Εύρεση Προμηθευτών

Η συνεχής αναζήτηση νέων ικανών προμηθευτών αποτελεί αναπόσπαστο μέρος των καθηκόντων του αγοραστή, ιδίως υπό συνθήκες ανταγωνισμού.

Οι προσπάθειες πρέπει να εντατικοποιούνται ιδιαίτερα για την αναζήτηση προμηθευτών για είδη υψηλής προτεραιότητας και να εντοπίζεται ικανός αριθμός προμηθευτών που να εγγυάται συνθήκες υγιούς ανταγωνισμού.

 

Ο εντοπισμός προμηθευτών απαιτεί συστηματική ανάλυση των αγορών εφοδιασμού. Αρχικά, εντοπίζονται και αξιολογούνται οι πιθανές αγορές, οι κίνδυνοι και οι ευκαιρίες που συνδέονται με αυτές. Με γνώμονα τις στρατηγικές εφοδιασμού και τους στόχους, οι αγορές τμηματοποιούνται και επιλέγονται τμήματα (π.χ. χώρες, τεχνολογικές επιλογές ή κανάλια εφοδιασμού) που είναι τα πλέον κατάλληλα για τις απαιτήσεις του αγοραστή. Με αυτόν τον τρόπο επιτυγχάνεται μια πρώτη μείωση του αριθμού των προμηθευτών και εξοικονομείται χρόνος και προσπάθεια.

 

Βεβαίως μπορεί να χρησιμοποιηθούν απλούστεροι τρόποι εντοπισμού προμηθευτών. Ο αγοραστής μπορεί να περιμένει προμηθευτές που θα επιδιώξουν επαφή με την επιχείρησή του. Οι προμηθευτές που έρχονται σε επαφή με έναν αγοραστή με δική τους πρωτοβουλία, μπορεί να επιζητούν επιχειρηματικές συνεργασίες, όμως αυτό δε σημαίνει αναγκαία ότι είναι και οι πιο κατάλληλοι προμηθευτές για τον αγοραστή. Στην πραγματικότητα, κάποιοι από αυτούς μπορεί να επιδιώκουν με ζήλο την ανάθεση παραγγελιών και κατόπιν να αδιαφορούν. Άλλος τρόπος προσέλκυσης προμηθευτών είναι με τη δημοσιοποίηση των απαιτήσεων με αγγελίες στον έντυπο ή/και ηλεκτρονικό τύπο, στην ιστοσελίδα της επιχείρησης ή σε εξειδικευμένες ηλεκτρονικές αγορές. Ανεξάρτητα με τη μέθοδο εντοπισμού, η δημοσιοποίηση των απαιτήσεων πρέπει να γίνεται με αποτελεσματικό και επαγγελματικό τρόπο. Ο αγοραστής πρέπει να επιδιώκει την προσέλκυση των καταλληλότερων προμηθευτών χρησιμοποιώντας τεχνικές μάρκετινγκ. Για παράδειγμα μέσω της ιστοσελίδας της επιχείρησής του, πρέπει να σκιαγραφείται εικόνα επιχείρησης με καλή διοίκηση, όραμα και πολιτικές που την αναδεικνύουν ως καλό πελάτη.

 

Ανεξάρτητα από την αποτελεσματικότητα των παραπάνω τρόπων εντοπισμού, στην περίπτωση κρίσιμων και επίφοβων ειδών, ο αγοραστής δεν πρέπει να επιτρέπει στους προμηθευτές να καταβάλλουν το μεγαλύτερο μέρος της προσπάθειας προσέγγισης. Πρέπει να επιστρατεύει τα μέσα που διαθέτει για να εντοπίζει και να επικοινωνεί με τους καταλληλότερους προμηθευτές. Άλλωστε, οι ικανοί προμηθευτές εξασφαλίζουν εύκολα μεγάλο όγκο εργασιών με αποτέλεσμα να επιλέγουν οι ίδιοι τους πελάτες, οι οποίοι εξυπηρετούν καλύτερα τα επιχειρηματικά τους συμφέροντα. Όταν οι αγοραστές εντοπίσουν τους καταλληλότερους προμηθευτές, πρέπει να προσπαθήσουν να αποδείξουν ότι οι επιχειρήσεις τους αποτελούν πρότυπα επιθυμητών πελατών.

 

Γενικά, οι πληροφορίες που αφορούν δυνητικούς προμηθευτές επικεντρώνονται στις εξής περιοχές:

 

  1. Τεχνικά θέματα προϊόντων που είναι διαθέσιμα στην αγορά και πληρούν τις απαραίτητες προδιαγραφές.
  2. Οικονομικά στοιχεία και προβλέψεις προσφοράς και ζήτησης των προϊόντων που αναζητούνται.
  3. Εμπορικά στοιχεία που περιέχουν τιμές και όρους παράδοσης των προσφερόμενων προϊόντων και υπηρεσιών.

 

Για τον εντοπισμό κατάλληλων προμηθευτών στο σημερινό περιβάλλον της παγκοσμιοποίησης, μπορούν να χρησιμοποιηθούν είτε οι παραδοσιακές μέθοδοι είτε μέθοδοι που βασίζονται στη χρήση εργαλείων ηλεκτρονικών προμηθειών.

 

Συνοπτική εξέταση των προμηθευτών (screening)

 

Αφού εντοπιστεί ένας δυνητικός προμηθευτής για την κάλυψη ενός τύπου απαιτήσεων, πρέπει να συλλεγούν πληροφορίες που θα καταδείξουν τη σκοπιμότητα για περαιτέρω και εις βάθος αξιολόγηση, που απαιτεί δέσμευση σημαντικών ανθρώπινων πόρων. Οι πληροφορίες που συλλέγονται αφορούν τα εξής:

 

  • Finance team 2Ποικιλία προϊόντων / Ελάχιστη ποιότητα
  • Ελάχιστες / Μέγιστες ποσότητες παράδοσης
  • Χρόνους παράδοσης
  • Τιμές & όρους πληρωμής
  • Φήμη και τυχόν προβλήματα
  • Επιχειρηματικές σχέσεις με τους ανταγωνιστές
  • Τοποθεσία & Εξαγωγική εμπειρία
  • Είδος Εταιρείας (κατασκευαστής, χονδρέμπορος κ.α.)
  • Πελατολόγια
  • Εξελικτική πορεία των πωλήσεων
  • Ισολογισμούς τελευταίων ετών
  • Καταλόγους μηχανημάτων παραγωγής και επιθεώρησης
  • Αριθμό εργαζομένων
  • Διαδικασίες διοίκησης ποιότητας και αριθμό ελεγκτών ποιότητας
  • Προγράμματα επέκτασης
  • Χρήση ηλεκτρονικών προμηθειών (e-commerce)
  • Ξενόγλωσση υποστήριξη

 

Πηγές για άντληση πληροφοριών είναι η ιστοσελίδα του προμηθευτή, φυλλάδια και εγχειρίδια, οδηγοί καταναλωτών, κλαδικά περιοδικά, ο οικονομικός τύπος, τα χρηματιστήρια, εμπορικοί κατάλογοι, επιμελητήρια και φορείς πιστοποίησης, καθώς επίσης και διαδικτυακές εταιρίες παροχής πληροφοριών πιστοληπτικών ικανοτήτων και νομικών δεδομένων.

 

Πληροφορίες επίσης συλλέγονται και με την αποστολή ερωτηματολογίων σε προμηθευτές. Προφανώς, η ταχύτητα και η επιμέλεια της απάντησης δείχνει το βαθμό υποκίνησης από την πλευρά του προμηθευτή για μελλοντική συνεργασία με τον αποστολέα. Τα ερωτηματολόγια πρέπει είναι κατάλληλα σχεδιασμένα, ώστε να συλλέγονται οι απαραίτητες πληροφορίες. Επίσης, ο προμηθευτής πρέπει να είναι πρόθυμος να παράσχει οποιαδήποτε πρόσθετη τεκμηρίωση αν απαιτηθεί. Για να αυξηθεί η αποτελεσματικότητα των απαντήσεων ενδείκνυται η δημιουργία ερωτηματολογίων ανάλογα με την κατηγορία των απαιτήσεων που επιθυμεί να καλύψει η αγοράστρια επιχείρηση.

 

Έρευνα σε βάθος - Επισκέψεις σε προμηθευτές

 

Στην περίπτωση προμήθειας υλικού ή υπηρεσίας κρίσιμης σημασίας για την επιβίωση της επιχείρησης, είναι απαραίτητη η ανάλυση σε βάθος των ευρημάτων της προκαταρκτικής έρευνας μέσω επιτόπιων επισκέψεων στις εγκαταστάσεις των δυνητικών προμηθευτών. Η ανάλυση αυτή μπορεί να αποτελέσει σημαντική φάση κατά τη διαδικασία των διαπραγματεύσεων. Βασικό μέλημα είναι να διαπιστωθεί κατά πόσο τα διευθυντικά στελέχη του προμηθευτή διαθέτουν τις απαιτούμενες διοικητικές ικανότητες, αλλά και την υποκίνηση, για να αντεπεξέλθουν στις συμβατικές τους υποχρεώσεις.

 

Οι επισκέψεις στις εγκαταστάσεις των προμηθευτών επιτρέπουν στους αγοραστές να αποκτήσουν άμεση αντίληψη για τη διοικητική, τεχνολογική και παραγωγική επάρκεια του προμηθευτή σε συνθήκες πραγματικής λειτουργίας, αλλά και να γνωρίσουν τα στελέχη που διοικούν την επιχείρηση. Γίνεται εύκολα αντιληπτό, ότι συγκριτικά με τα ερωτηματολόγια που συμπληρώνονται από τους προμηθευτές, οι επισκέψεις στις εγκαταστάσεις τους παρέχουν πιο ολοκληρωμένη και αποκαλυπτική πληροφόρηση.

 

Όταν η σπουδαιότητα της μελλοντικής ανάθεσης είναι μεγάλη, στις επισκέψεις συμμετέχουν στελέχη από πολλά τμήματα (π.χ. μάρκετινγκ, μελέτες και παραγωγή). Στην περίπτωση σχεδιασμού ενός νέου προϊόντος, είναι αναγκαίο οι επισκέψεις να γίνονται εγκαίρως, ώστε να εξασφαλίζεται η ενεργή συμμετοχή των προμηθευτών που θα επιλεγούν στη διαδικασία σχεδιασμού. Είναι φανερό ότι οι επισκέψεις σε προμηθευτές από διατμηματικές ομάδες είναι δαπανηρές και χρονοβόρες, για το λόγο αυτό, ενδείκνυται να πραγματοποιούνται μόνον σε κρίσιμους προμηθευτές, οι οποίοι έχουν ήδη ξεχωρίσει σε προκαταρκτικές αξιολογήσεις.

 

criação-negóciosΕπιβάλλεται προγραμματισμός για κάθε επίσκεψη. Καταρχήν πρέπει να διασφαλιστεί ότι θα παραστούν στις συναντήσεις όλα τα μέλη της διατμηματικής ομάδας της αγοράστριας επιχείρησης, αλλά και τα αντίστοιχα στελέχη του προμηθευτή. Το πρόγραμμα και η ημερήσια διάταξη πρέπει να διανεμηθούν σε όλους εγκαίρως, ώστε να συμφωνηθούν οι στόχοι, το εύρος των αντικειμένων και οι υποχρεώσεις των μελών και να εξασφαλιστεί η απρόσκοπτη, πλήρης και έγκυρη ανταλλαγή στοιχείων. Επίσης, θα πρέπει να διασφαλιστεί ότι ευαίσθητες πληροφορίες που θα συζητηθούν δεν θα αποκαλυφθούν στον ανταγωνισμό. Από την πλευρά του αγοραστή, δεν πρέπει να επιτραπεί σε μέλος της ομάδας του να αποκαλύψει εμπορικές πληροφορίες (π.χ. τιμές που πληρώνονται σε άλλους προμηθευτές).

 

Κατά τη διάρκεια των συναντήσεων, δεν πρέπει να αφεθεί στον προμηθευτή η επιλογή των χώρων της επιχείρησης που θα επιδειχθούν. Πρέπει να εξεταστούν και περιοχές που δεν περιέχονται συνήθως σε μια ξενάγηση (π.χ. το τμήμα εφοδιασμού, οι αποθήκες, οι χώροι απόρριψης συσκευασιών κ.α.). Επίσης, δεν πρέπει να επιτραπεί στον προμηθευτή να δαπανήσει άσκοπα το διαθέσιμο χρόνο, και αμέσως μετά τη συνάντηση τα γεγονότα και οι εντυπώσεις πρέπει να καταγράφονται.

 

Ερωτήματα που πρέπει να περιλαμβάνονται σε τέτοιου είδους επισκέψεις είναι τα εξής:

 

Εξοπλισμός και Υποστήριξη Παραγωγής

    • Διαθέτει ο δυνητικός προμηθευτής σύγχρονο εξοπλισμό με τις απαιτούμενες ανοχές για την παραγωγή του ζητούμενου προϊόντος;

 

Παραγωγή και Ποιότητα

    • Είναι τα συστήματα παραγωγής και ελέγχου ποιότητας που διαθέτει ο προμηθευτής τα πλέον κατάλληλα;
    • Παρατηρείται ομαλή ροή των υλικών;
    • Μπορεί κανείς να βασιστεί στο πρόγραμμα ελέγχου ποιότητας που χρησιμοποιεί ο προμηθευτής;
    • Υπάρχει εγχειρίδιο διοίκησης ποιότητας;
    • Υπάρχει πρόγραμμα εξασφάλισης ποιότητας;
    • Τι συνθήκες εργασίας επικρατούν;

 

Προμήθειες

    • Διαθέτει ο δυνητικός προμηθευτής επαρκείς πηγές προμήθειας των απαιτούμενων πρώτων υλών και άλλων αγοραζόμενων συστατικών του προϊόντος;
    • Διασφαλίζεται επαρκής ανταγωνισμός μεταξύ των προμηθευτών του;
    • Έχει συνάψει ειδικές σχέσεις με ορισμένες εταιρίες;
    • Εξετάζει ο δυνητικός προμηθευτής το χρηματοοικονομικό του σύστημα, το σύστημα διασφάλισης ποιότητας και άλλα συστήματα των προμηθευτών και των υπεργολάβων με τους οποίους συνεργάζεται;

 

Χρηματοοικονομικοί Πόροι

    • Ποια είναι η χρηματοοικονομική κατάσταση του δυνητικού προμηθευτή (τρέχουσες υποχρεώσεις σε σχέση με τρέχοντες πόρους), τα κέρδη του και οι προβλεπόμενες πωλήσεις του;
    • Σε περίπτωση που ο προμηθευτής αναθέτει πολλές εργασίες σε υπεργολάβους, ενδείκνυται ο έλεγχος της χρηματοοικονομικής τους κατάστασης. Πόσα πρόσθετα κεφάλαια θα απαιτηθούν ως κεφάλαια κίνησης εάν οι εργασίες υλοποιηθούν με βάση τον προγραμματισμό της ανάθεσης; Έχει ο προμηθευτής τη δυνατότητα να αυξήσει τα απαιτούμενα κεφάλαια;

 

Λογιστικό σύστημα

    • Απαιτείται μελέτη του λογιστικού συστήματος του δυνητικού προμηθευτή στην περίπτωση που δεν επιλεγεί σύμβαση με σταθερό τίμημα. Η μελέτη θα διαπιστώσει την επάρκεια του λογιστικού συστήματος του δυνητικού προμηθευτή και την ικανότητά του να διαχειρίζεται κατάλληλα το κόστος που αναφέρεται στη σύμβαση.

 

Διοίκηση

    • Ποια είναι η στάση των μεσαίων και των ανώτατων διοικητικών στελεχών;
    • Ποια είναι τα προσόντα τους;

 

Εργασιακές Σχέσεις

    • Ποια είναι η παρελθούσα, τρέχουσα και πιθανή μελλοντική κατάσταση όσοω αφορά στις εργασιακές σχέσεις;
    • Παρελθούσα Αποδοτικότητα
    • Ποιοι ήταν στο παρελθόν οι κυριότεροι πελάτες του δυνητικού προμηθευτή; Ήταν ικανοποιημένοι;

 

Πηγή: Διοίκηση Εφοδιασμού, Λάμπρος Λάιος, Πειραιάς 2010

Περισσότερα σε αυτή την κατηγορία: