Αξιολόγηση Απόδοσης Purchasing, Procurement & Supply

Η παρακολούθηση της απόδοσης του εφοδιασμού είναι μια στρατηγική δραστηριότητα μέσω της οποίας επιδιώκεται η ορθολογική διαχείριση των αγοραζόμενων εισροών.

Η σύγχρονη κοινωνία κατακλύζεται από μετρήσεις. Στον κόσμο των επιχειρήσεων, η άσκηση της διοίκησης δεν είναι εν πολλοίς εφικτή χωρίς τη μέτρηση της απόδοσης και την αξιολόγηση των επί μέρους επιχειρησιακών λειτουργιών.  Ειδικότερα, απώτερος στόχος είναι να μεγιστοποιείται η προστιθέμενη αξία και να ελαχιστοποιούνται οι δυνητικοί κίνδυνοι.

 

Η μέτρηση και η αξιολόγηση της λειτουργίας του εφοδιασμού απαιτεί την εφαρμογή τυπικής και συστηματικής διαδικασίας, η οποία περιλαμβάνει τον εντοπισμό, την ποσοτικοποίηση και την παρακολούθηση μιας σειράς δεικτών. Οι εν λόγω δείκτες θα πρέπει να σχετίζονται ευθέως με προκαθορισμένους εταιρικούς στόχους. Πρέπει να σημειωθεί ότι δεν είναι πάντοτε εύκολο να εφαρμοστούν οι κατάλληλοι δείκτες μέτρησης της απόδοσης με υψηλούς βαθμούς συσχέτισης ως προς τα μακροπρόθεσμα επιθυμητά αποτελέσματα (δείκτης μέτρησης = μια μαθηματική έκφραση που ποσοτικοποιεί μια ιδιότητα, μια διαδικασία ή ένα αποτέλεσμα). Για παράδειγμα, ένας ευρέως χρησιμοποιούμενος δείκτης αποτιμά τις επιδόσεις του τμήματος εφοδιασμού σε σχέση με τις μειώσεις των τιμών. Η εφαρμογή, ωστόσο, αυτού του δείκτη, μπορεί να οδηγήσει τα στελέχη να επιδιώκουν διαρκώς υπερβολικές μειώσεις των τιμών, με αποτέλεσμα την οικονομική δυσπραγία των προμηθευτών και την αποθάρρυνσή τους για επενδύσεις οι οποίες θα βελτιώσουν την απόδοσή τους σε μια μακροχρόνια βάση.

 

Ο εφοδιασμός υλοποιείται κάτω από συγκεκριμένες συνθήκες που σχετίζονται με το εσωτερικό και το εξωτερικό περιβάλλον, τις αγορές και το γενικότερο οικονομικό και θεσμικό πλαίσιο της επιχείρησης. Ειδικότερα, από την επιχείρηση παρέχονται οι ανθρώπινοι και οι οικονομικοί πόροι(εισροές) με τη βοήθεια των οποίων, ο εφοδιασμός παράγει εκροές( παραγγελίες αγορών, συμβάσεις και δαπάνες). Οι εκροές παράγουν αποτελέσματα, τα οποία ανταποκρίνονται στις απαιτήσεις των πελατών για ποιότητα, χρόνους παράδοσης, αξιοπιστία παραδόσεων και χαμηλό κόστος.

 

Η αξιολόγηση της απόδοσης πρέπει να ακολουθεί αντίστροφη πορεία. Πιο συγκεκριμένα, πρέπει να καθορίζει ποια αποτελέσματα έχουν επιτευχθεί και κατά πόσο αυτά ανταποκρίνονται στις απαιτήσεις των πελατών, αλλά και στους γενικότερους στόχους της επιχείρησης. Εν συνεχεία, επιδιώκει να διαγνώσει τους λόγους που οδήγησαν στα αποτελέσματα, τόσο στο επίπεδο εσωτερικής λειτουργίας του εφοδιασμού όσο και στο επίπεδο των παραγόντων του εξωτερικού περιβάλλοντος. Εν κατακλείδι, η αξιολόγηση της απόδοσης συνίσταται στο να εξεταστούν τα αποτελέσματα και ακολούθως να αναλυθούν οι λόγοι, στους οποίους οφείλονται τα συγκεκριμένα αποτελέσματα.

 

Οι δείκτες μέτρησης εμπίπτουν σε δύο γενικές κατηγορίες:

 

  • Οι δείκτες αποτελεσματικότητας εκτιμούν το βαθμό στον οποίο οι εκροές της λειτουργίας του εφοδιασμού είχαν αποτελέσματα ανταποκρινόμενα στις απαιτήσεις των πελατών και κατ΄ επέκταση στους γενικότερους στόχους της επιχείρησης. Για παράδειγμα, το ποσοστό των εμπρόθεσμων παραδόσεων σε σχέση με το σύνολο των παραδόσεων μιας κατηγορίας κρίσιμων υλικών.
  • Οι δείκτες αποδοτικότητας εκτιμούν τη σχέση μεταξύ των εκροών και των εισροών της λειτουργίας του εφοδιασμού, δηλαδή το βαθμό αξιοποίησης των εισροών που απαιτούνται για να παραχθούν οι δεδομένες δράσεις του εφοδιασμού (π.χ. η αγοραστική δαπάνη ανά ανθρωποημέρα στελέχους εφοδιασμού).

 

Χρησιμότητα των Μετρήσεων Απόδοσης

 

Η μέτρηση της απόδοσης του τμήματος εφοδιασμού είναι πολλαπλά χρήσιμη και μπορεί να αναδείξει περιοχές που χρήζουν βελτιώσεων. Είναι δύσκολο για τα στελέχη να καταρτίσουν προγράμματα βελτίωσης χωρίς να γνωρίζουν τις περιοχές της επιχείρησης που παρουσιάζουν υστέρηση στην απόδοση. Επίσης, η μέτρηση της απόδοσης διευκολύνει τη σύγκριση των στρατηγικών και των πρακτικών του εφοδιασμού με τις αντίστοιχες των ανταγωνιστών της επιχείρησης. Η παρουσίαση των απτών αποτελεσμάτων μέσα από τη χρήση των δεικτών απόδοσης διευκολύνει την επικοινωνία τόσο μεταξύ των διαφορετικών τμημάτων της επιχείρησης, όσο και με τους προμηθευτές.

 

05 Monitoring and evaluation 530 1

 

Οι επιδιωκόμενοι στόχοι γίνονται σαφείς μέσω των δεικτών μέτρησης απόδοσης, διότι τόσο η παρούσα όσο και η επιδιωκόμενη κατάσταση αποσαφηνίζονται με τη βοήθεια ποσοτικών μεγεθών. Η μέτρηση της απόδοσης του εφοδιασμού αποτελεί τον ευκολότερο και λιγότερο δαπανηρό τρόπο για τη βελτίωσή του, διότι αρκεί η ενημέρωση των ατόμων ή των ομάδων για τις επιδόσεις για να αλλάξει θετικά η συμπεριφορά τους σε σχέση με την εργασία. Οι δείκτες απόδοσης που επιλέγει η επιχείρηση δείχνουν στους εργαζόμενους τις δραστηριότητες που θεωρούνται κρίσιμες και αυξάνεται η υποκίνησή τους μέσω της σύνδεσης της επίτευξης των στόχων με ανταμοιβές(π.χ. αυξήσεις αποδοχών).

 

Ποσοτική και Ποιοτική Αξιολόγηση

 

Για την αξιολόγηση της απόδοσης του εφοδιασμού απαιτείται συλλογή ποσοτικών και ποιοτικών στοιχείων. Τα ποσοτικά στοιχεία αφορούν μετρήσεις αντικειμένων ή φυσικών μεγεθών (π.χ. ποσοστό ελαττωματικών προϊόντων, εξοικονομήσεις κόστους, μειώσεις του χρόνου παράδοσης των παραγγελιών, αριθμός εντολών αγορών που εκδόθηκαν, αποκλίσεις των τιμών από τις προβλέψεις κ.α.). Τα ποιοτικά στοιχεία αφορούν μετρήσεις που λαμβάνονται από υποκειμενικές κλίμακες (π.χ. τύπου Likert) όπως, συμπεριφορές πελατών και επίπεδα ικανοποίησης, σχέσεις των στελεχών εφοδιασμού με την ανώτατη διοίκηση και ποιότητα συνεργασίας με άλλες λειτουργίες. Όταν η απόδοση του εφοδιασμού βασίζεται σε ποιοτικές μετρήσεις, μπορεί να υπάρχουν διαφωνίες μεταξύ των ατόμων που είναι επιφορτισμένα με το έργο της συμπλήρωσης των σχετικών ερωτηματολογίων. Για παράδειγμα, η έρευνα έχει δείξει ότι οι υποκειμενικές εκτιμήσεις μεταξύ προμηθευτών διαφέρουν ως προς τη σχετική σημασία των κριτηρίων απόδοσης (π.χ. παράδοση, υπηρεσία, ποιότητα και κόστος η τιμή). Επίσης, μπορεί να διαφέρουν οι εκτιμήσεις των εσωτερικών πελατών σχετικά με το βαθμό ικανοποίησης από τις υπηρεσίες του τμήματος εφοδιασμού.

 

Γενικές Αρχές Σχεδιασμού των Συστημάτων Αξιολόγησης Εφοδιασμού

 

Πολλά συστήματα αξιολόγησης αποτυγχάνουν διότι οι μετρήσεις που λαμβάνονται δεν συσχετίζονται με τα επιδιωκόμενα αποτελέσματα. Για παράδειγμα, είναι λάθος να χρησιμοποιούνται οι ίδιοι δείκτες αξιολόγησης για όλες τις κατηγορίες των απαιτήσεων ή για όλους τους τύπους σχέσεων με τους προμηθευτές. Ειδικοί δείκτες πρέπει να χρησιμοποιούνται για τη διαχείριση των σύνθετων σχέσεων ή των κρίσιμων απαιτήσεων. Δεν υπάρχει ένα γενικό σύστημα αξιολόγησης της απόδοσης που μπορεί να εφαρμόζεται σε όλους τους τύπους επιχειρήσεων, τεχνολογιών και διοικητικών νοοτροπιών. Η κάθε επιχείρηση πρέπει να σχεδιάζει το σύστημα αξιολόγησής της, σύμφωνα με τις δικές της ιδιαίτερες απαιτήσεις.

 

Έχοντας αναφέρει τα ανωτέρω, πρέπει να σημειωθεί ότι ο σχεδιασμός όλων των συστημάτων αξιολόγησης της λειτουργίας των αγορών και του εφοδιασμού πρέπει να διέπεται από κάποιες γενικές αρχές:

 

  • Συσχέτιση των δεικτών μέτρησης με τους στόχους της επιχείρησης και τις προσδοκίες εξυπηρέτησης των πελατών, ώστε να καθίσταται προφανής η σχέση αιτίου-αιτιατού και να διευκολύνεται η επιλογή των κατάλληλων δράσεων βελτίωσης.
  • Εξειδίκευση των δεικτών ανάλογα με τις διαφορετικές κατηγορίες αγορών μιας επιχείρησης.
  • Κάλυψη όλων των διαδικασιών και των δραστηριοτήτων του τμήματος εφοδιασμού και όχι μέρους αυτών.
  • 866529 26072537Συμβολή στη λήψη αποφάσεων όχι μόνο σε στρατηγικό επίπεδο αλλά και σε καθημερινή βάση διότι αν δεν παρέχεται πρακτική πληροφόρηση σε λειτουργικό επίπεδο, η χρήση των συστημάτων είναι περιορισμένη.
  • Ευρεία συμμετοχή των εσωτερικών πελατών στο σχεδιασμό του συστήματος και στις διαδικασίες αξιολόγησης.
  • Έγκαιρη, χωρίς να είναι απειλητική, ενημέρωση των αξιολογούμενων ως προς τα ευρήματα της αξιολόγησης.
  • Προσαρμογή σε μεταβαλλόμενες συνθήκες, πρότυπα, κριτήρια ή προβλέψεις.
  • Σύγκριση των τιμών των δεικτών με τους προκαθορισμένους στόχους, τα πρότυπα, τα κριτήρια και τις προβλέψεις.
  • Χρήση μικρού αριθμού σημαντικών δεικτών οι οποίοι είναι απλοί στο σχεδιασμό τους και στον τρόπο μέτρησης. Να μην ακυρώνονται τα οφέλη από το κόστος λειτουργίας του συστήματος.
  • Χρήση ποσοτικών και ποιοτικών δεικτών, ώστε να μετράται με αντικειμενικό τρόπο η καλή εκτέλεση των διαδικασιών αλλά και να γίνονται υποκειμενικές εκτιμήσεις της απόδοσης και της συμπεριφοράς των στελεχών και των εργαζομένων.
  • Συνεχής μέτρηση της απόδοσης που αφορά την καθημερινή εργασία μέσα στην επιχείρηση.
  • Τυποποιημένη διανομή των αναφορών αξιολόγησης και με εκ των προτέρων συμπεφωνημένο κατάλογο αποδεκτών.
  • Προγραμματισμένος και προαποφασισμένος τρόπος αντίδρασης στα ευρήματα της αξιολόγησης.

 

Με την εφαρμογή ενός συστήματος αξιολόγησης καθίσταται δυνατή η διαχρονική παρακολούθηση της πορείας της απόδοσης της λειτουργίας του εφοδιασμού και διαπιστώνεται η μακροπρόθεσμη επίδραση των διαφόρων προγραμμάτων βελτίωσης. Είναι προφανές, ότι με την πάροδο του χρόνου και τη συσσώρευση εμπειρίας, τα ίδια τα συστήματα αξιολόγησης της απόδοσης υφίστανται αναβαθμίσεις. Επίσης, αλλαγές επιβάλλονται από το εξωτερικό περιβάλλον (π.χ. νομοθεσία) αλλά και την ίδια την επιχείρηση (π.χ. αναδιοργάνωση).

 

Πηγή: Διοίκηση Εφοδιασμού, Λάμπρος Λάιος, Πειραιάς 2010

Περισσότερα σε αυτή την κατηγορία: