Αξιολόγηση Προσωπικού Εφοδιασμού: Απόδοση & Εσωτερικοί Παράγοντες

Τα στελέχη εφοδιασμού πρέπει να διαθέτουν την κατάλληλη εξειδίκευση προκειμένου να διεκπεραιώνουν ικανοποιητικά τις προαναφερθείσες δραστηριότητες.

Πέρα από τις τεχνικές γνώσεις, τα στελέχη πρέπει να διαθέτουν πειθώ και ικανότητες διαπραγμάτευσης, επίλυσης προβλημάτων, επικοινωνίας, ομαδικής εργασίας και να έχουν πελατοκεντρικό προσανατολισμό. Ο διευθυντής εφοδιασμού, εκτός από τις ικανότητες που αναφέρθηκαν, πρέπει να διαθέτει όραμα, ηγετικό πνεύμα, οργανωτικές ικανότητες και να μπορεί να κατευθύνει και να εκπαιδεύει άλλους.

 

Σημαντικός είναι ο βαθμός υποκίνησης που επιδεικνύεται από τα στελέχη και η ικανοποίηση από το ασκούμενο επάγγελμα. Προσωπικό με έντονο ενθουσιασμό αποτελεί ένδειξη καλής πορείας του τμήματος. Αν και είναι δύσκολο να προσδιοριστούν αυτοί οι ιδιαίτεροι παράγοντες, παίζουν σημαντικό ρόλο στα συνολικά αποτελέσματα της λειτουργίας. Λόγω της υποκειμενικότητάς τους, ενδείκνυται η αξιολόγηση του κάθε στελέχους από περισσότερα του ενός άτομα. Σε αντίθετη περίπτωση, οι φιλικές ή εχθρικές σχέσεις μεταξύ του αξιολογητή (π.χ. διευθυντή) και του στελέχους μπορεί να αλλοιώνουν την πραγματική εικόνα. Είναι προτιμότερο το κάθε στέλεχος να αξιολογείται από μια μικρή ομάδα που θα αποτελείται από τον διευθυντή του, έναν συνάδελφο και ένα ή δύο εσωτερικούς πελάτες. Πολύ χρήσιμες μπορεί να είναι και οι απόψεις άλλων ατόμων (π.χ. προμηθευτών). Ο διευθυντής εφοδιασμού μπορεί να αξιολογείται όχι μόνο από τον διευθυντή του αλλά και από άλλους συναδέλφους στην επιχείρηση αλλά και από μέλη του τμήματός του.

 

Καθορισμός ρόλων και αρμοδιοτήτων

Ανάλογα με τον τρόπο οργάνωσης του εφοδιασμού, τα στελέχη μπορεί να καλύπτουν θέσεις:

 

  • Γενικών καθηκόντων που εξυπηρετούν τις συνολικές ανάγκες εφοδιασμού ενός ή περισσότερων πελατών.
  • Εξειδίκευσης σε συγκεκριμένες λειτουργίες (π.χ. αναλύσεις αξίας, αξιολόγηση προμηθευτών, διαπραγματεύσεις και συμβάσεις, Lοgistics και διοίκηση αποθεμάτων).
  • Εξειδίκευσης σε συγκεκριμένα είδη αγορών (π.χ. κεφαλαιουχικός εξοπλισμός, υπεργολαβίες, υπηρεσίες και μεταπωλούμενα αγαθά).

 

Ο καθορισμός ρόλων και αρμοδιοτήτων είναι σημαντικός διότι επηρεάζει την απόδοση των στελεχών εφοδιασμού.

 

Οργάνωση ομάδων

Η συλλογική εργασία εντός ομάδων αποκτά αυξανόμενη σημασία στις σημερινές επιχειρήσεις, διότι επιτρέπει στα μέλη να αξιοποιούν τις ικανότητές τους και να ανταλλάσσουν τις εμπειρίες τους για την επίτευξη ενός κοινού σκοπού. Αν και οι ομάδες αποτελούν ιδανικό τρόπο εργασίας, πολλές φορές αποτυγχάνουν διότι :

 

  • Οι στόχοι και οι ρόλοι της ομάδας δεν είναι καθορισμένοι.
  • Οι διαδικασίες λήψης αποφάσεων είναι ασαφείς.
  • Οι προσωπικότητες συγκρούονται και οι διαφορές απόψεων δεν συμβιβάζονται.
  • Η ομάδα δεν έχει εξουσίες.

 

Ενίοτε, οι αποφάσεις για τη σύσταση μιας ομάδας επιβάλλονται από ανώτερα στελέχη με αποτέλεσμα να μην υπάρχει η αναγκαία δέσμευση από τους συμμετέχοντες. Η έλλειψη οργάνωσης οδηγεί σε αποτυχίες και καταστρέφει οποιαδήποτε πιθανότητα εξαγωγής επιθυμητών αποτελεσμάτων. Η αξιολόγηση του τρόπου εργασίας των ομάδων εφοδιασμού βοηθά στην ερμηνεία των αποτελεσμάτων απόδοσης.

 

Ικανότητες και εκπαίδευση

Πέρα από την επαγγελματική κατάρτιση και τις εξειδικευμένες ικανότητες στο αντικείμενο του εφοδιασμού, απαιτούνται και άλλες ικανότητες όπως η κατανόηση των διαδικασιών και των συστημάτων, η οργάνωση εργασιών, η ανάλυση και η επίλυση προβλημάτων, η λήψη αποφάσεων, η συνεργασία εντός μιας ομάδας, η ανάπτυξη διαπροσωπικών σχέσεων με συναδέλφους και πελάτες, η ικανότητα οργάνωσης παρουσιάσεων κ.λ.π. Η εκπαίδευση που παρέχεται στο προσωπικό καθώς το είδος και η διάρκεια της επιμόρφωσης είναι σημαντικοί δείκτες εσωτερικής απόδοσης.

 

Υποκίνηση προσωπικού και κίνητρα

Οι παράγοντες που αναφέρθηκαν επηρεάζουν την υποκίνηση των στελεχών και την ικανοποίησή τους από το επάγγελμα. Επίσης, χρησιμοποιούνται και άλλα κίνητρα μεταξύ των οποίων περιλαμβάνονται ευκαιρίες για προσωπική ανάπτυξη, μισθολογικές αυξήσεις, πρόσθετες ευθύνες, εξουσία και προσωπική αναγνώριση σε περίπτωση θετικών αποτελεσμάτων.

 

Οι δείκτες μέτρησης του προσωπικού παρουσιάζονται συγκεντρωτικά στο έκθεμα 22.14.

 


Έκθεμα 22.14: Δείκτες μέτρησης προσωπικού

 

  • Ποσοστό προσωπικού εφοδιασμού με σαφώς καθορισμένη περιγραφή εργασίας και ετήσιο πρόγραμμα εργασίας με στόχους, κατευθυντήριες γραμμές και προτεραιότητες:

- Στελέχη διοίκησης.
- Εξειδικευμένα στελέχη.
- Προσωπικό υποστήριξης.

  • Ποσοστό προσωπικού εφοδιασμού που πιστεύει ότι έχει πλήρη ή σημαντική εξουσιοδότηση (έναντι αυτών που δεν έχουν ή έχουν μερική εξουσιοδότηση) να παίρνει αποφάσεις μέσω ανάθεσης αρμοδιοτήτων εντός ενός καθορισμένου πλαισίου.
  • Ποσοστό χρόνου (μέσος όρος) που, σύμφωνα με τις εκτιμήσεις των στελεχών εφοδιασμού, δαπανάται στις ακόλουθες δραστηριότητες:

- Έρευνα αγορών και εφοδιασμού.
- Προγραμματισμός και προετοιμασία έργου.
- Αλληλεπίδραση με χρήστες και προμηθευτές.
- Ανάλυση επιλογών και λήψη αποφάσεων.
- Επίλυση θεμάτων και προβλημάτων.
- Αντιμετώπιση κοινών διοικητικών θεμάτων.
- Έλεγχος και εκτίμηση απόδοσης.
- Διάφορες δραστηριότητες.

  • Το ποσοστό χρόνου που δαπανάται σε προγράμματα και έργα που απαιτούν διατμηματικές δραστηριότητες.
  • Ο μέσος όρος ζωής μιας εσωτερικής ομάδας εφοδιασμού από τη σύστασή της μέχρι την υποβολή των απαιτούμενων παραδοτέων.
  • Το ποσοστό της δαπάνης αγορών που υλοποιείται από στρατηγικές ομάδες εφοδιασμού.
  • Το ποσοστό του προσωπικού του τμήματος εφοδιασμού που θεωρεί ότι η εργασία εντός μιας ομάδας (εσωτερικής ή διατμηματικής) υπήρξε εξαιρετικά παραγωγική (έναντι εν μέρει παραγωγικής ή καθόλου παραγωγικής).
  • Το ποσοστό του προσωπικού εφοδιασμού που έχει πιστοποιημένη επαγγελματική εκπαίδευση από επίσημους φορείς προμηθειών και εφοδιασμού.
  • Το ποσοστό του προσωπικού εφοδιασμού που βαθμολογείται για την εκτέλεση των καθηκόντων από τον διευθυντή εφοδιασμού και από τους πελάτες (περιλαμβανομένων των συνεργαζόμενων προμηθευτών) με άριστη ή πολύ καλή επίδοση (σε αντίθεση με τη μέτρια ή την κακή επίδοση).
  • Ο μέσος όρος δαπάνης για εκπαίδευση ανά μέλος προσωπικού εφοδιασμού.
  • Το ποσοστό του προσωπικού εφοδιασμού που επιδεικνύει ιδιαίτερο ενδιαφέρον για την εργασία του σε σύγκριση με εκείνο που δεν επιδεικνύει ενδιαφέρον.
  • Κατάταξη των κινήτρων τα οποία θεωρούνται πιο σημαντικά :

- Ευκαιρίες για προαγωγή.
- Ευκαιρίες για προσωπική ανάπτυξη.
- Μισθολογικές αυξήσεις.
- Επιπλέον αρμοδιότητες και εξουσίες.
- Προσωπική αναγνώριση.


 

negotiating-for-managers

 

Η αποδοτικότητα των εισροών

 

Οι οικονομικοί πόροι που διατίθενται στο τμήμα εφοδιασμού επηρεάζουν την αποτελεσματικότητα και την αποδοτικότητά του. Συνεπώς, η διοίκηση του τμήματος εφοδιασμού πρέπει να επιδιώκει την εξασφάλιση των οικονομικών πόρων που απαιτούνται για την εκτέλεση όλου του φάσματος των δραστηριοτήτων εφοδιασμού καθώς και την ποιότητα των παραγόμενων αποτελεσμάτων. Ανάλογα με την οικονομική κατάσταση του τμήματος εφοδιασμού και το βαθμό επιρροής του, ο αρμόδιος διευθυντής μπορεί να λαμβάνει αποφάσεις σχετικά με την πρόσληψη επιπρόσθετου προσωπικού με τις απαραίτητες ικανότητες. Πολλά εξαρτώνται από την οικονομική θέση μιας επιχείρησης. Μερικές φορές, η ανώτατη διοίκηση επιβάλλει μια πολιτική παγώματος όλων των μόνιμων προσλήψεων. Η έγκριση για την πρόσληψη προσωρινών υπαλλήλων είναι συνήθως λιγότερο αυστηρή..

 

Ο εφοδιασμός αποτελεί εσωτερικό πελάτη κάποιων λειτουργιών και εσωτερικό προμηθευτή για άλλες λειτουργίες εντός του οργανισμού. Βασίζεται σε εισροές από αυτές τις άλλες λειτουργίες για να εκτελέσει το έργο του. Για παράδειγμα, μια σημαντική εισροή είναι η αίτηση αγοράς υλικών. Αν οι αιτήσεις αγοράς υλικού είναι πλήρεις και σωστές, ο εφοδιασμός μπορεί εύκολα να τις μετατρέπει σε παραγγελίες. Αντίστροφα, αν οι αιτήσεις είναι ελλιπείς ή ανακριβείς, επηρεάζεται η αποδοτικότητα και η παραγωγικότητα του εφοδιασμού. Ο εφοδιασμός συχνά μπορεί να επηρεάσει σημαντικά την ποιότητα των αγοραζόμενων ειδών μέσω της συνεργασίας με άλλα τμήματα. Ο βαθμός της επίδρασης αυξάνεται αν ο εφοδιασμός έχει ισχυρή θέση στον οργανισμό και αν εκείνοι που υποβάλλουν τις αιτήσεις αντιλαμβάνονται ότι το προσωπικό εφοδιασμού είναι αξιόπιστο.

 


Έκθεμα 22.15: Δείκτες μέτρησης απόδοσης των εισροών

 

  • Ο προϋπολογισμός του τμήματος εφοδιασμού ως ποσοστό της συνολικής δαπάνης αγορών.
  • Μέσος όρος κόστους ανά εντολή αγοράς.
  • Συνολική δαπάνη αγορών ανά υπάλληλο του τμήματος εφοδιασμού.
  • Λειτουργικές δαπάνες αγορών ανά ενεργό προμηθευτή.
  • Πραγματική δαπάνη σε σύγκριση με την προϋπολογισθείσα δαπάνη.
  • Αριθμός εντολών αγοράς ανά υπάλληλο εφοδιασμού.
  • Συνολικός αριθμός εντολών αγοράς / συνολικός αριθμός επαγγελματιών αγοραστών.
  • Συνολικός αριθμός προσφορών τιμών από προμηθευτές / συνολικός αριθμός επαγγελματιών αγοραστών.
  • Ενεργοί προμηθευτές ανά υπάλληλο εφοδιασμού.
  • Δείκτης μετατροπής αιτήσεων αγοράς σε εντολές αγοράς:

- Αριθμός αιτημάτων αγοράς υλικού.
- Αριθμός εντολών αγοράς.

  • Δείκτης μετατροπής εντολών αγοράς υλικού σε τιμολόγια:

- Συνολικός αριθμός τιμολογίων.
- Συνολικός αριθμός εντολών αγοράς.

  • Ποσοστό ακρίβειας σε:

- Αιτήματα για αγορά υλικού.
- Εντολές αγορών.
- Τιμολόγια.
- Πληρωμές σε προμηθευτές.

  • Ο αριθμός των αγοραστών σε σχέση με το συνολικό αριθμό των στελεχών μιας επιχείρησης.

 

Η απόδοση και το περιβάλλον του εφοδιασμού

 

Το εξωτερικό περιβάλλον επηρεάζει σημαντικά τις συνθήκες λειτουργίας του εφοδιασμού. Μεταξύ των σημαντικών παραγόντων του περιβάλλοντος περιλαμβάνονται οι συνθήκες προσφοράς και ζήτησης, το θεσμικό πλαίσιο, οι φυσικές υποδομές (π.χ. δίκτυο μεταφορών, αποθηκεύσεων, τηλεπικοινωνιών), το διαθέσιμο ανθρώπινο δυναμικό και οι γενικότερες οικονομικές και γεωπολιτικές συνθήκες. Είναι προφανές ότι ένα τμήμα εφοδιασμού δεν είναι δυνατόν να ελέγξει τους εξωτερικούς παράγοντες, ωστόσο, οφείλει να παρακολουθεί τις αλλαγές και να προσαρμόζει έγκαιρα τις δραστηριότητές του. Η απόδοση του εφοδιασμού ως προς παράγοντες του εξωτερικού περιβάλλοντος αποτυπώνεται με την ικανότητά του να:

 

  • ελέγχει το περιβάλλον και επιχειρεί να προβλέπει τις μελλοντικές εξελίξεις
  • αναλύει και να κατανοεί το βαθμό και τη φύση της επίδρασης στις λειτουργίες του
  • καθορίζει το κατά πόσον οι στρατηγικές του συνεκτιμούν τους περιορισμούς και τις ευκαιρίες που πηγάζουν από το εξωτερικό περιβάλλον.

 

Οι δείκτες μέτρησης για την απόδοση του εφοδιασμού ως προς τους παράγοντες του εξωτερικού περιβάλλοντος εξετάζουν αφενός την διαδικασία εντοπισμού μηχανισμών παρακολούθησης του περιβάλλοντος και αφετέρου την ετοιμότητα για λήψη πρόσθετων μέτρων δράσης, όταν οι αλλαγές ξεπεράσουν κάποια προκαθορισμένα όρια.

 


Έκθεμα 22.16: Δείκτες μέτρησης παραγόντων του περιβάλλοντος του εφοδιασμού

 

  • Οι τιμές αγοράς των υλικών αναμένεται να:
    1. Αυξηθούν ραγδαία.
    2. Αυξηθούν μέτρια.
    3. Παραμείνουν σταθερές.
    4. Μειωθούν μέτρια.
    5. Μειωθούν ραγδαία.
  • Ακρίβεια στις προβλέψεις των τιμών κρίσιμων, κερδοφόρων και παγίων ειδών.
  • Αριθμός νέων προμηθευτών που εντοπίστηκαν από τον εφοδιασμό και υποβάλλουν προσφορές.
  • Καθυστερήσεις λόγω διατυπώσεων σε λιμάνια, αεροδρόμια και οδικά σημεία εισόδου σε μια χώρα.
  • Επιτόκια εγχώριας τράπεζας.
  • Υιοθέτηση νομοθεσίας σχετικής με την προστασία του περιβάλλοντος, με εργασιακά θέματα, με υγιεινή και ασφάλεια.

 

Πηγή: Διοίκηση Εφοδιασμού, Λάμπρος Λάιος, Πειραιάς 2010

Περισσότερα σε αυτή την κατηγορία: