10% για τα επιθυμητά χαρακτηριστικά, τα οποία δεν θα έχουν προβλεφθεί και πιθανόν να ανακύψουν κατά το στάδιο της σύγκρισης των προσφορών. Τέλος, σε κάθε ανάλυση του κόστους συνεκτιμάται και το κόστος της μη απόκτησης του παγίου.

 

Έγκριση κονδυλίου

 

Σε αυτό το στάδιο υποβάλλεται αίτημα στη διοίκηση για την έγκριση εκταμίευσης του απαιτούμενου ποσού προμήθειας. Ο λόγος έγκειται στο να δοθεί η δυνατότητα στην επιχείρηση να προγραμματίσει και τις τυχόν ανάγκες δανεισμού. Για παράδειγμα, ένα νέο μηχάνημα μπορεί να αντικαθιστά ένα άλλο που δημιουργεί προβλήματα, πλην όμως να μην έχει την ίδια προτεραιότητα με την αντικατάσταση της οροφής του εργοστασίου η οποία παρουσιάζει κίνδυνο κατάρρευσης.

 

Συλλογή Προσφορών

 

Ακολούθως προσδιορίζεται ο τρόπος διεξαγωγής της προμήθειας. Σε αρκετές περιπτώσεις προηγείται μια διαδικασία προεπιλογής των προμηθευτών, οι οποίοι πληρούν κάποιες βασικές τεχνικές και οικονομικές προδιαγραφές. Οι προμηθευτές αυτοί στη συνέχεια προσκαλούνται να υποβάλλουν προσφορές. Διαφορετικά, διεξάγεται ανοικτός διαγωνισμός ή επιδιώκονται απευθείας επαφές με συγκεκριμένους εγκεκριμένους προμηθευτές. Σε μερικές περιπτώσεις, ιδίως σε αγορές του δημόσιου τομέα, η ομάδα που έχει επιφορτιστεί με τη διεξαγωγή του διαγωνισμού και την αξιολόγηση των προσφορών είναι διαφορετική από την ομάδα σύνταξης των προδιαγραφών και τούτο για λόγους διασφάλισης της αναγκαίας διαφάνειας. Οι διαδικασίες πρέπει να ακολουθούν βασικές αρχές επιχειρησιακής ηθικής και εταιρικής ευθύνης.

 

Αξιολόγηση, επιλογή και ανάθεση της προμήθειας

 

Η αξιολόγηση των προσφορών μπορεί να γίνει με διαφορετικές μεθόδους. Όλες οι μέθοδοι επιδιώκουν να συνδυάσουν τόσο οικονομικά όσο και τεχνικά κριτήρια (συμφερότερη προσφορά). Θεωρητικά, χρηματοοικονομικές μέθοδοι, όπως η τεχνική της παρούσας αξίας μπορούν να υπαγορεύσουν τις βέλτιστες επιλογές. Επειδή όμως δεν είναι πάντα εφικτή η αποτύπωση των διαφόρων τεχνικών 3c6ada28ceb647b9942b2a23290d3184.jpg srz 498 332 75 22 0.5 1.2 75 png srzχαρακτηριστικών με δείκτες, χρησιμοποιούνται συνδυασμοί ποσοτικών και ποιοτικών μεθόδων. Σε κάθε περίπτωση, ανεξάρτητα από την επιλογή της μεθόδου αξιολόγησης θα πρέπει να συνεκτιμηθούν όλες οι παράμετροι (χρηματοοικονομικές, λειτουργικές, τεχνικές, εμπορικές κ.λ.π.) που τυχόν επηρεάζουν το ολικό κόστος του κύκλου ζωής του εξοπλισμού.

 

Για την αξιολόγηση των προσφορών είναι πιθανόν να γίνουν απευθείας επαφές με τους επικρατέστερους προμηθευτές προκειμένου να διευκρινιστούν επιμέρους πλευρές της προμήθειας. Η διαδικασία αυτή διαρκεί από μερικές ημέρες μέχρι και μερικές εβδομάδες. Εν προκειμένω, τα στελέχη εφοδιασμού πρέπει να απορρίπτουν τους προμηθευτές που δεν είναι πρόθυμοι να καλύψουν κρίσιμες εμπορικές παραμέτρους, όπως παρακράτηση μέρους του ποσού μέχρι την ολοκλήρωση της παραλαβής, τμηματικές πληρωμές ανάλογα με την πρόοδο των εργασιών, χρηματικές ποινές και αποζημιώσεις σε περίπτωση που ο αγοραστής υφίσταται ζημια λόγω αδικαιολόγητων καθυστερήσεων και μη παροχή ικανοποιητικής τεχνικής υποστήριξης.

 

Της επιλογής έπεται η ανάθεση και η κατάρτιση της σχετικής σύμβασης με τον προμηθευτή. Ανάλογα με τον τύπο του εξοπλισμού, προσδιορίζονται οι υποχρεώσεις του προμηθευτή σχετικά με θέματα εγκατάστασης, συντήρησης και υποστήριξης με ανταλλακτικά(οικονομικά, λειτουργικά, τεχνικά κ.α.). Στο περιεχόμενο της σύμβασης προσδιορίζονται ακόμη οι διαδικασίες παραλαβής του εξοπλισμού, οι οποίες ενδέχεται να είναι αρκετά εκτεταμένες .

 

Παρακολούθηση της σύμβασης

 

Μετά την ανάθεση, ο αγοραστής επιδιώκει ανά τακτά χρονικά διαστήματα συναντήσεις με τον προμηθευτή και τους αρμόδιους τεχνικούς συμβούλους της επιχείρησης, προκειμένου να ελέγχεται σε συνεχή βάση η πρόοδος της υλοποίησης της προμήθειας σε σχέση με τα ορισθέντα στη σύμβαση χρονοδιαγράμματα και να εγκρίνεται η καταβολή των αντίστοιχων πληρωμών. Στις συναντήσεις αυτές διερευνάται επίσης η ύπαρξη ανάγκης για τυχόν επιπρόσθετες εργασίες, λόγω αλλαγών που επήλθαν κατά την υλοποίηση της σύμβασης και δεν έχουν περιληφθεί στο συμβατικό έργο του προμηθευτή. Συμφωνούνται δε και οι αντίστοιχες αμοιβές.

 

Η παρακολούθηση της υλοποίησης της σύμβασης για την απόκτηση ενός παγίου ενίοτε καθίσταται αρκετά σύνθετη διαδικασία, απαιτώντας από τα στελέχη εφοδιασμού να εφαρμόζουν μεθόδους διοίκησης έργων. Έτσι, το στέλεχος εφοδιασμού οφείλει να γνωρίζει τις επί μέρους δραστηριότητες που προαπαιτούνται για την πλήρη και εμπρόθεσμη παράδοση του παγίου καθώς και τις χρονικές αλληλουχίες των γεγονότων. Το έργο της υλοποίησης της σύμβασης αναλύεται σε επί μέρους δραστηριότητες μέσω της τεχνικής της αποδόμησης των επιμέρους εργασιών (Work Breakdown Structure), η οποία βοηθά το στέλεχος εφοδιασμού να ταυτοποιήσει τα σχετικά καθήκοντα και τη λογική τους επαλληλία, καθορίζοντας αναλόγως τα χρονοδιαγράμματα παραδόσεων.

 

Εγκατάσταση και τελική παραλαβή

 

Η τελική παραλαβή ενός παγίου μπορεί να περιλαμβάνει δοκιμές λειτουργίας, αξιολογήσεις παραγωγικότητας και ελέγχους απόδοσης της επένδυσης. Για πολύπλοκα έργα, η διάρκεια της παραλαβής συνήθως εκτείνεται σε διάστημα αρκετών μηνών. Η ομάδα παραλαβής, αφού επιθεωρήσει το πάγιο, συντάσσει σχετική έκθεση, η οποία διαπιστώνει το βαθμό συμμόρφωσης του προμηθευτή με τις υποχρεώσεις που προβλέπονται στη σύμβαση. Όταν η παραλαβή γίνει άνευ ουσιωδών παρατηρήσεων, το στέλεχος εφοδιασμού προχωρά στην αποπληρωμή ή στην αποδέσμευση των εγγυητικών επιστολών και λοιπών εγγυητικών εγγράφων. Στην περίπτωση μερικής ή μη συμμόρφωσης ενεργοποιούνται οι σχετικοί όροι της σύμβασης.

 

Πηγή: Διοίκηση Εφοδιασμού, Λάμπρος Λάιος, Πειραιάς 2010

Περισσότερα σε αυτή την κατηγορία:

ΕΠΟΜΕΝΑ ΣΕΜΙΝΑΡΙΑ

There are no up-coming events