Procurement CheckUP: Η νέα υπηρεσία της HUMANTEC

Η νέα υπηρεσία της HUMANTEC Purchasing & Supply Management Consultants ονομάζεται Procurement CheckUP και δημιουργήθηκε για να κάνει γνωστές και να προσφέρει στους επαγγελματίες της αλυσίδας εφοδιασμού τις βέλτιστες πρακτικές όσον αφορά στη λειτουργία και την απόδοση των τμημάτων προμηθειών και συνεπώς των οργανισμών στους οποίους εργάζονται.

Η μεθοδολογία που χρησιμοποιεί η νέα αυτή υπηρεσία δίνει τη δυνατότητα στα στελέχη των τμημάτων προμηθειών να αξιολογήσουν την κατάσταση της λειτουργίας των προμηθειών επιλέγοντας εύκολα παραδείγματα από πρακτικές που εφαρμόζουν σήμερα στους οργανισμούς τους με σκοπό να τις συγκρίνουν με τις καλύτερες 60 πρακτικές όπως αυτές εφαρμόζονται παγκοσμίως. Οι πρακτικές αυτές είναι 100% εφαρμόσιμες και έχουν αποδεδειγμένα βοηθήσει πολλές επιχειρήσεις στη βελτίωση της λειτουργίας των τμημάτων προμηθειών τους.

 

Οι προμήθειες ως επάγγελμα

Κι ενώ δόθηκε μεγάλη σημασία στις προμήθειες μετά από το Β' Παγκόσμιο Πόλεμο, θα λέγαμε ότι έχει δοθεί στο επάγγελμα μεγάλη αναγνώριση τα τελευταία χρόνια μιας και αρκετά πανεπιστήμια προσφέρουν μαθήματα που αφορούν στη νέα αυτή θεματική είτε σε προπτυχιακό είτε σε μεταπτυχιακό επίπεδο. Αλλά και άλλοι κυρίως ιδιωτικοί εκπαιδευτικοί οργανισμοί δραστηριοποιούνται σε τομείς που εντάσσονται στο Procurement, όπως είναι των Συμβάσεων, των Διαπραγματεύσεων, της Στρατηγικής Προμηθειών κ.α. Όλα τα παραπάνω συνηγορούν στο ότι τα Στελέχη που εργάζονται στα τμήματα προμηθειών θα πρέπει να διαθέτουν διευρυμένη γνώση, ανεπτυγμένες ικανότητες και εξοικείωση με όρους αλλά και να διαθέτουν και να εφαρμόζουν κώδικες ηθικής προκειμένου να μπορούν να ανταποκριθούν στο απαιτητικό περιβάλλον της εργασίας τους καθημερινά. Σε όλα τα παραπάνω έρχεται να προστεθεί και το γεγονός ότι στη σύγχρονη δύσκολη οικονομικά συγκυρία, οι οργανισμοί επιθυμούν να μειώσουν όσο το δυνατόν περισσότερο τα κόστη τους προκειμένου να σημειώσουν κερδοφορία και να γίνουν πιο ανταγωνιστικοί.

 

Οι παράγοντες που επηρεάζουν την απόδοση του οργανισμού

Για τα τμήματα προμηθειών, υπάρχει ένα μείγμα εξωτερικών παραγόντων το οποίο επηρεάζει σημαντικά και άμεσα τη λειτουργία τους και κατ' επέκταση αυτή των οργανισμών: πελάτες, πολιτικές, προσωπικό, διαδικασίες, πωλητές, εργαλεία και στο τέλος, ο ίδιος ο οργανισμός. Ανεξάρτητα από το εάν οι παράγοντες που λειτουργούν ως εν δυνάμει κίνδυνοι είναι άμεσα ορατοί ή ελλοχεύουν, η λειτουργία του τμήματος προμηθειών μιας επιχείρησης πρέπει να είναι προστιθέμενης αξίας ιδιαίτερα κατά την εξοικονόμηση κόστους, τη βελτίωση της απόδοσης των πωλητών και την ελαχιστοποίηση του ρίσκου (νομικού ή λειτουργικού).

 

Παραδοσιακοί τρόποι μέτρησης της απόδοσης ενός οργανισμού

Για ένα τμήμα προμηθειών υπάρχουν διάφοροι τρόποι μέσω των οποίων μπορεί να μετρηθεί η απόδοσή του: έρευνες που σχετίζονται με την ικανοποίηση των πελατών, έρευνες προς τους πωλητές, έρευνες σχετικά με την άποψη των εργαζομένων, επίτευξη εταιρικών στόχων κι επίτευξη εσωτερικών μετρήσεων απόδοσης. Κι ενώ τέτοιες προσπάθειες για μέτρηση των αποδόσεων είναι αξιοθαύμαστες, είναι θα λέγαμε επιφανειακές καθώς το μόνο που κάνουν είναι να συγκρίνουν τον οργανισμό με τον ίδιο του τον εαυτό.

 

Benchmarking

Για την πραγματική μέτρηση της απόδοσης και συνεπώς της αξίας του οργανισμού ο καλύτερος τρόπος μέτρησης είναι η σύγκριση του οργανισμού με έναν άλλο best in class. Το αντικείμενο αυτής της σύγκρισης είναι ο προσδιορισμός του benchmarking το οποίο περιλαμβάνει τα standards των βέλτιστων πρακτικών σε περιοχές όπως είναι η ποιότητα, οι αξίες και η απόδοση. Η διαδικασία της σύγκρισης ενός οργανισμού με έναν άλλο και μετά η υιοθέτηση ή η προσαρμογή αναγνωρισμένων δεικτών αναφοράς για την επίτευξη βελτιώσεων ονομάζεται benchmarking. Το benchmarking αποτυπώνει τα σημεία που χρήζουν βελτίωσης και θέτει προτεραιότητες αναδεικνύοντας τις ευκαιρίες για βελτίωση, δρώντας ως κίνητρο κι επιταχύνοντας τις αλλαγές. Παρακάτω παραθέτουμε παραδείγματα best practices τα οποία περιλαμβάνουν τα εξής:

 

  • Η Διεύθυνση Προμηθειών διαχειρίζεται τουλάχιστον το 95% των δαπανών της εταιρείας
  • Οι παραγγελίες είναι μηχανογραφημένες για τουλάχιστον το 85% της προμηθευτικής δαπάνης.
  • Τουλάχιστον το 75% των δαπανών αγοράζεται από εγκεκριμένους προμηθευτές.
  • Η χρήση ενός Σύγχρονου Μηχανογραφικού Συστήματος Διαχείρισης Συμβάσεων (σε άλλο πρόγραμμα πέραν του excel) είναι απαραίτητη.
  • Το ετήσιο πλάνο προμηθειών διαχειρίζεται αποτελεσματικά τις Συμβάσεις (λήψη, ανανέωση, αντικατάσταση).
  • Η επαγγελματική πιστοποίηση για τα στελέχη που εργάζονται στα τμήματα προμηθειών είναι απαραίτητη.
  • Υπάρχει πλάνο συνεχόμενης εκπαίδευσης των στελεχών προμηθειών για αναβάθμιση/εξέλιξη τους.
  • Η διαδικασία σύναψης και παρακολούθησης συμβάσεων είναι τυποποιημένη (templates).
  • Το 80% των συμβάσεων έχουν ολοκληρωθεί εντός 30 ημερολογιακών ημερών και το 95% εντός 60 ημερολογιακών ημερών.

 

Στρατηγικός σχεδιασμός για Βελτιωμένη Απόδοση της Επιχείρησης

Κι ενώ ορισμένες μετρήσεις μπορεί να καταλήξουν σε βελτιωμένη απόδοση με ελάχιστο κόστος, πραγματικά οι βέλτιστες πρακτικές έχουν ένα κόστος κατά την υιοθέτηση τους. Καθίσταται σαφές ότι η αξία που προκύπτει από μια επιθυμητή βέλτιστη πρακτική μπορεί να υπερβαίνει το κόστος υιοθέτησής της. Συνεπώς, ένας επαγγελματίας του χώρου θα πρέπει να υπερκεράσει όλα τα εμπόδια που σχετίζονται με τις προμήθειες του οργανισμού του (όσον αφορά στις πηγές) για να εφαρμόσει τις επιθυμητές βέλτιστες πρακτικές. Για να αυξήσει τις πιθανότητες επιτυχίας, το καλύτερο όχημα για να επενδύσει στις βέλτιστες πρακτικές είναι ένα μεσοπρόθεσμο σχέδιο στρατηγικής (διάρκειας τουλάχιστον τριών ετών). Το σχέδιο αυτό θα πρέπει να είναι υψηλού επιπέδου περιλαμβάνοντας περιλήψεις των βέλτιστων πρακτικών με πρωτοβουλίες εκτέλεσής τους με το δεδομένο ότι υπάρχουν διαθέσιμα όλα τα απαραίτητα στοιχεία (business cases, detailed cost justifications) που αποτελούν μέρος των επίσημων ετήσιων και τακτικών business plan.

 

Ο Βαθμός Εξέλιξης της Λειτουργίας Προμηθειών

Ο βαθμός εξέλιξης της λειτουργίας προμηθειών διευκολύνει τη διαδικασία της μέτρησης μέσω του έγκαιρου προσδιορισμού 60 βέλτιστων πρακτικών στα τμήματα προμηθειών. Η μεθοδολογία αυτή δημιουργήθηκε για εταιρείες που επιθυμούν τη σύγκρισή τους με τα best practices άλλων επιχειρήσεων. Αρχικά, αναγνωρίστηκε ότι μία διευρυμένη ομάδα από εξωγενείς παράγοντες έχει μεγάλο αντίκτυπο στην απόδοση του τμήματος προμηθειών: πελάτες, πολιτικές, υπαλληλικό προσωπικό, διαδικασίες, πωλητές, εργαλεία και στο τέλος ο ίδιος ο οργανισμός. Μετά από μια σημαντική έρευνα που έγινε στις βέλτιστες πρακτικές που εφαρμόζουν τα τμήματα προμηθειών, κατορθώθηκε να συσχετιστεί ο κάθε παράγων με κάθε μία από τις βέλτιστες πρακτικές - κλειδιά. Με τη σειρά τους, για κάθε μία από τις βέλτιστες πρακτικές δημιουργήθηκε μια σειρά από κοινές σύγχρονες πρακτικές. Ως αποτέλεσμα όλων των παραπάνω είναι η δημιουργία μιας πολύ απλής μεθοδολογίας σε excel. Αυτή η μεθοδολογία που ονομάζεται εξέλιξη της λειτουργίας προμηθειών ενός οργανισμού, μπορεί πολύ εύκολα να χρησιμοποιηθεί από κάποιον προκειμένου αφού επιλέξει μια σύγχρονη πρακτική να τη συγκρίνει με αυτήν που ιδανικά ανταποκρίνεται καλύτερα στις ανάγκες του. Η μεθοδολογία στη συνέχεια πραγματοποιεί μια ανάλυση αποκλίσεων (gap analysis) με σκοπό τον προσδιορισμό των μετρήσεων και την προτεραιότητα που ο χρήστης θα μπορούσε να θέσει για να υιοθετήσει τις βέλτιστες πρακτικές και να βελτιώσει την απόδοση του τμήματος προμηθειών του.

 

Το ακόλουθο σχήμα περιλαμβάνει ένα τμήμα (ένα κριτήριο) από το φύλλο εργασίας που αφορά στα PMM Rating Input & Scores. Κάθε μία από τις στήλες επεξηγούνται ακριβώς κάτω από το σχήμα.

 

Shima 142.0

 

Όταν συμπληρωθεί όλο το φύλλο που περιλαμβάνει τη μεθοδολογία αξιολόγησης του βαθμού εξέλιξης δίνει στο χρήστη τη δυνατότητα να έχει μία ανάλυση αποκλίσεων gap analysis (η οποία βασίζεται στο αποτέλεσμα που θα δώσει η στήλη που αφορά στην απόκλιση) η οποία οδηγεί το χρήστη στη δημιουργία και την εφαρμογή ενός στρατηγικού σχεδίου και των σχετικών business cases. Επιπρόσθετα, το αποτέλεσμα αποτυπώνεται σε γράφημα, όπως φαίνεται παραπάνω.

 

Shima 142.1

 

Βαθμός εξέλιξης τμήματος προμηθειών

Εκτός από το γεγονός ότι η μεθοδολογία περιλαμβάνει μια ανάλυση αποκλίσεων προχωρά και σε γραφική αναπαράσταση του τμήματος προμηθειών συγκρίνοντάς το με τα 6 προκαθορισμένα επίπεδα εξέλιξης των προμηθειών του κάθε οργανισμού: περιορισμένο επίπεδο εξέλιξης (inhibiting), εφαρμοσμένο επίπεδο εξέλιξης (performing), επιτρεπτό επίπεδο εξέλιξης (Enabling), βέλτιστο επίπεδο εξέλιξης (Optimizing), Best in Class επίπεδο εξέλιξης και World Class επίπεδα εξέλιξης. Το ακόλουθο σχήμα δείχνει το επίπεδο εξέλιξης των προμηθειών ενός οργανισμού ο οποίος βρίσκεται μεταξύ της δεύτερης και της τρίτης κατηγορίας επιπέδου εξέλιξης:

 

Shima 142.2

 

Για κάθε ένα από τα επίπεδα εξέλιξης, υπάρχουν οργανισμοί που παρουσιάζουν χαρακτηριστικά ή στοιχεία της λειτουργίας του τμήματος προμηθειών. Το ακόλουθο σχήμα περιγράφει τα επίπεδα εξέλιξης στα οποία μπορεί να ανήκει ένας οργανισμός:

 

Shima 142.3

 

Περισσότερα σε αυτή την κατηγορία:

ΕΠΟΜΕΝΑ ΣΕΜΙΝΑΡΙΑ

There are no up-coming events