Ανάλυση SWOT & Κατηγορίες Προμηθευτών

Η αξιολόγηση σημαντικών προμηθευτών είναι χρήσιμο να συμπληρώνεται με μια ανάλυση SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats).

Το εργαλείο αυτό αναλύει τα δυνατά και τα αδύνατα σημεία κάθε δυνητικού προμηθευτή και τα συγκρίνει με τα αντίστοιχα του αγοραστή. Οι δύο εταιρείες ταιριάζουν εάν τα αδύνατα σημεία του αγοραστή εξαφανίζονται λόγω των δυνατών σημείων του προμηθευτή, ενώ συγχρόνως ενισχύονται ακόμη περισσότερο τα δυνατά σημεία του αγοραστή λόγω της συνεργασίας με τον προμηθευτή. Από την άλλη πλευρά, τα δυνατά ή τα αδύνατα σημεία του προμηθευτή δεν πρέπει να δημιουργούν απειλές για τον αγοραστή. Το αποτέλεσμα της ανάλυσης SWOT μπορεί να καταδείξει με συστηματικό τρόπο τι είδους μακροχρόνιες επιπτώσεις μπορεί να έχει η σχέση με έναν προμηθευτή.

 

Παράδειγμα ανάλυσης SWOT

Εταιρεία ανερχόμενη στις διεθνείς αγορές επιθυμεί να αναβαθμίσει τη σχέση της με έναν προμηθευτή Α που την εφοδιάζει επί πολλά έτη με ένα κρίσιμο εξάρτημα για τα τελικά προϊόντα της. Ο προμηθευτής είναι μια μικρή επιχείρηση με διοικητικές ελλείψεις αλλά μεγάλη τεχνογνωσία στην κατασκευή εξειδικευμένων εξαρτημάτων. Η επιχείρηση διαθέτει σύστημα πιστοποίησης, το οποίο όμως δεν έχει προσαρμοστεί στις διαφορετικές κατηγορίες των αγοραζομένων απαιτήσεων με αποτέλεσμα ο προμηθευτής να μην έχει λάβει πιστοποίηση. Η πιστοποίηση, εκτός των άλλων πλεονεκτημάτων, επιτρέπει στην Εταιρεία να συνεργάζεται στενά με τους προμηθευτές και να αναλαμβάνονται κοινές πρωτοβουλίες βελτίωσης του συστήματος εφοδιασμού.

Στη συγκεκριμένη περίπτωση, στόχος της ανάλυσης SWOT είναι να διερευνηθεί η σκοπιμότητα πιστοποίησης του προμηθευτή Α. Οι εξοικονομήσεις κόστους και οι ευκαιρίες για προστιθέμενη αξία πρέπει να συζητηθούν με όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη για τα απορρέοντα οφέλη σε σχέση με τις δαπάνες υλοποίησης για να καθοριστούν οι σχετικές προτεραιότητες.

 

shima 11

 

Κατηγορίες προμηθευτών

 

Μετά την ολοκλήρωση της διαδικασίας αξιολόγησης οι προμηθευτές ταξινομούνται σε διαφορετικές κατηγορίες χρήσιμες κατά τη λήψη μελλοντικών αποφάσεων αγοράς. Ο διαχωρισμός δεν είναι απόλυτος και διαφέρει από επιχείρηση σε επιχείρηση, ανάλογα με τις εκάστοτε ανάγκες και προτεραιότητες. Σε μερικές περιπτώσεις, δύο ή περισσότερες κατηγορίες μπορεί να συγχωνευτούν σε μια, ή μια κατηγορία μπορεί να χωριστεί περαιτέρω. Παρακάτω ακολουθεί μια ενδεικτική κατηγοριοποίηση.

 

Εγκεκριμένοι προμηθευτές (προεπιλεγμένοι)

analysisΕίναι προμηθευτές που έχουν περατώσει επιτυχώς τα στάδια της προκαταρτικής επιλογής, της αξιολόγησης και της τελικής επιλογής.

 

Διαπιστευμένοι προμηθευτές

Είναι προμηθευτές που έχουν προχωρήσει πέρα από το επίπεδο των «εγκεκριμένων προμηθευτών», λόγω ικανοποιητικής παράδοσης μιας δοκιμαστικής παραγγελίας. Με άλλα λόγια, ο προμηθευτής έχει επιδείξει ικανότητες και προθυμία στην πράξη.

 

Προτιμώμενοι προμηθευτές

Πρόκειται για προμηθευτές που έχουν περάσει τις φάσεις της έγκρισης και της διαπίστευσης. Η μέχρι πρότινος απόδοσή τους έχει επιδείξει την ικανότητά τους να παρέχουν με συνέπεια την επιθυμητή ποιότητα, παράδοση, τιμές και υπηρεσίες. Αντιδρούν θετικά σε απρόβλεπτες ανάγκες, όπως για παράδειγμα αλλαγές στις ποσότητες και τις προδιαγραφές, και είναι σε θέση να αντιμετωπίζουν αποτελεσματικά τα προβλήματα της εξυπηρέτησης. Παίρνουν την πρωτοβουλία να προτείνουν λύσεις, να βρουν τρόπους να ανταποκριθούν στις ανάγκες του αγοραστή και να παρέχουν πληροφορίες εκ των προτέρων σχετικά με θέματα που προκύπτουν.

 

Επίσημοι Προμηθευτές

Πρόκειται για προμηθευτές των οποίων το σύστημα διοίκησης ποιότητας έχει εναρμονιστεί με το αντίστοιχο σύστημα του αγοραστή (βάσει των προτύπων του), με αποτέλεσμα να έχει δημιουργηθεί ένα ολοκληρωμένο πολυεταιρικό σύστημα διοίκησης ποιότητας. Αυτό συμβάλλει στη μείωση του ολικού κόστους ποιότητας, λόγω εξάλειψης περιττών ενεργειών και λόγω τυποποίησης διαδικασιών ελέγχου ποιότητας και πηγών πληροφοριών.

 

Αποκλεισμένοι Προμηθευτές

Πρόκειται για εκείνους τους προμηθευτές που δεν ανταποκρίθηκαν στα κριτήρια που καθορίστηκαν από τον αγοραστή κατά τη διαδικασία αξιολόγησης προμηθευτών ή δεν εκπλήρωσαν τις υποχρεώσεις τους σε προηγούμενες συμβάσεις. Ένας προμηθευτής θεωρείται αποκλεισμένος όταν εξαντλήθηκαν όλα τα μέσα για τη βελτίωση της απόδοσής του. Τα κριτήρια αποκλεισμού κάποιου προμηθευτή επικεντρώνονται στην ανικανότητά του ή/και την απροθυμία του να εκτελέσει τις υποχρεώσεις του. Οι προμηθευτές μπορεί επίσης να αποκλειστούν εάν αποκαλυφθεί εμπλοκή τους σε παράνομες ή ανήθικες πρακτικές, σε δραστηριότητες που έρχονται σε σύγκρουση με την πολιτική του αγοραστή ή σε θέματα εταιρικής κοινωνικής ευθύνης.

 

Παράδειγμα: Διαδικασία έγκρισης προμηθευτών τελικών προϊόντων σε μια βιομηχανία του κλάδου των τροφίμων

 

Με παράδοση άνω των 80 ετών στα προϊόντα ελαιουργίας, η εταιρεία Ελαία αποτελεί μέλος μιας μεγάλης πολυεθνικής εταιρείας παραγωγής τροφίμων και θεωρείται ηγέτης στον κλάδο της. Τα προϊόντα της έχουν μικρή διάρκεια ζωής και υψηλό κίνδυνο μόλυνσης και αλλοίωσης, ειδικά όταν καταστρέφεται η συσκευασία. Η Ελαία εφαρμόζει τη διαδικασία του συστήματος πιστοποίησης HACCP (Hazard Analysis Critical Control Points), υπερβαίνει τις νομικές της υποχρεώσεις σε θέματα δημόσιας υγείας και απαιτεί από τις επιχειρήσεις με τις οποίες συνεργάζεται να αναλάβουν τον πλήρη έλεγχο των δραστηριοτήτων της αλυσίδας εφοδιασμού και να τηρούν αυστηρές προδιαγραφές ποιότητας για τα προϊόντα της (μαγειρευτά και κατεψυγμένα τρόφιμα, μαργαρίνη κ.α.). Για την έγκριση προμηθευτών τελικών προϊόντων (co-packers), η Ελαία εφαρμόζει μια μεθοδολογία που αποτελείται από τρία στάδια και εναρμονίζεται με την εταιρική στρατηγική εφοδιασμού και τις πολιτικές ποιότητας, περιβάλλοντος και υγιεινής. Η μεθοδολογία δίνει στην Ελαία τη δυνατότητα αφενός να διευρύνει την ποικιλία των προϊόντων της σε μικρό χρόνο και με τον ελάχιστο κίνδυνο, και αφετέρου να καλύπτει ευρύ φάσμα τροφίμων, όπως για παράδειγμα λαδερά, μαγειρευτά προϊόντα, κατεψυγμένα τρόφιμα και αναψυκτικά. Η κύρια αρμοδιότητα για την ανάπτυξη της μεθοδολογίας αυτής ανήκει στην κεντρική μονάδα προμηθειών που βρίσκεται στην κεντρική Ευρώπη, ενώ η τοπική μονάδα προμηθειών αναλαμβάνει την εφαρμογή της μεθοδολογίας με την αρωγή της κεντρικής μονάδας όταν αυτό απαιτηθεί.

 

Μεθοδολογία έγκρισης του προμηθευτή τελικών προϊόντων (co-packer)

Η μακροχρόνια δέσμευση με έναν τοπικό προμηθευτή που αναλαμβάνει την πλήρη ευθύνη παραγωγής προϊόντων έτοιμων για διανομή, αποτελεί μια πρόκληση λόγω του κινδύνου αλλοίωσης των τροφίμων. Εάν τα αλλοιωμένα τρόφιμα καταλήξουν στους καταναλωτές, η Ελαία μπορεί να υποστεί σοβαρές αρνητικές επιπτώσεις, τόσο ως προς τη φήμη της όσο και ως προς τα έσοδά της. Αποστολή της κεντρικής μονάδας προμηθειών είναι να αναπτύσσει στρατηγικές προμηθειών και να διατηρεί έναν ενοποιημένο, κεντρικό κατάλογο εγκεκριμένων προμηθευτών. Η τοπική μονάδα αναλαμβάνει τον εντοπισμό και την έγκριση προμηθευτών εντός της περιοχής που δραστηριοποιείται. Οι προμηθευτές μετά από την έγκρισή τους εντάσσονται στον κεντρικό κατάλογο των εγκεκριμένων προμηθευτών. Προκειμένου να μειωθεί ο κίνδυνος διακοπής εφοδιασμού για το ίδιο προϊόν εγκρίνονται περισσότεροι του ενός προμηθευτές. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό σε αγορές στις οποίες η προσφορά και η ζήτηση δεν είναι σταθερή λόγω εποχιακών φαινομένων (πχ. γεωργική παραγωγή και καιρικές συνθήκες). Συνήθως, οι δραστηριότητες τις οποίες αναλαμβάνει ο τοπικός προμηθευτής περιλαμβάνουν τα ακόλουθα:

 

  • Προμήθεια πρώτων υλών (ειδικά από τοπικές πηγές)
  • Έλεγχος διαδικασίας και ποιότητας προϊόντος
  • Προετοιμασία της συνταγής του προϊόντος
  • Παραγωγή του προϊόντος
  • Προμήθεια υλικών συσκευασίας
  • Εκτέλεση παραγγελιών και διανομή

 

Η μεθοδολογία ανάπτυξης συνεργασιών με προμηθευτές περιγράφεται συνοπτικά στο σχήμα 11.3.

 

 Sxhma 11.3 Methodologia anaptykshs synergasiwn me promhtheftes

 

Σχήμα 11.3: Μεθοδολογία ανάπτυξης συνεργασιών με προμηθευτές

 
Στάδιο 1ο: Έρευνα για τον εντοπισμό προμηθευτών

Η έρευνα για τον εντοπισμό δυνητικών προμηθευτών ξεκινά με τους συνηθισμένους τρόπους αναζήτησης (εμπορικές εκθέσεις, κατάλογοι, εταιρίες του ομίλου, έρευνα διαδικτύου κ.α.). Η ομάδα εργασίας αποτελείται από στελέχη προερχόμενα από τα τμήματα ανάπτυξης και διασφάλισης ποιότητας καθοδηγούμενα από έναν έμπειρο αγοραστή. Μετά τον αρχικό εντοπισμό δυνητικών προμηθευτών, διενεργείται προέλεγχος (βλέπε πίνακα 11.11) που θα επιβεβαιώσει ότι οι προμηθευτές πέραν της προθυμιας τους για συνεργασία, διαθέτουν την υποδομή και τα μέσα παραγωγής. Επίσης, μπορεί να υπογραφεί συμφωνία εμπιστευτικότητας μεταξύ των δύο μελών, να συμφωνηθούν προδιαγραφές και διενέργεια δοκιμαστικής παραγωγής, συσκευασίας και μεταφοράς προϊόντων (δευτερεύουσα συσκευασία, φορτία από παλέτες κ.α.).

 

Πίνακας 11.11: Κριτήρια προκαταρκτικού ελέγχου

Pinakas 11.11 Krithria prokatarktikoy elenchou 

 

Στάδιο 2ο: Λεπτομερής επιτόπια επιθεώρηση

Με τις επιτόπιες επιθεωρήσεις οι προμηθευτές αποδεικνύουν τη συμμόρφωσή τους με τα πρότυπα (standards) της Ελαίας και της σύμβασης, και υποστηρίζονται από την Ελαία προκειμένου να βελτιώσουν τις λειτουργίες τους. Η ομάδα επιθεώρησης αποτελείται από έναν έμπειρο αγοραστή (υπεύθυνος της ομάδας) και μέλη που προέρχονται από τα τμήματα ποιότητας, προμηθειών και την εμπορική διεύθυνση. Ένα μέλος της ομάδας υπηρετεί ως σύνδεσμος μεταξύ της Ελαία και του τοπικού προμηθευτή. Ένα άλλο μέλος με αποδεδειγμένη βιομηχανική εμπειρία (π.χ. βιομηχανία κρέατος) αναλαμβάνει ως ειδικός διαχείρισης κινδύνων για θέματα που σχετίζονται με την υγιεινή του προϊόντος. Οι επιθεωρητές ενεργούν ως σύμβουλοι του προμηθευτή, ήτοι παρέχουν τεχνική υποστήριξη και βοηθούν στην επίλυση προβλημάτων. Με αυτό τον τρόπο ξεπερνιέται η απροθυμία μερικών προμηθευτών να συμμετέχουν σε λεπτομερείς επιθεωρήσεις. Προκειμένου να καθοριστεί η συχνότητα και το εύρος των επιθεωρήσεων διενεργείται αρχικά μια εκτίμηση των κινδύνων που σχετίζονται με την επιλογή ενός προμηθευτή. Η εκτίμηση βασίζεται σε μια ποιοτική κλίμακα (1-χαμηλή έως 4-πολύ υψηλή), και περιλαμβάνει τέσσερις παράγοντες, ήτοι κίνδυνοι υγιεινής (π.χ. μολυσματικοί παράγοντες), κίνδυνοι ποιότητας (π.χ. αλλοίωση και οργανικές ουσίες), κίνδυνοι προμηθευτή (π.χ. ιστορικό χαμηλής απόδοσης στους τομείς ποιότητας, διανομής, οικονομικής σταθερότητας) και τέλος οικονομικοί κίνδυνοι. Η έκβαση των εκτιμήσεων και οι επιπτώσεις τους συνοψίζεται στον πίνακα 11.12.

 

Ο πίνακας 11.12 αποδεικνύει ότι η Ελαία ενδιαφέρεται ιδιαίτερα για την υγεία του καταναλωτή και για την καλή της φήμη. Οι επιθεωρήσεις βασίζονται σε τεχνικά, εμπορικά και στρατηγικά κριτήρια, δείγμα των οποίων περιγράφεται στον πίνακα 11.13. Τα αποτελέσματα συνοψίζονται σε βαθμολογίες A, B1, Β2 και C, όπου A = αποδεκτό/πλήρως ικανοποιητικό, B1 = συμβατικά αποδεκτό/ ικανοποιητικό, B2 = μη αποδεκτό/μη ικανοποιητικό, C = απορρίπτεται/υψηλός κίνδυνος. Τα αποτελέσματα βασίζονται σε βαθμολογίες των μεμονωμένων κριτηρίων (χρησιμοποιούνται κλίμακες 0-30, 0 = ανύπαρκτο, 10 = μη αποδεκτό, 20 = μικρότερο του προτύπου, 30 = τήρηση του προτύπου). Αναλόγως των αποτελεσμάτων καταρτίζεται σχέδιο διορθωτικών ενεργειών προκειμένου ο προμηθευτής να ικανοποιήσει τα πρότυπα της εταιρείας. Η Ελαία συχνά συμβάλει στη βελτίωση των προμηθευτών μέσω μεταφοράς τεχνογνωσίας, εκπαίδευσης και παροχής εξοπλισμού.

 

Πίνακας 11.12: Εκτίμηση κινδύνων από την επιλογή προμηθευτή

 Pinakas 11.12 Ektimhsh kindynwn apo thn epilogh promhthefth

 

Πίνακας 11.13: Δείγμα κριτηρίων αξιολόγησης

Pinakas 11.13 Deigma krithriwn aksiologhshs 

 

Στάδιο 3ο: Διαχείριση σχέσης

Την έγκριση ακολουθεί η υπογραφή σύμβασης μεταξύ της Ελαία και του προμηθευτή. Η σύμβαση περιλαμβάνει σχέδιο που περιγράφει λεπτομερώς τις επιτόπιες επιθεωρήσεις που πρέπει να διεξάγονται από την εκτίμηση των κινδύνων που έχει προηγηθεί. Η σύμβαση μπορεί επίσης να περιλαμβάνει όρους και προϋποθέσεις σε θέματα εμπιστευτικότητας, καταχωρημένα λογότυπα και φίρμες και άλλα θέματα που κρίνονται απαραίτητα για την ελαχιστοποίηση της έκθεσης σε κινδύνους των συμβαλλομένων. Η σύμβαση επίσης εξειδικεύει τα ακόλουθα:

 

  • Αρμοδιότητες και εξουσιοδοτήσεις
  • Μαθηματικοί τύποι για μετρήσεις απόδοσης
  • Πρώτες ύλες, περιεχόμενα και συσκευασία
  • Προβλέψεις όγκου παραγγελιών
  • Προγράμματα υγιεινής στις εγκαταστάσεις του προμηθευτή
  • Διασφάλιση ποιότητας και διαδικασίες ελέγχου
  • Ονομασίες προϊόντος και φίρμας
  • Διανομή
  • Τιμές και όροι πληρωμής
  • Πρόβλεψη για εκπαίδευση του προσωπικού του προμηθευτή
  • Πρόβλεψη για παροχή στοιχείων κόστους
  • Εκθέσεις προόδου και αναφορές
  • Ρήτρες διακοπής συνεργασίας και νομικά ζητήματα

 

Η απόδοση του προμηθευτή παρακολουθείται μέσω περιοδικών ελέγχων (κατ' ελάχιστο μια φορά κατ' έτος, αλλά συνήθως συμβαίνουν συχνότερα) όπου προτείνονται σχέδια συνεχούς βελτίωσης. Με την ανάπτυξη των σχέσεων, διευρύνεται η επικοινωνία μεταξύ των επιχειρήσεων και αναλαμβάνει ένας «συντονιστής σχέσης» που επινοεί συνέργειες, συμβιβάζει καταστάσεις, διευκρινίζει παρανοήσεις και αντιμετωπίζει αλλαγές που προκύπτουν σε παραδόσεις, προδιαγραφές, ελλείψεις υλικών, διακυμάνσεις όγκου παραγγελιών κ.α.. Επίσης, συντονίζει τη συνεργασία μεταξύ της Ελαίας και του προμηθευτή.

 

Μια επιτροπή της Ελαία αξιολογεί την ετήσια έκθεση απόδοσης. Προς τούτο, ελέγχεται ένας μεγάλος αριθμός δεικτών, μερικοί των οποίων αναφέρονται στον πίνακα 11.14. Όταν ο προμηθευτής αντιμετωπίζει οικονομικές δυσχέρειες ή άλλες απειλές (π.χ. απεργίες φορτηγών), η Ελαία μπορεί να τον υποστηρίξει με κεφάλαια. Η πολιτική της Ελαία προβλέπει υποστήριξη κάθε μορφής προς τους προμηθευτές προκειμένου αυτοί να επιδείξουν υψηλά επιχειρηματικά πρότυπα.

 

Πίνακας 11.14: Δείκτες αξιολόγησης απόδοσης

Pinakas 11.14 Deiktes aksiologhshs apodoshs 

 

Η μεθοδολογία έγκρισης προμηθευτών έχει αποδειχθεί επωφελής τόσο για την Ελαία όσο και για τους προμηθευτές της. Σε μια περίπτωση, όταν δεν είχε ακόμη εφαρμοστεί, η Ελαία απέσυρε μεγάλες ποσότητες προϊόντων από τις προθήκες των καταστημάτων λιανικής πώλησης εξαιτίας κατεστραμμένων συσκευασιών και μόλυνση του περιεχομένου τους. Οι συνέπειες ήταν πολύ δυσάρεστες για τη φήμη της. Ορισμένα από τα οφέλη που απορρέουν από την συνεργασία των δύο πλευρών:

 

  • Αγοραστής: Βελτιώσεις της ποιότητας του προϊόντος, μείωση σε αποσύρσεις και σε κόστος παραγωγής, διεύρυνση της ποικιλίας των προϊόντων με το ελάχιστο δυνατό κεφάλαιο, μείωση του αριθμού των προμηθευτών και ανάπτυξη τεχνογνωσίας.
  • Προμηθευτής: Εγγυημένη εργασιακή απασχόληση, μακροχρόνια συνεργασία με καταμερισμό των κινδύνων, αυξημένες ευκαιρίες ανάπτυξης και ανάπτυξη διοικητικής και οργανωτικής εμπειρίας.

 

Πηγή: Διοίκηση Εφοδιασμού, Λάμπρος Λάιος, Πειραιάς 2010

Περισσότερα σε αυτή την κατηγορία: