Distribution Requirements Planning & Vendor Managed Inventory

Οι αρχές των συστημάτων ώθησης μπορούν να εφαρμοστούν στα Αποθέματα Διανομής ή στα αποθέματα που τηρούνται από τους λιανοπωλητές και τα κέντρα διανομής.

Έστω ένα σύστημα διανομής όπως αυτό του σχήματος 20.12: Το πάνω επίπεδο αντιπροσωπεύει τα καταστήματα λιανικής σε διαφορετικές τοποθεσίες. Το μέσο επίπεδο είναι τα περιφερειακά κέντρα διανομής (ΚΔ), τα οποία εφοδιάζουν τα καταστήματα κατόπιν ζήτησης. Το κατώτερο επίπεδο αποτελείται από μια ή περισσότερες μονάδες παραγωγής που εφοδιάζουν τα ΚΔ. Στο παρελθόν, οι μονάδες παραγωγής προγραμμάτιζαν την παραγωγή τους για να ικανοποιήσουν την προβλεπόμενη ζήτηση των ΚΔ. Τα ΚΔ με τη σειρά τους αναπλήρωναν τα αποθέματά τους βασιζόμενα στη ζήτηση του παρελθόντος των καταστημάτων λιανικής και παράγγελναν νέες ποσότητες από τις μονάδες παραγωγής, όταν το επίπεδο των αποθεμάτων τους προσέγγιζε ένα προκαθορισμένο σημείο παραγγελίας.

Οι έμποροι λιανικής ακολουθούσαν την ίδια διαδικασία παραγγέλνοντας προϊόντα από τα ΚΔ. Έστω ότι η ζήτηση από τους πελάτες για ένα προϊόν αυξηθεί κατά 10%. Τι θα συμβεί; Επειδή οι έμποροι λιανικής διαθέτουν κάποιο απόθεμα, θα υπάρχει κάποια καθυστέρηση πριν τα ΚΔ αντιληφθούν την επίδραση της αύξησης του 10%. Ακόμα περισσότερος χρόνος θα περάσει πριν οι μονάδες παραγωγής αισθανθούν την επίδραση αυτής της αύξησης που θα προέλθει από την αυξημένη ζήτηση των ΚΔ. Έτσι για αρκετό καιρό οι μονάδες παραγωγής θα συνεχίσουν μικρότερες ποσότητες από αυτές που δικαιολογούνται από τη ζήτηση. Όταν τελικά η ανεπάρκεια εμφανιστεί θα πρέπει να αυξήσουν την παραγωγή τους πολύ περισσότερο από 10%, ώστε να αναπληρώσουν το απόθεμα σε όλα τα επίπεδα.

 

Ο προγραμματισμός απαιτήσεων διανομής (Distribution requirements planning – D.R.P.) είναι έλεγχος αποθεμάτων και τεχνική προγραμματισμού που εφαρμόζει τις αρχές του M.R.P. στη διανομή των αποθεμάτων. Ένα αρχείο αποθέματος τηρείται για κάθε εξάρτημα σε κάθε τοποθεσία. Η σχεδίαση των αποδεσμευμένων παραγγελιών προβάλλεται στο επίπεδο του λιανεμπορίου και χρησιμοποιείται για να προβάλλει τις απαιτήσεις για κάθε προϊόν στο επίπεδο των ΚΔ με βάση την λογική του M.R.P. Στη συνέχεια, γίνεται το ίδιο από το επίπεδο ΚΔ προς το επίπεδο των εργοστασίων. Αυτή η πληροφορία παρέχει τη βάση για την ενημέρωση του κύριου προγράμματος παραγωγής στις μονάδες παραγωγής.

 

Sxhma 20.12 Alysida dianomhs

 

Σχήμα 20.12: Αλυσίδα διανομής

 

Η χρήση του D.R.P. απαιτεί ένα ολοκληρωμένο πληροφοριακό σύστημα. Αν ο παραγωγός λειτουργεί μόνος του(ολοκλήρωση προς τα εμπρός), συλλέγει πληροφορίες ζήτησης από τα ΚΔ και τα καταστήματα λιανικής και τις μεταφέρει πίσω στις μονάδες παραγωγής. Αν ο παραγωγός δεν έχει στην κατοχή του τα ΚΔ και τα καταστήματα λιανικής, τότε πρέπει και τα τρία επίπεδα να συμφωνήσουν στην τήρηση ενός προγράμματος αποδέσμευσης παραγγελιών από το πρώτο έως το τελευταίο επίπεδο. Η ανοιχτή επικοινωνία μπορεί να επεκταθεί από τους παραγωγούς στους προμηθευτές δίνοντάς τους μια καλύτερη ιδέα για τη μελλοντική ζήτηση. Η μείωση της αβεβαιότητας της ζήτησης οδηγεί σε χαμηλότερα αποθέματα και σε καλύτερες υπηρεσίες.

 

Οι περισσότερες από τις τεχνικές-πολιτικές Διαχείρισης των Αποθεμάτων που περιγράφηκαν παραπάνω είναι μυωπικές, καθώς σχετίζονται με κάθε έναν κόμβο της αλυσίδας εφοδιασμού ξεχωριστά και δεν συνυπολογίζουν τις αλληλεπιδράσεις μεταξύ των κόμβων. Για αυτό το λόγο, υπάρχει μια αυξανόμενη τάση να μεταφέρεται ο έλεγχος των αποθεμάτων στους αρχικούς κόμβους (upstream) τις αλυσίδας εφοδιασμού (π.χ. προμηθευτές), σε αντίθεση με την κλασική πολιτική αποθεματοποίησης, κατά την οποία το ύψος των αποθεμάτων καθορίζεται από τους τελευταίους κόμβους (downstream) της αλυσίδας (π.χ. εμπόρους λιανικής). Ωστόσο, αυτή η προσέγγιση απαιτεί την ανάπτυξη συνεργασίας μεταξύ των κόμβων της αλυσίδας εφοδιασμού σε σχέση με την αποθεματοποίηση και την από κοινού πρόσβαση σε πληροφορίες που αφορούν στη ζήτηση των καταναλωτών, την παραγωγική διαδικασία, τη διανομή των προϊόντων και άλλα.

 

Χωρίς τίτλοΣτα πλαίσια της παραπάνω ολιστικής προσέγγισης εντάσσεται η διαχείριση αποθέματος από τον προμηθευτή-Vendor Managed Inventory (V.M.I.). Πρακτικά, ο προμηθευτής διαχειρίζεται την αναπλήρωση του αποθέματος στον αγοραστή με στόχο να βελτιωθεί τόσο το επίπεδο εξυπηρέτησης των πελατών του αγοραστή όσο και o κύκλος εργασιών του προμηθευτή. Μια τέτοια συνεργασία έχει πολλαπλά οφέλη και παράγει αξία σε όλους τους εμπλεκομένους κόμβους, αφού βασίζεται σε πιο ακριβή δεδομένα αναφορικά με τη ζήτηση των πελατών και επιτυγχάνει καλύτερη κατανομή των αποθεμάτων στην αλυσίδα εφοδιασμού.

 

Πιο συγκεκριμένα, ένα σύστημα V.M.I. δίνει τη δυνατότητα στον αγοραστή να παρέχει στους πελάτες μεγαλύτερη ποικιλία προϊόντων σε έναν συγκεκριμένο εμπορικό χώρο (retail space) αυξάνοντας με αυτόν τον τρόπο την παραγωγικότητά του, την εξυπηρέτηση των πελατών του και συνεπώς την κερδοφορία του, χωρίς να αφιερώνει πολύτιμους πόρους στη διαχείριση αποθεμάτων. Λαμβάνοντας υπόψη το γεγονός ότι ένας έμπορος λιανικής για ένα δίκτυο καταστημάτων έχει να διαχειριστεί δεκάδες κατηγορίες προϊόντων, τα οποία περιέχουν εκατοντάδες S.K.U.s (Stock Keeping Units), η διαχείριση των αποθεμάτων και η πρόβλεψη της ζήτησης είναι ένα ιδιαίτερα δύσκολο έργο. Η πρακτική που συνήθως ακολουθείται από τους εμπόρους λιανικής είναι να παρακολουθούν την πορεία των πωλήσεων σε εβδομαδιαία βάση και να αναπροσαρμόζουν την πολιτική αποθεματοποίησης ανάλογα με τις προβλέψεις της ζήτησης μέσα από εμπειρικούς κανόνες. Ένα σύστημα V.M.I. απαλλάσσει τον αγοραστή από αυτή τη διαδικασία και συγχρόνως, του εξασφαλίζει επαρκές απόθεμα.

 

Από την άλλη μεριά, ο προμηθευτής μπορεί να οργανώσει καλύτερα τόσο τη διανομή των προϊόντων όσο και την παραγωγική του διαδικασία με επαρκείς ποσότητες παραγγελιών και πιο ακριβείς προβλέψεις της ζήτησης. Πρόσθετο πλεονέκτημα είναι η δυνατότητα που δίνεται στον προμηθευτή να αυξήσει την ποικιλία και τη διαθεσιμότητα των προϊόντων του στα ράφια, σε αντιστοιχία με αυτά των ανταγωνιστών του, χωρίς να παραβιάζει τον προϋπολογισμό του αγοραστή. Τέλος, σημαντικό πλεονέκτημα για τον προμηθευτή είναι η άμεση και έγκυρη πληροφόρηση αναφορικά με την πραγματική ζήτηση των προϊόντων (μείωση του bullwhip effect), ιδιαίτερα στο επίπεδο διαφορετικών S.K.U.s της ίδιας κατηγορίας προϊόντων.

 

Το σχήμα 20.13 παρουσιάζει τη βασική λειτουργία και τη ροή των πληροφοριών ενός συστήματος V.M.I. Το μοντέλο πρόβλεψης παρέχει την εβδομαδιαία πρόβλεψη της ζήτησης για κάθε προϊόν ενός αγοραστή καθώς και μια εκτίμηση της απόκλισης. Τα στοιχεία χρησιμοποιούνται τόσο στο μοντέλο διαχείρισης των αποθεμάτων του αγοραστή όσο και από τον προμηθευτή για τον προγραμματισμό της διανομής και παραγωγής των προϊόντων. Από την άλλη πλευρά, ο αγοραστής παρέχει πληροφορίες που αφορούν στις πραγματικές πωλήσεις και στις τυχόν πολιτικές προώθησης ή εκπτώσεων. Αντίστοιχα, ο προμηθευτής επιλέγει το κατάλληλο μοντέλο πρόβλεψης και τις μεταβλητές που σχετίζονται με το μάρκετινγκ των προϊόντων. Τέλος, ο προμηθευτής καθορίζει για κάθε έμπορο το επιθυμητό επίπεδο εξυπηρέτησης των πελατών, τον προϋπολογισμό και τον επιθυμητό στόχο σε σχέση με τον κύκλο εργασιών των ειδών.

 

Το μοντέλο VMI έχει εφαρμοστεί με επιτυχία σε διαφόρους επιχειρηματικούς κλάδους όπως για παράδειγμα των τροφίμων και ποτών, των γαλακτοκομικών, στην εμπορία αυτοκινήτων και στα καύσιμα. Επίσης, οποιοδήποτε δίκτυο αυτομάτων πωλητών (Vending Machines) λειτουργεί με βάση αυτό το μοντέλο. Ωστόσο, όπως αναφέρθηκε, η επιτυχία ενός τέτοιου συστήματος βασίζεται απόλυτα στη συνεργασία και την αμοιβαία ανταλλαγή πληροφοριών.

 

Sxhma 20.13

 

Σχήμα 20.13: Ροή πληροφοριών σε ένα σύστημα V.M.I.

 

Τα οφέλη και η επιτυχία ενός τέτοιου συστήματος εξαρτώνται από διάφορους παράγοντες. Είναι ιδιαίτερα σημαντικό να καθοριστούν με ακρίβεια τα κριτήρια απόδοσης και ο βαθμός δέσμευσης του αγοραστή. Επίσης, η δομή και ο σχεδιασμός του συστήματος αποτελούν κρίσιμους παράγοντες επιτυχίας. Με άλλα λόγια, πρέπει να καθορισθούν οι πληροφορίες που θα ανταλλάσσονται, καθώς επίσης η υποδομή και τα εργαλεία που θα αναπτυχθούν για την αποτελεσματική ανάλυση και διαχείριση των πληροφοριών αυτών.

 

χχχΟι ποσότητες και οι χρόνοι παράδοσης αποτελούν βασικά συστατικά κάθε περιγραφής απαιτήσεων κάθε τύπου υλικών και εξαρτημάτων. Ο ακριβής καθορισμός τους βοηθά τόσο στη μείωση των κεφαλαίων που δεσμεύονται υπό μορφή αποθεμάτων όσο και στη μείωση των εξαντλήσεων. Επιχειρήσεις με πολύ καλές επιδόσεις στη διαχείριση των ποσοτήτων και των χρόνων παράδοσης είναι βέβαιο ότι επιδεικνύουν ανάλογες επιδόσεις σε θέματα εξυπηρέτησης πελατών, έγκαιρων παραδόσεων και παραγωγικότητας. Αντιστρόφως, οι κακές επιδόσεις στη διαχείριση των ποσοτήτων και των χρόνων παράδοσης είναι απλά συμπτώματα οργανωτικών προβλημάτων. Το τμήμα εφοδιασμού βρίσκεται σε συνεχή διαμάχη με τμήματα πωλήσεων, παραγωγής, συντήρησης εγκαταστάσεων και μελετών σε θέματα που σχετίζονται με τον αριθμό και τον τύπο των ειδών που διατηρούνται σε απόθεμα, ανταλλακτικών εξοπλισμού, άχρηστων, αδιακίνητων και αργά κινούμενων ειδών.

 

Μέσω της εμπλοκής του τμήματος εφοδιασμού σε προγράμματα που αποσκοπούν στη βελτίωση της διαχείρισης των υλικών και των παγίων στοιχείων μιας επιχείρησης μπορεί να εντοπιστούν σημαντικές ευκαιρίες για μειώσεις κόστους χωρίς να επηρεαστούν αρνητικά τα επίπεδα εξυπηρέτησης. Κλειδί για την επιτυχία αυτών των προγραμμάτων είναι η μέτρηση του ολικού κόστους των δραστηριοτήτων, η αποτύπωση των ροών των διαδικασιών και η μέτρηση της αξίας τους, η ανάλυση της σύνθεσης του αποθέματος, η μέτρηση της αξιοποίησης των αποθηκών και η μείωση της ποικιλίας των ειδών που διατηρούνται σε απόθεμα. Η κατάλληλη κωδικοποίηση, οι μέθοδοι ανάλυσης αξίας και ανάλυσης δαπανών και η διαχείριση της ζήτησης με την υποστήριξη κατάλληλων προγραμμάτων πληροφορικής αποτελούν πολύτιμα εργαλεία για την εφαρμογή των προγραμμάτων βελτίωσης της διαχείρισης υλικών και των παγίων περιουσιακών στοιχείων των επιχειρήσεων. Σήμερα,η εργαλειοθήκη των στελεχών εφοδιασμού περιλαμβάνει μια σειρά υπολογιστικών εργαλείων και τεχνικών που επιτρέπουν την αποτελεσματική διαχείριση των αποθεμάτων και τον προγραμματισμό των απαιτήσεων τόσο σε επίπεδο τελικών προϊόντων όσο και σε επίπεδο υλικών.

 

Πηγή: Διοίκηση Εφοδιασμού, Λάμπρος Λάιος, Πειραιάς 2010

Περισσότερα σε αυτή την κατηγορία: