Ανάλυση Αξίας και Τυποποίηση - Value Analysis / Value Engineering

Μια σύγχρονη τάση του τμήματος μελετών είναι η ανάπτυξη τεχνολογικά προηγμένων προϊόντων.

Ωστόσο, η τάση αυτή, παρά το θετικό της χαρακτήρα ως προς την εξελιξιμότητα των προϊόντων, συνεπάγεται πλήθος επιπτώσεων για την επιχείρηση, οι οποίες προκαλούνται αφενός από τον πολλαπλασιασμό του αριθμού των αγοραζομένων - αποθηκευόμενων υλικών και αφετέρου από την ενσωμάτωση στο τελικό προϊόν υλικών που δεν έχουν σταθεροποιημένη παραγωγική διαδικασία.

 

Για την αντιμετώπιση των ανωτέρω παρενεργειών, οι επιχειρήσεις προσφεύγουν ολοένα και περισσότερο, εφόσον τούτο είναι βέβαια εφικτό, στη χρήση τυποποιημένων υλικών. Είναι προφανές ότι μια μεγάλη ποικιλία ετερόκλητων υλικών σε ένα προϊόν αυξάνει τα έμμεσα κόστη που προκύπτουν από τη διοικητική εργασία, τη διαχείριση μικρών παρτίδων παραγωγής, τη διεκπεραίωση παραγγελιών, τις παραλαβές, τις επιθεωρήσεις, την υπέρ-αποθεματοποίηση κ.α.

 

Υπό το φως των συνθηκών αυτών, η ανάλυση αξίας (value analysis/value engineering) αποτελεί πλέον μια μεθοδολογία ιδιαίτερης πρακτικής σημασίας, καθώς μέσω αυτής επιδιώκεται η αφαίρεση όλων των περιττών χαρακτηριστικών, τα οποία τείνουν να αυξάνουν το ολικό κόστος ενός προϊόντος χωρίς να προσδίδουν σε αυτό οποιαδήποτε προστιθέμενη αξία από απόψεως λειτουργικότητας, ποιότητας ακόμη και αισθητικής. Αποστολή της ανάλυσης αξίας είναι, με άλλα λόγια, να διασφαλίσει ότι κάθε στοιχείο κόστους εργασίας, υλικών, προμηθευτών, αισθητικής ή εξυπηρέτησης συμβάλλει κατά τρόπο ουσιαστικό στην τελική «εικόνα» του προϊόντος, όπως αυτή εκλαμβάνεται από τον τελικό καταναλωτή. Αν για παράδειγμα, ένα ανταλλακτικό ειδικών προδιαγραφών μπορεί να αντικατασταθεί από ανταλλακτικό τυποποιημένων προδιαγραφών που διατίθεται ευρέως στην αγορά, χωρίς να επηρεαστεί η ποιότητα του τελικού προϊόντος, το δεύτερο είναι εκείνο που θα πρέπει να προτιμηθεί.

 

Στις ομάδες ανάλυσης αξίας συμμετέχουν σχεδιαστές, εκπρόσωποι χρηστών, προμηθευτές, στελέχη τμημάτων παραγωγής, συντήρησης και μάρκετινγκ. Τα πρωτότυπα, τα σχέδια ή και τα τυχόν υπάρχοντα προϊόντα υπόκεινται σε ενδελεχή μελέτη μέσω κατάλληλων ερωτηματολογίων, με τα οποία αποσκοπούν τα μέλη της ομάδας να κατανοήσουν τη λειτουργία που επιτελείται από το κάθε υλικό. Προς το σκοπό αυτό, χρήσιμο είναι τα ερωτηματολόγια αυτά να συντάσσονται βάσει κάποιων ειδικών τεχνικών, όπως, για παράδειγμα, κάθε λειτουργία να περιγράφεται με ένα ουσιαστικό και ένα ρήμα - π.χ. μεταδίδει ροπή, υποστηρίζει φορτίο, μεταφέρει ρεύμα - ή οι λειτουργίες να διακρίνονται σε κύριες και δευτερεύουσες, οι οποίες (δευτερεύουσες) ως μη έχουσες άμεση επίπτωση στο χρήστη, είναι δυνατόν να απαλειφθούν. Κάθε λειτουργία αξιολογείται με ερωτήσεις του τύπου:

 

  • Μπορεί το αντικείμενο να καταργηθεί;
  • Μπορεί να αντικατασταθεί από ένα αντίστοιχο υλικό τυποποιημένων προδιαγραφών;
  • Είναι μεγαλύτερης χωρητικότητας από αυτήν που απαιτεί η λειτουργία;
  • Μπορεί να μειωθεί το βάρος του;
  • Είναι οι ανοχές αυστηρότερες από αυτές που απαιτεί η λειτουργία ;
  • Μήπως προδιαγράφεται μη απαιτούμενη κατεργασία;
  • Μήπως είναι περισσότερο συμφέρουσα η αγορά από την παραγωγή;
  • Μπορεί να μειωθεί το κόστος συσκευασίας;

 

Συχνά, οι διεργασίες αυτές οδηγούν σε μια πιο απλοποιημένη εκδοχή των αρχικών σχεδίων επιφέροντας έτσι σημαντικές εξοικονομήσεις στο ολικό κόστος του προϊόντος. Ερωτηματολόγια αυτού του τύπου μπορεί να περιέχουν εκατοντάδες άλλες ερωτήσεις, η δε συμπλήρωσή τους να απαιτεί εξειδικευμένες γνώσεις. Σε ορισμένες περιπτώσεις, γίνονται συγκρίσεις με ανταγωνιστικά προϊόντα προκειμένου να εξευρεθούν περιοχές βελτίωσης (product benchmarking).

 

Ακολουθούν μερικά παραδείγματα:

 

examplea

 

Τυποποίηση

 

Η σημασία της τυποποίησης

Ως εσωτερική τυποποίηση νοείται ένα πρόγραμμα, κύριος στόχος του οποίου είναι η μείωση του αριθμού των προδιαγραφών που χρησιμοποιούνται από μια επιχείρηση. Η τυποποίηση είναι μια επινόηση που έδωσε τεράστια ώθηση στη βιομηχανία, η δε έννοιά της γίνεται πρακτικά κατανοητή ιδίως στην περίπτωση της κατασκευής ενδυμάτων. Ως γνωστόν, τα είδη ένδυσης κατασκευάζονται σήμερα σε συγκεκριμένα μεγέθη. Είναι προφανές ότι, εάν το κάθε ένδυμα έπρεπε να ταιριάζει απόλυτα στα μέτρα του κάθε ατόμου, τούτο θα είχε σαν αποτέλεσμα την έκρηξη του κόστους τους, καθιστώντας σχεδόν απαγορευτική από οικονομικής απόψεως την παραγωγή τους. Χαρακτηριστικό παράδειγμα εξατομικευμένου σχεδιασμού αποτελεί η υψηλή ραπτική, η οποία αντιμετωπίζεται ως είδος πολυτελείας με υψηλό κόστος, στο οποίο μπορούν να ανταποκριθούν πολύ μικρά τμήματα του πληθυσμού.

 

Ως βιομηχανική τυποποίηση ορίζεται ειδικότερα η διαδικασία καθιέρωσης ενιαίων κοινώς αποδεκτών χαρακτηριστικών ενός προϊόντος, τα οποία κατατείνουν στην απλούστευση της παραγωγής του. Συνήθως, βασίζεται σε πρότυπα διαστάσεων, όγκου, βάρους, τρόπου παραγωγής, όρων παραλαβής και παράδοσης, καθώς και τρόπου συσκευασίας.

 

Από τα προαναφερόμενα γίνεται εύκολα αντιληπτό ότι η τυποποίηση αποτέλεσε το βασικό μοχλό ανάπτυξης της μαζικής παραγωγής. Όταν γίνεται λόγος για μαζική παραγωγή, εννοείται η παραγωγή μεγάλου αριθμού ομοίων προϊόντων συναρμολογημένων από εξαρτήματα που έχουν επίσης παραχθεί και αυτά μαζικά. Εκτός από τη βιομηχανική τυποποίηση υπάρχει και η έννοια της διοικητικής τυποποίησης, δηλαδή της θέσπισης ενιαίων μεθόδων, διαδικασιών και συστημάτων για την εκτέλεση διαφόρων εργασιών και καθηκόντων διοικητικής φύσεως. Για παράδειγμα, ο κανονισμός προμηθειών μιας επιχείρησης τυποποιεί τις διαδικασίες αγορών επιβάλλοντας στα στελέχη της να εκτελούν όλες τις συναφείς δραστηριότητες με ενιαίο τρόπο.

 

Η χρήση τυποποιημένων υλικών επιτρέπει σε μια επιχείρηση να αγοράζει λιγότερες παρτίδες υλικών σε μεγαλύτερες ποσότητες και σε χαμηλότερες τιμές. Έτσι, μειώνεται ο φόρτος διαχείρισης, αποθήκευσης και το κόστος προμήθειας, παραλαβής και επιθεώρησης υλικών. Λόγω δε της αποθήκευσης λιγότερων υλικών, γίνεται ευκολότερος και ο έλεγχος των αποθεμάτων. Κατά συνέπεια, η προμήθεια τυποποιημένων υλικών οδηγεί σε εξοικονομήσεις τριών τύπων:

 

  • Χαμηλότερες τιμές: Εφόσον αγοράζονται λιγότερα είδη σε μεγαλύτερες ποσότητες επιτυγχάνονται εκπτώσεις.
  • Χαμηλότερο κόστος διαχείρισης: Διαχείριση λιγότερων ειδών συνεπάγεται μικρότερο κόστος στα τμήματα προμηθειών, παραλαβής και επιθεώρησης.
  • Χαμηλότερο κόστος διατήρησης αποθεμάτων: Η διατήρηση σε απόθεμα μικρότερου αριθμού ειδών έχει σαν συνέπεια τη μείωση των ποσοτήτων των ειδών που διατηρούνται ως αποθέματα ασφαλείας.

 

Όπως προαναφέρθηκε, η τυποποίηση θεωρείται βασικό προαπαιτούμενο για τη βιομηχανική παραγωγή. Η χρήση τυποποιημένων εξαρτημάτων (αλλά και τυποποιημένων διαδικασιών παραγωγής) αυξάνουν την αξιοπιστία και την ποιότητα των τελικών προϊόντων. Είναι διαπιστωμένο ότι στα τυποποιημένα εξαρτήματα που παράγονται σε μεγάλες ποσότητες, οι διαδικασίες παραγωγής τους έχουν σταθεροποιηθεί, οι πρώτες ύλες τους είναι δοκιμασμένες και το προσωπικό διαθέτει εμπειρία.Fotolia 22252214 XSΈτσι, η ποιότητα των τυποποιημένων υλικών κατά κανόνα θεωρείται υψηλότερη από την ποιότητα των μη τυποποιημένων υλικών.

 

Όσο και αν φαίνεται παράδοξο, η χρήση τυποποιημένων υλικών διευκολύνει τη διαφοροποίηση των τελικών προϊόντων και την προσαρμογή τους στις εξειδικευμένες ανάγκες των πελατών. Η διαφοροποίηση και η προσαρμογή επιτυγχάνεται με την κατασκευή μεγάλης ποικιλίας τελικών προϊόντων, που όμως συντίθενται από μικρό σχετικά αριθμό τυποποιημένων εξαρτημάτων. Εξάλλου, η μείωση του κόστους διατήρησης των αποθεμάτων που συντελείται μέσω της χρήσης τυποποιημένων εξαρτημάτων προσφέρει ευελιξία στις επιχειρήσεις. Έτσι, εξειδικευμένα προϊόντα μπορούν να συναρμολογηθούν άμεσα κατά το χρόνο της ζήτησης, ώστε να ελαχιστοποιείται ο κίνδυνος απαξίωσής τους και να μειώνεται ο χρόνος διατήρησης αποθεμάτων υψηλής αξίας, όπως είναι τα τελικά προϊόντα.

 

Όταν οι προμηθευτές παράγουν τυποποιημένα προϊόντα με σαφείς προδιαγραφές μπορούν από την πλευρά τους να σταθεροποιήσουν τις δικές τους διαδικασίες παραγωγής και να μειώσουν τους χρόνους παράδοσης. Επιπλέον, οι προμηθευτές διατηρούν συστηματικά τυποποιημένα προϊόντα στα αποθέματα (λόγω συχνής ζήτησης) και έτσι μπορούν να γίνουν πιο σύντομες και πιο συχνές παραδόσεις, με αποτέλεσμα την περαιτέρω μείωση των αποθεμάτων.

 

Η τυποποίηση διενεργείται σε τρία επίπεδα: ήτοι σε επίπεδο επιχείρησης, σε επίπεδο κράτους και σε διεθνές επίπεδο. Είναι φανερό ότι με την ανάπτυξη του διεθνούς εμπορίου, η χρήση διεθνών προδιαγραφών έχει πλέον επηρεάσει σε μεγάλο βαθμό τη βιωσιμότητα των επιχειρήσεων.

 

Οργάνωση συστήματος τυποποίησης

Ένα πρόγραμμα τυποποίησης μπορεί να οργανωθεί με πολλούς τρόπους. Επειδή στην πράξη περισσότερα του ενός τμήματα της επιχείρησης επηρεάζονται από τις αποφάσεις που αφορούν τυποποίηση, η συγκρότηση μιας διατμηματικής επιτροπής, αποκαλούμενης και ως επιτροπή τυποποίησης, είναι η πιο συνήθης λύση για την αντιμετώπιση των επιπτώσεων αυτών. Η εν λόγω επιτροπή απαρτίζεται συνήθως από εκπροσώπους των τμημάτων προμηθειών, παραγωγής, μάρκετινγκ και μελετών, τυπική δε ευθύνη της είναι να αντλεί πληροφορίες από όλα τα τμήματα / χρήστες, να διευθετεί τις διαφορές που υπάρχουν μεταξύ των τμημάτων και να λαμβάνει τις τελικές αποφάσεις ως προς τα πρότυπα. Θεωρητικά, κάθε μέλος της επιτροπής μπορεί να προεδρεύει, ο ρόλος όμως του τμήματος προμηθειών που είναι σε τελική ανάλυση ο δέκτης όλων των αιτήσεων αγοράς - τόσο των τυποποιημένων όσο και των «ειδικών» προϊόντων - αναδεικνύεται ως καταλυτικός.

 

Απλούστευση

Η απλούστευση, φυσική απόρροια της τυποποίησης, μπορεί να οριστεί ως ένας θεμελιώδης περιορισμός των τυποποιημένων υλικών που χρησιμοποιούνται στην παραγωγή και τα οποία τηρούνται σε απόθεμα από την επιχείρηση. Τα οφέλη της απλούστευσης πηγάζουν κυρίως από τη μείωση της επένδυσης σε αποθέματα.

 

Ανακεφαλαιόνωντας γίνεται εύκολα αντιληπτό ότι ο ρόλος του τμήματος εφοδιασμού στη φάση σχεδιασμού των προδιαγραφών είναι καθοριστικής σημασίας για την επίτευξη όλων των απαιτήσεων, ως προς το επίπεδο της επιθυμητής ποιότητας, την ενσωμάτωση αξιόπιστης τεχνολογίας, την επιλογή υλικών, εύκολα διαθέσιμων στην αγορά κ.α. Εντούτοις, για την εκπλήρωση των παραπάνω στόχων, βασικό προαπαιτούμενο είναι η «περιγραφή της αγοράς» και η «δήλωση εργασίας» να καταρτίζονται σωστά, ώστε η υλοποίηση της αγοράς από το τμήμα προμηθειών να είναι απόλυτα ευθυγραμμισμένη με τους επιδιωκόμενους στόχους της επιχείρησης. Και τούτο διότι μια σαφής και επαρκής, από άποψη περιεχομένου, περιγραφή αγοράς (προδιαγραφές) ελαττώνει σημαντικά το κόστος προμηθειών και τον απαραίτητο χρόνο για την ικανοποίηση των απαιτήσεων. customer-value-management-250x250Η επιτυχής εκτέλεση της εντολής αγοράς ή της σύμβασης ανάθεσης μιας προμήθειας σε μια επιχείρηση εξαρτάται από την καταλληλότητα του επιλεγόμενου τύπου περιγραφής της αγοράς. Η ακρίβεια της περιγραφής αναμφίβολα έχει μεγάλη επίδραση στην επιτυχή έκβαση της διαδικασίας προμηθειών. Για να ελέγχεται πλήρως το κόστος των υλικών και των υπηρεσιών, το στάδιο του σχεδιασμού θα πρέπει να αποτελεί σημείο εκκίνησης για την έναρξη άσκησης του σχετικού ελέγχου. Όπως εξάλλου αναφέρθηκε, το στάδιο του σχεδιασμού είναι το πρώτο (και συχνά το μοναδικό) σημείο στο οποίο οι διάφοροι συντελεστές κόστους μπορούν ακόμα να μειωθούν ή να ελεγχθούν. Εάν το κόστος δεν ελεγχθεί στο σημείο αυτό, τότε είναι πολύ πιθανό να ενσωματωθεί μόνιμα στο προϊόν ή την υπηρεσία. Διαφαίνεται λοιπόν ότι ένα τμήμα εφοδιασμού μπορεί να συνεισφέρει ουσιαστικά στη σύνταξη των καταλλήλων περιγραφών αγοράς. Παρότι είναι αρκετά δύσκολο να προσδιοριστεί με ακρίβεια ο ρόλος του τμήματος προμηθειών, βασικός άξονας του πεδίου εργασιών του αποτελεί η εξέταση, εκτίμηση και αξιολόγηση των εν γένει εμπορικών και οικονομικών επιπτώσεων των τεχνικών προδιαγραφών. Με άλλα λόγια εστιάζεται στην εξέταση θεμάτων, όπως ποιο θα είναι το σχετικό κόστος, πόσο εύκολα διατίθενται διαφορετικά εναλλακτικά υλικά, αλλά και ποιες είναι οι δυνατότητες ανεύρεσης των απαιτούμενων ποσοτήτων στον κατάλληλο χρόνο και στη σωστή τιμή.

 

Είναι φανερό ότι κάθε επιχείρηση πρέπει να διασφαλίζει σε συνεχή βάση ότι υπάρχουν διαθέσιμα υλικά σε επαρκείς ποσότητες, πριν δοθεί εντολή για την παραγωγή ενός νέου προϊόντος. Αν και φαίνεται αυτονόητο, το παρακάτω παράδειγμα σκοπό έχει να καταδείξει ακριβώς τις πιθανές επιπτώσεις από μια μη ενδελεχή μελέτη των θεμάτων προμηθειών: Έστω ότι μια επιχείρηση προδιέγραψε μια προχωρημένη συσκευή εισόδου-εξόδου για ένα νέο υπολογιστή και κατά τη διάρκεια των διαπραγματεύσεων για τη σύναψη της τελικής σύμβασης ανακάλυψε ότι ο προμηθευτής δεν διέθετε επαρκή παραγωγική δυναμικότητα για την κάλυψη των απαιτήσεων. Αποτέλεσμα τελικά ήταν να αναβληθεί η εισαγωγή του νέου προϊόντος στην αγορά, έως ότου ο προμηθευτής μπορέσει να εξασφαλίσει την απαραίτητη δυναμικότητα.

 

Πηγή: Διοίκηση Εφοδιασμού, Λάμπρος Λάιος, Πειραιάς 2010

Περισσότερα σε αυτή την κατηγορία: