Inventory Management: Επίδραση στη Κερδοφορία

Ως απόθεμα θεωρείται κάθε υλικό, εξάρτημα ή τελικό προϊόν που διατηρείται σε κάποιο σημείο μιας αλυσίδας εφοδιασμού για μελλοντική ζήτηση.

Οι κύριες λειτουργικές χρήσεις των αποθεμάτων και τα κίνητρα για τη διατήρηση τους είναι τα εξής:

 

  • Αντιμετώπιση της αβεβαιότητας της ζήτησης και του εφοδιασμού για την καλύτερη εξυπηρέτηση των πελατών (π.χ. έγκαιρη παράδοση, εξάντληση, ελλείψεις σε υλικά παραγωγής)
  • Πρόνοια για ειδικά γεγονότα (π.χ. απεργίες, κλείσιμο εργοστασίου προμηθευτή)
  • Αξιοποίηση οικονομιών κλίμακας (π.χ. οικονομική παραγωγή, μεταφορά φορτίων, προετοιμασία παραγγελιών, πληρωμές σε προμηθευτές, μακροχρόνιες συμβάσεις)
  • Αποσύζευξη των δραστηριοτήτων της αλυσίδας εφοδιασμού
  • Διευκόλυνση της μεταφοράς υλικών (π.χ. ρευστών σε αγωγούς μεταφοράς)

 

Γίνεται εύκολα αντιληπτό ότι τα αποθέματα διατηρούνται σε ένα σύστημα εφοδιασμού προκειμένου να αντιμετωπιστούν οι ατέλειες και αδυναμίες των διαδικασιών του συστήματος. Η χρήση συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου των αποθεμάτων βελτιστοποιούν κατά κάποιο τρόπο το επίπεδο των αποθεμάτων, ωστόσο δραστικές μειώσεις προκύπτουν μόνο όταν θεραπευθούν οι γενεσιουργές αιτίες που δημιουργούν ανάγκη τήρησης αποθεμάτων.

 

Για παράδειγμα, τα αποθέματα λόγω αβεβαιότητας της ζήτησης μειώνονται αισθητά μόνο αν μειωθούν οι χρόνοι παράδοσης των προϊόντων στους πελάτες και βελτιωθεί η αξιοπιστία των παραδόσεων. Ένα αξιόπιστο σύστημα προβλέψεων μειώνει επίσης τα επίπεδα των αποθεμάτων. Η μείωση του αριθμού των προμηθευτών, η αύξηση των συχνοτήτων παράδοσης και η χρήση τοπικών προμηθευτών μειώνουν τα αποθέματα που διατηρούνται για λόγους μεταφοράς. Γενικά, η μείωση της σπατάλης, των νεκρών χρόνων, των ποιοτικών αστοχιών, του κόστους παραγγελιών και του κόστους εκκίνησης παραγωγικών διαδικασιών επιδρά θετικά στη μείωση των αποθεμάτων.

 

Συνοπτικά, η συμβολή του τμήματος εφοδιασμού συνίσταται στα ακόλουθα:

 

  • Βελτιστοποίηση των επιπέδων αποθεμάτων
  • Μείωση του κόστους διατήρησης και της ποικιλίας των κωδικών
  • Επίτευξη διεθνών προτύπων ποιότητας και ιχνηλασιμότητας
  • Μεγιστοποίηση των επιπέδων εξυπηρέτησης και της κυκλοφοριακής ταχύτητας σε συνδυασμό με τη μείωση των λαθών

 

Καθορισμός ποσοτήτων και χρόνου αγοράς

 

Ο καθορισμός του σωστού χρόνου και της ποσότητας αγοράς επηρεάζουν τον βαθμό ανταπόκρισης της επιχείρησης προς τους πελάτες της, την παραγωγή της, το κόστος των αγοραζόμενων υλικών και το κόστος διαχείρισης και αποθήκευσης των υλικών. Πολλοί διευθυντές εφοδιασμού θεωρούν ως σημαντικό πρόβλημα τους ανεπαρκείς χρόνους αναπλήρωσης (δηλαδή τους χρόνους που μεσολαβούν από την αποστολή της αίτησης αγοράς υλικού μέχρι την παράδοση του υλικού στο χρήστη). Ένα δεύτερο σημαντικό πρόβλημα είναι αυτό της αγοράς μη βέλτιστων ποσοτήτων σαν αποτέλεσμα της εφαρμογής λανθασμένων πολιτικών ελέγχου αποθεμάτων. Με «προγραμματιζόμενες» προμήθειες, το τμήμα εφοδιασμού έρχεται σε επαφή με τους υπεύθυνους για την πρόβλεψη ζήτησης, τον προγραμματισμό παραγωγής και τη διαχείριση αποθεμάτων.

 

Χρόνοι αναπλήρωσης / παράδοσης (Lead Times)

 

Ο χρόνος είναι πολύτιμος πόρος στην αγοραστική διαδικασία. Όσο περισσότερο χρόνο έχουν στη διάθεσή τους τα στελέχη μελετών και εφοδιασμού, τόσο καλύτερη είναι και η διαδικασία σχεδιασμού του προϊόντος. Ο επιπλέον χρόνος παρέχει δυνατότητα για την ανάπτυξη καλύτερων προδιαγραφών και ακριβέστερων εκτιμήσεων κόστους.s6Ο διαθέσιμος χρόνος επηρεάζει την ποιότητα της έρευνας πηγών προμήθειας, τον αριθμό των προμηθευτών προς αξιολόγηση, την ποιότητα των διαπραγματεύσεων και τη τιμή αγοράς του υλικού.

 

Για παράδειγμα, εάν δεν υπάρχει επαρκής χρόνος για δημιουργία ανταγωνισμού ανάμεσα στους προμηθευτές, ίσως ο αγοραστής να αναγκαστεί να καταφύγει σε μια μόνο πηγή προμήθειας. Όπως έχει ήδη ειπωθεί, η προμήθεια από μια μοναδική πηγή κοστίζει κατά μέσο όρο 12% ακριβότερα από την προμήθεια που πραγματοποιείται κάτω από συνθήκες ανταγωνισμού. Ανεπαρκής χρόνος προμήθειας μπορεί επίσης να συνεπάγεται, χαμηλότερη ποιότητα αγοραζόμενων υλικών και καθυστερημένες παραδόσεις. Για την αποφυγή τέτοιων καταστάσεων είναι απαραίτητο το προσωπικό των τμημάτων μάρκετινγκ, μελετών, παραγωγής και έλεγχου αποθεμάτων να ενημερώνουν έγκαιρα το τμήμα εφοδιασμού σχετικά με τις ανάγκες τους.

 

Καθορισμός επιπέδων αποθεμάτων και παραγγελιών

 

Ο βαθμός συσχέτισης μεταξύ του επιπέδου αποθέματος για ένα υλικό και της ποσότητας αγοράς είναι μεγάλος. Ο καθορισμός των κατάλληλων επιπέδων αποθέματος και των ποσοτήτων αγοράς έχει σημαντική επίδραση στην αποτελεσματική λειτουργία ενός οργανισμού.

 

Θεωρητικά, η ζήτηση για τα απαραίτητα υλικά παραγωγής για τη λειτουργία μιας επιχείρησης και η προσφορά αυτών θα μπορούσαν να συντονιστούν σε τέτοιο βαθμό ώστε η διατήρηση αποθεμάτων να ήταν περιττή. Αλλά, για πολλά υλικά και σε πολλές περιπτώσεις, μπορεί να είναι αδύνατη η ακριβής γνώση της μελλοντικής ζήτησης και η εξασφάλιση της διαθεσιμότητάς τους μια δεδομένη στιγμή. Ως εκ τούτου, τα αποθέματα εξισορροπούν τη ζήτηση και στην προσφορά των απαιτούμενων πρώτων υλών και επιτρέπουν μεγαλύτερη ευελιξία στην παραγωγή με αποτέλεσμα την καλύτερη ανταπόκριση στη ζήτηση από την πλευρά των πελατών και την επίτευξη οικονομιών κλίμακας στην παραγωγική διαδικασία.

 

s2Τα αποθέματα επιτρέπουν επίσης μείωση του συνολικού κόστους των αγοραζόμενων πρώτων και βοηθητικών υλών με επίτευξη οικονομιών στο κόστος προμήθειας, μεταφοράς και διαχείρισης. Τέλος, τα αποθέματα δρουν σαν εμπόδια στις μελλοντικές αυξήσεις τιμών και σε άλλα ενδεχόμενα όπως δυσκολίες μεταφοράς, απεργίες, φυσικές καταστροφές κ.α. Κατά κανόνα μεγάλες ποσότητες αγοράς συνεπάγονται υψηλά αποθέματα.

 

Όπως αναφέρθηκε το κόστος διατήρησης του αποθέματος είναι πολύ υψηλό κυμαινόμενο μεταξύ 20% και 30% του κόστους κτήσης των αποθεμάτων σε ετήσια βάση (50-70% αν προσμετρηθεί και το κόστος άλλων παραμέτρων όπως προσωπικό, αποθήκευση, πάγιος εξοπλισμός, μηχανογραφικό σύστημα κ.λ.π.). Τα αποθέματα δεσμεύουν πολύτιμα κεφάλαια κίνησης εμποδίζοντας την επιχείρηση να εκμεταλλευτεί ελκυστικές επενδυτικές ευκαιρίες.

 

Εάν μειωθεί σημαντικά το απαιτούμενο ύψος αποθεμάτων για τη διατήρηση ενός δεδομένου βαθμού εξυπηρέτησης χωρίς να επηρεαστούν οι συντελεστές κόστους στην παραγωγή, προμήθεια και μεταφορά, η αποδοτικότητα του οργανισμού βελτιώνεται. Μια τέτοια μείωση στα αποθέματα απαιτεί αποτελεσματική διαχείριση προμηθειών και αποθεμάτων και μια στενή συνεργασία μεταξύ τωνεμπλεκομένων τμημάτων. Το παράδειγμα δείχνει την επίδραση μιας αποτελεσματικής διαχείρισης αγορών και αποθεμάτων.

 


Παράδειγμα 20.1: Επίδραση της διαχείρισης αγορών και αποθεμάτων

 

Η εταιρεία ΑΣΤΗΡ παράγει εξοπλισμό για αγροκτήματα. Βασίζεται σε υψηλά αποθέματα και σε ένα ευέλικτο Τμήμα Παραγωγής για να καλύψει τις ανάγκες των πελατών της. Έχει αποθέματα μέσης αξίας 12 εκ.€. Οι ετήσιες πωλήσεις της φθάνουν τα 24 εκ.€. Ο δείκτης κυκλοφορίας αποθεμάτων διαμορφώνεται ως εξής:

 

Typos 20.31

 

Μεγάλη έμφαση δίνεται στη διαχείριση των αποθεμάτων και των αγορών, με αποτέλεσμα τη μείωση της επένδυσης σε αποθέματα από 12 σε 8εκ.€. Αυτό συνεπάγεται μια αύξηση στο δείκτη κυκλοφορίας αποθεμάτων από 2 σε 3 (24/8). Το κόστος διατήρησης αποθέματος είναι σε ετήσια βάση το 35% της αξίας κτήσης του αποθέματος. Η μείωση της επένδυσης σε αποθέματα κατά 4 εκ. €, θα οδηγήσει σε μια μείωση του κόστους διατήρησης αποθεμάτων κατά 1,4εκ.€ (4εκ. € Χ 35%). Εάν τα κέρδη προ φόρων της εταιρείας είναι 8 εκ.€, αυτή η μείωση στο κόστος διατήρησης αποθέματος κατά 1,4 εκ.€ θα αυξήσει τα κέρδη προ φόρων κατά 17,5% (1,4/8). Επιπλέον, με την βελτίωση του δείκτη κυκλοφορίας των αποθεμάτων, η εταιρεία κατόρθωσε να εξοικονομήσει 4 εκ.€, τα οποία θα μπορέσει να επενδύσει ή να τα χρησιμοποιήσει για να αντιμετωπίσει τις βραχυχρόνιες ή τις μακροχρόνιες υποχρεώσεις της.


 

Κατηγορίες Αποθεμάτων

 

Η χρήση συστημάτων διοίκησης αποθεμάτων μειώνει το απόθεμα, ωστόσο δραστικές μειώσεις προκύπτουν μόνο όταν αντιμετωπιστούν οι αιτίες που δημιουργούν ανάγκη τήρησης αποθεμάτων. Μια συνήθης κατηγοριοποίηση των αποθεμάτων είναι :

 

  • s32Κυκλικό Απόθεμα – Είναι μέρος του συνολικού αποθέματος που προσδιορίζεται άμεσα από το ύψος της παραγγελίας (μέγεθος παρτίδας). Το ύψος του κυκλικού αποθέματος εξαρτάται από το χρόνο ανάμεσα σε δύο παραγγελίες. Αν για παράδειγμα γίνεται μια παραγγελία κάθε πέντε εβδομάδες, το μέσο μέγεθος της παραγγελίας θα πρέπει να ισούται με τη ζήτηση για πέντε εβδομάδες. Όσο μεγαλύτερη είναι η χρονική περίοδος ανάμεσα σε δύο παραγγελίες τόσο μεγαλύτερο είναι το κυκλικό απόθεμα. Το κυκλικό απόθεμα ανέρχεται περίπου στο μισό της μέσης ποσότητας παραγγελίας.
  • Απόθεμα Ασφαλείας (safety) – Προς αποφυγή προβλημάτων εξυπηρέτησης των πελατών και μη διαθεσιμότητας εξαρτημάτων, οι επιχειρήσεις συχνά διατηρούν ένα απόθεμα ασφαλείας. Για να δημιουργήσει μια επιχείρηση απόθεμα ασφαλείας είτε κάνει μια παραγγελία νωρίτερα από ότι θα την χρειαζόταν πραγματικά, είτε παραγγέλνει μεγαλύτερη ποσότητα από αυτή που υπολογίζει ότι χρειάζεται.
  • Απόθεμα Αναμονής (anticipation) – Είναι το απόθεμα που χρησιμοποιείται για να απορροφηθεί η ανόμοια ζήτηση κατά τη διάρκεια μιας περιόδου. Για παράδειγμα, οι βιομηχανίες κλιματιστικών που αντιμετωπίζουν το 90% της ζήτησής τους μέσα σε τρεις μήνες, κρατάνε αποθέματα από τους προηγούμενους μήνες αναμένοντας την αύξηση της ζήτησης κατά τους καλοκαιρινούς μήνες
  • Απόθεμα σε κίνηση (pipeline) – Είναι απόθεμα που μετακινείται από σημείο σε σημείο στο σύστημα ροής υλικών της αλυσίδας εφοδιασμού. Αποτελείται από παραγγελίες που έχουν υποβληθεί αλλά δεν έχουν παραλειφθεί. Υπολογίζεται από τη μέση ζήτηση κατά το χρόνο που μεσολαβεί μεταξύ της παραλαβής δύο παραγγελιών

 

Τα αποθέματα μπορεί να μειωθούν αισθητά:

 

  • αν μειωθούν οι χρόνοι παράδοσης στους πελάτες και βελτιωθεί η αξιοπιστία των παραδόσεων
  • αν το σύστημα προβλέψεων καταστεί αξιόπιστο
  • αν μειωθεί ο αριθμός των προμηθευτών και αυξηθεί η συχνότητα των παραδόσεων
  • αν χρησιμοποιούνται τοπικοί προμηθευτές
  • αν μειωθεί η σπατάλη, οι νεκροί χρόνοι, οι ποιοτικές αστοχίες, το κόστος των παραγγελιών και το κόστος εκκίνησης των παραγωγικών διαδικασιών

 

Πηγή: Διοίκηση Εφοδιασμού, Λάμπρος Λάιος, Πειραιάς 2010

Περισσότερα σε αυτή την κατηγορία: