Αξιολόγηση και Επιλογή Προμηθευτών - Πίνακες Aξιολόγησης

Σε πολλές περιπτώσεις, ένας δυνητικός προμηθευτής είναι εμφανώς καταλληλότερος από τους ανταγωνιστές του, οπότε η επιλογή είναι σχετικά απλή.

Ωστόσο, τέτοιες περιπτώσεις είναι σπάνιες.

 

Για το λόγο αυτό, συνήθως δημιουργούνται πίνακες αξιολόγησης σύμφωνα με κάποιο μαθηματικό σύστημα διαβάθμισης, το οποίο διευκολύνει σε μεγάλο βαθμό την επιλογή του προμηθευτή. Στόχος του συστήματος διαβάθμισης είναι η διάσπαση του σύνθετου προβλήματος επιλογής σε επί μέρους τμήματα. Παρόλο που μια τέτοια προσέγγιση βασίζεται σε μια σειρά αντικειμενικών και υποκειμενικών κρίσεων, οδηγεί συνήθως σε ένα δίκαιο και αντικειμενικό αποτέλεσμα. Ένα τυπικό μαθηματικό σύστημα διαβάθμισης περιλαμβάνει τρεις δραστηριότητες:

 

  • Καθορισμός κριτηρίων για την επιλογή του προμηθευτή
  • Καθορισμός συντελεστών βαρύτητας για κάθε κριτήριο
  • Βαθμολόγηση των προμηθευτών ως προς κάθε κριτήριο

 

Συντελεστές βαρύτητας

 

Οι συντελεστές βαρύτητας κατατάσσουν τα κριτήρια με βάση τη σημασία τους. Ανάλογα με τους στόχους της απόφασης επιλογής προμηθευτή, καθορίζονται και οι συντελεστές βαρύτητας. Για παράδειγμα, αν η τιμή ενός είδους είναι σημαντικότερη από την εξυπηρέτηση που παρέχει ένας δυνητικός προμηθευτής, τότε και τα υπό-κριτήρια που επηρεάζουν την τιμή θα έχουν αθροιστικά μεγαλύτερη βαρύτητα από τα υπό-κριτήρια που επηρεάζουν την εξυπηρέτηση. Κατά κανόνα, τα κριτήρια και οι συντελεστές βαρύτητας καθορίζονται από μια επιτροπή, η οποία αποτελείται από έμπειρα στελέχη που εμπλέκονται στην αγορά του είδους.

 

Έστω ότι μια επιχείρηση Α επιθυμεί να επιλέξει έναν προμηθευτή, ο οποίος θα αναλάβει την ανάπτυξη και στη συνέχεια την παραγωγή της συσκευασίας ενός ευαίσθητου από πλευράς υγιεινής προϊόντος. Επίσης, η επιχείρηση διαθέτει όλες τις απαιτούμενες πληροφορίες πάνω στις οποίες μπορεί να στηρίξει την επιλογή μιας πηγής προμήθειας. Παρόλα αυτά, δεν υπάρχει προμηθευτής που να είναι εμφανώς ανώτερος από τους υπόλοιπους. Για αυτό το λόγο, συγκροτεί μια ομάδα αποτελούμενη από στελέχη των τμημάτων μελετών, παραγωγής και εφοδιασμού για να καθορίσουν τα βασικά κριτήρια επιλογής και τους αντίστοιχους συντελεστές βαρύτητας για κάθε κριτήριο.

 

Τα αποτελέσματα της παραπάνω διαδικασίας περιγράφονται στον πίνακα 11.1. Οι συντελεστές βαρύτητας για κάθε κριτήριο εκφράζονται ως μέγιστες τιμές. Η βαθμολογία για τους προμηθευτές Α, Β και Γ στηρίζονται σε έρευνα της ικανότητας και της δυναμικότητας σε διαφορετικούς τομείς αξιολόγησης, καθώς και σε αποτελέσματα διαπραγματεύσεων για την τιμή.

