Operations και Supply Management

Προϋπόθεση για να μειώσετε τα κόστη και να διαχειριστείτε σωστά τις δαπάνες της εταιρείας σας είναι να γνωρίζετε πως λειτουργεί: Πως παράγει τα προϊόντα καί/ή παρέχει τις υπηρεσίες της. Υπό αυτό το πρίσμα, ο όρος "Operations" είναι το σύνολο των processes (διεργασιών παραγωγής προϊόντων και υπηρεσιών) που ακολουθεί ο οργανισμός για τη διαχείριση των πόρων (real estate, ανθρώπινου δυναμικού, εγκαταστάσεων, εξοπλισμού, υλικών, κεφαλαίων, πληροφοριών κτλ.) κατά την παραγωγή των προϊόντων και/ή υπηρεσιών που επιθυμούν οι πελάτες του.

 

 

Τα Supply Chain processes ρυθμίζουν την ροή των πόρων από και προς τα operations processes της εταιρείας. Στα Supply Chain processes περιλαμβάνονται τα logistics processes που αφορούν την φυσική μεταφορά πόρων, και τα warehousing και storage processes που καθιστούν τα φυσικά προϊόντα προσβάσιμα στον τελικό πελάτη. Ο όρος warehousing αναφέρεται συνήθως στην αποθήκευση υλικών, ημιετοίμων ή συμπληρωματικών προϊόντων που υφίστανται περαιτέρω επεξεργασία ενώ ο όρος storage αναφέρεται συνήθως στην αποθήκευση τελικών προϊόντων έτοιμων προς αποστολή στο πελάτη.

 

Supply Processes είναι οι διεργασίες οικονομικής διαχείρισης και προγραμματισμού των πόρων των supply chain processes της εταιρείας, τόσο των εισροών upstream όσο και των εκροών downstream με σκοπό την μεγιστοποίηση της αξίας για την εταιρεία και τους πελάτες της (ελαχιστοποίησης του κόστους και μεγιστοποίηση των benefits).

 

Σημαντικός παράγοντας για την επιτυχή διοίκηση του εφοδιασμού είναι το supply planning και το demand planning που απαιτούνται για το συντονισμό των παραπάνω operations, supply chain και supply processes. Στα planning αυτά περιλαμβάνονται η πρόβλεψη της ζήτησης, τα ενδιάμεσα προγράμματα για την ικανοποίηση της, η διαχείριση των διαφόρων τύπων αποθεμάτων και ο λεπτομερής εβδομαδιαίος προγραμματισμός των διεργασιών.

 

Operations and Supply Mangement Exhibit 1

 

Τα Operations και τα Supply (Chain) processes, μπορούν να κατηγοριοποιηθούν ως εξής:

  • Planning: Διεργασίες απαραίτητες για την ομαλή ροή των υφισταμένων λειτουργιών μιας επιχείρησης. Οι υπεύθυνοι των διεργασιών αυτών θα πρέπει να καθορίσουν πως θα ικανοποιηθεί η αναμενόμενη ζήτηση για τα προϊόντα και/ή τις υπηρεσίες της επιχείρησης. Η κυριότερη πτυχή είναι ο καθορισμός των Metrics (Financial & Operational Key Performance Indicators) βάσει των οποίων θα μετρηθεί η απόδοση των λειτουργιών της εταιρείας αλλά και της αλυσίδας εφοδιασμού.
  • Sourcing: Διεργασίες καθορισμού προδιαγραφών εισροών, επιλογής στρατηγικής εφοδιασμού, έρευνας εφοδιαστικής αγοράς, αξιολόγησης προμηθευτών, λήψης και επιλογής προσφορών, διαπραγματεύσεων, contract management και μέτρησης της απόδοσης των διεργασιών εφοδιασμού. Ο συνηθέστερος αντικειμενικός στόχος είναι η ελαχιστοποίηση του κόστους και του ρίσκου της εταιρείας.
  • Making: Οι διεργασίες παραγωγής των προϊόντων ή παροχής της υπηρεσίας της εταιρείας. Ανάμεσα σε αυτές προβλέπονται ο προγραμματισμός των εργασιών του προσωπικού και ο συντονισμός υλικών και άλλων πόρων όπως εξοπλισμού για την παραγωγή ή την παροχή της υπηρεσίας. Οι κύριοι δείκτες που χρησιμοποιούνται για την διαχείριση των διεργασιών αυτών μετράνε την ταχύτητα, ποιότητα και την παραγωγικότητα των εργαζομένων.
  • Delivering: Αναφέρονται και συχνά ως logistics processes. Συχνά tasks αφορούν στην επιλογή κατάλληλων μεταφορέων προς τα distribution centers / αποθήκες και τους τελικούς πελάτες ο συντονισμός και ο προγραμματισμός ροής προϊόντων και πληροφοριών μέσα στο δίκτυο εφοδιασμού, το στήσιμο του logistics network και η ομαλή λειτουργία των πληροφοριακών συστημάτων ΕRP/SCM/WMS που διαχειρίζονται τη λήψη παραγγελιών, την τιμολόγηση και την είσπραξη από τους πελάτες.
  • Returning: Περιλαμβάνουν διεργασίες διαχείρισης επιστροφών, παρακαταθηκών και ελαττωματικών από τους πελάτες και την υποστήριξη των πελατών που έχουν προβλήματα με τα απεσταλμένα προϊόντα. Στην περίπτωση υπηρεσιών μπορεί να περιλαμβάνει όλα τα after sale follow-up activities.

 

H οργάνωση των processes με τον παραπάνω τρόπο χρησιμοποιείται σε όλους τους τομείς επιχειρήσεων (Βιομηχανία, Εμπόριο και Υπηρεσίες) ανεξαρτήτως του value offering αυτών. Στην περίπτωση μιας επιχείρησης παροχής υπηρεσιών όπως ένα νοσοκομείο για παράδειγμα, απαιτείται βελτιστοποίηση των sourcing processes από τους προμηθευτές, τοπικές λειτουργίες αποθήκευσης, τοπικά delivering processes στους χώρους των operations και processes υποδοχής ασθενών,προγραμματισμού επεμβάσεων και εξετάσεων.

 

Για την βελτίωση ενός process για το οποίο είστε υπεύθυνος θα πρέπει να γνωρίζετε:

  • What: Τι κάνει η διεργασία;
  • When: Πότε γίνεται;
  • Who: Ποιος κάνει τι;
  • How Long: Πόσο διαρκεί;
  • Ηow is it being done: Πώς γίνεται;
  • Why: Για κάθε μια απάντηση στα παραπάνω θα πρέπει να ξέρετε το γιατί?

 

Process Analysis

 

Ως process (διεργασία) ορίζεται οποιοδήποτε κομμάτι ενός οργανισμού το οποίο παίρνει εισροές και τις μεταμορφώνει σε εκροές οι οποίες έχουν μεγαλύτερη αξία για τον οργανισμό.

 

O σκοπός της ανάλυσης μιας διεργασίας είναι να κατανοήσουμε την λειτουργία της και αν είμαστε σε θέση να διαγνώσουμε τα προβλήματα και να τα λύσουμε και να δούμε πως μπορούμε να βελτιώσουμε την απόδοση της: είτε α) συγχρονίζοντας τα capacity των επιμέρους σταδίων για να μεγιστοποιήσουμε τον τελικό ρυθμό εκροών ή β) Ελαχιστοποιώντας το κόστος χρησιμοποιώντας πιο ορθολογικά τους υπάρχοντες πόρους.

 

Η ανάλυση μιας διεργασίας απαντά σε σημαντικά ερωτήματα όπως: Πόσες μονάδες (χαρτοκιβώτια, παραγγελίες, ασθενείς, σπουδαστές, πελάτες, αιτήματα για εξυπηρέτηση, αναλύσεις χαρτοφυλακίων, κτλ) μπορεί να επεξεργαστεί το σύστημα ανά ώρα; Τι αλλαγές θα πρέπει να γίνουν στη διεργασία για να επεκταθεί το capacity; Πόσο κοστίζει η διεργασία;

 

To πρώτο και σημαντικό βήμα ενός process analysis είναι ο καθορισμός του σκοπού της ανάλυσης της διεργασίας, (π.χ. είναι η λύση ενός προβλήματος ή η πρόβλεψη της επίδρασης της αλλαγής του τρόπου λειτουργίας της επιχείρησης;). Ο σκοπός της ανάλυσης θα καθορίσει το επίπεδο λεπτομέρειας της απεικόνισης/ μοντελοποίησης της διεργασίας - δεδομένου ότι η ανάλυση θα πρέπει να διατηρείται όσο πιο απλή γίνεται - σε single stage ή multistage. O όρος stage χρησιμοποιείται για να δείξει τις πολλαπλές δραστηριότητες οι οποίες έχουν ομαδοποιηθεί για το σκοπό της ανάλυσης και τον τρόπο υπολογισμού του ρυθμού παραγωγής αυτής:

  • Single Stage: αποτυπώνοντας μιας διεργασία ως single stage την εξετάζουμε ως «μαύρο κουτί» και χρησιμοποιούμε το συνολικό χρονικό διάστημα επεξεργασίας μιας μονάδας από αυτή (cycle time) για τους περαιτέρω υπολογισμούς, χωρίς να αποτυπώσουμε και να εξετάσουμε τις επιμέρους δραστηριότητες που την αποτελούν με σκοπό την βελτίωση αυτού.
  • Multistage: αποτυπώνοντας μια διεργασία ως multistage την εξετάζουμε ως σύνολο πολλαπλών δραστηριοτήτων οι οποίες συνδέονται μεταξύ τους με flows (βλέπε παρακάτω) και υπολογίζουμε το cycle time ως συνάρτηση των αυτών με σκοπό τη βελτιστοποίηση αυτού.

Στις περισσότερες περιπτώσεις εστιάζουμε σε ένα υποσύνολο δραστηριοτήτων του οργανισμού στις οποίες μπορούμε να παρεμβάλουμε ουσιαστικά.

 

Process Flowcharting

 

Αφού αποφασίσουμε το επίπεδο λεπτομέρειας με βάση το σκοπό της ανάλυσης στη συνέχεια θα προχωρήσουμε στο process flowcharting: στην κατασκευή του διαγράμματος ροής της διεργασίας με σκοπό την απεικόνιση των κυρίων στοιχείων και την αξιολόγηση της απόδοσης των τυχόν παράλληλων επιμέρους δραστηριοτήτων που θα καθορίσουν την τελική απόδοση της διεργασίας. Τα βασικά στοιχεία της διεργασίας που απεικονίζουμε στο διάγραμμα ροής είναι:

 

Task Process Symbol  Tasks ή Operations

Καθήκοντα/Single stage processes/δραστηριότητες που τα απεικονίζουμε με ορθογώνια και συμβολίζουν συνήθως κάποιου είδους τροποποίηση σε κάποια εισροή, η οποία την φέρνουν πιο κοντά στην μορφή της επιθυμητής εκροή.

 Flow Process Symbol

InfoFlow

Flows

 Υπάρχουν δύο είδη ροών οι οποίες θα πρέπει να λαμβάνονται υπόψη σε μια διεργασία. Οι οι φυσικές κινήσεις πόρων - που συνήθως είναι φυσικά προϊόντα/υλικά ή πελάτες - και συμβολίζονται με συμπαγή συμπαγή βέλη και η ροή πληροφοριών που συμβολίζονται με διακεκομμένα βέλη.
Η διαφορά μεταξύ ροών και δραστηριοτήτων είναι ότι οι ροές απλά αλλάζουν την θέση ενός πόρου σε μια διεργασία ενώ οι δραστηριότητες αλλάζουν τα χαρακτηριστικά του.

 Qeue Process Symbol Storage Areas ή Queues

 Η εναπόθεση/αποθήκευση/αναμονή προκύπτει όταν δεν πραγματοποιείται ούτε κάποιο task στον πόρο που περνάει από την διεργασία μας, ούτε αυτός μεταφέρεται (flow).Στη περίπτωση κίνησης υλικών συμβολίζουν χώρους ενδιάμεσης εναπόθεσης ή χώρους αναμονής πελατών που τα απεικονίζουμε με αντεστραμμένο τρίγωνο.

 Process Flowcharting symbols Records Controls Records ή Controls

Η αποθήκευση πληροφοριών συμβολίζεται με κύκλους και μπορεί να είναι Records: Γενικές πληροφορίες, όπως blueprints/αρχεία ή Controls: πληροφορίες που αφορούν την συγκεκριμμένη μονάδα που επεξεργάζεται η διεργασία μας όπως π.χ. προθεσμίες, ειδικές οδηγίες της παραγγελίας που διαφοροποιούν την τροπο χειρισμού της μονάδας σε σχέση με τις γενικές οδηγίες που έξηγούνται στα records.

 Decision Process Symbol Decision Points

 Σημεία απόφασης στα οποία η διεργασία μπορεί να ακολουθήσει διαφορετικές ροές ανάλογα με κάποια συνθήκη και που τα απεικονίζονται με διαμάντια.

 

To process flowchart μπορεί να χωριστεί περεταίρω σε διαφορετικές οριζόντιες και και κάθετες ζώνες με σκοπό το διαχωρισμό των tasks τα οποία συνθέτουν την διαδικασία ανάλογα π.χ. με το ποιος τα πραγματοποιεί.

 

Υπάρχουν πολλοί εύκολοι τρόποι για την αποτύπωση διαγραμμάτων ροής όπως η χρήση τoυ shapes gallery του Microsoft Office ή με τη χρήση των Drawings των Google Docs. για απαιτητικούς analysts υπάρχουν επαγγελματικές εφαρμογές όπως το Smartdraw ή το Microsoft Visio.

 

Source: Operations & Supply Management 12th Edition

Περισσότερα σε αυτή την κατηγορία: