Μέτρηση της Απόδοσης Διεργασιών

Όπως είδαμε και στο προηγούμενο άρθρο Operations και Supply Management ο σκοπός της ανάλυσης της διεργασίας θα καθορίσει το επιπεδο λεπτομέρειας της ανάλυσης και την εξέτασή της ως multi-stage (μεγαλύτερη εστίαση) ή single-stage (μικρότερη εστίαση). Οι multistage processes παρουσιάζουν τα εξής φαινόμενα που επηρεάζουν την τελική τους απόδοση:

 BufferedProcessExampleGR

 

  • Buffering: O χώρος παραμονής ανάμεσα σε stages/tasks όπου τοποθετείται η εκροή ενός stage/task πριν την εισροή του σε επόμενο stage/task. Oι ουρές στο παρακάτω βίντεο είναι τα buffers τα οποία επεξεργάζονται οι εκπροσώποι εξυπηρέτησης:

 

Όταν μια διεργασία έχει σχεδιαστεί χωρίς buffers τότε τα δύο πιο συχνά προβλήματα που παρατηρούνται είναι:

  • Blocking: H λειτουργία του stage/task πρέπει να διακοπεί γιατί δεν υπάρχει τοποθεσία παραμονής της εκροής του (της μονάδας που μόλις ολοκληρώθηκε).
  • Starving: Το stage/task παραμένει ανενεργό και δεν παράγει εκροές γιατί δεν έχει εισροές για να επεξεργαστεί.

 

Πολλές φορές δραστηριότητες, στάδια ή ολόκληρες διεργασίες λειτουργούν παράλληλα, π.χ. έχοντας δύο παράλληλους σταθμούς επεξεργασίας που θεωρητικά διπλασιάζουν το capacity ή μπορεί να πραγματοποιούνται δύο παράλληλες δραστηριότητες πάνω στην ίδια μονάδα η οποία περνάει από το σύστημα:

 

Process example with parallel activities

 

Όταν εξετάζουμε μια διεργασία η οποία αποτελείται από παράλληλες δραστηριότητες ή στάδια είναι σημαντικό να αποτυπώσουμε το τί ακριβώς γίνεται:Οταν υπάρχουν εναλλακτικές διεργασίες που μπορούν να πραγματοποιηθούν, θα πρέπει να αποτυπωθεί με decision point το κομβικό σημείο και το ποσοστό που ρέει στη κάθε διαδρομή:

 

Process with 2 branch output

 

Στην περίπτωση που δυο παράλληλες διεργασίες παράγουν παρόμοιες εκροές μπορούμε να απεικονίσουμε ότι εκρέουν στο ίδιο buffer, αν όμως οι εκροές είναι διαφορετικές θα πρέπει να χρησιμοποιήσουμε διαφορετικά buffer εναπόθεσης:

 

process postponement example

 

H απόδοση μιας διεργασίας εξαρτάται και από την τυποποίηση της στο βαθμό που επιτρέπεται από τις ανάγκες για παραμετροποίηση της απαιτούμενης εκροής. Στις παραδοσιακές make-to-order διεργασίες γίνεται προσδιορισμός των απαιτήσεων και του customization του output της διεργασίας (παραγγελία) και στη συνέχεια ο επεξεργαστής ο οποίος είναι αρμόδιος για την παραγωγή των output επεξεργάζεται τους πόρους που έχει στη διαθεση του και παράγει το επιθυμητό αποτέλεσμα. Η ποιότητα σε αυτή τη περίπτωση εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από την "κριτική ικανότητα" του εργαζομένου και η διεργασία "ενεργοποιείται" και παράγει outputs μόνο όταν υπάρχει "παραγγελία". Η αποθεματοποίηση τόσο σε τελικό προιόν όσο και σε work in progress κρατιέται στο ελάχιστο. Το αναμενόμενο cycle time αυτού του τύπου των διεργασιών είναι μεγαλύτερο από αντίστοιχου τύπου σε σχέση με αυτές που θα δούμε στη συνέχεια διότι οι make-to-order απαιτούν την πραγματοποίηση όλων των απαραίτητων παραγωγικών δραστηριοτήτων μετά την "παραγγελία". Η πλειονότητα των υπηρεσιών είναι από την φύση τους make to order processes:

 

make to order process example

 

Στον αντίποδα, οι make-to-stock processes παράγουν τυποποιημένες εκροές οι οποίες κινούνται ταχύτατα. Η διεργασία παράγει εκροές χωρίς την ύπαρξη "παραγγελίας" και τα output εκ-ρέουν σε inventory buffer προς άμεση παράδοση τους ή χρήση downstream. Ο operations manager καθορίζει τα αποθέματα ανάλογα με τη ζήτηση και ελέγχει την ροή της διεργασίας:

 

Make to stock process example

 

Οι hybrid processes συνδυάζουν χαρακτηριστικά και των δύο παραπάνω τύπων: στην πιο συχνή τους μορφη παρατηρούμε το buffering μια βασικής τυποποιημένης εκροής (postponement) η οποία στην συνέχεια παραμετροποιείται στην τελική επιθυμητή μορφή ανάλογα με την εκάστοτε "παραγγελία" σε όσο πιο δυνατόν τελικό στάδιο της διεργασίας.

 

Process Performance Metrics

 

 

H σύγκριση των metrics της εταιρείας με τα αντίστοιχα μιας ομοειδούς και συγκρίσιμης εταιρείας (benchmarking) δείχνει άμεσα τα δυνατά σημεία της λειτουργίας της εταιρείας μας, τα σημεία που υπολειπόμαστε και τι θα πρέπει να βελτιώσουμε. Επιπλέον τα process performance metrics δίνουν στον Οperations Μanager το τρόπο να μετρήσει πόσο καλά λειτουργεί μια διεργασία, πως διαμορφώνεται η παραγωγικότητα της με την πάροδο του χρόνου και του δίνουν την δυνατότητα να βελτιώσουν την απόδοση της διεργασίας, προβλέποντας την επίδραση πιθανών αλλάγων σε αυτή.

 

Δυστυχώς στην πράξη, παρατηρείται μεγάλη απόκλιση στο τρόπο υπολογισμού των process performance metrics. Η Ηumantec ωστόσο χρησιμοποιεί τις πιο καθιερωμένες μορφές που χρησιμοποιούνται από τους κορυφαίους οργανισμούς. Κατά την χρήση τους είναι κρίσιμο να γνωρίζουμε πως ακριβώς έχουν υπολογιστεί τα νούμερα που χρησιμοποιούμε για τις διεργασίες μιας εταιρείας ή κλάδο πρίν τη λήψη οποιονδήποτε αποφάσεων. Οπότε όταν ένας manager λέει ότι έχει 90% utilization ή 115% efficiency ή στανταρ ερώτηση που θα πρέπει να ακολουθεί είναι "Πώς το μέτρησες αυτό?". Είναι προφανές ότι τα metrics χρησιμοποιούνται στο πλάισιο της κάθε περίπτωσης που εξετάζουμε:

 


Utilization

 

Το πιο συχνά χρησιμοποιήμουμενο μέγεθος μέτρησης της απόδοσης διεργασιών είναι το utilization το οποίο είναι το κλάσμα το χρόνου που ένας πόρος χρησιμοποιείται προς τον συνολικό χρόνο που είναι διαθέσιμος. Το utilization μετρείται πάντα σε σχέση με κάποιον πόρο όπως π.χ. Utilization των άμεσων εργατικών ή Utilization ενός μηχανήματος.

 


Productivity

 

Ο λόγος των εκροών προς τις εισροές μπορεί να είναι σε οποιαδήποτε μονάδα μέτρησης αρκεί να έχουν την ίδια βάση. Το Total Factor Productivity, στο Supply Chain Management, μετριέται συνήθως σε χρηματικές ποσότητες ,όπως ευρώ για παράδειγμα, διαιρώντας την χρηματική αξία των εκροών με το κόστος όλων των εισροών (υλικών,εργασίας και κεφαλαιουχικών επενδύσεων στη μορφή overheads). Αντίστοιχα τα partial factor productivity υπολογίζοται τμηματικά διαιρώντας την χρηματική αξία της εκροής που μας ενδιαφέρει με το κόστος της μεμονωμένης εισροής που μας ενδιαφέρει να εξετάσουμε όπως π.χ. το εργατικό κόστος και μας δείχνει πόσο οutput (μονάδες ή έσοδα) παίρνουμε από την χρήση ενός συγκεκριμένου input: (Π.χ. Πόσους πελάτες εξυπηρετεί ανά εργαζόμενο μια τράπεζα, πόσα κομμάτια βγάζει ένα εργοστάσιο ανά εργαζόμενο, πόσους ασθενείς εξυπηρετεί ένα νοσοκομείο ανα εργαζόμενο, πόσους πολίτες εξυπηρετεί μια δημόσια υπηρεσία ανα εργαζόμενο, πόσες παλέτες διακινεί μια αποθήκη ή ένα δίκτυο καταστημάτων ανά εργαζόμενο). Σε αντίθεση με το Utilization δεν εξετάζει το κατα πόσο παραμένει αδρανής ένας πόρος (π.χ. εργαζόμενοι που πληρώνονται και κάθονται είτε γιατί δεν έχουν εισροές να επεξεργαστούν ή για οποιοδήποτε άλλο λόγο.)

 


Efficiency

 

Ο λόγος των πραγματικών εκροών μιας διεργασίας προς κάποιο πρότυπο/στόχο που έχουμε θέσει και το οποίο έχουμε απόφασίσει ότι πρέπει να τηρείται: π.χ. αν μια διεργασία έχει σχεδιαστεί να έχει throughput rate (ρυθμό επεξεργασίας) 30 μονάδες την ώρα και ο εργαζόμενος που την εκτελεί στην πράξη παράγει 36 μονάδες την ώρα τοτε η αποδoτικότητα του είναι 120 % (36/30). Εναλλακτικά το efficiency χρησιμοποιείται για να μετρήσει τις απώλειες ή την υπεραπόδοση σε μια διεργασία, π.χ. εάν π.χ. μια διεργασία μετατρέπει 1000 μονάδες θερμική ενέργεια σε 800 ηλεκτρική τοτε η διεργασία έχει 80% efficiency.

 

Operation Time

 

Στην παραγωγή προϊόντων παρατηρούμε πολύ συχνά τα ακόλουθα μεγέθη: Run time είναι ο χρόνος που χρειάζεται για να παράγουμε μια παρτίδα και είναι το γινόμενο του χρόνου που χρειάζεται να παράγουμε μια μονάδα επί τον αριθμό των μονάδων ανα παρτίδα. Setup time είναι ο χρόνος που απαιτείται για την προετοιμασία μιας διεργασίας για την παραγωγή μιας εκροής. Το άθροισμα των δύο είναι το Operation time. H εκροή σε παρτίδες προτείνεται και παρατηρείται όταν υπάρχει σημαντικό setup time της διεργασίας. Στη πράξη , πολλές φορές το setup time δεν λαμβάνεται υπόψη κατά τον υπολογισμό του utilization και αντιπροσωπεύει το νεκρό χρόνο π.χ. για την απαραίτητη συντήρηση ενός μηχανήματος, ή άλλη διακοπή της διεργασίας. Η παραπάνω υπόθεση αλλάζει από εταιρεία σε εταιρεία οπότε, είναι σημαντικό όταν συγκρίνουμε utilization πόρων μεταξύ εταιρειών να σιγουρευόμαστε ότι συγκρίνουμε όμοια μεγέθη και πως κατηγοριοποιεί η κάθε εταιρεία το setup time.

 

throughput time

 

Όπως είδαμε προηγουμένως cycle time ,είναι το χρονικό διάστημα μεταξύ της στιγμής εισόδου μιας εκροής σε μια διεργασία και της στιγμή εξόδου της αντίστοιχης εκροής από αυτή. Προσθέτωντας σε αυτό και το buffer time (το χρόνο αναμονής ή αποθήκευσης μιας μονάδας πρίν μπεί στη διεργασία) βρίσκουμε το troughput time της διεργασίας, ο οποίος αντιπροσωπεύει και το συνολικό χρόνο αναμονής και επεξεργασίας μιας μονάδας.

 

Troughput rate

 

O ρυθμός εκροών ισούται με τον αντίστροφο του cycle time ( χρόνος επεξεργασίας είναι αυτός που καθορίζει το τελικό ρυθμό παραγωγής). Επειδή το cycle time παρουσιάζει συνήθως μεταβλητότητα (π.χ. σε μια εφορία ή μια τράπεζα ένας φορολογούμενος μπορεί να χρειαστεί 2 λεπτά στο γκισέ να εξυπηρετηθεί, μπορεί να χρειαστεί και παραπάνω) γιαυτό εισάγονται buffer έτσι ώστε να επιτραπεί στις επιμέρους δραστηριότες της διεργασίας να λειτουργήσουν όσον το δυνατόν, ανεξάρτητα η μια από την άλλη.

 

Process Velocity

 

 H ταχύτητα μιας διεργασίας (γνωστή και ώς troughput ratio) ισούται με το λόγο του συνολικό χρόνο αναμονής και επεξεργασίας μια μονάδας προς το Value-added time - το χρόνο που γίνονται δραστηριότητες προστιθέμενης αξίας στη μονάδα δηλαδή- . Αν υποθέσουμε ότι όλες οι δραστηριότητες σε μια διεργασία είναι προστιθέμενης αξίας τότε ο χρόνος προστιθέμενης αξίας ισούται με το άθροισμα των επιμέρους χρονων των δραστηριοτήτων ή των επεξεργασιών. Το process velocity δείχνει πόσες φορές περισσότερο ξοδεύδει μια μονάδα σε μια διεργασία από τον χρόνο που γίνεται πραγματικά δουλειά Π.χ. αν σε ένα γκισέ/ταμείο/σταθμό εξυπηρέτησης έχουμε ώρα αναμονής 20 λεπτά και χρόνο εξυπηρέτησης 5 λεπτά τότε η ταχύτητα της διεργασίας είναι (20+5)/5=5 και σημαίνει ότι χρειάζεται 5 φορές περισσότερο να κάνει κανείς τη δουλεία του σε στη τράπεζα/υπηρεσία/service από τον πραγματικό χρόνο που γίνεται πραγματική δουλειά προστιθέμενης αξίας (εξυπηρέτηση). Είναι φανερό ότι οι νεκροί χρόνοι αυξάνουν το velocity ο οποιός όσο πιο κοντά στο 1 είναι τόσο το καλύτερο.

 


Littles Law

 

Ο Νόμος του Little είναι η μαθηματική σχέση μεταξύ του χρόνου παραμονής μιας μονάδας σε μια διεργασία, του ρυθμού εκροής μιας διεργασίας και τoυ Work in Process inventory: O νόμος ισχύει για οποιαδήποτε διεργασία λειτουργεί σε σταθερό ρυθμό (οι μονάδες που εισρέουν και εκ-ρέουν από το σύστημα με τον ίδιο ρυθμό, την χρονική περίοδο την οποία εξετάζουμε), και μας βοηθάει να υπολογίσουμε μια από τις τρεις ποσότητες αν οι υπόλοιπες είναι γνωστές.

 

Αν θέλετε βοήθεια με τη βελτίωση των διαδικασιών σας, επικοινωνήστε μαζί μας.

 

Source: Operations & Supply Management 12th Edition

Περισσότερα σε αυτή την κατηγορία:

ΕΠΟΜΕΝΑ ΣΕΜΙΝΑΡΙΑ

Webinar - Incoterms 2020
14-07-2020 10:00 am