 

Με την προϋπόθεση ότι οι προσφορές έχουν σταθερό τίμημα, η βαθμολογία του κριτηρίου «τιμή» είναι απόλυτα αντικειμενική. Εάν όμως οι προσφορές βασίζονται σε αμοιβή με βάση το κόστος του προμηθευτή συν μια σταθερή αμοιβή (cost plus fixed fee), η βαθμολογία του κριτηρίου «τιμή» βασίζεται σε εκτιμήσεις και κατά συνέπεια είναι υποκειμενική. Το στέλεχος εφοδιασμού και τα υπόλοιπα εμπλεκόμενα στελέχη της εταιρείας βαθμολογούν με βάση τις εκτιμήσεις τους για την πιθανή επίδοση των δυνητικών προμηθευτών στην περιοχή ελέγχου του κόστους και η βαθμολογία του κριτηρίου «τιμή» είναι υποκειμενική. Επίσης, και άλλες βαθμολογίες (π.χ. κατανόηση προβλήματος) είναι υποκειμενικές. Από τον πίνακα συμπεραίνεται ότι ο προμηθευτής Α είναι ο καταλληλότερος.

 

Πίνακας 11.1: Απλοποιημένη αξιολόγηση προμηθευτών (Ανάπτυξη & Παραγωγή Προϊόντος)

Pinakas 11.1 Aplopoihmenh aksiologhsh promhtheftwn Anaptyksh  Paragwgh Proiontos

 

Σε ένα άλλο παράδειγμα αξιολόγησης προμηθευτών, μια επιχείρηση εφοδιάζεται με άμεσα υλικά παραγωγής με ετήσια σύμβαση. Η δαπάνη εκτιμάται σε πέντε εκατομμύρια ευρώ. Το τμήμα εφοδιασμού μετά από επαφές και επιθεώρηση των εγκαταστάσεων των τεσσάρων δυνητικών προμηθευτών ανακεφαλαιώνει τα ευρήματα της αξιολόγησης στον πίνακα 11.2. Συμπεραίνεται ότι ο προμηθευτής Β είναι ο καταλληλότερος.

 

Η βαρύτητα κάθε κριτηρίου αξιολόγησης εξαρτάται από τη συνάφειά του με τους στόχους που έχουν τεθεί σε κάθε αγοραστική κατηγορία. Στην περίπτωση κατηγορίας κοινών ειδών, ο βασικός στόχος είναι η μείωση του διαχειριστικού κόστους των αγορών. Συνεπώς, τα κριτήρια που σχετίζονται με τη δυνατότητα των προμηθευτών να επικοινωνούν με την αγοράστρια επιχείρηση μέσω συστήματος ηλεκτρονικού εμπορίου πρέπει να αξιολογηθεί με μεγάλη βαρύτητα.

 

Στην περίπτωση κρίσιμων αγορών, βασικός στόχος είναι η ποιότητα της προμήθειας. Συνεπώς, το κριτήριο της αξιοπιστίας του προϊόντος πρέπει να αξιολογηθεί με μεγάλη βαρύτητα. Οι βασικοί προμηθευτικοί στόχοι για κάθε κατηγορία αγοραζόμενων ειδών σχετίζονται με τη γενικότερη επίπτωση που έχουν στα αποτελέσματα της επιχείρησης. Η βαρύτητα για κάθε κριτήριο μπορεί να εκφραστεί χρησιμοποιώντας μια γραμμική κλίμακα (π.χ. από το 1 έως το 10) ή αντίστοιχα ως ένα εκατοστιαίο ποσοστό.

 

Πίνακας 11.2: Απλοποιημένη αξιολόγηση προμηθευτών (Προμήθεια υλικών συντήρησης)

Pinakas 11.2 Aplopoihmenh aksiologhsh promhtheftwn Promhtheia ylikwn synthrhshs 

 

Κανονικοποίηση των συντελεστών βαρύτητας

 

Κατά τη διαδικασία προσδιορισμού των συντελεστών βαρύτητας υπεισέρχονται υποκειμενικοί παράγοντες που πολλές φορές την καθιστούν ασυνεπή και εισάγουν συστηματικά σφάλματα. Η Αναλυτική Διαδικασία Ιεράρχησης (Analytical Hierarchy Process - AHP) είναι μια συστηματική μέθοδος που αυξάνει την αξιοπιστία της διαδικασίας προσδιορισμού συντελεστών βαρύτητας κριτηρίων.

 

Έστω ότι έχει προσδιορισθεί μια ομάδα κριτηρίων και πρέπει να οριστεί μια κανονικοποιημένη (normalized) ομάδα συντελεστών βαρύτητας, οι οποίοι θα χρησιμοποιηθούν για τη σύγκριση εναλλακτικών προμηθευτών βάσει κάποιων κριτηρίων. Για λόγους απλοποίησης έχουν ορισθεί μόνο τέσσερα κριτήρια Ο1, Ο2, Ο3 και Ο4.

 

Αρχικά, ορίζεται μια μήτρα Α που περιέχει τους συντελεστές σχετικής βαρύτητας, οι οποίοι προκύπτουν συγκρίνοντας τα κριτήρια ανά δύο. Έτσι, ο αριθμός στην i γραμμή της j στήλης αντιπροσωπεύει τη σχετική βαρύτητα του κριτηρίου Oi σε σχέση με το Oj. Εν συνεχεία ορίζεται μια κλίμακα, για παράδειγμα από 1 έως 9, στην οποία τίθεται το στοιχείο aij = 1 εάν τα δύο κριτήρια είναι ίσης βαρύτητας, aij = 3, εάν το κριτήριο Oi είναι ελαφρά σημαντικότερο του Oj, aij = 5, εάν το κριτήριο Oi είναι αρκετά σημαντικότερο του Oj, aij = 7, εάν το κριτήριο Oi είναι πολύ σημαντικότερο του Oj και aij = 9 εάν στο κριτήριο Oi αποδίδεται απόλυτα υψηλότερη βαρύτητα σε σχέση με το Oj.

 

Ακολουθώντας την παραπάνω διαδικασία προκύπτει μια μήτρα, όπως φαίνεται στο παρακάτω ενδεικτικό παράδειγμα:

 

Typos 11.2 

 

Για την κανονικοποίηση των συντελεστών σχετικής βαρύτητας, διαιρείται κάθε συντελεστής με το συνολικό άθροισμα των συντελεστών της αντίστοιχης στήλης. Με αυτό τον τρόπο προκύπτει η μήτρα των κανονικοποιημένων συντελεστών  Typos 11.0:

 

 Typos 11.3

 

Επισημαίνεται ότι οι αριθμοί στη δεύτερη γραμμή είναι γενικά μεγαλύτεροι από τους υπόλοιπους. Αυτό υπονοεί κάποια ασυνέπεια στις συγκρίσεις που εισήχθησαν στην αρχική μήτρα. Ιδανικά οι τέσσερις κανονικοποιημένες στήλες θα ήταν απολύτως όμοιες αν οι συγκρίσεις των στόχων σε ζεύγη ήταν συνεπείς. Πρακτικά μπορεί να υπολογισθεί ένα μέτρο της συνέπειας των συγκρίσεων χρησιμοποιώντας τις χαρακτηριστικές τιμές (eigenvalues) της κανονικοποιημένης μήτρας.

 

Το επόμενο βήμα που ακολουθεί είναι ο υπολογισμός των μέσων τιμών για κάθε γραμμή και η χρησιμοποίησή τους ως συντελεστές βαρύτητας για την ιεράρχηση των στόχων. Στο παρόν παράδειγμα, οι συντελεστές βαρύτητας είναι:

 

w=[0,066  0,520  0,231  0,183]T

 

Σημειώνεται ότι εξ ορισμού:Typos 11.4

 

Βαθμολόγηση προμηθευτών

 

Στα παραδείγματα που προηγήθηκαν η βαθμολόγηση των προμηθευτών έγινε σε κλίμακα, το εύρος της οποίας ορίστηκε από τη μέγιστη τιμή (βαρύτητα) του κάθε κριτηρίου με αποτέλεσμα να προκύπτουν κλίμακες βαθμολόγησης με διαφορετικό εύρος. Στην περίπτωση που τα κριτήρια είναι απόλυτα αντικειμενικά και οι κλίμακες βαθμολόγησης χαρακτηρίζονται από ισομορφία, η τελική κατάταξη των προμηθευτών δεν παρουσιάζει προβλήματα. Αντίθετα όταν η βαθμολόγηση των κριτηρίων είναι υποκειμενική μπορεί εναλλακτικά να χρησιμοποιηθεί κάποιος τύπος κλίμακας. Συνήθως χρησιμοποιούνται κλίμακες με πέντε έως επτά διαβαθμίσεις (ο περιττός αριθμός επιτρέπει βαθμολόγηση στο μέσον μιας κλίμακας).

 

Πίνακας 11.3: Απλοποιημένη αξιολόγηση προμηθευτών χρησιμοποιώντας κλίμακες βαθμολογίας

 Pinakas 11.3 Aplopoihmenh aksiologhsh promhtheftwn xrhsimopoiwntas klimakes vathmologias

 

Για τη βαθμολόγηση των προμηθευτών ως προς κάθε κριτήριο πρέπει να δημιουργηθούν κλίμακες βαθμολογίας που υποδηλώνουν, με τις υποδιαιρέσεις τους, πιθανές περιοχές απόδοσης. Στο μέσον της κλίμακας συνήθως τίθεται η ελάχιστη αποδεκτή περιοχή απόδοσης που αποτελεί τη βαθμολόγηση που καλύπτει τη βασική απαίτηση (βλέπε πίνακα 11.3).

 

Οι κλίμακες μπορεί να έχουν περισσότερες ή λιγότερες διαβαθμίσεις ανάλογα με την ανάγκη που υπάρχει για μεγαλύτερη ή μικρότερη διαφοροποίηση των προμηθευτών. Πάντως δεν συστήνεται η χρήση υποκειμενικών κλιμάκων με περισσότερες από επτά διαβαθμίσεις. Σε μερικές περιπτώσεις, εάν οι επιδόσεις σε ένα κριτήριο είναι μη αποδεκτές, μπορεί να προκληθεί αποκλεισμός του προμηθευτή από κάθε περαιτέρω αξιολόγηση. Ο αποκλεισμός μπορεί να προκληθεί και από χαμηλή βαθμολογία στο σύνολο της αξιολόγησης.

 

Παράδειγμα μεθόδου Αναλυτικής Διαδικασίας Ιεράρχησης

 

Υποθετικά για την αξιολόγηση τεσσάρων προμηθευτών (S1, S2, S3 και S4) χρησιμοποιούνται τέσσερα κριτήρια, ήτοι ποιότητα, τιμή, εξυπηρέτηση και παράδοση. Η κλίμακα βαθμολόγησης και η ιεράρχηση για την εφαρμογή αυτή παρουσιάζονται στους Πίνακες 11.4 και 11.5.

 

Πίνακας 11.4: Κλίμακα μέτρησης

 Pinakas 11.4 Klimaka metrhshs

 

Πίνακας 11.5: Ιεράρχηση επιλογής προμηθευτή

 

 Pinakas 11.5 Ierarxhsh epiloghs promhthefth

 

Ο αγοραστής συγκρίνει αρχικά τα κριτήρια κατά ζεύγη, έτσι ώστε να καθοριστούν οι αντίστοιχοι συντελεστές βαρύτητας. Αν ο αγοραστής κρίνει ότι η ποιότητα είναι το ίδιο ή ελάχιστα σημαντικότερη της τιμής, τότε αποδίδει την τιμή 2 σε αυτή τη συγκριτική αξιολόγηση. Εάν η τιμή είναι ελαφρά σημαντικότερη της εξυπηρέτησης, τότε αποδίδεται η τιμή 3. Εάν υποτεθεί ότι ισχύει η μεταβατική ιδιότητα για τις επιμέρους συγκρίσεις, προκύπτει το συμπέρασμα ότι η ποιότητα είναι ισχυρά έως πολύ ισχυρά σημαντικότερη της εξυπηρέτησης (αποδίδεται συνεπώς η τιμή 6).

 

Ωστόσο, οι επιμέρους συγκρίσεις δεν είναι πάντα απόλυτα συνεπείς. Ας υποτεθεί για παράδειγμα, ότι η ποιότητα κρίνεται ελαφρά έως ισχυρά σημαντικότερη της εξυπηρέτησης, και ότι αυτό αποτυπώνεται με την τιμή 4. Συνεχίζοντας τη διαδικασία, ο αγοραστής αποφασίζει ότι η ποιότητα είναι ελαφρά σημαντικότερη της παράδοσης (τιμή 3), και η εξυπηρέτηση είναι το ίδιο έως ελάχιστα σημαντικότερη της παράδοσης (τιμή 2). Οι έξι αυτές κρίσεις ολοκληρώνουν το σύνολο των κατά ζεύγη συγκρίσεων, που απαιτούνται σε αυτή τη φάση και εισάγονται στη συγκριτική μήτρα του πίνακα 11.6. Τα υπόλοιπα στοιχεία της μήτρας συμπληρώνονται με τη μονάδα (1) για τα στοιχεία της διαγωνίου και με τα αντίστοιχα αντίστροφα κλάσματα των έξι συγκρίσεων.

 

Πίνακας 11.6: Μήτρα συγκριτικής αξιολόγησης κατά ζεύγη

 Pinakas 11.6 Mhtra sygkritikhs aksiologhshs kata zeygh

 

Τα δεδομένα που περιέχονται στη μήτρα χρησιμοποιούνται για μια καλή εκτίμηση του συντελεστή βαρύτητας κάθε κριτηρίου. Οι συντελεστές αυτοί αποτελούν ένα μέτρο της σχετικής σημασίας κάθε κριτηρίου. Η διαδικασία συνοψίζεται γενικά στα παρακάτω βήματα:

 

  • Άθροιση όλων των στοιχείων μιας στήλης
  • Διαίρεση κάθε στοιχείου με το άθροισμα της στήλης στην οποία ανήκει
  • Υπολογισμός της μέσης τιμής για κάθε γραμμή

 

Τα αποτελέσματα των υπολογισμών παρουσιάζονται στο 2ο μέρος του πίνακα 11.6. Στο συγκεκριμένο παράδειγμα, οι τελικοί συντελεστές βαρύτητας για την ποιότητα, τη τιμή, την εξυπηρέτηση και την παράδοση είναι 0,457, 0,3, 0,138 και 0,105 αντίστοιχα. Βάσει αυτών, συμπεραίνεται ότι η ποιότητα κρίνεται μιάμιση περίπου φορά (0,457/0,300) σημαντικότερη της τιμής, περίπου τρεις και ένα τέταρτο φορές (0,457/0,138) σημαντικότερη της εξυπηρέτησης, και τέσσερις και ένα τρίτο φορές (0,457/0,105) σημαντικότερη της παράδοσης.

 

Η αναλυτική διαδικασία ιεράρχησης επιτρέπει στον αγοραστή να χρησιμοποιήσει την προσωπική του ψυχομετρική κλίμακα κατά την κατάρτιση των συγκριτικών κατά ζεύγη αξιολογήσεων. Η μέτρηση της συνέπειας στις ατομικές κρίσεις επιτρέπει να ελεγχθεί σε ποιο βαθμό ακολουθείται η κλίμακα. Όσο η κλίμακα ακολουθείται με συνέπεια, η διαδικασία αναλυτικής ιεράρχησης επεξεργάζεται σωστά τις σχετικές κρίσεις.

 

Πίνακας 11.7: Μήτρες συγκριτικής αξιολόγησης κατά ζεύγη και προτεραιότητες

 Pinakas 11.7 Mhtres sygkritikhs aksiologhshs kata zeygh kai proteraiothtes

 

Ο υπολογισμός του βαθμού συνέπειας είναι πιο πολύπλοκος, αλλά εκτελείται εύκολα χρησιμοποιώντας κάποιο ειδικό πακέτο λογισμικού για την αναλυτική διαδικασία ιεράρχησης (π.χ. Expert Choice). Στο συγκεκριμένο παράδειγμα αποδεικνύεται ότι η συνέπεια της μήτρας είναι αποδεκτή με τις κατά ζεύγη συγκρίσεις (βλέπε πίνακα 11.6).

 

Εν συνέχεια, οι τέσσερις προμηθευτές συγκρίνονται κατά ζεύγη για κάθε κριτήριο. Η διαδικασία αυτή είναι αντίστοιχη με αυτήν που ακολουθήθηκε για τη δημιουργία της μήτρας συγκριτικής αξιολόγησης των κριτηρίων. Η μόνη διαφορά είναι ότι καταρτίζεται μια συγκριτική μήτρα προμηθευτών για κάθε κριτήριο. Έτσι, ο λήπτης της απόφασης συγκρίνει κάθε ζεύγος προμηθευτών ως προς το κριτήριο της ποιότητας. Η διαδικασία επαναλαμβάνεται και για τα άλλα τρία κριτήρια. Υποθέτουμε ότι ο αγοραστής κατήρτισε τις τέσσερις συγκριτικές μήτρες που παρουσιάζονται στον πίνακα 11.7. Οι συντελεστές βαρύτητας για τους προμηθευτές προκύπτουν βάσει της διαδικασίας των τριών βημάτων που περιγράφηκαν νωρίτερα. Οι συντελεστές βαρύτητας παρουσιάζονται επίσης στον πίνακα 11.7.

 

Το τελικό στάδιο στη διαδικασία αναλυτικής ιεράρχησης συνοψίζεται στον πίνακα 11.8. Ειδικότερα, παρουσιάζεται ο τρόπος υπολογισμού των συνολικών βαθμολογιών. Η μέθοδος αυτή μπορεί να χαρακτηριστεί ως μια απλή τεχνική σταθμισμένης αθροιστικής συνάρτησης. Για ένα συγκεκριμένο προμηθευτή υπολογίζονται τέσσερις συντελεστές βαρύτητας, ένας για κάθε κριτήριο αξιολόγησης (από τον πίνακα 11.7). Οι τέσσερις αυτοί συντελεστές πολλαπλασιάζονται με τους αντίστοιχους συντελεστές βαρύτητας κάθε κριτηρίου, έτσι ώστε να ληφθεί υπόψη η σχετική ιεράρχηση (από τον πίνακα 11.6), και τα γινόμενα που προκύπτουν, αθροίζονται για να υπολογισθεί η συνολική βαθμολογία του προμηθευτή. Η βαθμολογία κάθε προμηθευτή αντικατοπτρίζει τα εκτιμώμενα συνολικά οφέλη από την επιλογή του συγκεκριμένου προμηθευτή. Στο παράδειγμα, ως καλύτερος κρίνεται ο πρώτος προμηθευτής (S1) που έχει βαθμολογηθεί με 0,325, ενώ δεύτερος είναι ο S4 με βαθμολογία 0,294, ακολουθούμενος από τους S2 (0,237) και S3 (0,144).

 

Πίνακας 11.8: Υπολογισμός συντελεστών βαρύτητας - εναλλακτικές επιλογές προμηθευτών

Pinakas 11.8 Ypologismos syntelestwn  varythtas - enallaktikes epiloges promhtheftwn 

 

 

Πηγή: Διοίκηση Εφοδιασμού, Λάμπρος Λάιος, Πειραιάς 2010

Περισσότερα σε αυτή την κατηγορία: